هنوز هم بسیاری از مشاغل از فرآیند و اتوماسیون گردش کار برخوردار نیستند در صورتی که اینها جنبه های حیاتی برای رضایت مشتری و درآمد رو به رشد هستند. اگر می‌خواهید فهرست رو به رشدی از مشتریان خوشحال داشته باشید، باید تمرکز خود را روی تعالی فرآیند شروع کنید. اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار یک راه ساده و موثر برای شروع در این مسیر است.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) چیست؟
اتوماسیون فرآیند کسب و کار به استفاده از فناوری برای اجرای وظایف یا فرآیندهای تکرارشونده در یک سازمان برای به حداقل رساندن هزینه ها، افزایش کارایی و ساده سازی فرآیندها اشاره دارد.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار را نباید با مدیریت فرآیند کسب و کار اشتباه گرفت، که یک رشته بزرگتر است که شامل مدیریت فرآیندهای پیچیده در سطح سازمان با استفاده از متدولوژی های مختلف است.
تفاوت مدیریت فرآیند کسب و کار با اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) و مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) اصطلاحات مکمل یکدیگر هستند، اما معانی متفاوتی دارند.
اتوماسیون فرآیند کسب و کار، یک فرآیند دیجیتالی است که به سازمانی اطلاق می شود که از سیستم های فناوری برای جایگزینی تلاش های دستی استفاده می کند. مدیریت فرآیند کسب و کار، استراتژی مورد استفاده برای مدیریت فرآیندهای دستی و خودکار است. بنابراین، هر جنبه ای از BPA نوعی BPM است، اما همه BPM شامل BPA نمی شود.
هر دو رویکرد برای بهبود تصمیم گیری تجاری، به ویژه برای کسانی که در صنایع غذایی، تولید و مراقبت های بهداشتی هستند، ضروری هستند. فرآیندهای کسب و کار مدیریت خودکار با جایگزینی فرآیندهای دستی تکراری با سیستم‌های فناوری سریع‌تر، کارایی و بهره‌وری را بهبود می‌بخشند.
فرآیند کسب و کار BPM با بهبود کارایی هر فعالیت دستی/خودکار به ساده‌سازی گردش کار مدیریت کمک می‌کند. شرکت ها از یک یا هر دو مفهوم برای ایجاد درآمد بیشتر، مشخص کردن و به حداقل رساندن ناکارآمدی ها و رشد پایگاه مشتریان خود استفاده می کنند.
بیشتر بخوانید: مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟
نمونه های اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
برای درک بهتر اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، در اینجا چند مورد استفاده وجود دارد.
1. استخدام کارکنان
اگرچه ممکن است استخدام کارمندان یک فرآیند بی سر و صدا به نظر برسد، اما شامل وظایف متعددی است. پر کردن فرم‌های اطلاعات کارکنان، تشکیل جلسات معارفه، تشکیل جلسات آموزشی، راه‌اندازی حساب‌های بانکی، جمع‌آوری اسناد مربوطه و تعیین مربیان تنها تعدادی از فعالیت‌های مربوطه است.
2. سفارشات خرید
درخواست های سفارش خرید در اکثر سازمان ها فرآیندهای تکرار شونده ای هستند. تیم درخواست کننده فرمی را پر کرده و برای تیم خریدار ارسال می کند. سپس مرجع تصویب کننده درخواست را بررسی می کند و در صورت ناکافی بودن اطلاعات یا وجود محدودیت های بودجه ای، درخواست را رد می کند. سپس به تیم درخواست کننده بازگردانده می شود. در صورت تایید، سفارش خرید ایجاد می شود و نسخه هایی برای تامین کننده و همچنین تیم موجودی ارسال می شود.
چرا باید فرآیندهای کسب و کار را خودکار کنید؟
در اینجا چند دلیل قانع کننده برای خودکار کردن فرآیندهای کسب و کار شما آورده شده است.
پله ای برای تحول دیجیتال
تحول دیجیتال می تواند برای سازمان هایی که در آن مسیر نیستند، یک هدف بزرگ به نظر برسد. اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار می تواند گامی برای پذیرش فرهنگ تحول مستمر باشد. شما می توانید با چند فرآیند شروع کنید که به وضوح نیاز به اصلاح دارند و به تدریج راه خود را ادامه دهید.
دریافت وضوح بیشتر
اتوماسیون نیاز به مقدار مشخصی از وضوح در مورد فرآیند درست در مرحله طراحی دارد. اگر وظایف درگیر و افراد مسئول اجرای فرآیند را نمی‌شناسید، نمی‌توانید گردش کار را به طور موثر طراحی و خودکار کنید.
