تقریباً همه ما تجربه کرده‌ایم که در یک سازمان ساده‌ترین کارها هم ممکن است ساعت‌ها یا حتی روزها طول بکشند. امضا گرفتن برای یک نامه، پیدا کردن فرم درست، یا پیگیری یک درخواست ساده می‌تواند وقت زیادی از کارکنان بگیرد. اینجا دقیقاً همان جایی است که نقش نرم افزار اتوماسیون اداری در افزایش بهره‌وری کارکنان خودش را نشان می‌دهد.
اتوماسیون اداری با دیجیتالی کردن جریان مدارک، فرم‌ها و تاییدیه‌ها، بار سنگین کارهای تکراری و دستی را از دوش کارکنان برمی‌دارد. وقتی فرآیندها به شکل خودکار و استاندارد پیش بروند، کارکنان انرژی خود را صرف کارهای مهم‌تر می‌کنند و بهره‌وری سازمان به شکل قابل‌توجهی بالا می‌رود.
در این مقاله از سماتوس مرحله‌به‌مرحله بررسی می‌کنیم که چگونه اتوماسیون اداری می‌تواند زمان پاسخ‌گویی را کاهش دهد، همکاری بین واحدها را روان‌تر کند، جلوی دوباره‌کاری‌ها را بگیرد و در نهایت با ابزارهای تحلیلی مدیریتی تصویر روشنی از شاخص‌های بهره‌وری ارائه دهد.
خودکارسازی تاییدیه‌ها و جریان دیجیتال مدارک
یکی از منابع اصلی اتلاف وقت در سازمان‌ها، گردش دستی مدارک و تاییدیه‌هاست؛ کارکنان برای انجام کارهای ساده‌ای مثل ثبت مرخصی یا تأیید یک درخواست خرید، ناچارند فرم‌ها را چاپ کنند، به واحدهای مختلفی ببرند و روزها منتظر بمانند تا همه امضاها جمع شود. این روند نه‌تنها کند است بلکه احتمال گم شدن مدارک یا تکرار مراحل هم در آن زیاد است. بنابراین اولین نقش نرم‌افزار اتوماسیون اداری در افزایش بهره‌وری کارکنان خودکارسازی تاییدیه‌ها و جریان دیجیتال مدارک است.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری این مسیر را به یک جریان دیجیتال و خودکار تبدیل می‌کند. فرم‌ها تنها یک بار در سیستم ثبت می‌شوند و تاییدیه‌ها به‌طور خودکار به مدیران یا واحدهای مربوطه ارجاع داده می‌شوند. اگر تأخیری رخ دهد، سیستم با اعلان و یادآوری از معطل ماندن فرآیند جلوگیری می‌کند. به همین دلیل، شاخص «زمان متوسط تکمیل فرآیند» (Average Process Completion Time) بعد از پیاده‌سازی کاهش محسوسی پیدا می‌کند.
مثلا پیش از اتوماسیون، تکمیل یک فرآیند مرخصی ساده در یک سازمان خدماتی به‌طور متوسط سه روز زمان می‌برد؛ اما همان فرآیند پس از خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند در کمتر از یک روز نهایی می‌شود. این تغییر و افزایش بهره‌وری کارکنان با نرم‌افزار اتوماسیون اداری به معنای صرفه‌جویی در زمان کارکنان و تمرکز بیشتر آن‌ها بر کارهای ارزش‌آفرین است.
یکپارچه‌سازی ارتباطات بین واحدها با اتوماسیون اداری
ناهماهنگی بین واحدها، از جمله موانع اصلی کاهش بهره‌وری در سازمان‌ها است. وقتی تیم‌ها برای پیشبرد یک کار مجبور باشند مدام با ایمیل، تلفن یا جلسات پی‌درپی وضعیت را پیگیری کنند، نه‌تنها زمان زیادی هدر می‌رود بلکه احتمال بروز خطا و دوباره‌کاری هم بالا می‌رود.
