اتوماسیون اداری هتل برای دیجیتالیکردن مکاتبات، اسناد و امور اداری و BPMS هتل برای طراحی، اجرای و کنترل فرآیندهای کاری هتلها و شرکتهای گردشگری به کار میروند. این دو راهکار زمانی اهمیت ملموسی پیدا میکنند که تعداد کارکنان، شعب، رزروها، درخواستهای مهمان و همکاری با تأمینکنندگان افزایش پیدا کند و هماهنگی میان واحدها دشوار شود. در این مقاله ابتدا چالشهای اداری و فرآیندی صنعت گردشگری و هتلداری را بررسی میکنیم، سپس نقش اتوماسیون و BPMS در حل این چالشها، مزایای هرکدام و قابلیتهای سامانه پیوند را توضیح میدهیم.
چالشهای اداری و فرآیندی در صنعت گردشگری و هتلداری
در هتلها و شرکتهای گردشگری، بسیاری از مشکلات اداری جدا از هم اتفاق نمیافتند؛ بلکه یک مشکل، زمینهساز مشکل بعدی میشود:
- نبود استاندارد در فرآیندها: وقتی برای کارهایی مانند تأیید خرید، رسیدگی به درخواست مهمان، عقد قرارداد با تأمینکنندگان یا پیگیری شکایت مشتری مسیر مشخصی وجود نداشته باشد، هر واحد یا شعبه کار را به شیوه خودش انجام میدهد.
- پراکندگی اطلاعات: متفاوتبودن روش انجام کار باعث میشود اطلاعات و اسناد در فایلها، ایمیلها، پیامرسانها و بایگانیهای مختلف پراکنده شوند.
- اختلال در گردش کار: وقتی اطلاعات در یک مسیر مشخص جریان نداشته باشد، درخواستها و مکاتبات بین پذیرش، خانهداری، فروش، مالی و مدیریت معطل میمانند.
- نبود دید مدیریتی: در ادامه، مدیر نمیتواند بهسادگی متوجه شود هر درخواست در چه مرحلهای است، کدام واحد باعث تأخیر شده یا فرآیندهای شعب مختلف هتل با چه سرعتی انجام میشوند.
- افزایش خطا و هزینه: پیگیریهای دستی، ورود چندباره اطلاعات، تأخیر در تصمیمگیری و فراموششدن درخواستها باعث افزایش هزینههای اداری و احتمال خطا میشود.
بنابراین اگر سؤال این است که چگونه فرآیندهای هتل را مدیریت کنیم؟ پاسخ کوتاه این است که:
اتوماسیون اداری گردشگری باید برای مدیریت مکاتبات، اسناد و ارتباطات سازمانی استفاده شود و BPMS هم منطق اجرای فرآیندها و مسئولیت هر واحد را مدیریت کند.
نقش و کاربرد اتوماسیون اداری و BPMS در گردشگری و هتلداری
در این بخش، نقش و کاربرد اتوماسیون اداری در هتلداری و همینطور bpms را بهصورت جداگانه بررسی میکنیم:
نقش و کاربرد اتوماسیون اداری در هتلها و شرکتهای گردشگری
- دبیرخانه الکترونیک: ثبت، شمارهگذاری، ارجاع و پیگیری مکاتبات میان مدیریت، پذیرش، مالی، فروش و شعب.
- مدیریت اسناد: نگهداری قراردادهای تأمینکنندگان، اسناد مالی، مجوزها، نامههای سازمانی و مدارک مرتبط با خدمات گردشگری در یک محیط متمرکز.
- مکاتبات داخلی: ارسال و پیگیری درخواستهای بین واحدها بدون وابستگی به ایمیلها و پیامهای پراکنده.
- مدیریت شعب هتل به کمک اتوماسیون اداری هتلهای زنجیرهای: دسترسی مدیران به مکاتبات و اسناد موردنیاز شعب، با رعایت سطوح دسترسی.
- مدیریت درخواستها: ثبت درخواستهایی مانند خرید تجهیزات، تعمیرات، تأمین اقلام موردنیاز خانهداری یا پیگیری امور اداری و مشاهده وضعیت آنها.
- کنترل دسترسی: تعیین اینکه هر کارمند، مدیر یا شعبه به چه اسناد و اطلاعاتی دسترسی داشته باشد.
نقش و کاربرد BPMS در هتلداری و خدمات گردشگری
- مدیریت فرآیندها در هتل و شرکتهای گردشگری: با خرید نرمافزار مدیریت فرایند کسبوکار و تعریف یک سیستم گردش کار مشخص برای فرآیندهایی مانند خرید، تعمیرات، قراردادها، پرداخت هزینهها و تأیید درخواستها.
- مدیریت درخواست مهمان با BPMS: ایجاد مسیر مشخص برای ثبت، ارجاع و پیگیری درخواست یا شکایت مشتری تا رسیدن به واحد مسئول و ثبت نتیجه.
- فرآیند رزرو گروهی: هماهنگ کردن اطلاعات و تأییدهای مورد نیاز میان فروش، پذیرش، مالی و مدیریت برای رزروهای سازمانی و گروهی.
