اتوماسیون اداری شرکت بیمه، مدیریت الکترونیکی مکاتبات، اسناد و ارتباطات سازمانی را بر عهده دارد و سیستم BPMS بیمه گردش کار و اجرای فرآیندهای چندمرحلهای را مدیریت میکند. شرکتهای بیمه فقط با صدور بیمهنامه و پرداخت خسارت سروکار ندارند؛ پشت هر بیمهنامه، پرونده خسارت یا درخواست بیمهگذار، مجموعهای از نامهها، مدارک، بررسیها و تأییدها بین شعب، نمایندگیها و ستاد مرکزی جابهجا میشود. وقتی این حجم از کار با ایمیل، فایلهای پراکنده یا پیگیری تلفنی انجام شود، پیدا کردن وضعیت یک پرونده یا فهمیدن اینکه یک درخواست دقیقا در کدام مرحله متوقف شده، دشوار میشود. در ادامه، ابتدا چالشهای این وضعیت و سپس کاربردها، مزایا و قابلیتهای این ۲ راهکار را بررسی میکنیم.
چالشهای اداری و فرآیندی در شرکتهای بیمه
در این بخش ابتدا به چالشهایی که شرکتهای بیمه در بحث اداری و فرایندی با آنها روبهرو هستند را بررسی میکنیم:
- پراکندگی شعب و نمایندگیها، نقطه شروع زنجیره مشکل است: اطلاعات و درخواستها میان ستاد، شعب و نمایندگان در نقاط مختلف کشور جابهجا میشوند و همین پراکندگی، هماهنگی و دسترسی به سوابق را دشوار میکند.
- پراکندگی اطلاعات، مشکل بعدی را ایجاد میکند: وقتی مکاتبات مربوط به صدور یا تمدید بیمهنامه، استعلام، شکایت بیمهگذار یا پرونده خسارت در مسیرهای مختلف ثبت و نگهداری شوند، پیدا کردن آخرین وضعیت و نسخه صحیح مستندات دشوارتر میشود.
- اختلال در گردش اطلاعات، فرآیندها را کند میکند: در ادامه، پروندههایی که باید میان واحدهایی مانند خسارت، کارشناسی، مالی و مدیریت جابهجا شوند، برای رسیدن به فرد یا واحد بعدی به پیگیری بیشتری نیاز پیدا میکنند.
- کند شدن گردش پرونده، تأییدها را به گلوگاه تبدیل میکند: در فرآیندهایی مانند بررسی و پرداخت خسارت که ممکن است به چند سطح تأیید نیاز داشته باشند، مشخص نبودن وضعیت پرونده باعث افزایش زمان انتظار و پیگیریهای بینواحدی میشود.
- تجمع این تأخیرها، دید مدیریتی را کاهش میدهد: وقتی اطلاعات فرآیندها در نقاط مختلف پراکنده باشد، مدیران بهسادگی نمیتوانند وضعیت پروندههای خسارت، درخواستهای صدور یا عملکرد اتوماسیون شعب بیمه را در یک نمای واحد بررسی کنند.
- نبود دید یکپارچه، گزارشدهی را دشوارتر میکند: در نهایت، استخراج گزارش دقیق از وضعیت بیمهنامهها، خسارتها و عملکرد شعب و همچنین تهیه اطلاعات موردنیاز برای الزامات نظارتی و گزارشدهی به بیمه مرکزی زمانبرتر خواهد شد.
حل این چالشها به کمک دو ابزار، یعنی اتوماسیون اداری و BPMS، ممکن خواهد بود:
- اتوماسیون اداری: سامانهای برای مدیریت، ثبت، گردش و پیگیری مکاتبات، اسناد و امور اداری در شرکت بیمه است.
- BPMS: سامانهای برای طراحی، اجرای خودکار، کنترل و بهینهسازی فرآیندهای کاری و بینواحدی شرکت بیمه است.
نقش و کاربرد اتوماسیون اداری و BPMS در شرکتهای بیمه
هنگام بررسی نقش اتوماسیون اداری و BPMS در شرکتهای بیمه باید میان «مدیریت مکاتبات و اسناد» و «اجرای فرآیند» تفاوت گذاشت. کاربردهای اصلی هر دو را میتوان اینطور تفکیک کرد:
کاربردهای اتوماسیون اداری بیمه
- دبیرخانه الکترونیک: ثبت، شمارهگذاری، ارجاع، پیگیری و مدیریت مکاتبات بین شعب بیمه و ستاد و همینطور نمایندگیها؛ از نامههای بیمهگذاران تا استعلامها و شکایات بیمهای.
- مدیریت اسناد: نگهداری متمرکز نامهها، قراردادها، مستندات بیمهای و پیوستهای پرونده خسارت با امکان جستوجو و کنترل دسترسی.
- کارتابل سازمانی: نمایش نامهها و اقدامات مورد نیاز هر کاربر و مدیر، بدون وابستگی به جابهجایی فیزیکی پرونده.
- گزارشگیری مدیریتی: ارائه اطلاعات مربوط به مکاتبات، ارجاعات و اقدامات انجامشده برای مدیران ستاد و مدیریت شعب.
