چابکی سازمانی به یک اولویت استراتژیک برای سازمان ها در هر بخش، به ویژه در چند سال گذشته تبدیل شده است.توانایی اجرای آسان و مؤثر تغییرات سازمانی، به عبارت دیگر، به یک کارکرد تجاری ضروری تبدیل شده است. با این حال، برای ایجاد این چابکی، پرورش ذهنیت های جدید، طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار و ایجاد یک محل کار جدید ضروری است.
در زیر، یاد می‌گیریم که چرا چابکی در این زمان‌های ناپایدار بسیار ضروری است، سپس پنج حوزه کلیدی را که می‌توانند چابکی و تغییر را فعال کنند، پوشش می‌دهیم.
آیا چابکی سازمانی فقط برای شرکت های فناوری مهم است؟
پاسخ منفی است – چابکی برای رشد، صرف نظر از صنعت، ضروری است. چند دلیل برای این وجود دارد:
- کل اقتصاد به سرعت در حال تغییر است
- فناوری دیجیتال به دیجیتالی شدن در هر بخش دامن می زند
- نیروهای دیگر، مانند تقاضای مشتری و فشار رقابتی، تغییر را ضروری می کنند
همچنین ناگفته نماند که کووید-19 یک محیط تجاری ناپایدار ایجاد کرده است و این نوسان یکی دیگر از دلایل ضروری چابکی است. با این حال، معنای دقیق چابکی – بسیار کمتر از چگونگی چابک شدن – برای بسیاری از متخصصان مبهم است.
در قسمت بعد، این تعریف را روشن می کنیم، سپس پنج راه را بررسی می کنیم که کسب و کارها و مؤسسات می توانند چابکی خود را بهبود بخشند.
5 حوزه تجاری که می توانند آمادگی تغییر را فعال کنند
به گفته مک کینزی، چابکی سازمانی به توانایی یک سازمان برای «تجدید خود، سازگاری، تغییر سریع و موفقیت در یک محیط به سرعت در حال تغییر، مبهم و آشفته» اشاره دارد. آنها در ادامه می گویند که چابکی باید دو جزء کلیدی داشته باشد: توانایی حرکت سریع و پایه پایدار. اگرچه این دو ممکن است متقابلاً منحصر به فرد به نظر برسند، اما هر دو برای چابکی ضروری هستند.
1. ساختار سازمانی
یکی از حوزه‌های کلیدی که باید هنگام اجرای یک کسب‌وکار آماده تغییر روی آن تمرکز کرد، ساختار است – یعنی فرآیندها، گردش کار، سلسله مراتب شرکت و حاکمیت.
چابک شدن به استفاده از ساختارها و فرآیندهایی بستگی دارد که پویاتر، انعطاف پذیرتر و چابک تر هستند.
برای مثال:
- فرآیندهای تجاری چابک بر حوزه هایی مانند ورودی کاربر، بازخورد کاربر و طراحی کاربر محور تمرکز می کنند تا انعطاف پذیر و پاسخگو باقی بمانند.
- فرآیندهای کسب‌وکار ناب نیز حول فرآیندهای افزایشی و کاربر محور ساخته شده‌اند که سازگاری و چابکی را بهبود می‌بخشد.
- فرآیندهای کسب‌وکار مبتنی بر داده اغلب بر انعطاف‌پذیری و چابکی تأکید دارند، زیرا آنها به جای فرآیندهای ثابت یا برنامه‌های از پیش تعیین‌شده، حول استفاده از داده‌های دنیای واقعی می‌چرخند.
فرآیندهایی مانند اینها در نهایت می تواند به یک کسب و کار کمک کند تا در محیط تجاری که خود پویا و دائماً در حال تغییر است، پویا بماند.
با این حال، در همان زمان، آنها همچنین ثبات لازم برای پیشبرد برنامه های تجاری را به طور مداوم ارائه می دهند.
با فرایند ساز پیوند، هر فرایندی که در سازمان شما وجود دارد قابل پیاده سازی است.
2. سیستم ها و زیرساخت های فناوری اطلاعات
دیجیتالی شدن چیست؟
امروزه هر کسب و کار حرفه ای باید پاسخ این سوال را بداند.
دیجیتالی شدن و نوآوری مبتنی بر فناوری، اقتصاد مدرن را هدایت می کند و اختلال ناشی از این تغییرات چیزی است که نیاز به چابکی سازمانی را وادار می کند.
