اگر برای انجام کارهای اداری به سازمان‌های خصوصی یا دولتی مراجعه کرده باشید، محال است که درگیر کاغذبازی‌های طولانی و دردسر ساز نشده باشید. این مشکلات ناشی از سنتی بودن فرآیندهای اداری است و گاها برای یک امضا باید روزها دوندگی کنید.
بهترین راه مقابله با اتلاف وقت و یک‌پارچه سازی فرآیندها، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری است. سازمان‌ها می‌توانند از طریق این نرم افزارها فرآیندهای خود را دیجیتال و مکانیزه کنند تا هم پرسنل بتوانند راحت‌تر کارشان را انجام دهند و هم درخواست‌های مشتریان سریعتر به نتیجه برسد.در ادامه مقاله به کاربرد اتوماسیون اداری در سازمان ها و ادارات دولتی می پردازیم .
دلایل اهمیت اتوماسیون اداری برای سازمان‌های دولتی
همانطور که میدانید، در ادارات دولتی برای انجام کوچک‌ترین کارها، به تایید و امضای کارمندهای مختلفی نیاز دارید. اگر اداره مورد نظر از سیستم‌های اتوماسیون استفاده نکند، همین چند امضای ساده ساعت‌ها و یا روزها شما را درگیر خواهد کرد.
در یک دهه گذشته و با شعار دولت الکترونیک، بسیاری از ادارات از نرم افزارهای اتوماسیون اداری را جایگزین سیستم‌های سنتی کرده‌اند و به این وسیله بسیاری از کارهای اداری چنین سازمان‌هایی نیاز به حضور فیزیکی هم ندارد. افزایش بهره‌وری از مهم‌ترین دلایل استفاده از سیستم‌های اتوماسیون است، ولی تنها دلیل نیست. در ادامه به اصلی‌ترین امتیازهای استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان های دولتی اشاره می‌کنیم:
افزایش سرعت و کارایی
مسلما اولین دلیل اهمیت سیستم‌های اتوماسیون که به ذهن می‌رسد، افزایش کارایی و سرعت است. افزایش کارایی نه تنها به نفع مشتری و جلوگیری از اتلاف وقت او است، بلکه عملکرد و درآمد سازمان را هم به طور قابل توجهی افزایش می‌دهد.
کارمندان اداراتی که از سیستم‌های اتوماسیون استفاده می‌کنند، می‌توانند زمان خود را به جای انجام فیزیکی کارهایی مثل انتقال درخواست‌ها، مدیریت و طبقه‌بندی اسناد، تهیه فرم‌ها و قالب نامه‌ها و…، به کارهای مفیدتری اختصاص دهند که به پیشرفت اهداف سازمان و برآورده کردن نیازهای مشتریان کمک کند.
جلوگیری از گم شدن یا دستکاری اسناد
از آنجایی که حجم نامه‌نگاری در سازمان‌های دولتی بسیار بالاست، مدیریت فیزیکی نامه و اسناد، به مشکل بزرگی تبدیل می شود. در این بین نیز هر نامه معمولا باید به امضای کارمندان مختلف در سازمان برسد، امکان گم شدن این نامه‌ها در این میان نیز وجود دارد. حالا تصور کنید این نامه یا سند از اهمیت حیاتی برای سازمان یا مشتری برخوردار باشد و آسیبی جدی به اعتبار سازمان شما وارد کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری این امکان را به شما می‌دهد که آرشیو کاملی از تمام اسناد خود داشته باشید و احتمال از بین رفتن اسناد را به صفر برسانید. از طرفی از آنجا که دسترسی فیزیکی به نامه وجود ندارد، امکان تغییر در محتوای سند از بین خواهد رفت.
دسترسی آسان به اطلاعات برای کارمندان و مشتریان
شاید به خاطر داشته باشید که کمتر از 10 سال پیش، برای انجام کوچک‌ترین کارهای اداری باید بصورت حضوری به سازمان مورد نظر مراجعه می‌کردید. می‌توانید تصور کنید که این کار برای افراد مسن، معلول و دارای شرایط خاص می‌تواند تا چه حد طاقت فرسا باشد. از طرفی کارمندان هم برای رسیدگی به امور مشتریان باید حتما به صورت حضوری در سازمان حضور می‌داشتند.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری این امکان را برای هر دو طرف فراهم می‌کند تا بتوانند به صورت آنلاین درخواست‌های خود را مطرح کرده و پاسخ دهند. به عنوان مثال یکی از بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری,اتوماسیون اداری تحت پیوند است که تنها با اتصال به اینترنت می‌توانید به راحتی به اتوماسیون اداری وصل شوید و به کارهای مورد نظرتان رسیدگی کنید.