کاربردهای BPMS در شرکتهای بیمه
- حل مشکلات شرکتهای بیمه با BPMS از طریق اتوماسیون صدور بیمهنامه: طراحی سیستم گردش کار بیمه از ثبت درخواست و بررسی اطلاعات تا تأیید و صدور، با تعیین نقش واحدهای درگیر.
- مدیریت فرآیند خسارت: تعریف مراحل پرونده از ثبت اعلام خسارت و بررسی مدارک تا کارشناسی، تأیید و پرداخت، همراه با مشخص بودن مسئول هر مرحله.
- گردش تأیید چندسطحی: اجرای قواعد تأیید بر اساس نوع یا مبلغ خسارت و ارسال خودکار پرونده به سطح بعدی.
- فرمساز الکترونیکی: ایجاد فرمهایی مانند اعلام خسارت، درخواست استعلام، ثبت اطلاعات بیمهگذار یا درخواست خدمات بدون طراحی هر فرم از صفر.
- کنترل SLA (توافقنامه سطح خدمات) و وضعیت فرآیند: مشخص شدن پروندههای معطلمانده، مراحل انجامشده و مواردی که از زمان تعیینشده عبور کردهاند.
- گزارش فرآیندی: بررسی مدت زمان هر مرحله و شناسایی نقاطی که بیشترین توقف را در فرآیند صدور یا خسارت ایجاد میکنند.
مزایای اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت فرآیند برای شرکتهای بیمه
حوزه | اتوماسیون اداری | BPMS |
زمان | کاهش زمان جابهجایی مکاتبات | کاهش زمان اجرای فرآیندها مثلا کاهش زمان رسیدگی به پرونده خسارت با BPMS |
کنترل | پیگیری وضعیت نامهها و درخواستها | پیگیری مرحله و مسئول هر فرآیند |
دقت | کاهش خطای ثبت و ارجاع مکاتبات | کاهش خطای اجرای مراحل فرآیند |
دسترسی | دسترسی سریع به سوابق و مستندات | دسترسی به وضعیت و سوابق فرآیند |
شفافیت | مشخص بودن مسیر مکاتبات | مشخص بودن مراحل و مسئولان فرآیند |
مدیریت | بررسی عملکرد مکاتبات شعب | بررسی عملکرد و زمان فرآیندها |
انطباق | دسترسی به سوابق و مستندات | ثبت سوابق اجرای فرآیندها |
سیستم اتوماسیون اداری و BPMS پیوند؛ راهکار خودکارسازی فرآیندهای شرکت بیمه شما
سیستم اتوماسیون اداری و BPMS پیوند را میتوان بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکتهای بیمه دانست. این سامانه:
- تحت وب است و برای مدیریت مکاتبات میان ستاد، شعب و نمایندگیهای بیمه و طراحی فرآیندهای اختصاصی قابل استفاده است.
- امکان دریافت دمو، لایسنس دائمی و ارتقا و اضافه کردن ماژول را فراهم میکند؛ موضوعی که برای شرکتهای بیمه با نیازهای متغیر در فرآیندهایی مانند خسارت، صدور و امور داخلی اهمیت دارد.
- سامانه فرآیندساز پیوند امکان طراحی فرمها، گردش کارهای چندمرحلهای، تأییدهای سلسلهمراتبی و گزارشگیری از وضعیت فرآیندها را فراهم میکند؛ قابلیتهایی که در مدیریت پروندههای خسارت و هماهنگی بین واحدهای مختلف شرکت بیمه کاربردی هستند.
جمعبندی؛ دلایل خرید اتوماسیون اداری و BPMS برای شرکتهای بیمه
برای شرکت بیمهای که شعب، نمایندگیها و واحدهای متعددی دارد، مسئله فقط دیجیتال کردن نامهها نیست؛ مسئله این است که مکاتبه، سند و فرآیند در مسیر مشخصی حرکت کنند. بنابراین، خرید نرم افزار اتوماسیون اداری زمانی ارزشمند است که در کنار آن، فرآیندهای کلیدی نیز قابل طراحی و پایش باشند. اگر هدف، بهبود گردش کار در شرکت بیمه، کاهش پیگیریهای دستی و ایجاد دید دقیق نسبت به وضعیت کارهاست، ترکیب این دو رویکرد میتواند زیرساخت منسجمتری برای مدیریت عملیات ایجاد کند. برای خرید BPMS و اتوماسیون اداری پیوند با همکاران ما در سماتوس در تماس باشید.
سوالات متداول
با تعریف گردش کار مشخص برای فرآیندهایی مانند صدور، خسارت، تمدید و تأیید پرداخت و تعیین مسئول و زمان هر مرحله.
بله. سیستم مدیریت پرونده خسارت میتواند مراحل ثبت، بررسی مدارک، کارشناسی، تأیید و پرداخت را در یک گردش کار مشخص قرار دهد.
نرم افزار اتوماسیون اداری برای بیمه بیشتر مکاتبات و اسناد را مدیریت میکند؛ سیستم BPMS بیمه هم منطق و مراحل اجرای فرآیندهای چندمرحلهای را مدیریت میکند.
موقع خرید سیستم مدیریت فرایند کسبوکار برای مدیریت فرآیند در شرکتهای بیمه، قابلیت طراحی فرآیندهای اختصاصی، فرمساز، گزارشگیری، کنترل دسترسی، امکان توسعه و سازگاری با ساختار سازمان را بررسی کنید.