رویارویی با چالش‌های شهری معاصر و تحولات شهر هوشمند، مستلزم تلاش آگاهانه برای درگیر کردن طیفی از بازیگران اکوسیستم‌های محلی و تغییر روش‌های پیاده‌سازی امور به شکلی مهم، اساسی و ساختاری به جای افزایشی است که منجر به نتایج کیفی‌تر و همکاری بیشتر می‌شود. فرآیندهای تصمیم‌گیری بسیار فراگیر که بر کیفیت فعلی و آینده دیدگاه‌های زندگی جوامع محلی تأثیر می‌گذارد. مشارکت شهروندان و ذینفعان در چنین تلاشی در راستای تغییر الگوی برنامه‌ریزی از بالا به پایین به پارادایم برنامه‌ریزی از پایین به بالا در حال افزایش است. لذا تمرکز شرکت سماتوس علاوه بر طراحی و بازطراحی فرایندهای سازمانی و استقرار نرم‌افزارهای کاربردی شهرداری‌ها، هوشمندسازی جوامع محلی است که به عنوان قلب توسعه شهرهای هوشمند در نظر گرفته می شود. این امر با توسعه یک چارچوب برنامه‌ریزی مشارکتی ابتکاری گام به گام، با ترکیب مؤثر ابزارهای مشارکتی کلاسیک و مبتنی بر وب برای برقراری تعامل حضوری و آنلاین در مراحل مختلف فرآیند مشارکت انجام می شود و گسترش مشارکت قابل توجه شهروندان و گروه های ذینفعان مختلف در بر خواهد داشت.
ویژگی های راهکار سماتوس برای شهرداری ها
شرکت سماتوس با پیش از دو دهه فعالیت در زمینه نرم افزار های یکپارچه سازمانی راهکارها جامع شهرداری را ارائه داده است. راهکار پیوند برای شهرداری‌ها، یک سیستم جامع اتوماسیون اداری است که به منظور بهینه‌سازی و تسهیل فرآیندهای اداری و مدیریت شهری طراحی شده است. این راهکار مجموعه‌ای از ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی را برای شهرداری ها ارائه میدهد. به شهرداری‌ها کمک می‌کند تا کارایی خود را افزایش دهند و خدمات بهتری به شهروندان ارائه دهند.
در حال حاضر چندین شهرداری از این راهکار استفاده می کنند.این راهکار جامع مزایای همچون بهبود مستمر و افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها را برای شهرداری و سازمان ها به ارمغان آورده است .
خدمات مشاوره و شناخت فرایند های شهرداری
شرکت سماتوس اعتقاد دارد دغدغه اصلی و مهم شهرداری‌ها کاهش هزینه‌ها و درآمد پایدار است که با اتکا به مدل‌های نوین حوزه‌ی فناوری اطلاعات این امر می‌تواند در اهداف میان‌مدت و بلندمدت در دسترس قرار گیرد. ضمن اینکه با طراحی و بازطراحی فرایندهای سازمانی نیز تبدیل کردن آنها به سامانه‌های کارامد و جلوگیری از دوباره‌‌کاری از تحمیل هزینه‌های ناشی از رویه‌های غلط اداری جلوگیری خواهد شد و در نهایت رضایت بیشتر مردم را در بر خواهد داشت.
از نظر مشاور توفیق سامانه‌های نرم‌افزاری در شهرداری تحت وب از تفلیق دو حوزه‌ی زیرساخت و نرم‌افزار فراهم می‌شود و اجرای هیچ یک از آنها به تنهایی میسر نخواهد شد. اغلب شهرداری‌ها پس از پیاده‌سازی حوزه‌های شهرسازی و حسابداری مالی به دلیل عدم یکپارچگی، همچنان از نداشتن گزارشات جامع مدیریتی و نظارتی رنج می‌برند و باید به این مهم نگاه ویژه‌ای داشت. با این تفاسیر در گام اول باید نسبت به هر شهرداری شناخت دقیق حاصل و نسبت به نیازهای آنها راهکار ارائه شود. فرایند ارائه راهکار اتوماسیون اداری برای شهرداری ها در زیر امده است.
