نرم‌افزار اتوماسیون اداری از جمله نرم‌افزارهایی است که روند کارهای اداری و سازمانی را بهبود می بخشد و با خودکارسازی فرایندها در زمان و هزینه صرفه جویی قابل ملاحظه ای می شود. به همین دلیل بیشتر سازمانها به دنبال بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری هستند تا بتوانند کارایی سازمانشان را به طور قابل ملاحظه ای بالا ببرند. در این میان کسانی هستند که به دلیل نداشتن اطلاعات کافی یا ضعف مالی دنبال استفاده از اتوماسیون اداری رایگان می باشند. اما آیا این نرم افزار ها در مقابل نسخه پولی آن کارایی لازم را دارند؟
برخی از شرکت ها نسخه رایگان اتوماسیون اداری را با امکانات کامل و صورت ابری، در اختیار کاربران قرار می دهد. در این نسخه هیچ هزینه ای نیاز نیست پرداخت شود و امکان تست نرم افزار برای مدت کوتاهی با تعداد کاربر محدود در اختیار کاربر قرار می گیرد و پس از تست کامل و تایید آن با پرداخت هزینه نرم افزار در اختیار کاربر قرار می گیرد.البته که نرم افزار دمو فقط برای تست و آشنایی با قابلیت های نرم افزار است . برای آشنایی با اتوماسیون اداری تحت وب پیوند در ادامه با ما مقاله همراه باشید.
تفاوت های نرم افزار اتوماسیون های اداری رایگان و پولی
- هیچ وقت نباید از اتوماسیون های اداری رایگان توقع صد درصد خدمات را داشت. شاید بتوان نیازهای اولیه را با آنها برطرف نمود اما در صورت بزرگ بودن سازمان و پیچیده شدن فرایندها دیگر کارایی لازم را ندارند.
- ارایه خدمات پس از فروش در نسخه های رایگان وجود ندارد و در صورت بروز مشکل در میانه راه شما مجبور به مهاجرت به نرم افزار دیگری می شوید که این نیازمند صرف زمان و هزینه می باشد.
- به روز رسانی در نرم افزار های اتوماسیون اداری رایگان معمولا یا اتفاق نمی افتد یا خیلی دیر اتفاق می افتد.
- امکان گزارش گیری ها ی مختلف در اتوماسیون های رایگان وجود ندارد
- امکان تعریف چند دبیرخانه مختلف در اتوماسیون اداری رایگان وجود ندارد و این برای سازمانهای بزرگ یک مشکل بزرگ است.
- هیچ نرم افزار اتوماسیون اداری بدون bpms کامل نیست و این یکی دیگر از معایب نرم افزارهای اتوماسیون رایگان است.
ویژگی و قابلیت های نسخه رایگان اتوماسیون اداری پیوند
ویژگی ها و قابلیت هایی که در نسخه رایگان اتوماسیون اداری پیوند در اختیار کاربران قرار می گیرد هیچ تفاوتی با نسخه پولی اتوماسیون اداری پیوند ندارد. تنها تفاوت آن مدت زمان استفاده از سیستم است برای کاربران به مدت یک هفته تعریف می شود . برخی از ویژگی ها و قابلیت های نسخه رایگان اتوماسیون اداری پیوند :
- تحت وب : یکی از قابلیت های مهم اتوماسیون اداری پیوند تحت وب و ابری بودن آن است که کاربران می توانند از ان در هر زمان و مکانی استفاده کنند .
- کاربری ساده : اتوماسیون اداری پیوند به دلیل رابط کاربری ساده ایی که داره می توان خیلی راحت با سیستم کارد کرد
- گزارش گیری : با کمک این قابلیت می توانید از داده ها و فعالیت ها و مکاتبات خود گزارش دریافت کنید
- کارتابل : می توانید ارجاعات نامه و انواع نامه را در این قسمت مشاهده کنید
- مدیریت جلسات : با کمک تب مدیریت جلسات می توانید جلسات سازمان را ثبت و پیکیری کنید .
- نرم افزار BPMS : با استفاده از نرم افزار BPMS در نرم افزار اتوماسیون اداری می توانید انواع فرایند های سازمانی را طراحی و اجرا کنید .
آیا از اتوماسیون اداری رایگان استفاده کنیم؟
با توجه به دلایلی که در بالا ذکر شد در جمع بندی نهایی می توان گفت چون راه اندازی و پشتیبانی یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب و کارآمد، نیازمند صرف زمان زیاد توسط متخصصان این حوزه و به کارگیری طرح های مدیریتی می باشد باید به این نتیجه رسید که صرف هزینه و زمان برای خرید بهترین سیستم اتوماسیون اداری که مطلوب و بهینه باشد مانند سرمایه گذاری در یک پروژه است که بسیار سود آور و اثر بخش خواهد بود و در مدت زمان کوتاهی هزینه های اولیه خود را جبران می کند.
حال اگر مدیریت سازمانتان برای شما مهم است هرگز و تحت هیچ شرایطی به دنبال نرم افزارهای اتوماسیون اداری رایگان نباشید چون پس از گذشت زمانی شما به اهداف خود که سهولت و سرعت بخشیدن به انجام امور دبیرخانه ای ومدیریتی خود است نرسیده و نهایتا دوباره باید زمان و هزینه صرف نموده و یک نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد انتخاب کنید.
نسخه رایگان اتوماسیون اداری شرکت سماتوس به کاربران این امکان را می دهد تا به صورت رایگان و در مدت زمان کوتاهی بتوانند با اتوماسیون اداری کار کنند تا بتوانند تصمیم درستی برای خرید نرم افزار بگیرند. نسخه رایگان اتوماسیون اداری نیازی به نصب بر روی کامپیوتر و یا سرور ندارد و کاربران می توانند بدون محدودیت مکانی با سیستم کار کنند و قابلیت های آن را بررسی کنید .