مدیریت اسناد، یک فضای ذخیره سازی امن و متمرکز برای ذخیره سازی اسنادی مانند ایمیل ها، فایل های تصویری یا فاکتورهای دیجیتالی را در اختیار کسب و کارها قرار می دهد.
با زیاد شدن حجم اسناد و مدارک کسب و کارها، مجبور می شوند حجم زیادی از نسخه های کاغذی را ذخیره کنند که این کار فضای زیادی را نیاز دارد و باعث افزایش هزینه ها می شود .آرشیو اسناد و مدارک به صورت سنتی می توانند خطرناک باشند زیرا مستعد دستکاری و تخریب و همچنین تخریب تصادفی ناشی از بلایای طبیعی هستند. برخی از داده های به سادگی در طول زمان به دلیل پوسیدگی یا به دلیل عدم آگاهی کاربر از بین می روند. در نهایت، داده ها می توانند از بین رفته یا از دستگاه ها حذف شوند.
این مسائل باعث شده است که کسب و کارها از نرم افزار های آرشیو و بایگانی اسناد استفاده کنند. کسبوکارها با دیجیتالی کردن اسناد خود و استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد، دسترسی به دادههای خود را به میزان قابل توجهی بهبود میبخشند.
با این حال، بدون یک نرم افزار DMS ، کسب و کارها برای ایمن کردن و یافتن اطلاعات موجود در قرارداد ها، فرم ها و سایر اسناد نیاز به زمان زیادی دارند. نرم افزار مدیریت اسناد امکان ذخیره و سازماندهی اسناد و داده های مهم را فراهم می کند.