امروزه، مدیریت و کنترل جلسات مدیران و افراد از اهمیت بالایی برخوردار است. جلسات به صورت درون سازمانی و برون سازمانی نیازمند مدیریت دقیق تر از نظر زمان نیروهای یک سازمان می باشد. همانطور که افرایش بهره وری سازمان نیازمند داشتن سیستم اتوماسیون اداری خوب است، برگزاری جلسات به موقع در یک سازمان، کنترل بهتر زمان، بهبود اشتراک نظرات و سرعت بخشیدن به ثبت و اقدام صورتجلسات نیازمند یک نرم افزار مدیریت جلسات است.
نرم افزار مدیریت جلسات اتوماسیون پیوند، یک سامانه مدیریتی هوشمند است. این نرم افزار با اهمیت دادن به ارزش زمان، در عملکرد هر چه بهتر سازمان ها و ادارات، به منظور انسجام و سازمان دهی بهتر جلسات و پیگیری مصوبات آن طراحی و پیاده سازی شده است.
مدیریت صفر تا صد جلسات، با سامانه مدیریت جلسات پیوند
امکانات نرم افزار مدیریت جلسات اتوماسیون اداری پیوند
دعوت به جلسه
- توانایی ست کردن جلسه توسط مدیریت متمرکز سامانه و یا مدیران موجود در واحدھای سازمانی مختلف
- امکان ثبت جلسه در مکان ھای خود سازمان و بیرون سازمان
- امکان ثبت دستور جلسه
- اعلام موضوعات جلسه توسط دبیر جلسه به مدعوین برای دستور جلسه
- امکان پرینت فرم دستور جلسه
- امکان بارگذاری پیوست در زمان ثبت دستور جلسه
- اضافه کردن لیست مدعوین جلسه
- امکان ثبت جلسه با افراد برون سازمانی امکان اضافه کردن مطلعین جلسه
اطلاع رسانی جلسات
- تولید و ارسال اتوماتیک فرم ھای دعوتنامه برای مدعوین و مطلعین جلسه
- امکان اطلاع رسانی جلسات از طریق پیامک
- امکان لغو جلسه و اطلاع رسانی به اعضا به صورت خودکار
- امکان اطلاع رسانی محدود و انتخابی
- یادآوری به افراد در خصوص زمان و مکان برگزاری جلسات از طریق اطلاع رسانی برنامه ریزی شده
مرکز جلسات
- نمایش لیست جلسات ثبت شده برای هر فرد
- امکان فیلتر لیست جلسات بر اساس زمان و موضوع
- امکان دسته بندی جلسات و فیلتر کردن جلسات بر اساس دسته بندی
- توانایی برقراری ارتباط میان جلسات و رویدادھای اصلی سازمان یا پروژه های موجود، فعالیتھا، ریسک ها و مشکلات
فرم صورت جلسه
- امکان تخصیص وظایف محول شده در جلسات بصورت یک وظیفه در لیست وظایف
- امکان تنظیم هشدار اطلاع رسانی تغییرات وظایف جلسات توسط پیامک به افراد توسط کاربر
- امکان پرینت صورت جلسه برای امضا
- تولید و ارجاع صورتجلسه به صورت اتوماتیک در صورت نهایی شدن جلسه
- ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری
- ارسال مصوبات برای مجریان تعیین شده هر فعالیت
- ارسال اقدامات به اقدام کنندگان تعیین شده به صورت اتوماتیک
- مشخص کردن لیست حاضرین و غایبین جلسه
- ثبت کلیه موارد مندرج در صورتجلسه شامل وظایف ارجاع شده به افراد و واحدھا، گزارشات، پیشنهادات و مصوبات
- پیگیری موارد مندرج در جلسات قبل
- ایجاد صورتجلسه و اخذ تاییدیه از افراد حاضر در جلسه
- امکان تعریف چندین اقدام کننده برای هر مصوبه
گزارشات جلسات
- امکان نمایش گزارش عملکرد افراد دپارتمان و هر جلسه
- گزارش درصد پیشرفت وظایف
- درصد وظایف با تاخیر
- دسته بندی وضعیت وظایف
- مقایسه جلسات
- ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای مصوبات
- ارائه گزارشات به صورت لیستی در خصوص عملکرد افراد و واحدهای مختلف نسبت به موارد ارجاع شده به آن ها.
