اتوماسیون اداری روشی برای مقابله با کارهای خسته کننده و تکراری با کمک فناوری است. هیچ بخشی از سازمانها توسط اتوماسیون بی تأثیر نمی مانند. برخی راهکارهای اتوماسیون اداری و انواع اتوماسیون اداری در این مقاله بیان شده است.
اکنون دیجیتالی سازی به بخشی جدایی ناپذیر در سازمان ها تبدیل شده است. استفاده بهینه از اتوماسیون گردش کار سیستم یا سازمان شما را تقویت می کند.
مزایای اتوماسیون اداری
- خطای انسانی را از بین می برد.
- باعث صرفه جویی در وقت و افزایش کارایی کار می شود.
- تجزیه و تحلیل به موقع و گزارش معیارهای عملکرد را ارائه می دهد.
- بانک اطلاعات دفتر شما را ادغام کرده و یک بستر امن و متمرکز دسترسی به داده ایجاد می کند.
- در شناسایی هرگونه مشکل احتمالی سریع عمل می کند و با یک راه حل مناسب برای کسب و کار به شما خدمت می کند.
- یک چشم انداز کلی از روندهای در حال انجام و گردش کار در دفتر ارائه می دهد.
- کاهش کار در یک کار واحد ، ایجاد فضای اضافی برای انجام همزمان چندین پروژه.
- با استفاده از راه حل های پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات ، به دفاتر کمک می کند و امنیت را از هر گونه تهدید داخلی یا خارجی تأمین می کند.
راهکارهای اتوماسیون اداری
مالی
ابزارهای اتوماسیون مالی ، با شفافیت بیشتر ، آینده نگری و برنامه ریزی در مورد مسائل مالی را برای شما فراهم می کنند.
همه منابع موجود را با رویکرد برنامه ریزی یکپارچه تجاری وزن می کند. یک ابزار اتوماسیون پایگاه داده شما را ریزبینی می کند و از بینش تجاری شما برای برنامه ریزی استراتژیک و عملکردی در خدمت شما است.
با استفاده از یک ابزار اتوماسیون مناسب ، بخش مالی سازمان شما می تواند اهداف مالی انعطاف پذیر بلند مدت و کوتاه مدت شما را به اندازه کافی تعیین و تنظیم کند.
استخدام
اتوماسیون در بخش منابع انسانی ، شناسایی سریعتر و دقیق استعدادها و استخدامها بدون هیچ گونه تعصبی را فراهم می کند. می توانید پست های شغلی را به صورت خودکار انجام دهید و نامزدهای موجود را ارزیابی کنید
علاوه بر این ، اعتبار شما را حفظ می کند و ضمن ایجاد یک تجربه نامزدی مطلوب ، یک استعداد غنی را پیدا می کند.
بسته به نیاز ، یک ابزار اتوماسیون نیز ممکن است از سیستم ردیابی و ارزیابی نامزدها تشکیل شود. این حتی می تواند به بهبود مدیریت روابط با متقاضیان و برنامه ریزی مصاحبه کمک کند.
بیشتر بخوانید : چرا به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داریم؟
اتوماسیون ابری
داشتن یک سیستم اتوماسیون اداری ابری زحمت و هزینه های عملیاتی را کاهش می دهد.
حتی قبل از انتقال ابر ، همه ی سیستم و شبکه شما باید کاملاً مطابق با نیازهای پیکربندی آن باشد.
با تهیه و پیکربندی هر نوع زیرساخت ابری و به دنبال آن مدیریت صحیح ، می توانید منابع و زمان خود را آزاد کنید.
امنیت
ایمن سازی اطلاعات خود در برابر حملات سایبری و همچنین تهدیدهای داخلی ، برای محافظت از اطلاعات مهم در برابر سواستفاده ضروری است.
بنابراین ، برای محافظت از اعتبار سازمان و سایر اطلاعات خود در برابر افراد مخرب و غیرخودی ، تصمیم عاقلانه ای برای سرمایه گذاری در یک سیستم امنیتی صحیح برای دفتر کار خواهد بود.
داده های گسترده جمع آوری شده توسط یک شرکت اگر بدون مراقبت رها شود می تواند به یک تهدید بزرگ امنیتی تبدیل شود.
با استفاده از یک ابزار اتوماسیون امنیتی ، تحلیلگران امنیتی شما نیازی به انجام اقدامات تکراری و وقت گیر ندارند و بنابراین می توانند وقت خود را برای کارهای استراتژیک و ارزش افزوده بگذارند.
هر نوع سهل انگاری یا آسیب پذیری کارمندان یا پیمانکاران به راحتی قابل پیگیری می شود و به رسیدگی به موقع موضوع کمک می کند.
اتوماسیون هرگونه احتمال خطای انسانی را از بین می برد. علاوه بر این ، اقدامات امنیتی لازم برای هر گونه مشکل در گردش کار دفتر را تعیین می کند.