- مصاحبه با مدیران و کارشناسان شهرداری در راستای عارضه یابی
- شناخت و طراحی الگوهای بهبود
- طراحی مفهومی و مدل‌های اطلاعاتی
- ارائه‌ی راهکار ویژه شهرداری
تهیه گزارش توانایی و کاستی های هر شهرداری
شرکت سماتوس سعی دارد از ارائه‌ی راهکارهای کلیشه‌ای رایج پرهیز کند و تلاش شده است با تلفیق زیرساخت و راهکارهای جامع نرم افزاری و نوین ، راه حلی برای ایجاد ارزش افزوده و شیوه‌های کسب درآمد پایدار برای شهرداری‌ها ارائه شود. بر این اصل اعتقاد دارد که با توجه به تجربیات متعدد، درک عمیقی از شهرداری‌ها دارد و به هیچ عنوان به دنبال تحمیل هزینه‌های گزاف به آنها نیست و برعکس این ظرفیت در هر شهرداری وجود دارد که با اصلاح فرایندهای در جریان سازمان و ارائه راهکار خدمات شهرداری نوین که ماحصل سالها تجربه در حوزه شهرداری هاست، به هدف کاهش هزینه‌ها، پرهیز از چندباره‌کاری، افزایش بهره‌وری و درآمد پایدار دست یابد. به همین دلیل پس از شناخت و عارضه‌یابی تهیه یک گزارش از توانایی و کاستی‌های هر شهرداری ضروری است که توسط کارشناسان شرکت سماتوس تهیه و تنظیم می‌شود.
قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری و bpms پیوند در شهرداری ها
شرکت سماتوس به پنج رکن اساسی در استقرار نرم‌افزارهای سازمان الکترونیک توجه می‌کند.
سهولت استفاده
یکی از کاربرد اتوماسیون اداری در شهرداری ها سهولت استفاده نرم افزار برای کاربران است .اگر محصولی که خریداری می‌کنید کاربر پسند نیست و در نتیجه زمان بیشتری برای استفاده افراد می‌گیرد، پس چه فایده‌ای دارد؟ در این صورت، به احتمال زیاد، بیشتر کارکنان از استفاده محصول جدید اجتناب و حتی راه‌حل‌هایی برای ادامه انجام کارها به روش قدیمی پیدا می‌کنند. قبل از استقرار نرم‌افزارها، باید در این زمینه تحقیق کرد و نظرات کاربران را جویا شد، همچنین باید مطمئن شد که محصول جدید به راحتی با گردش کار فعلی شهرداری مطابقت دارد.
امنیت
امنیت به اندازه ویژگی‌های پشتیبانی به مشتری یا عملکرد نرم‌افزارها قابل مشاهده نیست، اما اهمیت آن را نمی‌توان انکار کرد، شرکت سماتوس با رعایت تمامی پروتکل‌های امنیتی نرم‌افزار و اخذ مجوز‌های لازم از مراجع ذی‌صلاح به شهرداری‌ها این اطمینان را خواهد داد که حفظ تمامی اطلاعات و داده‌ها از درجه‌ی امنیت بالایی برخودار است.
انعطاف‌پذیری و سفارش سازی
نهادهای دولتی در رابطه با ساختار داده و گزارش‌دهی، سخت‌گیرانه عمل می‌کنند، برخی نرم‌افزارها ممکن است در قالب‌های استاندارد تنظیم شوند. شهرداری‌ها ممکن است یک محصول نرم افزاری استقرار داده باشند که از روش و فرایندهای کاری توسط سازمان پشتیبانی نمی‌کند. از قبل دریابید که آیا نرم افزار جدید به اندازه کافی انعطاف پذیر است تا نیازهای خاص شما را برآورده کند؟ میزان وابستگی شهرداری به شرکت ارائه‌دهنده‌ی نرم‌افزار چه میزان است؟ سماتوس به مشتریان این امکان را میدهد که فیلدهای داده خود را ایجاد کنند، فرایندهای کاری خود را به حفظ وفاداری به استانداردها تغییر یا توسعه دهند، منحصر به فرد با نحوه عملکرد سازمانی خودشان. حتی می‌توانید گزارش‌ها را با لوگو و سایر عناصر هویت بصری که شخصیت حقوقی سازمان شما را منعکس می‌کنند سفارشی کنید. هر نیازی که دارید، قبل از استقرار آن را با کارشناسان شرکت در میان می‌گذارید تا اطمینان حاصل کنید که آیا این انعطاف پذیری وجود دارد یا خیر؟ سماتوس با ابزار طراحی فرایندهای کاری BPMS این قابلیت را دارد که نیازهای هر شهرداری را تا حد بالایی برآورده و با تغییر قوانین و آئین‌نامه‌ها، نرم‌افزارهای خود را بروزرسانی کند.
