آنچه در قالب یک استاندارد سازمانی و جهت نظم بخشیدن به نحوه قرارگیری محتوا در سربرگ های سازمانی قرار می گیرد را اصطلاحا الگوی چاپ می گوییم. الگوهای چاپ شامل سربرگ های سازمانی، فونت، سایز، محل قرارگیری، چاپ و یا عدم چاپ بسمه تعالی، پیام هفته، طرح فوریت، امضا، سابقه، چاپ پیوست ها، موضوع، کد رهگیری و …. و هر آن چیزی که در خروجی نامه ها مورد نیاز است می باشد.
با تعریف الگوی چاپ، خطاها و اختلاف سلیقه های کاربران در تدوین مکاتبات به حداقل می رسد و ما شاهد نازیبایی و ناهماهنگی در نامه های ثبت شده ی دبیرخانه نخواهیم بود.
الگوهای چاپ می تواند به ازای هر دبیرخانه متفاوت باشد و در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پیوند، محدودیتی بر روی تعداد الگوهای چاپ وجود ندارد.
الگو نامه های شخصی
الگوهای شخصی نیز در سطح کارتابل هر کاربر رقم می خورد. هر کاربر برمبنای جایگاه سازمانی و وظایفی که دارد برخی مکاتبات پرتکرار را در طی روز انجام می دهد که برای تسریع در این امر می تواند از قسمت ایجاد نامه به تعریف الگوهای من در کارتابل خود بپردازد.
به عنوان مثال کارشناس مالی نامه های درخواست مفاصا حساب را به صورت یک الگوی آماده برای خود قرار می دهد و در زمان نیاز تنها با تایپ کردن نام گیرنده و موضوع قرارداد این نامه آماده ثبت می گردد.