مدیریت وظایف و پروژه ها
توزیع کار و منابع و مجموعه مهارتهای لازم برای یک کار خاص ، به یک رویداد احتکار در وقت اضافی برای مدیران تبدیل می شود.
اتوماسیون روش های قبل و حتی در طول فرآیند را ارزیابی ، مدیریت و بهینه می کند. اتوماسیون کار ضبط خودکار داده های گردش کار و افزونه های همکاری بهتر را فراهم می کند.
این ابزار فراداده موجود را تجزیه و تحلیل می کند و یک راه حل ساده برای فرایندهای فعلی کسب و کار تعیین می کند. همچنین گزارش می دهد که تیم چگونه در مشاغل اختصاصی خود عمل می کند.
تدارکات
اتوماسیون تدارکات کارمندان شما را از انجام وظایف زائد آزاد می کند و آنها را مطابق با مجموعه مهارت های آنها آماده می کند.
این امر ضمن ایجاد شفافیت ، زمان کافی برای انجام وظایف استراتژیک ، ایجاد کارآیی در مدیریت هزینه ها ، روابط سالم با تامین کنندگان ، ضمن تأمین دقیق هرگونه پیشرفت احتمالی ، هزینه های کارکنان را متعادل می کند.
انواع اتوماسیون اداری
انتشارات الکترونیکی
انتشارات الکترونیکی یکی از پرکاربردترین انواع اتوماسیون اداری است. این دسته شامل ابزارهای اداری می شود که در زندگی شخصی و حرفه ای ما به عنوان ابزار اصلی تبدیل شده اند، مانند نرم افزارهای پردازش متن و انتشار دسکتاپ.
سایر راه حل های اتوماسیون اداری مانند سیستم های مدیریت محتوا (CMS) محبوب شده اند و به کارمندان اجازه می دهند تا به راحتی در محتوای دیجیتال مشارکت، برنامه ریزی یا ویرایش کنند. راه حل های CMS مبتنی بر ابر هستند که به این معناست که هر تعداد کاربر می توانند از هر نقطه به آنها دسترسی داشته باشند. علاوه بر این، فناوری کم کد مانند قابلیت کشیدن و رها کردن به کاربران غیر فنی اجازه می دهد تا به راحتی محتوای وب خود را ایجاد و مدیریت کنند.
ابزار های الکترونیکی و همکاری
همانطور که کار از راه دور رایج تر می شود، سازمان ها احتمالاً به راه حل های اتوماسیون اداری برای ساده کردن ارتباطات روی می آورند. ابزارهای توسعه کم کد مانند نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) می توانند به شرکت ها در ساده سازی عملیات خود کمک کنند.
برای مثال، با خودکارسازی رویه‌های تأیید، یک شرکت می‌تواند مشکلات را از بین ببرد. کارمندان می توانند بدون نیاز به تماس با مدیران خود برای امضا، درخواست خود را از خانه یا دفتر ارسال کنند. دریافت کننده به صورت الکترونیکی مطلع می شود و درخواست کننده می تواند بدون نیاز به پیگیری مکرر وضعیت را به سرعت پیگیری کند.
ذخیره سازی اسناد و پردازش تصویر
ابزار های پردازش تصویر و ذخیره‌سازی اسناد، فناوری‌هایی مانند سیستم‌های مدیریت گردش کار اسناد و ابزارهای تصویربرداری مانند اسکنرها را در بر می‌گیرند. سازمان‌هایی که همچنان به فرآیندهای مبتنی بر کاغذ یا غیراستاندارد متکی هستند، اغلب هزینه‌های بیش از حد، بهره‌وری از دست رفته، خطاهای پرهزینه را تجربه می‌کنند.
یک سیستم مدیریت گردش کار می تواند ذخیره، جستجو و بازیابی اسناد را ساده کند. علاوه بر این، می‌تواند انطباق را با حفظ دنباله بهبود بخشد و نیاز به انجام وظایف ورود دستی داده‌ها را از طریق ویژگی‌هایی مانند تشخیص کاراکتر نوری (OCR) و تشخیص کاراکتر هوشمند (ICR) برطرف کند.
مدیریت
نرم افزارهای اتوماسیون اداری شامل راه حل هایی برای مدیریت وظایف و زمان بندی در محیط های اداری می باشد .راه حل های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) با اجازه دادن به کسب و کارها برای بهبود در سطح فرآیند، اتوماسیون اداری را به سطح بعدی می برد.
به عنوان مثال، مدیریت وظایف را می توان با تعیین سطح اولویت و فوریت وظایف و اختصاص به افراد مختلف در تیم خود انجام داد. به این ترتیب، می‌دانید چه کسی چه چیزی را مدیریت می‌کند، داده های عملکرد را با ابزارهای مدیریت کار جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنند و پیشرفت کار را پیگیری کنند.
اصول اولیه اتوماسیون اداری چیست ؟
- کارتابل
- دبیرخانه
- گردش مکاتبات