علاوه بر این، نقشه برداری فرآیند می تواند وضوح را برای همه کارکنان فراهم کند و همچنین به عنوان یک منبع آموزشی عمل کند. بینش‌هایی که از تجزیه و تحلیل یک فرآیند خودکار به دست می‌آورید، می‌تواند به وضوح شکاف بین فرآیند شما را همانطور که هست و آنطور که در حالت ایده‌آل باید باشد به شما نشان دهد.
ساده سازی فرایندها
یکی از نتایج عالی یک سیستم اتوماسیون فرآیند، فرآیندهای ساده است . مسئولیت‌پذیری واضح، اعلان‌های قابل تنظیم، بینش‌های ارزشمند، و زمان‌های برگشت سریع‌تر حذف فعالیت‌های بیهوده و تمرکز بر بهبود وظایفی که ارزش افزوده را دارند آسان‌تر می‌کند.
استاندارد کردن عملیات
وقتی فرآیند کسب و کار را خودکار می کنید، می توانید هر بار انتظار یک استاندارد ثابت از نتایج را داشته باشید. استانداردسازی، به جایگاه سازمان شما به عنوان قابل اعتماد کمک می کند، که به نوبه خود می تواند به افزایش پایگاه مشتری شما کمک کند.
افزایش رضایت مشتری
رضایت مشتری یک تمایز کلیدی در هر صنعتی است. تمرکز بر فرآیند و تعالی عملیاتی به شما کمک می کند تا به راحتی از انتظارات مشتری فراتر بروید. هنگامی که به طور مداوم استانداردهای وعده داده شده را رعایت می کنید، مشتریان تمایل بیشتری به شرکت شما دارند.
بیشتر بخوانید: چرا شرکت ها به مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارد ؟
چه فرآیندهای تجاری را باید خودکار کنید؟
اتوماسیون فرآیند کسب و کار به تعداد کمی از عملکردها محدود نمی شود. برخی از عواملی که می توانند نیاز به اتوماسیون را نشان دهند عبارتند از
- حجم بالای وظایف
- افراد متعددی برای اجرای وظایف مورد نیاز هستند
- نیاز به انطباق و مسیرهای حسابرسی
- تأثیر قابل توجهی بر سایر فرآیندها و سیستم ها
اگر یک فعالیت تمام معیارهای ذکر شده در بالا را برآورده می کند، به احتمال زیاد باید فرآیند کسب و کار خود را خودکار کنید.
مزایای استفاده از ابزارهای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
هنگامی که فرآیندهای کسب و کار خود را خودکار کردید، می توانید مزایای آن را مشاهده کنید.
افزایش بهره وری
ابزارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار تحت وب داده های شما را در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره می کنند. این به شما کمک می کند هر زمان که به داده ها نیاز داشتید از هر مکان یا دستگاهی به آن دسترسی داشته باشید.
فرآیندهای کسب و کار شما بسیار شفاف تر خواهد شد
شما می توانید فرآیندها را در حین اجرا ردیابی و نظارت کنید که می تواند پاسخگویی و دید را بهبود بخشد.
توانایی نظارت بر فرآیندها
در حال حرکت نیز به شما کمک می‌کند تا مراقب خطاها باشید و در صورت وقوع آنها را برطرف کنید. گزارش های عملکرد شما را با بینش مسلح می کند تا بتوانید اقدامات پیشگیرانه در برابر خطاهای تکراری انجام دهید.
توانایی نظارت بر فرآیندها
در حال حرکت نیز به شما کمک می‌کند تا مراقب خطاها باشید و در صورت وقوع آنها را برطرف کنید. گزارش های عملکرد شما را با بینش مسلح می کند تا بتوانید اقدامات پیشگیرانه در برابر خطاهای تکراری انجام دهید.
در بلند مدت به دلیل خطای کمتر، زمان‌های برگشت سریع‌تر و کاهش هزینه‌ها را مشاهده خواهید کرد. یک سیستم اتوماسیون فرآیند کسب و کار در نهایت کارایی کسب و کار رو به رشد را ممکن می کند. از آنجایی که مبتنی بر مفهوم بهبود مستمر فرآیند است، سطوح کارایی در پاسخ به افزایش ادامه خواهد یافت.
نتیجه گیری
برای همراه شدن با انتظارات مشتری ، کسب‌وکارها باید محصولات ویا خدمات خود را به روز کنند. اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار می تواند به شما در ارائه راه حل های نوآورانه و مرتبط به مشتریان کمک کند.
هنگامی که فرآیندهای کسب و کار خود را خودکار می کنید، راه حلی را انتخاب کنید که تجربه اتوماسیون را بهبود بخشد. انتخاب یک راه‌حل BPM تحت وب برای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار نه تنها فرآیند را ساده می‌کند، بلکه سرمایه‌گذاری را نیز فراهم می‌کند.