پشتیبانی
کاربر جدید یا باتجربه باشد، وقتی با نرم افزار خود به مشکلی برخورد می‌کند یا سؤالی دارد، آخرین کاری که می خواهد انجام دهد این است که ساعت‌ها یا روزها منتظر پاسخ شرکت فروشنده نرم‌افزار باشد. فروشندگان باید همیشه آماده و مایل به کمک و پاسخ‌دهی سریع باشند. روش‌های پشتیبانی نرم افزار نیز مهم هستند. در انتخاب سماتوس خواهید دید که بهترین راه‌حل‌های نرم‌افزاری شهرداری تقریبا همیشه با خدمات عالی به مشتریان مرتبط بوده است. کارشناسان شرکت به واسطه‌ی سامانه‌ی تیکتینگ پشتیبانی به‌طور مداوم و به آسانی در دسترس و تیم پشتیبانی همیشه به مشکلات و نیازهای هر شهرداری آگاه است
تعهد به کیفیت
هنگام تهیه‌ی نرم افزار، فقط یک محصول را تهیه نمی‌کنید. از برخی جهات، شهرداری وارد یک مشارکت طولانی مدت با ارائه‌دهنده نرم‌افزار می شود. باید بدانید آن شرکت برای حمایت از این رابطه در آینده چه خواهد کرد؟ شرکت سماتوس مرتباً بازخورد مشتری را دریافت می کند و تلاش اختصاصی برای بهبود محصول انجام میدهد. همچنین، در مورد رویکرد آنها برای حفظ و ارتقای نرم افزار و خدمات خود جلسات مستمر با مدیران و کارشناسان هر شهرداری برگزار می‌کند.
مدل سازی و طراحی فرآیندها (BPMN/BPMS)
یکی از نیازهای اصلی هر شهرداری در راستای اتوماسیون و مکانیزه نمودن وظایف و کارها مدیریت درخواست‌های درون و برون سازمانی است، نمونه‌ای ازین درخواست‌ها فرایندهای مرتبط با تامین کالا از انبار، درخواست خرید، فرایندهای پرسنلی از قبیل درخواست مساعده، وام، مرخصی، ماموریت، قرایندهای مرتبط با قراردادها، پیمانکاران و …می‌باشد.
پس از شناخت هر شهرداری و تهیه گزارش توانایی و کاستی‌ها، قبل از استقرار نرم‌افزار تمامی فرایندهای سازمانی طراحی، باز طراحی و مدل‌سازی خواهند شد تا از دوباره‌کاری‌ها پرهیز شود، سیستمی شدن یک فرایند غلط، صرفا سرعت آن کار غلط را افزایش میدهد به همین دلیل تهیه مستندات تمامی فرایندهای طراحی شده (BPMN) اجتناب‌ناپدیر است، سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) شرکت سماتوس ابزاری است جهت طراحی، اجرا و یکپارچه‌سازی فرایندهای سازمانی در هر شهرداری تا به واسطه‌ی آن با خودکارسازی و همچنین برقراری ارتباط با سایر نرم‌افزارها در شهرداری امکان دستیابی به سرعت، سهولت و حداکثر کارایی را برای کاربران و مدیران فراهم سازد.
راهکارهای جامع شهرداری ها
برخی از مهمترین راهکارهای جامع اتوماسیون اداری و BPMS پیوند در شهرداری ها به شرح ذیل آمده است.
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند با مدیریت مکاتبات، در بستری الکترونیک به شما امکان مدیریت مکاتبات،در سطح نامه های درون سازمانی (مکاتبات داخلی و فرآیندهای سازمانی) و برون سازمانی (نامه های صادره و وارده) را فراهم می نماید.