مدیریت قوی‌تر سازمان
در سازمان‌های سنتی، معمولا رؤسا از فعالیت‌های سازمان بی‌خبر هستند و فقط با منشی یا نیرو‌های مستقیم تحت امر خود در ارتباط اند؛ از همین رو بررسی نحوه عملکرد تمام کارکنان کاری طاقت‌فرسا و در برخی موارد انجام نشدنی است. با استفاده از اتوماسیون اداری، مدیران می‌توانند تمامی فرآیندها، گردش کارها و وظایف و مسئولیت‌های هر پروسه و کارمند را به طور مجزا بررسی کنند.
این قابلیت عاملی بازدارنده برای کارکنانی است که ممکن است از زیر بار مسئولیت شانه خالی کنند؛ چرا که ریزترین فعالیت‌هایشان هم قابل پیگیری و اندازه گیری است. مدیران همچنین قادر خواهند بود تا مسئولیت‌های کارکنانی که بار زیادی بر دوش‌شان گذاشته شده و بازده‌شان پایین آمده را بین کارکنانی که کار کمتری انجام می‌دهند تقسیم کنند.
مقابله با فساد اداری و رشوه‌گیری
یکی از بزرگترین مشکلات هر سازمانی فساد اداری است. در سازمان‌های سنتی از آنجا که فرآیندها واضح و در دسترس نیست، امکان سواستفاده کارکنان از موقعیت شغلی و تحمیل هزینه‌های اضافی به مشتریان دور از ذهن نیست. هرچه فرآیندهای اداری شفاف‌تر و تبیین‌شده تر باشند، امکان چنین سواستفاده‌هایی کاهش می‌یابد.
از طرفی امکان نظارت مدیران بر ریزترین فعالیت‌های کارکنان، سدی است که جلوی انجام فعالیت‌های خلاف قانون را خواهد گرفت. در صورتی هم که خلافی صورت بگیرد، آرشیو اسناد سیستم‌های اتوماسیون امکان پیگیری چنین مواردی را به راحتی فراهم می‌کند
این قابلیت عاملی بازدارنده برای کارکنانی است که ممکن است از زیر بار مسئولیت شانه خالی کنند؛ چرا که ریزترین فعالیت‌هایشان هم قابل پیگیری و اندازه گیری است. مدیران همچنین قادر خواهند بود تا مسئولیت‌های کارکنانی که بار زیادی بر دوش‌شان گذاشته شده و بازده‌شان پایین آمده را بین کارکنانی که کار کمتری انجام می‌دهند تقسیم کنند.
مقابله با فساد اداری و رشوه‌گیری
یکی از بزرگترین مشکلات هر سازمانی فساد اداری است. در سازمان‌های سنتی از آنجا که فرآیندها واضح و در دسترس نیست، امکان سواستفاده کارکنان از موقعیت شغلی و تحمیل هزینه‌های اضافی به مشتریان دور از ذهن نیست. هرچه فرآیندهای اداری شفاف‌تر و تبیین‌شده تر باشند، امکان چنین سواستفاده‌هایی کاهش می‌یابد.
از طرفی امکان نظارت مدیران بر ریزترین فعالیت‌های کارکنان، سدی است که جلوی انجام فعالیت‌های خلاف قانون را خواهد گرفت. در صورتی هم که خلافی صورت بگیرد، آرشیو اسناد سیستم‌های اتوماسیون امکان پیگیری چنین مواردی را به راحتی فراهم می‌کند
این قابلیت عاملی بازدارنده برای کارکنانی است که ممکن است از زیر بار مسئولیت شانه خالی کنند؛ چرا که ریزترین فعالیت‌هایشان هم قابل پیگیری و اندازه گیری است. مدیران همچنین قادر خواهند بود تا مسئولیت‌های کارکنانی که بار زیادی بر دوش‌شان گذاشته شده و بازده‌شان پایین آمده را بین کارکنانی که کار کمتری انجام می‌دهند تقسیم کنند.
کاهش چشمگیر هزینه‌ها
سیستم‌های اتوماسیون اداری، با دیجیتالی کردن فرآیندها، به شکل قابل توجهی هزینه‌ها را کاهش می‌دهند. این کاهش هزینه‌ها شامل:
- هزینه‌های لوازم تحریر و کاغذ
- پرینتر، اسکنر و دستگاه‌های جانبی
- اتاق بایگانی و اختصاص فضای فیزیکی برای اسناد
- کاهش تعداد نیرو‌های مورد نیاز در فرآیندها
- از بین رفتن هزینه ارسال، دریافت و پست نامه‌ها و اسناد
حفاظت از محیط زیست
مصرف نشدن کاغذ، لوازم تحریر، جوهر و… نه تنها باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود، بلکه به سلامت محیط زیست هم کمک می‌کند. از آنجایی که سازمان‌های دولتی حجم عظیمی نامه‌نگاری دارند، می‌توانید تصور کنید که دیجیتال کردن فرآیندهای تمام سازمان‌ها می‌تواند به چه میزان به سلامت شهر، کشور و جهان‌مان کمک کند.
