اتوماسیون اداری شرکت پیمانکاری مجموعهای از ابزارها برای مدیریت مکاتبات، اسناد، درخواستها و ارتباطات اداری میان دفتر مرکزی، کارگاهها، کارفرمایان و پیمانکاران فرعی است. سیستم BPMS پیمانکاری هم برای طراحی، اجرا و کنترل فرآیندهای کاری مانند تأیید صورتوضعیت، مدیریت درخواستها، گردش اسناد و پیگیری فعالیتهای پروژه به کار میرود.
این شرکتها به دلیل ماهیت پروژهمحور، تعدد کارگاهها و ارتباط دائمی با ذینفعان مختلف، با چالشهایی مانند پراکندگی اطلاعات، تأخیر در تأیید اسناد و دشواری کنترل فرآیندها مواجه هستند. استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS میتواند راهحل این چالشها باشد. در این مقاله از سماتوس، چالشهای رایج شرکتهای پیمانکاری، نقش این دو راهکار در حل آنها، مزایای استفاده از آنها و ویژگیهای نرمافزار اتوماسیون اداری و BPMS پیوند را بررسی میکنیم.
چالشهای اداری و فرآیندی در شرکتهای پیمانکاری و ساختمانی
نبود فرآیندهای مشخص و ابزارهای متمرکز در شرکتهای پیمانکاری و ساختمانی، مجموعهای از چالشهای بههمپیوسته ایجاد میکند که هر کدام زمینهساز مشکل بعدی هستند؛ مثلا:
- نبود استاندارد در فرآیندهای پروژه: زمانی که روش مشخصی برای ثبت درخواستها (درخواست خرید، درخواست تجهیزات، درخواست پرداخت و درخواست نیروی انسانی)، تأیید اسناد، گزارشدهی کارگاه و پیگیری فعالیتها وجود نداشته باشد، هر پروژه یا کارگاه ممکن است فرآیندها را به شیوه متفاوتی اجرا کند. این تفاوت، هماهنگی ارتباط دفتر مرکزی و کارگاهها را دشوار میکند.
- پراکندگی اطلاعات و مستندات پروژه: نبود ساختار یکپارچه برای نگهداری قراردادها، نقشهها، صورتجلسات، گزارشهای فنی و مکاتبات، باعث میشود اطلاعات پروژه در فایلها، ایمیلها یا سیستمهای مختلف پراکنده شود و دسترسی به نسخه صحیح اسناد دشوار باشد.
- اختلال در گردش کار بین واحدها و ذینفعان: زمانی که اطلاعات و اسناد مسیر مشخصی برای گردش بین واحدهای مالی، تدارکات، مدیریت پروژه، دفتر فنی و کارگاهها نداشته باشند، فرآیندهایی مانند تأیید صورتوضعیت، درخواست خرید، پرداختها، تنخواهگردانی و هماهنگی با پیمانکاران فرعی با تأخیر انجام میشوند.
- کاهش دید مدیریتی نسبت به وضعیت پروژهها: در نتیجه پراکندگی اطلاعات و نبود گردش کار مشخص، مدیران نمیتوانند بهصورت لحظهای وضعیت پیشرفت پروژه، درخواستهای در انتظار اقدام، مشکلات کارگاهها و عملکرد تیمها را مشاهده و تحلیل کنند.
- افزایش خطا، دوبارهکاری و هزینههای اجرایی: نبود کنترل متمرکز، ثبت دستی اطلاعات و استفاده از نسخههای مختلف اسناد، احتمال اشتباه در اجرا، انجام دوباره فعالیتها و افزایش هزینههای پروژه را بیشتر میکند.
نقش و کاربرد اتوماسیون اداری و BPMS در شرکتهای پیمانکاری و ساختمانی
در این بخش نقش دو راهکار اتوماسیون اداری شرکت پیمانکاری و سیستم BPMS پیمانکاری را بررسی میکنیم تا با تفاوت هر کدام آشنا شوید:
نقش و کاربرد اتوماسیون اداری در شرکتهای پیمانکاری و ساختمانی
- مدیریت مکاتبات بین کارفرما، مشاور و پیمانکار با اتوماسیون اداری: نامهها، درخواستها، ابلاغیهها و پاسخهای مربوط به پروژهها در یک بستر مشخص ثبت، شمارهگذاری و قابل پیگیری میشوند. استفاده از دبیرخانه الکترونیک باعث میشود سوابق مکاتبات پروژههای پیمانکاری و ساختمانی بدون وابستگی به فایلهای پراکنده در دسترس باشند.
- مدیریت اسناد پروژههای ساختمانی و نقشههای فنی: قراردادها، نقشههای اجرایی، صورتجلسات، دستورکارها و گزارشهای فنی مربوط به پروژه در یک مخزن متمرکز نگهداری میشوند. این موضوع کمک میکند تیمهای پروژه از نسخه صحیح اسناد استفاده کنند و احتمال اجرای عملیات پیمانکاری و ساختوساز بر اساس فایلهای قدیمی کاهش یابد.
- استانداردسازی فرمها: با استفاده از فرمساز الکترونیکی میتوان فرمهای مربوط به گزارش روزانه کارگاه، درخواست تجهیزات، گزارش بازدید، ثبت مشکلات اجرایی و سایر اطلاعات پروژه را بهصورت یکپارچه طراحی و مدیریت کرد.
