مکانیزاسیون فرآیند های سازمان به عملی گفته می شود که به جای انجام برخی از کارها به صورت دستی از نرم افزار استفاده کنیم.مکانیزه کردن فرایند ها به استفاده از برخی نرم افزار ها برای انجام کارهای تکراری، به منظور سرعت بخشیدن به فرآیندها، بهبود دقت و کاهش خطاها بدون دخالت مستقیم انسان اشاره دارد.
با متمرکز کردن اطلاعات و کاهش نیاز به ورودی افراد برای حذف تنگناها، کاهش خطاها و از دست دادن داده ها مکانیزه کردن فرایند های سازمانی طراحی شده است، همه اینها در عین افزایش شفافیت، ارتباطات بین بخش ها و سرعت پردازش معمولاً سه کارکرد دارد: خودکارسازی فرآیندها، متمرکز کردن اطلاعات و کاهش نیاز به ورود دستی اطلاعات.
این سیستم برای حذف تنگناها، کاهش خطاها و از دست دادن دادهها طراحی شده است و در عین حال شفافیت، ارتباطات بین بخشها و سرعت پردازش را افزایش میدهد.
مکانیزه کردن فرایند های سازمانی شامل استفاده از ابزارهایی مانند نرم افزار BPMS است که قادر به انجام وظایف متنوع و تکراری باشند . با مکانیزه کردن برخی از فرایند های سازمانی خطاهای انسانی کاهش پیدا می کند.
۵ مزیت اصلی مکانیزه کردن فرایند های سازمانی
افزایش کارایی
با مکانیزه کردن فرایند های سازمانی کارهای تکراری , سریعتر و با ثباتتر انجام میشود و کارایی عملیاتی کلی را از نظر کیفیت عملکرد، زمان چرخش و قابلیت اطمینان افزایش میدهند. همچنین زمان صرف شده برای فعالیت های بدون ارزش افزوده را کاهش می دهند.
بهبود بهره وری
مکانیزاسیون به معنای پردازش سریعتر کارها است که به نوبه خود به معنای بهره وری بالاتر و زمان تحویل کوتاهتر کارهاست.
کاهش هزینه های نیروی کار
اگرچه هزینههای اولیه پیادهسازی یک سیستم خودکار بالا است، اما کاهش نیاز نیروی انسانی به معنای صرفهجویی قابلتوجه در بلندمدت است.
کاهش خطا
مکانیزه کردن فرایند ها باعث کم تر شدن خطاهای انسانی می شود، که باعث بهبود قابلیت اطمینان انبار و حمل و نقل می شود.
افزایش انطباق
مکانیزه کردن فرایند های سازمانی انطباق را افزایش میدهند. از آنجایی که همه فرآیندها به طور خودکار اتفاق میافتند، هیچ نقطه برشی، هیچ مرحله از دست رفته و هیچ مرحله فراموش شده در یک فرآیند وجود ندارد. اگر سازمانی مشکلاتی مربوط به ریسک یا انطباق است، باید مکانیزه کردن فرایند ها بخشی حیاتی از عملیات روزانه آنها باشد.
بیشتر بخوانید : فرآیند چیست و چه مزایای دارد ؟
روش های مکانیزه کردن فرایند ها
برای تغییر این متن بر روی دکمه ویرایش کلیک کنید. لورم ایپسوم متن ساختگی با تولید سادگی نامفهوم از صنعت چاپ و با استفاده از طراحان گرافیک است.
مکانیزه کردن فرایند های سازمان
از مکانیزاسیون بیش از حد خودداری کنید
مشکل اصلی مکانیزاسیون فرایند های سازمانی است، با انجام اشتباه مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی باعث منجر به از دست دادن چابکی شود. اجرای فرآیندهای خودکار کارآمد نیاز به تجزیه و تحلیل کامل گردش کار دارد. قبل از پیاده سازی اتوماسیون، باید نوع خدمات و نقش پرسنل در فرآیند کلی در نظر گرفته شود. هر سازمان بسته به پیکربندی و سازماندهی و عملکرد آن منحصر به فرد است و مکانیزه کردن فرایند های یک سازمان با سازمان دیگر کاملا متفاوت است.
اعتبارسنجی مکانیزاسیون
این واقعیت را در نظر بگیرید که مکانیزاسیون فرایندها راه حل معجزه آسایی برای همه مسائل نیست. در عوض باید به مکانیزاسیون به عنوان پشتوانه ای نگاه کرد که کاره های سازمان را تسهیل می بخشد.
ادغام فرایند ها
علیرغم دستاوردهای بهرهوری که به ارمغان میآورد، باید در مدیریت کلی شرکت ادغام شود و با تأمل مداوم در مورد تعدیل فرآیندهای با چالشهای عملیاتی و تجاری در حال تحول شرکت همراه باشد. علاوه بر این، اگر کل زنجیره و سرمایهگذاریهایی را که اتوماسیون هنگام گسترش کسبوکار از آن اجتناب میکند، در نظر بگیریم، نتیجه بازگشت سرمایه بسیار متفاوت خواهد بود.
مکانیزه کردن فرایندهای سازمانی مستلزم تغییراتی در روش ها و عادات کاری است. اول اینکه به کارمندان خود اطمینان دهیم که با مکانیزه کردن فرآیندها شغلشان تحت تأثیر قرار نخواهد گرفت، بلکه تأثیر مثبتی که مکانیزاسیون بر روند کاری آنها خواهد داشت.
به طور خلاصه، مکانیزاسیون فرایند های سازمانی موفق مستلزم:
- ارزیابی عملکرد
- سازگاری با استراتژی شرکت
- شناسایی فرآیندها و جریان های ارزش آفرین
- برنامه ریزی کنیدبرای بهبود مستمر برنامه
- تهیه طرح تداوم کسب و کار
- راه اندازی یک سازمان مقیاس پذیر
ابزارهای مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی
مکانیزه کردن فرایند های سازمانی نیاز به ابزار های مثل, crm , bpm . bpms داریم . زمانی که این ابزار ها را تعریف کردیم نیاز به ساختار یکپارچه ایی داریم که این ها را در کنار هم قرار بده که به همین علت است که bpm یکی از شاخص های مهم در مکانیزه کردن فرایند ها است .
قبل از مکانیزه کردن فرایند های سازمانی نیاز داریم که زیر سیستم ها را مشخص کنیم و با استفاده از kpi مشکلات هر بخش را مشخص کنیم با استفاده از bpm به صورت تدریجی می توان به نتایج خوبی دست یافت.