کاربرد اتوماسیون اداری در بخش‌های مختلف سازمان های دولتی
در ادامه فواید یک سیستم اتوماسیون اداری حرفه‌ای را برای هریک از بخش‌های سازمان دولتی را بررسی کرده ایم.
دبیرخانه و بایگانی
تقریبا تمام مکاتبات سازمان‌ها از طریق دبیرخانه صورت می‌پذیرد. یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، باید تمام کارهای مورد نیاز دبیرخانه اعم از ثبت نامه‌ها، دفتر اندیکاتور، دفتر اندکس، بایگانی، گردش کار و پیگیری را در خود جای داده باشد.
حجم بالای نامه‌ها و اسناد، امکان گم شدن و یا از بین رفتن مدارک را افزایش می‌دهد. آرشیو دیجیتالی این خطر بالقوه را از بین خواهد برد. امکان فوق‌العاده دیگری که در عین سادگی، باعث ساعت‌ها صرفه جویی در زمان است، امکان جستجو و بازیابی اسناد به بصورت الکترونیکی و بر اساس مشخصات نامه از قبیل موضوع، فرستنده، تاریخ و… است.
منابع انسانی (HR)
سازمان‌های دولتی که کارمندان زیادی دارند، مشغله‌های فراوانی را نیز برای منابع انسانی به وجود می‌آورند. بخشی از این مسئولیت‌ها بررسی و تکمیل پرونده‌های کارکنان، ایجاد پرونده کارکنان جدید، ارزیابی عملکرد کارکنان و تهیه گزارش بر اساس این عملکردها است. سیستم‌های اتوماسیون اداری هم سرعت این فرآیندها را افزایش می‌دهند و هم امکاناتی را به صورت پیشفرض در خود جای داده‌‌اند تا بتوان تمام این فرآیندها را بصورت دیجیتال و در سریع‌ترین زمان ممکن انجام دهند.
واحد مالی
واحد مالی جزو واحدهایی است که کوچک‌ترین خطای انسانی می‌تواند فاجعه‌بار باشد. از آنجا که نرم افزارهای اتوماسیون اداری تمام اسناد را آرشیو می‌کنند، می‌توان به راحتی از این خطاها مطلع شد و جلوی تکرار آن‌ها را گرفت. از طرفی فرآیند‌هایی مثل خرید اقلام و… که نیاز به تایید واحد مالی دارند، می‌توان مکانیزه کرد و حجم کارهای این واحد را کاهش داد. همچنین وجود قابلیتی مثل امضای دیجیتال، امکان جعل امضا را از بین خواهد برد.
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان های دولتی کدام است؟
همانطور که میدانید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان های دولتی نرم افزاری است که بتواند با ارائه راهکارهای مختلف نیاز های سازمان را برطرف کند.به دلیل این که نرم افزار های زیادی در بازار وجود دارد مدیران قبل از خرید اتوماسیون اداری باید قابلیت ها مختلفی مانند سرعت و زیر سیستم ها و خدمات پشتیبانی و قیمت و آموزش نرم افزار و کاربری راحت آن و ….را بررسی کنند.
پس از بررسی نرم افزارها و نظرات کاربران مختلف در این زمینه،پیشنهاد ما نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند است. این نرم افزار تحت وب است و قابلیت اتصال با هر مرورگری و از هر نقطه‌ای وجود دارد. این نرم افزار هر آنچه که یک سیستم اتوماسیون به آن نیاز دارد و حتی فراتر از آن را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
برخی از امکانات جذاب این نرم‌افزار زیر سیستم BPMS , امکان تعریف سطح دسترسی، کارتابل شخصی، دسته‌بندی نامه‌ها، جست‌و‌جوی پیشرفته، گزارش‌گیری، ایجاد صفحه اخبار و اعلانات، مشاهده ددلاین‌های جواب به هر سند، پشتیبانی از فکس سرور، تعریف الگوی نامه و چاپ و دهها امکان دیگر است.
نتیجه گیری
اگر در سازمان های دولتی به دنبال انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری برای دیجیتالی کردن اسناد و خودکارسازی مکاتبات و …. هستید , بهتر است به قابلیت های اتوماسیون اداری و تجربه پیاده سازی آن در سازمان های دولتی نیز دقت کنی.اتوماسیون اداری پیوند یکی از بهترن نرم افزار های اتوماسیون اداری در ایران است که توانسته با ارائه امکانات مختلف و پشتیبانی قوی سازمان های بزرگی مانند مرکز پژوهش‌های مجلس شورای اسلامی, جهاد کشاورزی , نظام مهندسی ساختمان , شهرداری ها و ده ها سازمان دولتی مختلفی را در توانسته در لیست مشتریان خود داشته باشد.
برای دریافت اطلاعات بیشتر و دموی رایگان اتوماسیون اداری پیوند با کارشناسان ما در تمساس باشد.