همچنان که تکنولوژی با سرعت بالا در حال رشد است و اکثر امور اداری روی به مکانیزه کردن می‌آورند. خرید نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از چالش ها برای مدیران سازمان ها به حساب می آید. اگر تابه‌حال قصد خرید این نرم افزار را برای سازمان خود داشته اید حتما با این سوال مواجه شده اید که نرم افزار اتوماسیون اداری را از کدام شرکت خریداری کنم؟ آیا این نرم افزار می‌تواند تمامی نیازهای سازمان من را برطرف کند و من را مجدد به چالش دیگری نمی اندازد؟ با مطالعه این مقاله شما به راحتی میتوانید خرید اتوماسیون اداری مناسب با سازمان خود را انجام داده و معجزه اتوماسیون سازی کسب و کار را لمس کنید.
ملاک های خرید اتوماسیون اداری مناسب
برای خرید نرم افزار اداری،در گام اول باید تمامی نیازهای خود از این نرم افزار را لیست کنید. برای پیدا کردن این نیازها میتوانید هم از فکر خود و از. در ادامه لیستی از شاخص های انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب را برای شما بیان میکنیم.
- سازگاری با موبایل : با توجه به افزایش استفاده از تلفن همراه، نرم‌افزار باید قابلیت اجرا و استفاده در موبایل را همداشته باشد تا کاربران بتوانند بدون محدودیت به اطلاعات و فرآیندهای مورد نیاز دسترسی داشته باشند. طراحی واکنش‌گرا (Responsive) و ارائه نسخه‌های بومی برای سیستم‌عامل‌های اندروید و iOS از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. این قابلیت به کاربران امکان می‌دهد از هر مکانی میز کار خود را در جیب خود داشته باشند. همچنین، بهینه‌سازی عملکرد و امنیت داده‌ها در نسخه موبایل باید مورد توجه قرار گیرد تا تجربه‌ای سریع، ایمن و کارآمد برای کاربران فراهم شود.
- طراحی گردش کار آسان : یک نرم افزار اتوماسیون اداری کاربردی، باید امکان طراحی و مدیریت گردش کارها را به‌صورت ساده، کاربرپسند و منعطف فراهم کند تا فرآیندهای سازمانی به شکلی بهینه، شفاف و ساختاریافته مدیریت شوند. این سیمانه‌ها باید قابلیت تنظیم و خودکارسازی مراحل مختلف یک فرآیند را داشته باشند تا کارها بدون وقفه و با حداقل مداخله انسانی پیش بروند. همچنین، امکان نظارت بر عملکرد گردش کار، تحلیل داده‌ها و ایجاد تغییرات سریع و آسان در فرآیندها از جمله ویژگی‌های ضروری آن است. یک رابط کاربری ساده و بصری نیز به کاربران کمک می‌کند تا بدون نیاز به دانش فنی پیشرفته، گردش کارهای مورد نظر خود را طراحی و مدیریت کنند.
بیشتر بخوانید : نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند
- یکپارچگی با سایر نرم افزارها : نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید بتواند به راحتی با سایر سیستم‌ها و سامانه‌های مورد استفاده در سازمان هماهنگ شود تا تبادل اطلاعات بدون مشکل انجام شود. این یعنی اگر سازمان از نرم افزارهای حسابداری، منابع انسانی یا مدیریت مشتریان استفاده می‌کند، اتوماسیون اداری بتواند با آن‌ها ارتباط برقرار کند و اطلاعات را به‌صورت خودکار دریافت و ارسال کند. این قابلیت باعث می‌شود نیازی به وارد کردن دستی اطلاعات در چندین سیستم نباشد، دقت داده‌ها افزایش یابد و کارها سریع‌تر و راحت‌تر انجام شوند. همچنین، نرم‌افزار باید انعطاف‌پذیر باشد تا بتوان آن را متناسب با نیازهای سازمان تنظیم کرد.
- امکان تعیین سطوح کاربری : نرم‌افزار باید قابلیت درک و ویرایش چارت سازمانی را داشته باشد تا بتواند ساختار سازمان را به‌درستی نمایش داده و مدیریت کند. این یعنی کاربران بتوانند به راحتی نقش های مختلف را تعریف کنند، تغییرات در جایگاه‌های سازمانی را اعمال کنند و سطوح دسترسی را برای هر فرد مشخص نمایند.
بیشتر بخوانید : چالش های پیاده سازی اتوماسیون اداری
- تنظیمات و اطلاعات پایه : نرم افزار باید امکان انجام تنظیمات اساسی را فراهم کند تا کاربران بتوانند بخش‌های مختلف را مطابق با نیازهای سازمان تنظیم کنند. این تنظیمات شامل تعریف ویژگی‌های نامه‌ها، نحوه ارسال و دریافت آن‌ها، ثبت و بایگانی اسناد، و دسته‌بندی اطلاعات بر اساس موضوعات مختلف است. همچنین، مدیریت اشخاص، گروه‌ها و واحدهای سازمانی باید به‌سادگی امکان‌پذیر باشد تا کاربران بتوانند دسترسی‌ها و نقش‌ها را به‌درستی تنظیم کنند. این قابلیت‌ها به سازمان کمک می‌کند تا فرآیندهای اداری خود را به شکل منظم‌تر و کارآمدتری انجام دهد و از اتلاف زمان و اطلاعات جلوگیری شود.