اتوماسیون اداری با ایجاد جریان‌های خودکار بین واحدها و در نتیجه کاهش دوباره‌کاری‌ها این مشکل را حل می‌کند. برای نمونه در یک شرکت بیمه هر درخواست یا مدرک، به‌طور هوشمندانه به واحد مربوطه هدایت می‌شود و افراد درگیر به‌صورت خودکار اعلان‌ها و یادآوری‌ها را دریافت می‌کنند. به این ترتیب و با افزایش بهره‌وری کارکنان با نرم‌افزار اتوماسیون اداری دیگر نیازی به پیگیری دستی یا جست‌وجوی مداوم برای پیدا کردن وضعیت یک کار وجود ندارد.
کاهش تداخل اطلاعات با استفاده از فرم‌ساز هوشمند
ورود اطلاعات ناقص یا تکراری، از مهم‌ترین منابع اتلاف وقت در سازمان‌ها است. هر بار که کارکنان مجبور باشند فرم‌های دستی یا کاغذی را پر کنند، احتمال خطا بالا می‌رود و اصلاح آن‌ها زمان زیادی می‌گیرد.
با فرم‌ساز هوشمند این مشکل از بین می‌رود. فرم‌ها به‌صورت دیجیتال طراحی می‌شوند و می‌توانند شامل اعتبارسنجی داده‌ها، فیلدهای پویا و محدودیت ورود اطلاعات باشند. این یعنی سیستم از همان ابتدا جلوی خطا را می‌گیرد.
برای درک بهتر اینکه افزایش بهره‌وری کارکنان با نرم‌افزار اتوماسیون اداری و فرم‌ساز هوشمند چگونه اتفاق می‌افتد، تصور کنید کارمندی قصد ثبت درخواست مرخصی دارد. اگر تاریخ پایان مرخصی زودتر از تاریخ شروع انتخاب شود، سیستم بلافاصله خطا را نمایش می‌دهد و اجازه ثبت نهایی نمی‌دهد. به همین شکل، وقتی یک شماره پرسنلی دوبار وارد شود، سیستم هشدار می‌دهد. این کنترل‌های همزمان جلوی اصلاحیه‌های وقت‌گیر را می‌گیرند و فرآیندها روان‌تر پیش می‌روند.
خودکارسازی گردش درخواست‌ها برای تسریع پاسخ‌گویی داخلی
در هر سازمانی، درخواست‌های داخلی مثل تعمیر تجهیزات، سفارش اقلام اداری یا پشتیبانی فناوری اطلاعات، جزو نیازهای روزمره کارکنان هستند. اگر این درخواست‌ها به‌صورت دستی مدیریت شوند، معمولاً بخشی از آن‌ها در صف می‌مانند یا بین واحدها سرگردان می‌شوند و این مسئله هم زمان پاسخ‌گویی را طولانی می‌کند و هم انگیزه کارکنان را کاهش می‌دهد.
مدیریت اتوماتیک گردش درخواست‌های داخلی این مشکل را برطرف می‌کند چرا که به طور محسوسی باعث افزایش بهره‌وری کارکنان با نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌شود؛ به این صورت که سیستم به‌طور خودکار هر درخواست را بر اساس نوع یا سطح اولویت دسته‌بندی کرده و آن را مستقیماً به فرد یا واحد مسئول ارجاع می‌دهد. همزمان، اعلان‌ها و یادآوری‌ها ارسال می‌شوند تا هیچ درخواستی از مسیر خارج نشود.
ابزارها و گزارش‌های مدیریتی برای تحلیل کارکرد کارکنان
یکی از چالش‌های رایج مدیران این است که دید دقیقی از عملکرد واقعی کارکنان ندارند. وقتی گزارش‌ها دستی و پراکنده تهیه شوند، تصمیم‌گیری بیشتر بر پایه حدس و تجربه است تا داده‌های واقعی. نتیجه این می‌شود که نقاط ضعف فرآیندها دیر شناسایی می‌شوند و بهره‌وری کاهش پیدا می‌کند.
