رشد سازمان شما یعنی فرایندهای کاری بسیار پیچیده تر و زمانبرتر. این فرآیندها نمی توانند بصورت دستی یا با نرم افزار های صفحه گسترده مدیریت شوند. بخصوص امروزه که سازمان ها به سمت استفاده از نرم افزارهای سازمانی می روند. و رقابت برای سازمان های سنتی بسیار سخت می شود.
توسعه نرم افزارهای سازمانی به این دلیل است که می توانند نیاز های سازمان ها را رفع کنند . چنین ابزارهایی دارای تعدادی ویژگی مشخص هستند که آنها را از برنامه معمول شما متفاوت می کند.
ما در اینجا 6 نرم افزار اداری یا سازمانی آورده‌ایم که می توانند زندگی تجاری شما را بسیار آسان تر کند. و کارایی و سرعت شرکت یا سازمان شما را افزایش دهند.
نرم افزار سازمانی چیست؟
نرم افزارهای سازمانی ابزاری هستند که برای بهینه سازی عملکرد ما ایجاد شده اند. انواع مختلفی از ابزارها وجود دارند که می توانیم برای بهبود کارایی از آنها استفاده کنیم، از جمله نرم افزار مدیریت پروژه، اتوماسیون اداری، نرم افزار مدیریت جلسات و …
ویژگی های نرم افزار سازمانی
- عملکرد بالا : یک برنامه سازمانی باید کل سازمان را کنترل کند. و کارایی و کارآمدی سازمان را افزایش دهد.
- کاملاً متعلق به شرکت : نیازی به اشتراک گذاری برنامه با هزاران کاربر دیگر نیست. این مورد به جستجو و پردازش سریع کمک می کند.
- قابلیت سفارشی سازی : بهتر است مخصوص فرآیندها و عملیات های کسب و کار شما ایجاد شده باشد.
- مقیاس پذیری و توسعه پذیری بالا : این سیستم همراه با تجارت شما رشد می کند. پس باید این قابلیت را دارا باشد.
- قابلیت حمل اطلاعات : می توانید داده های ذخیره شده در سیستم را در پلتفرم های مختلف استخراج کنید.
- امنیت و مقاومت بالا : سیستم های نرم افزاری سازمانی معمولاً به چندین لایه امنیتی مجهز هستند. مثلا احراز هویت دو عاملی ، رمزگذاری ، بیومتریک و غیره.
6 نرم افزار سازمانی که بهتر است داشته باشید
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
اکثر شرکت ها با استفاده از ابزارهای منسوخ اطلاعات مشتریان را نگهداری می کنند. مانند اکسل یا قلم و کاغذ! موجودی انبار را مدیریت می کنند، سفارشات را پردازش می کنند و کتاب ها را نگهداری می کنند. این اطلاعات بین سیستم های مختلف تقریباً جریان ندارند. چنین رویکردی بسیار وابسته به عامل انسانی است.
هرچه تجارت شما رشد کرده و فرآیندهای آن پیچیده تر می شود ، هماهنگی سیستم های مختلف مورد استفاده شعبات و واحدهای تولیدی مختلف بسیار دشوارتر می شود.
سیستم ERP قلب و مغز یک شرکت مدرن است. ERP یک پایگاه داده یکپارچه ایجاد می کند که تعداد خطاها را کاهش می دهد. داده ها یک بار وارد می شود و می توانند توسط بخش های مختلفی استفاده شوند. این سیستم معمولاً از چندین ماژول تشکیل شده است که هرکدام مسئول دیجیتالی کردن حوزه دیگری از تجارت شما هستند. بیشتر این ماژول ها به صورت مستقل در دسترس هستند اما مزیت اصلی داشتن همه آنها در یک مکان است.
فروش و روابط مشتری حیات هر تجارت است. به خصوص اگر تعداد مشتریانتان زیاد باشد. نرم افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری یک استراتژی بلند مدت در زمینه ارتباطات، بازاریابی، فروش و ارائه خدمات به مشتریان است. به علاوه این سیستم دائما خود را با شرایط موجود و تقاضاهای مشتریان سازگار می کند. CRM در تمامی سطوح خارجی عملیات سازمان دخالت می کند.