بنابراین، چابک ماندن به چندین مؤلفه نیاز دارد:
- سیستم های فناوری اطلاعات مدرن
- پشته های نرم افزاری که به خوبی یکپارچه شده است
- فرآیندهای تجاری که از ابزارهای دیجیتال سازمان استفاده کامل می کند
- استراتژی های تحول دیجیتال پیشگیرانه
پیاده‌سازی سیستم‌های مدرن فناوری اطلاعات قطعاً می‌تواند چابکی و انعطاف‌پذیری سازمان را افزایش دهد، زیرا شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا با اقتصاد پویا، تغییر احساسات مشتری و رویدادهای زمان واقعی همگام شوند.
با این حال، سیستم ها و فرآیندها تنها بخشی از تصویر هستند – چابکی همچنین به توانایی کارمندان در استفاده از ابزارهای دیجیتالی خود بستگی دارد.
3. هوش دیجیتالی
سواد دیجیتال و هوش دیجیتالی برای حفظ نیروی کار مولد و چابک بسیار مهم است.
مفهوم “دیجیتال” از مجموعه مهارت به چیزی اجباری برای تقریباً همه شرکت ها تغییر کرده است.
هنگامی که کارکنان مهارت‌هایی برای اتخاذ سریع و کارآمد ابزارهای جدید داشته باشند، می‌توانند سریع‌تر نوآوری کنند و تطبیق دهند.
در مقابل، کارمندانی که ذهنیت اول دیجیتالی ندارند، زمان سخت تری برای به کارگیری ابزارهای جدید خواهند داشت، مدت زمان بیشتری طول می کشد تا کارآمد شوند و مقاومت بیشتری در برابر تغییر وجود خواهد داشت.
برای کاهش چنین خطراتی، داشتن یک برنامه پذیرش دیجیتالی ساختاریافته مهم است که:
- نصب نرم افزار را ساده می کند
- آموزش کارکنان را ساده می کند
- راه حل های سلف سرویس ارائه می دهد
یک برنامه پذیرش هدف گرا مانند این می تواند به ایجاد خودکفایی و سواد دیجیتال در بین نیروی کار کمک کند. این استقلال، به نوبه خود، به طور قابل توجهی توانایی سازمان ها را برای پذیرش فناوری دیجیتال جدید و انطباق با اقتصاد دیجیتال در حال تغییر، بهبود می بخشد.
4. فرهنگ سازمانی
تغییر فرهنگ سازمانی می تواند به نیروی کار کمک کند تا چابک تر و سازگارتر شود که به نوبه خود، چابکی کلی سازمان را افزایش می دهد.
اگرچه مسلماً چیزی به نام فرهنگ سازمانی “کامل” وجود ندارد، اما ویژگی های خاصی وجود دارد که برای محیط کسب و کار امروز مناسب تر است.
به عنوان مثال، ویژگی هایی مانند این می تواند به نیروی کار کمک کند تا چابک تر و سازگارتر شود:
- طرفدار یادگیری
- یک ذهنیت دیجیتالی و مبتنی بر داده
- خوداتکایی و استقلال
- نوآوری و خلاقیت
- پذیرش نسبت به تغییر و ایده های جدید
با القای این نوع ارزش ها در ماموریت و استراتژی یک شرکت، رهبران کسب و کار می توانند فرهنگی انعطاف پذیر، چابک و آماده تغییر ایجاد کنند.
5. مدیریت تغییر سازمانی
تعریف مدیریت تغییر به عملکرد کلی مدیریت یک تغییر سازمانی اشاره دارد.
این فرآیند شامل فرآیندهایی مانند حذف موانع تغییر، ایجاد استراتژی ارتباطی مدیریت تغییر، هماهنگی تیم‌های تغییر و مدیریت پروژه‌های تغییر است.
از سوی دیگر، مدیریت تغییر سازمانی به ظرفیت یک سازمان برای تغییر اشاره دارد.
به گفته کارشناسان مشاور مدیریت تغییر ، سازمانی که می خواهد ظرفیت خود را برای تغییر ایجاد کند، باید بر اساس چند اصل ساخته شود.
این شامل:
- نهادینه کردن شایستگی ها و شیوه های مدیریت تغییر در هر سطحی از سازمان
- اطمینان از اینکه مدیریت تغییر رویه عملیاتی استاندارد سازمان است
- حفظ مدیریت تغییر به عنوان یک قاعده، نه استثنا
- درونی کردن رهبری تغییر در ذهنیت ها و ارزش های نیروی کار
هنگامی که اهدافی از این قبیل محقق شوند، تغییرات سازمانی روانتر و کارآمدتر انجام می شود – و در نهایت، چابکی سازمانی را بهبود می بخشد.