نقش و کاربرد سیستم BPMS در شرکتهای پیمانکاری و ساختمانی
- طراحی و اجرای گردش کارها برای هر پروژه و دستاندرکاران آن با BPMS: فرآیندهایی مانند تأیید صورتوضعیت، درخواست خرید، بررسی هزینهها، پرداختها و تأیید گزارشهای کارگاهی در قالب مسیرهای مشخص تعریف میشوند و هر مرحله به مسئول مربوط ارجاع داده میشود.
- مدیریت فرآیندهای کلی و جاری بین دفتر مرکزی و کارگاه: فعالیتهایی که بین واحدهای مالی، تدارکات، منابع انسانی، مدیریت پروژه و کارگاه انجام میشوند، با قوانین مشخص اجرا شده و وضعیت هر مرحله قابل رهگیری خواهد بود.
- گزارشگیری از وضعیت فرآیندها: مدیران میتوانند مشاهده کنند هر درخواست در چه مرحلهای قرار دارد، کدام فعالیتها با تأخیر مواجه شدهاند و کدام بخشهای سازمان نیاز به بهبود دارند.
مزایای اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت فرآیند برای شرکتهای پیمانکاری و ساختمانی
مزایای اتوماسیون اداری | مزایای سیستم BPMS |
حفظ دانش و سوابق سازمانی | قابل پیشبینی شدن روند اجرای فرآیندها |
تسهیل پیگیری تعهدات و مهلتها | قابلیت سنجش عملکرد فرآیندها |
کاهش ریسکهای ناشی از گردش اطلاعات | امکان بهبود مستمر فرآیندها |
تسهیل پاسخگویی در اختلافات پروژه: | هماهنگ شدن فرآیندهای ستادی و پروژهای |
کاهش زمان انتقال اطلاعات بین دفتر و پروژه | کاهش وابستگی فرآیندها به پیگیری افراد |
سیستم اتوماسیون اداری و BPMS پیوند؛ راهکاری برای شرکتهای پیمانکاری و ساختمانی
سیستم اتوماسیون اداری و BPMS پیوند با ارائه مجموعهای از قابلیتهای مدیریت مکاتبات، مدیریت مستندات، طراحی فرآیند و گزارشگیری مدیریتی، به شرکتهای پیمانکاری کمک میکند تا ارتباط میان دفتر مرکزی، پروژهها و کارگاهها را بهصورت یکپارچه مدیریت کنند.
- یکی از مزیتهای مهم پیوند، امکان درخواست نسخه دمو پیش از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS است تا سازمان بتواند قابلیتهای سامانه را متناسب با نیازهای واقعی خود بررسی کند.
- این نرمافزار با مدل لایسنس دائمی ارائه میشود و شرکتها میتوانند بدون وابستگی به پرداختهای دورهای، از سامانه استفاده کنند.
- پیوند قابلیت توسعه و ارتقا نیز دارد؛ به این معنا که سازمانها میتوانند متناسب با رشد کسبوکار و تغییر نیازهای خود، ماژولهای موردنیاز مانند مدیریت فرآیند، مدیریت اسناد، فرمساز و سایر امکانات را به سامانه اضافه کنند.
- علاوه بر این، تحت وب بودن سامانه باعث میشود کاربران در دفتر مرکزی، پروژهها و کارگاههای مختلف بتوانند بدون محدودیت مکانی به اطلاعات و فرآیندهای مورد نیاز دسترسی داشته باشند.
جمعبندی؛ چرا شرکتهای پیمانکاری به اتوماسیون اداری و BPMS نیاز دارند؟
شرکتهای پیمانکاری و ساختمانی به دلیل تعدد پروژهها، پراکندگی کارگاهها و ارتباط مستمر با کارفرما، مشاور و پیمانکاران فرعی، بدون یک ساختار یکپارچه با مشکلاتی مانند پراکندگی اطلاعات، تأخیر در گردش اسناد و دشواری کنترل فرآیندها مواجه میشوند.
استفاده از اتوماسیون اداری شرکت پیمانکاری و سیستم BPMS پیمانکاری کمک میکند این چالشها از طریق مدیریت متمرکز اطلاعات، استانداردسازی فرآیندها و ایجاد گردش کار مشخص کاهش پیدا کنند. برای دریافت اطلاعات بیشتر و درخواست دموی نرمافزار اتوماسیون اداری و BPMS پیوند میتوانید با کارشناسان سماتوس در ارتباط باشید.
سوالات متداول
اتوماسیون اداری مدیریت مکاتبات و اسناد را بهبود میدهد و BPMS فرآیندهایی مانند تأیید درخواستها، صورتوضعیت و گردش کار پروژهها را کنترل میکند.
با استانداردسازی فرآیندها، مدیریت متمرکز اسناد، ایجاد گردش کار مشخص و دسترسی لحظهای به اطلاعات پروژهها (از طریق خرید سیستم مدیریت فرایند کسبوکار و اتوماسیون اداری) میتوان کنترل بهتری بر عملیات داشت.
بله، خرید سیستم مدیریت فرایند کسبوکار به شرکتهایی که چند پروژه و کارگاه همزمان دارند کمک میکند فرآیندهای مختلف را یکپارچه و قابل رهگیری مدیریت کنند.
یک نرمافزار مناسب برای مدیریت فرآیند در شرکتهای پیمانکاری باید از مدیریت اسناد، گردش مکاتبات، طراحی فرآیند، فرمسازی و گزارشگیری مدیریتی پشتیبانی کند.