جستجو و دسترسی سریع به اسناد و مدارک در اتوماسیون اداری یکی از نقاط قوت به حساب میاد.با بررسی سیستم های اتوماسیون اداری در بازار متوجه می شوید که همه آن ها قابلیت جستجو در اتوماسیون اداری را دارند اما سرعت و دقت زیاد در جستجو برای ارائه نتایج دقیق به کاربران بسیار مهم است .
در ادامه این مقاله روش های مختلفی که اتوماسیون اداری پیوند برای جستجو فراهم کره است را بررسی می کنیم .
انواع روش های جستوجو در اتوماسیون اداری
با توجه به حجم عظیم اطلاعات در سازمان ها، دسترسی به اسناد و مدارک و جستجوی سریع آنها یکی از اولویت های اصلی داشتن اتوماسیون اداری می باشد. در اتوماسیون اداری پیوند جستجوی نامه در دو سطح زیر انجام می پذیرد :
جستجوی ساده
جستجوی ساده اسناد براساس آیتم های زیر قابل انجام می باشد
- شماره نامه (داخلی / صادره/ سند)
- شماره اصلی نامه وارده
- موضوع
- چکیده
- ارجاع دهنده (با سه جایگاه کاربر/ سمت / کاربر-سمت)
- وضعیت (پیوست / خوانده شده یا ناخوانده/ پنهان سازی)
- جستجو در متن
- گیرنده ارجاع (با سه جایگاه کاربر/ سمت/ کاربر-سمت)
بیشتر بخوانید: راهنمای کامل اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA)
جستجوی پیشرفته
جستجوی پیشرفته اسناد براساس آیتم های زیر قابل انجام می باشد
- جستجو در یادداشت های شخصی
- جستجو در اقدامات
- بازه زمانی ارجاع
- امضا کننده نهایی
- فرستنده نامه وارده
- شرح ارجاع
- بایگانی
- مهلت پاسخگویی
- طرح فوریت
- وضعیت پیگیری نامه
- طبقه بندی محرمانگی نامه
- طرف مکاتبه
اقلام سیستمی در جستجو
یکی از قابلیت های جستجو در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پیوند، مشخص نمودن مکان جستجو می باشد. کاربر می توان مشخص کند جستجوی مورد نیاز در کدام بخش از سیستم انجام گیرد. در زیر بخشی های قابل جستجو را مشاهده می نمایید:
- جستجو در کاتابل
- جستجو در نامه های دست دست اقدام
- جستجو در نامه های ارسالی
- جستجو در نامه های پیش نویس
- جستجو در نامه های ایجاد شده
- جستجو در نامه های حذف شده
- جستجو در ایمیل
جستجو در دبیرخانه
جستجو در دبیرخانه ضمن امکان جستجو بر اساس کلیه آیتم های فوق، امکان جستجو و دریافت خروجی بر اساس آیتم های زیر را دارا می باشد:
- شناسه نامه
- کد رهگیری نامه
- شماره کلاسه
- دبیرخانه ارسال کننده
- دبیرخانه دریافت کننده
- وضعیت عطف/ پیرو
- شرح بایگانی
- شرح ارجاع
جستجو در اسناد
امکان جستجو در اسناد ثبت شده در آرشیو اسناد نیز بر اساس آیتم های زیر قابل انجام است :
- نوع سند
- نام سند
- شماره سند
- شرح سند
- ایجاد کننده
- تاریخ ایجاد در بازه زمانی مشخص
- تایید کنندگان
پیجو
پیجو یک موتور جستجو سریع و دقیق در پیوست نامه ها است. آنچه تا کنون در مورد جستجو مطرح کرده ایم امکان جستجو در بدنه نامه را بر اساس آیتم های مشخص فراهم می آورد با پی جو به شما امکان جستجو در انواع پیوست های نامه را می دهیم .
از آنجا که عمدتا بدنه نامه تنها بخش محدود و کوچکی از اطلاعات در حال تبادل در سازمان را شامل می شود، و بخش قابل توجه ای از مکاتبات و مراودات اداری در قالب پیوست بدنه اصلی بین کاربران جریان دارد، با امکان جستجو در پیوست ها سهولت دسترسی به اطلاعات و تسریع دستیابی به آن ها که از اهداف یک نرم افزار اتوماسیون اداری است، محقق می شود.
بیشتر بخوانید: اجزای اتوماسیون اداری و معرفی آن
جستوجو در اتوماسیون اداری چه اهمیتی دارد ؟
امکان جستوجو در اتوماسیون اداری یکی از نیاز های اصلی هر سازمان و کسب و کاری به حساب میاد. استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری قدرتمند برای جستجو در سامانهمزایایی دارد که شامل :
- صرفه جویی در زمان
- افزایش بهره وری و کارایی در سازمان
- کاهش خطا
- و….
همانطور که می دانید جستجو در اتوماسیون اداری از اهمیت بالایی برخوردار است , با یافتن سریع اسناد و مدارک مدیران قدرت تصمیم گیری بیشتری دارند و فرایند های سازمان بهینه تر می شود.