- امکان ثبت و گزارش دهی آخرین وضعیت تاییدیه ها برای هر جلسه به صورت تحت وب
- امکان رویت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده
- امکان دریافت گزارش از وضعیت پیشرفت مصوبات
چرا مدیریت جلسات پیوند ؟
نرم افزار مدیریت جلسات تحت وب پیوند با بررسی نیاز های مختلف سازمان برای کنترل و مدیریت جلسات ابزاری در جهت بالابردن نظم و افزایش بهره‌وری سازمان طراحی شده است . این نرم افزار از زمان دعوت افراد به جلسه تا کنترل تصمیمات و نتایج جلسه و ارائه گزارشات ، با تسهیل برگزاری جلسات در سازمان ها، به عنوان یک ابزار کمکی برای مدیران جلسه، مدعوین جلسه و سایر افراد استفاده می شود. سامانه مدیریت جلسات پیوند به صورت آنلاین در اختیار کاربران قرار می گیرد .
مزیت های سامانه مدیریت جلسات و پیکیری مصوبات پیوند
- تشکیل کمیته
- درخواست جلسه
- درخواست دستور جلسه
- شرح وظایف
- مشخصات اعضای جلسه
نرم افزار مدیریت جلسات به افراد و تیم ها کمک می کند تا جلسات خود را برنامه ریزی، سازماندهی و اجرا کنند و همچنین نتایج را ثبت کنند همچنین به کارمندان در برنامه ریزی جلسات، ارسال دعوت نامه، ایجاد دستور کار، یادداشت برداری و غیره کمک کند.
سامانه مدیریت جلسات مزایای زیادی در اختیار سازمان ها قرار می دهد از جمله :
- صرفه جویی در زمان
- افزایش بازدهی سازمان
- ثبت مصوبات جلسه
- پیکیری در اجرای مصوبات ثبت شده
با سلام لطف میکنید بگید در صورت کنسل شدن جلسه اطلاع رسانی به چه صورت انجام میشه؟باتشکر
سلام، در صورت کنسل شدن جلسه می توان متن اطلاعیه را از طریق پنل پیامک برای اعضای جلسه ارسال کرد. البته در صورتی که شماره تماس این دوستان در فرم جلسه ثبت و فرم تکمیل شده باشد.
سلام جهت ثبت اقدامات چه کسی باید این موارد و ثبت کند و تائید متن صورتجلسه در مرحله اول با چه شخصی هست
سلام، گردش فرآیند در سازمان بر اساس بروکراسی مشتری قابل سفارشی شدن هست. متن صورتجلسه را، معمولا منشی جلسه تهیه میکند و افراد حاضر در جلسه در صورت تایید میتوانند امضا و اگر موردی جا افتاده اعلام نظر نمایند.
سلام وقت بخیر ممنون از پاسخگویی
صورتجلسه در مرحله اول که توسط منشی تکمیل میشود و برای بازنگری به مدیران حاضر در جلسه ارجاع داده می شود تا در صورت نیاز به اصلاح در متن و مصوبات تغییرات را اعمال کنن
آیا این چرخه به صورت پیش نمایش هست یا اینکه به صورت متن صورتجلسه اصلی ارسال و پس از هر گونه تغییرات قبل از تائید رفت و برگشت می شود اصلاح می شود و تغییرات مجددا اعمال و مجددا امضاء یا تائید می شود
سلام، هر دو حالت قابل اجرا و سفارشی سازی براساس نیاز شما می باشد. برای آشنایی بیشتر با این سامانه و دیدن قابلیت ها و دموی آن لطفا از طریق لینک https://samatoos.ir/demo-request/ اقدام کنید. یا با شماره 05137178 تماس بگیرید.