کسبوکارهای کوچک در چشم‌انداز کسب‌وکار دیجیتال و پرشتاب امروزی، دائماً به دنبال راه‌هایی برای ساده‌سازی عملیات و کسب مزیت های رقابتی هستند.
اتوماسیون اداری به کسب و کارهای کوچک اجازه می دهد تا با مشاغل بزرگتر رقابت کنند.
مزایای استفاده از اتوماسیون در یک کسب و کار کوچک بسیار زیاد است، اما تاثیرگذارترین آنها این است که به شرکت های کوچکتر اجازه می دهد تا با شرکت های بزرگتر رقابت کنند.
دلیل اصلی اینکه کسب و کارهای کوچک از فرآیندهای خودکار استفاده نمی کنند این است که فکر می کنند هزینه زیادی برای آنها خواهد داشت یا زمان زیادی را می گیرد. فرآیندهای خودکار در زمان و هزینه صرفه جویی می کنند و در عین حال کارایی گردش کار سازمان را به طور تصاعدی بهبود می بخشند!
سامانه اتوماسیون اداری آنلاین برای کسب و کارهای کوچک فرآیند استفاده از ابزارها و فناوری های مختلف برای انجام هر کاری با خطای کمتر است. این نرم افزا کارهای تکراری را خودکار می کند و نتایج با کیفیت بالا و ثابتی را ارائه می دهد.
بنابراین، نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به افزایش بهره وری، کاهش هزینه های عملیاتی و افزایش تجربه کاری کارکنان با کاهش کارهای تکراری در هر کسب و کاری کمک می کند.
در این پست توضیح خواهیم داد که چگونه اتوماسیون اداری می تواند به کسب و کارهای کوچک کمک کند .
همچنین مقاله ” اهمیت مدیریت فرایند برای کسب و کارهای کوچک ” برای درک بهتر اهمیت نرم‌افزار و ابزار های BPM بر کسب و کارهای کوچک مفید است .
اتوماسیون اداری چیست ؟
اتوماسیون اداری استفاده از فناوری برای انجام کاری است که یک انسان معمولاً برای تکمیل یک فرآیند خاص انجام می دهد.
اتوماسیون به طور کلی فرآیند استفاده از فناوری برای انجام کاری است که یک انسان معمولاً برای تکمیل یک فرآیند خاص انجام می دهد.
اتوماسیون اداری شامل استفاده از فناوری برای خودکارسازی کارهای دستی تکراری و ساده‌سازی گردش‌های کاری پیچیده است. هدف آن بهبود کارایی عملیاتی، افزایش بهره وری و کاهش خطاها با اجازه دادن به کسب و کارها برای تمرکز بر فعالیت های استراتژیک تر است.
بیشتر بخوانید : اتوماسیون اداری چیست ؟
استفاده از اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک چه مزایای دارد ؟
مزایای اتوماسیون اداری بسیار گسترده است از همکاری گرفته تا بازاریابی و …..
با کمک اتوماسیون اداری تقریباً تمام فرآیندهای عملیاتی را می توان خودکار کرد، به این معنی که کسب و کارهای کوچک می تواند فضای بیشتری برای بهبود و رشد خود داشته باشد. این امر راه را برای ایجاد سرنخ موثر، پشتیبانی مشتری و …. هموار می کند که به طور بالقوه منجر به رشد و موفقیت در کسب و کار می شود.
افزایش کارایی
سامانه اتوماسیون اداری معمولاً باعث بهبود کارایی در سازمان و شرکت ها می شود. همچنین با کمک این نرم افزار حواس پرتی کارمندان نیز کم تر می شود.
اگر به دنبال بهبود کارایی هستند، باید کارهای ساده و تکراری را در سازمان خود خودکار کنند. استفاده از اتوماسیون اداری باعث بهبود کارایی می شود.
کاهش خطا
راه حل های موجود در اتوماسیون اداری با خودکار سازی کارهای تکراری ، باعث کاهش خطا در کارها می شود .
کاهش هزینه ها
کسب و کارها زمان قابل توجهی را صرف رفع خطاهای ساده و قابل اجتناب می کنند. اما، با کمک اتوماسیون اداری کارهای تکراری که باعث خطا می شود کمتر می شود که باعث صرفه‌جویی هزینه ها در یک کسب‌وکار شود.
مستندات دقیق
یک مسئله رایج در عیب یابی و مدیریت این است که در کجا یک فرآیند اشتباه پیش رفته است. راه حل های اتوماسیون اداری، یک مستند از کاری که انجام داده است ایجاد می کند، و تضمین می کند که همیشه راهی برای شناسایی خطاها وجود دارد.
