یک سیستم مدیریت اسناد عالی باید به کاربران این امکان را بدهد که هر پوشه یا فایلی را با تیم خود یا کاربران خاص به اشتراک بگذارند و بتوانند ارزش آن را رتبه بندی کنند. بنابراین، همکاری تجاری مؤثرتر از همیشه است، در حالی که هر کاربر می تواند یک سند را با وظایف، فرصت ها یا قراردادهای بسته CRM و هر موجودیت دیگری مرتبط کند.
به اشتراک گذاری اسناد یک راه عالی برای همکاری با تیم ها است، اما اگر به درستی انجام نشود، می تواند منبع ناامیدی نیز باشد. نرم افزار خوب مدیریت اسناد باید به کاربران اجازه دهد اسناد را به راحتی و ایمن به اشتراک بگذارند. علاوه بر این، نرم افزار مدیریت اسناد همچنین می تواند یک سیستم رتبه بندی داشته باشد که در آن کاربران می توانند هر سند را در مقیاس از پیش تعریف شده رتبه بندی کنند. این سیستم رتبه بندی به پیگیری اینکه کدام اسناد در بین کارمندان محبوب هستند و کدام یک نیاز به بهبود دارند کمک می کند.
بنابراین، همکاری موثرتر از همیشه است، در حالی که هر کاربر می تواند یک سند را با وظایف، فرصت ها یا قراردادهای بسته CRM و هر موجودیت دیگری مرتبط کند.