بنابراین این ابزارها از جمله مهم‌ترین دلایل استقبال شرکت‌ها از اتوماسیون اداری است؛ چرا که مدیر در هر لحظه می‌تواند ببیند که میانگین زمان رسیدگی به درخواست‌ها (Average Handling Time per Employee) چقدر است، بار کاری چگونه بین کارکنان تقسیم شده (Workload Distribution) و کدام مرحله از فرآیند بیشترین تأخیر را ایجاد می‌کند (Bottleneck Identification).
برای مثال، تصور کنید مدیری در یک سازمان خدماتی وارد داشبورد شود و بلافاصله ببیند که بخش منابع انسانی سه برابر بیش از سایر واحدها درخواست در صف دارد. او می‌تواند در همان لحظه تصمیم بگیرد نیروهای بیشتری اختصاص دهد یا به منظور بهینه‌سازی فرآیندهای داخلی، آن بخش را بازطراحی کند.
جمع‌بندی
در این مقاله بررسی کردیم که نقش نرم افزار اتوماسیون اداری در افزایش بهره‌وری کارکنان چیست و چگونه می‌تواند سازمان‌ها را از اتلاف وقت و انرژی در فرآیندهای سنتی نجات دهد. در ابتدا دیدیم که خودکارسازی گردش مدارک و تاییدیه‌ها زمان تکمیل فرآیندها را به شکل محسوسی کاهش می‌دهد. سپس توضیح دادیم چگونه هماهنگی بین واحدها با کمک اعلان‌ها و پیگیری‌های خودکار روان‌تر می‌شود.
در ادامه، به اهمیت فرم‌سازهای هوشمند اشاره کردیم که جلوی ورود اطلاعات ناقص را می‌گیرند. همچنین مدیریت اتوماتیک درخواست‌های داخلی را بررسی کردیم که با اولویت‌بندی و تخصیص درست، سرعت پاسخ‌گویی را بهبود می‌بخشد. در نهایت، به نقش داشبوردهای مدیریتی پرداختیم که با شاخص‌ها و تحلیل‌های دقیق به مدیران کمک می‌کند نقاط ضعف را شناسایی و تصمیم‌های بهتری برای ارتقای عملکرد کارکنان بگیرند.
به‌طور کلی، اتوماسیون اداری تنها یک ابزار فناوری نیست؛ بلکه راهکاری استراتژیک برای آزادسازی ظرفیت کارکنان و تمرکز آن‌ها بر فعالیت‌های ارزش‌آفرین است. هر سازمانی که به دنبال افزایش بهره‌وری کارکنان و کاهش هزینه‌های ناشی از خطا و بروکراسی است، باید استفاده از این سیستم‌ها را برای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) در اولویت قرار دهد.
برای کسب اطلاعات بیشتر و درخواست دموی رایگان نرم‌افزار اتوماسیون اداری «پیوند» با سماتوس تماس بگیرید.
سوالات متداول
این سیستم‌ها با حذف کارهای تکراری، استانداردسازی فرآیندها و ایجاد گردش‌کار خودکار باعث می‌شوند کارکنان زمان بیشتری برای وظایف اصلی و مهم داشته باشند.
فرم‌ساز دیجیتال با جلوگیری از ورود داده‌های ناقص یا تکراری، اشتباهات و دوباره‌کاری‌ها را کاهش می‌دهد. این موضوع مستقیماً باعث صرفه‌جویی در زمان کارکنان می‌شود.
بله. شاخص‌هایی مثل میانگین زمان رسیدگی به درخواست‌ها (Average Handling Time)، توزیع بار کاری و شناسایی گلوگاه‌ها در داشبورد مدیریتی نمایش داده می‌شوند.
مدیریت گردش کار باعث می‌شود درخواست‌ها به‌طور خودکار به واحد یا فرد مسئول ارجاع داده شوند. این کار زمان انتظار را کم می‌کند و بهره‌وری کلی را افزایش می‌دهد.
شروع کار با فرآیندهای پرتکرار و پرخطا مثل مرخصی، خرید یا پشتیبانی IT، بهترین راه بهینه‌سازی فرآیند اداری است. سپس می‌توان دامنه را به فرآیندهای پیچیده‌تر توسعه داد.