- مدیریت مرخصی‌ها
- مدیریت ماموریت‌ها
- مدیریت مساعده، وام و …
- استخدام
- جذب، رفاه، آموزش
- ارزشیابی عملکرد
- مدیریت پسماند
- ساماندهی صنایع و مشاغل شهر (بند بیست)
- مدیریت کیوسکهای شهر و اپلیکیشن همراه کیوسک
- مدیربازار و سامان بازار
- سامانه فروش اینترنتی دام و قصابی آنلاین
- سامانه‌ی آتش نشانی، استعلامات و خدمات ایمنی
- مدیریت و توزیع آسفالت
- آرامستانها
- مدیریت درخواست‌ها (کالا، خرید)
- مدیریت تدارکات و خرید
- مدیریت قراردادها
- مدیریت منابع (بانک‌ها، تنخواه)
- پیگیری نامه‌های اداری
- درخواست‌های مردمی 137
- ارسال و ثبت شکایات مردمی
- نوبت دهی درخواست‌های شهری
- سامانه کمسیون ماده 77
- سامانه پرسشنامه شغلی جهت تعریف
- پرتال ثبت نام داوطلبان انتخابات شورایاری و مدیران محلات
- سامانه فروش اینترنتی محصولات شهرداری
- سامانه ثبت نام و آموزش گروههای داوطلب واکنش اضطراری محله (دوام)
- سامانه مدیریت جامع آموزش مدارس در مقابله با بحران
- درخواست ملاقات مردمی با شهردار و معاونین (آنلاین)
- رزو سالن‌های ورزشی
- بلیط اماکن فرهنگی و نمایشگاه‌ها
- درخواست تبلیغات شهری
- دسترسی به اطلاعات شهرسازی املاک
- شناسایی کد نوسازی
- اطلاعات GIS و UTM شهری
- کنترل قراردادهای بیع، مشارکت مدنی، بهره‌برداری اجاره و انتقال مالکیت، (BOLT)، ساخت مالکیت و بهره‌برداری (BOO) و ساخت عملیات و انتقال (BOT)، ملک از شهرداری، ملک از بخش خصوصی و …
- درخواست کاشت نهال
- درخواست هرس و جابجایی درختان
- درخواست خاک
- تسهیلات تشویقی مشارکت در آبیاری درختان
- استعلام استعلام گواهی‌های صادر شده
- استعلام قبض عوارض و جرائم اشغال معبر
- پاسخ استعلام محضر دفترخانه
- پاسخ استعلام بانک
- پاسخ استعلام ادارات
- پاسخ استعلام تجدید اجاره
- اعلام ضوابط ساخت و ساز
- پروانه ساختمانی
- شروع عملیات ساختمانی
مدیریت منابع شهرداری‌ها به سازمان کمک می کند تا فعالیت‌ها و فرایندهای کاری مختلف خود را در یک سیستم واحد و یکپارچه ادغام کنند. این سامانه برای در برگرفتن طیف وسیعی از نیازهای بخش عمومی و فرایندهای شهرسازی، حسابداری، پشتیبانی و تدارکات، برنامه‌ریزی، حقوق و دستمزد، منابع انسانی، قراردادها، حراست، روابط عمومی و موارد دیگر طراحی شده است. مزیت بزرگ استفاده از سامانه مدیریت منابع شهرداری‌ها این است که داده‌های مربوط به همه این توابع در یک سیستم تجمیع و به شما بینش‌هایی در مورد تمام بخش‌های مختلف ارائه میدهد و داده‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کند. به اینصورت که اگر در یک شهرداری طی سالیان مختلف از شرکت‌های مختلف نرم‌افزاری در حوزه‌های شهرسازی و مالی نرم‌افزار تهیه شده است، این سامانه با طراحی و بازطراحی فرایندها پل ارتباطی بین تمامی واحدها خواهد بود و به واسطه یک دشبورد اطلاعاتی درکی عمیق به مدیران شهری خواهد داد تا در تصمیم‌گیری خصوصا تهیه و تنظیم بودجه عملکرد دقیقی داشته باشند.
برخی از شهرداری ها که از اتوماسیون اداری و فرایند ساز پیوند استفاده می کنند
چرا شهرداری ها باید از اتوماسیون اداری و فرایند ساز استفاده کنند؟
استفاده از اتوماسیون اداری باعث حذف اسناد کاغذی و دسترسی راحت تر کارمندان به اسناد می شود. به علاوه ارباب رجوع می تواند با دریافت QR راحت تر مراحل نامه های خود را پیکیری کند.
چه فرایندهای در شهرداری ها را می توان با BPMS پیاده سازی کرد ؟
برخی از فرایند های پیاده سازی شده در شهرداری ها با اتوماسیون اداری و فرایند ساز پیوند شامل :
- پرسنلی
- مدیریت ماموریت ها
- مدیریت مرخصی
- مدیریت تدارکات
- استخدام و ……