- فرآیند همکاری با تأمینکنندگان: هدایت درخواست خرید، بررسی، تأیید مدیر و امور مالی صنعت هتلداری و گردشگری در یک مسیر مشخص.
- مدیریت قراردادها: ارسال قراردادهای هتل و خدمات گردشگری برای واحدهای مسئول، دریافت تأییدها و ثبت وضعیت قرارداد بدون پیگیری دستی.
- داشبورد مدیریتی: نمایش وضعیت فرآیندها، درخواستهای معطلمانده و عملکرد واحدهای مختلف مثل رزرو، خدمات و… برای تصمیمگیری سریعتر.
مزایای اتوماسیون اداری و BPMS برای شرکتهای گردشگری و هتلها
اتوماسیون اداری | BPMS |
دسترسی متمرکز به قراردادها، مکاتبات و اسناد شعب | استفاده از اطلاعات ثبتشده برای اجرای خودکار مراحل فرآیند |
کاهش زمان ارسال، ارجاع و پاسخگویی به مکاتبات | کاهش زمان انجام فرآیندهایی مانند خرید، تعمیرات و تأیید درخواستها |
تسهیل ارتباط رسمی میان پذیرش، مالی، فروش و مدیریت | هدایت خودکار درخواست بین واحدها تا تکمیل فرآیند |
ایجاد دسترسی یکپارچه مدیران به اطلاعات اداری شعب | اجرای روالهای استاندارد در شعب مختلف هتل |
مشاهده سوابق مکاتبات و اقدامات انجامشده | مشاهده مرحله فعلی، مسئول و وضعیت هر فرآیند |
جلوگیری از گمشدن یا پراکندهشدن اسناد و مکاتبات | جلوگیری از حذف یا جابهجایی مراحل ضروری فرآیند |
دسترسی سریع مدیر به سوابق و اطلاعات اداری | ارائه داده درباره زمان اجرا، تأخیرها و گلوگاههای فرآیندی |
نرمافزار اتوماسیون اداری و BPMS پیوند؛ راهکار خودکارسازی فرآیندهای اداری صنعت گردشگری و هتلداری
اتوماسیون اداری پیوند برای هتلها و شرکتهای گردشگری بستری یکپارچه برای مدیریت مکاتبات، اسناد و فرآیندهای اداری فراهم میکند. ترکیب اتوماسیون اداری و زیرسیستمهای آن (تصویر پایین) با BPMS به سازمان اجازه میدهد علاوه بر ثبت اطلاعات، مسیر انجام کار را نیز تعریف و کنترل کند؛ قابلیتی که برای سازمانهایی با چند واحد یا شعبه اهمیت بیشتری دارد. همچنین تحتوببودن سامانه، دسترسی به فرآیندها و اطلاعات را برای مدیران و کارکنان در موقعیتهای مختلف ساده میکند. امکان دریافت دمو، تهیه لایسنس دائمی و توسعه سامانه با ماژولهای قابل ارتقا نیز از جمله ویژگیهایی است که با نیازهای در حال رشد هتلهای زنجیرهای همخوانی دارد.
جمعبندی؛ چرا هتلها و شرکتهای گردشگری به اتوماسیون اداری و BPMS نیاز دارند؟
هتل و شرکت گردشگری موفق فقط به سیستم رزرو یا مدیریت اقامت نیاز ندارد؛ بخش مهمی از عملکرد آن به فرآیندهایی وابسته است که مهمان مستقیماً آنها را نمیبیند. تأیید خرید، رسیدگی به درخواست مهمان، مدیریت قراردادها، هماهنگی شعب، گردش اسناد و ارتباط واحدهای مختلف، همگی باید با سرعت و نظم انجام شوند. خودکارسازی فرآیندهای هتل با ترکیب اتوماسیون اداری و BPMS میتواند این بخش پنهان از عملیات را سامان دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص تهیه اتوماسیون اداری و یا خرید BPMS هتل و شرکتهای گردشگری با همکاران ما در سماتوس تماس بگیرید.
سوالات متداول
بله. حتی یک هتل کوچک میتواند برای مدیریت مکاتبات، اسناد، درخواستهای داخلی و ارتباط میان واحدها از اتوماسیون اداری استفاده کند.
نرمافزار رزرو بر مدیریت رزرو و اقامت تمرکز دارد؛ BPMS مسیر فرآیندهای داخلی مانند خرید، تأیید هزینه، قرارداد و رسیدگی به درخواستها را مدیریت میکند.
بله. میتوان فرآیندی تعریف کرد که درخواست یا شکایت ثبت، به واحد مسئول ارجاع، پیگیری و نتیجه آن ثبت شود.
پشتیبانی از گردش کار، مدیریت اسناد، کنترل دسترسی، فرمساز، داشبورد مدیریتی و قابلیت توسعه فرآیندها از مهمترین مواردی است که باید بررسی شود.
هزینه پیادهسازی به عوامل مختلفی بستگی دارد؛ مثلا پیچیدگی فرآیندها، تعداد کاربران، نیاز به یکپارچهسازی و میزان سفارشیسازی؛ اما معمولاً شامل خرید لایسنس، استقرار، آموزش و نگهداری دورهای است.