CRM به شما امکان می دهد نحوه و زمان تعامل با مشتری (به صورت حضوری ، از طریق تلفن ، ایمیل ، رسانه های اجتماعی و…) را مشخص کنید. و اطمینان حاصل کنید که هیچ داده ای از بین نمی رود.
امروزه مدیریت و کنترل جلسات مدیران و افراد از اهمیت بالایی برخوردار است. جلسات به صورت درون سازمانی و برون سازمانی نیازمند مدیریت دقیق تر از نظر زمان نیروهای یک سازمان می باشد. برگزاری جلسات به موقع در یک سازمان سبب کنترل بهتر زمان، بهبود اشتراک نظرات و سرعت بخشیدن به ثبت و اقدام صورتجلسات می گردد.
نرم افزار مدیریت جلسات یک برنامه دیجیتالی است که به افراد و تیم ها کمک می کند تا جلسات خود را برنامه ریزی ، سازماندهی و اجرا کنند. همچنین این نتایج را ثبت کنند و در زمان دیگری از آن استفاده کنند. یک MMS خوب باید به شما در برنامه ریزی جلسات ، ارسال دعوت نامه ، ایجاد دستور کار ، یادداشت برداری ، تنظیم زمان سنج و… کمک کند.
با توجه به افزایش روز افزون حجم اسناد کاغذی و مشکلات مختلف در زمینه نگهداری از اسناد و دسترسی به آن در یک سازمان، استفاده از سامانه های ثبت و نگهداری از اسناد (سامانه مدیریت اسناد) بسیار حیاتی است. در یک سازمان کنترل اسناد موجود و روش های ذخیره سازی اسناد و دسترسی متفاوت می باشد.
با استفاده از DMS ، اشتراک گذاری و دسترسی اطلاعات بسیار آسان تر است. اسناد گرفته شده از منابع مختلف از چندین مکان قابل دسترسی هستند. DMS دید بیشتری برای فرآیندهای تجاری فراهم می کند و می تواند نظارت بهتری بر گردش کار داشته باشد. اجازه دسترسی به کاربران جدید نیز می تواند مجاز و نظارت شود.
نرم افزار BPMS متشکل از سه زیر سامانه فرم ساز، گردش فرم و گزارش ساز می باشد و برای الکترونیکی کردن فرآیندهای سازمانی طراحی شده است. سامانه فرم ساز به شما این امکان را می دهد که بتوانید انواع فرم های سازمانی را بدون حتی یک خط کدنویسی ایجاد نموده و در سازمان خود انتشار دهید.
با استفاده از این سامانه کاربر قادر خواهد بود انواع فیلدهای اطلاعاتی که برای طراحی یک فرم نیاز می باشد، نظیر فیلد تاریخ، فیلد متنی، عکس امضا و … را تنها با استفاده از drag & drop موس، برروی محیط طراحی خود کشیده و فرم را طراحی نمایید.
با بهره گیری از این سامانه می توانید فرایندهای مورد نظر خود را درقالب فرم های اطلاعاتی طراحی نمایید. سپس با تعریف انواع گردش برروی این فرم ها با استفاده از سامانه گردش فرم، می‌توانید آنها را در سازمان خود به گردش در آورده و با تولید انواع گزارشات پویا با بهره گیری از سامانه گزارش ساز، چرخه فرایند خود را تکمیل نمایید.
اتوماسیون اداری راهی سریع و آسان برای دستیابی به نتیجه دلخواه شما به روشی کارآمد ، مداوم و دقیق است. حتی اگر متوجه آن نشوید، اتوماسیون بخش یزرگی از زندگی شماست. هربار که با فشار دادن دکمه ای درب گاراز خود را باز میکنید. قهوه ساز خود را روشن میکنید. یا حتی ساعت زنگ دار خود را تنظیم میکنید.
ویکی‌پدیا اتوماسیون اداری را به عنوان “استفاده از سیستم های رایانه ای برای اجرای انواع عملیات اداری مانند پردازش متون، حسابداری و پست الکترونیکی” تعریف میکند. ساده سازی و بهینه سازی این توابع می تواند به کارکرد موثرتر و موثر محل کار کمک کند.
سیستم اتوماسیون اداری ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم میکند. سیستم اتوماسیون اداری با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینه‌ی جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم میکند.
نرم افزار مدیریت پروژه
سازماندهی یک مهارت اساسی در دنیای اغلب آشفته تجارت است. ابزارهای سازمانی برای تجارت و تقریباً هر جنبه دیگری از زندگی وجود دارد.
نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی ابزار قدرتمندی است که به ما کمک می کند کار خود را مدیریت کنید و وظایف، منابع و سایر جنبه های پروژه را پیگیری کنیم. نرم افزار های مدیریتی اغلب با سایر نرم افزار های تجاری مانند نرم افزار حسابداری یا سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ادغام می شود.
نرم افزارهای مدیریتی برای تیم های توسعه که از راه حل های سریع برای ایجاد و راه اندازی سریع پروژه ها، صفحات وب یا سایر نرم افزارها استفاده می کنند، خیلی مهم است.
نرم افزار مدیریت وظایف به ما کمک می کند هفته را پشت سر بگذاریم و کارهای به ظاهر بی پایان خود را حفظ کنیم. مهمتر از همه، به مدیریت پروژه ها و پیشبرد بهتر آنها کمک می کند
انواع مختلف نرم افزار سازمانی ؟
برخی از انواع نرم افزار های سازمانی شامل مدیریت فرایند کسب و کار . برنامه ریزی .منابع انسانی و غیره …. می شود.
چرا شرکت ها به نرم افزار های سازمانی نیاز دارند ؟
شرکت ها نیاز به نرم افزاری دارند که به ساده سازی مدیریت و فرایند کسب و کار خود کمک کنند .نرم افزار سازمانی به شرکت ها و سازمان ها کمک می کند تا کارمندان بهتر عمل کنند و نتیجه بهتری داشته باشند.
مزایای استفاده از نرم افزار سازمانی چیست ؟
مزایا بسته به نیاز هر شرکت متفاوت است، اما به طور کلی شامل این موارد است:
کاهش هزینه ها : کاهش هزینه های عملیاتی با ساده کردن فرآیندها، خودکار کردن وظایف دستی و حذف موارد اضافی.
بهبود کارایی : با خودکار کردن کارهای روزمره، کارایی را افزایش دهید تا کارمندان بتوانند روی چیزهای مهمتری مانند خدمات مشتری یا برنامه ریزی استراتژیک تمرکز کنند
تجربه بهتر برای مشتری : وقتی کسب و کار شما کارآمدتر باشد، می تواند به طور موثرتری به مشتریان خود خدمات ارائه کنید. که این باعث بهبود تجارب مشتری می شود و باعث می شود. این به نوبه خود به کسب و کار شما کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که خدمات عالی به مشتریان ارائه می دهید.
نتیجه گیری
برنامه های سازمانی می توانند از طریق کارایی بیشتر یا درآمد مستقیم ، کارهای معمول را به طور خودکار انجام دهند. روابط مشتری را بهبود بخشند و خط تولید شرکت را افزایش دهند. با داشتن صنایع بسیار متنوع ، تهیه دو شرکت مشابه دشوار است. هر کدام از آنها فرآیندهای منحصر به فرد خود را دارند و سالهاست در حال اجرا هستند.
بسیار عالی. تمام این سامانه ها رو میشه به صورت یک پکیج یکپارچه داشت یا مستقل از هم هستند؟
برای تولید این سامانه ها میشه از یک زیرساخت استفاده کرد. ما برای تولید این سامانه ها از زیر ساخت bpms استفاده کردیم پس شما میتونید تمامی این نرم افزارهای سازمانی رو از طریق یک داشبورد مدیریت کنید. ضمنا این زیرساخت علاوه بر اینکه به شما امکان توسعه سیستم مطابق با نیازتون رو میده، هزینه مالی و زمانی بسیار کمتری نسبت به تولید و توسعه سایر نرم افزارها داره.
اینکه همه سامانه ها توی یک داشبورد هستند به این معنیه که همه افراد بهشون دسترسی دارند یا میشه فیلتر کرد؟
خیر در هر قسمت امکان فیلتر وجود داره
با سلام . آیا شما از زیر ساخت های موجود مانند پروسس میکر و یا شیر پوینت استفاده میکنید؟
سلام، خیر نرم افزار مدیریت فرایند پیوند، یک نرم افزار کاملا ایرانی، که صفر تا صد آن توسط شرکت سماتوس تولید و طراحی شده است و شما به راحتی می تونید فرایندهاتون رو بدون حتی یک خط کدنویسی ایجاد کنید.