بهبود تصمیم گیری
اتوماسیون اداری به شما این امکان را می دهد که حجم زیادی از داده ها را در کسری از زمانی به دست بیاورید که برای انجام این کار به صورت دستی نیاز زمان زیادی نیاز دارد، جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنید.
در نتیجه، هنگام تصمیم گیری اطلاعات بیشتری در دسترس خواهید داشت و راحت تر تصمیم گیری می کنید.
بیشتر بخوانید : اتوماسیون اداری چگونه باعث چابکی در سازمان ها می شود؟
کسب و کارهای کوچک با اتوماسیون اداری پیوند
نرم افزار اتوماسیون اداری مزایای زیادی را برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ به همراه دارد.
نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند با داشتن زیرسیستم , ابزار و قابلیت های مختلف و متنوع یکی از کامل ترین اتوماسیون اداری ها در ایران برای هر کسب و کاری به حساب میاد .
یکی از ویژگی های مهم اتوماسیون اداری پیوند مقیاس‌پذیری است ،با کمک این ویژگی می توان اتوماسیون اداری را در انواع شرکت های کوچک و بزرگ و هلدینگ‌ها و… پیاده‌سازی کرد.
آیا نرم افزار اتوماسیون اداری برای مشاغل کوچک مناسب است؟
همانطور که در بالا بیان کردیم نرم افزار اتوماسیون اداری مزایای زیادی برای مشاغل کوچک دارد . نرم افزار اتوماسیون اداری با راهکار هایی به کسب و کارها ارائه می دهد باعث خودکار سازی گردش کارها می شود. همچنین نرم افزار اتوماسیون اداری باعث بهبره وری بیشتر , کاهش خطا و استفاده کمتر از کاغذ در سازمان می شود.
کاربرد اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک
اتوماسیون اداری در کسبوکارهای کوچک می‌تواند به بهبود عملکرد و بهرهوری در زمینههای مختلف کمک کند. در ادامه برخی از کاربردهای اصلی اتوماسیون اداری در کسبوکارهای کوچک توضیح داده می‌شود:
مدیریت ارتباطات و مکاتبات
اتوماسیون اداری به کسبوکارهای کوچک کمک می‌کند تا با استفاده از ابزارهایی که در اختیار کاربران قرار می دهد مانند کارتابل و گردش مکاتبات و … , ارتباطات داخلی و خارجی را مدیریت کنند.
مدیریت مالی و حسابداری
اتوماسیون اداری در بخش حسابداری و مالی به کسبوکارهای کوچک این امکان می‌دهد تا فرآیندهایی مانند صدور فاکتور، پیگیری پرداخت‌ها و گزارش‌دهی مالی را به صورت خودکار انجام دهند. و باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاهای مالی کسب و کار می شود.
مدیریت منابع انسانی
برای مدیریت فرآیندهای منابع انسانی، اتوماسیون اداری می‌تواند در کارهایی مثل ثبت حضور و غیاب، محاسبه حقوق و دستمزد، پیگیری مرخصی‌ها و استخدام نیروها به کسبوکارهای کوچک کمک کند.
ذخیره و مدیریت اسناد
سیستم مدیریت اسناد اتوماسیون اداری به کسبوکارهای کوچک کمک می‌کنند تا به راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشند و روند ذخیره و بازیابی اسناد را سریع‌تر و دقیق‌تر انجام دهند.
مدیریت زمان
استفاده از ابزار های زمان بندی و تقویم اتوماسیون اداری به کسبوکارهای کوچک کمک می‌کند تا جلسات، قرارها و مهلت‌های مهم را مدیریت کرده و یادآوری‌های خودکار دریافت کنند.
همان طور که در بالا بیان کردیم اتوماسیون اداری کاربرد های زیادی برای کسب و کارهای کوچک دارد . اتوماسیون اداری به کسبوکارهای کوچک کمک می‌کند تا با استفاده از ابزارهای کارآمد، فرآیندهای دستی و تکراری را کاهش داده، بهرهوری را افزایش دهند و در نتیجه زمان و هزینههای کمتری صرف کنند.
نتیجه گیری
اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک می‌تواند مزایای زیادی از جمله قابلیت اطمینان، بهرهوری، عملکرد و کاهش هزینه را از اتوماسیون به دست آورد.با این حال، دستیابی به چنین مزیت هایی مستلزم نظم و انضباط و آگاهی از این است که کدام حوزه در کسب و کار شما باید خودکار شوند و کدامیک باید به همان شکل قبلی باقی بمانند.
تا زمانی که کسب و کار تعادل لازم را درک کند، الزامات را به طور کامل تجزیه و تحلیل کند، و اتوماسیون را به درستی پیاده سازی کند، می تواند از مزایای اتوماسیون اداری در کسب و کارهی کوچک استفاده کنید.