- مدیریت مکاتبات : نرم‌افزار باید امکان مدیریت مکاتبات درون‌سازمانی و خودکار سازی امور داخلی را فراهم کند تا فرآیندهای اداری سریع‌تر و دقیق‌تر انجام شوند. قابلیت‌هایی مانند حفظ سوابق نامه‌های ارسالی و دریافتی، ثبت خودکار مشخصات نامه‌ها (شماره، تاریخ، فرستنده و گیرنده) و تعریف قالب‌های متنوع برای نامه‌ها از جمله ویژگی‌های ضروری است. همچنین، امکان تأیید نامه‌ها پیش از ارسال به مدیران این اجازه را می‌دهد که محتوای مکاتبات را بررسی کرده و از صحت آن‌ها اطمینان حاصل کنند. این نرم‌افزار با استانداردسازی مکاتبات و بهینه‌سازی فرآیندهای داخلی، موجب افزایش بهره‌وری، امنیت و نظم در سازمان می‌شود.
- گزارش ها و تحلیل ها : نرم‌افزار باید امکان تولید گزارش‌های متنوع و تحلیل داده‌ها را فراهم کند تا مدیران بتوانند عملکرد سازمان را ارزیابی کرده و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک بهتری داشته باشند. این گزارش‌ها می‌توانند شامل آمار و نمودارهای مختلف از فعالیت‌ها، زمان‌بندی‌ها، میزان پیشرفت پروژه‌ها و دیگر اطلاعات مهم باشند. تحلیل دقیق داده‌ها کمک می‌کند تا نقاط ضعف و قوت سازمان شناسایی شده و روندهای کار بهبود یابند. همچنین، با استفاده از این گزارش‌ها، مدیران می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌تری برای آینده سازمان اتخاذ کنند و روندها را به‌طور مؤثر هدایت کنند.
بیشتر بخوانید : خدمات پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند
- کنترل دسترسی کاربران : نرم‌افزار باید امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف برای کاربران را فراهم کند تا هر فرد تنها به اطلاعات و بخش‌هایی که نیاز دارد دسترسی داشته باشد. این ویژگی به مدیران اجازه می‌دهد تا امنیت اطلاعات سازمان را تضمین کنند و از دسترسی غیرمجاز به داده‌های حساس جلوگیری کنند. با تعیین سطوح دسترسی بر اساس نقش‌ها و وظایف مختلف، می‌توان اطمینان حاصل کرد که هر کاربر تنها توانایی انجام عملیات خاص خود را دارد. این قابلیت باعث افزایش کنترل بر اطلاعات و بهبود امنیت در سازمان می‌شود.
- ماژولار بودن نرم افزار : ماژولار بودن نرم‌افزار به این معنی است که نرم‌افزار از اجزای مستقل و جداگانه (ماژول‌ها) تشکیل شده که هر کدام عملکرد خاص خود را دارند و می‌توانند به‌طور جداگانه نصب، فعال یا غیرفعال شوند. این ویژگی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که تنها ماژول‌هایی را که به آن‌ها نیاز دارند، انتخاب و استفاده کنند، بدون اینکه مجبور باشند تمام ویژگی‌ها و امکانات نرم‌افزار را خریداری یا نصب کنند. این امر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها کمک می‌کند و انعطاف‌پذیری بیشتری در انتخاب ابزارها و قابلیت‌ها بر اساس نیازهای خاص سازمان فراهم می‌آورد. همچنین، در صورت تغییر نیازها یا گسترش سازمان، می‌توان ماژول‌های جدید را به‌راحتی اضافه کرد.
بیشتر بخوانید : راهنمای کامل خودکار کردن کارها با اتوماسیون اداری
جمع بندی
برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، باید نیازهای سازمان خود را به دقت شناسایی کرده و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که توانایی پاسخگویی به این نیازها را داشته باشد. ویژگی‌هایی چون سازگاری با موبایل، طراحی گردش کار ساده و قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌ها از جمله مواردی است که باید در نظر گرفته شود. همچنین، پشتیبانی نرم افزار اداری و امکان تنظیم سطوح دسترسی برای حفظ امنیت اطلاعات اداری نیز از دیگر نکات حیاتی در انتخاب سیستم مناسب است. به علاوه، ویژگی ماژولار بودن نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد که تنها ماژول‌های مورد نیاز خود را خریداری کرده و از انعطاف‌پذیری بیشتری برخوردار شوید. در نهایت، با استفاده از چک لیست‌های مرتبط، میتوانید انتخاب و خرید سیستم اداری مناسب را به بهترین شکل انجام دهید و از بهینه‌سازی فرآیندهای کاری و افزایش بهره‌وری سازمان خود بهره‌مند شوید.
سوالات متداول
امکان تبادل اطلاعات بین سیستم‌ها به‌صورت خودکار فراهم می‌شود.
نیاز به ورود دستی اطلاعات در چندین سیستم کاهش می‌یابد.
دقت داده‌ها افزایش پیدا می‌کند.
فرآیندهای کاری سریع‌تر و راحت‌تر انجام می‌شوند.
انعطاف‌پذیری نرم‌افزار امکان تنظیم آن را متناسب با نیازهای سازمان فراهم می‌کند
ساختار سازمان را به‌درستی نمایش می‌دهد و امکان مدیریت آن را فراهم می‌کند.
کاربران می‌توانند نقش‌های مختلف را تعریف و تغییرات در جایگاه‌های سازمانی را اعمال کنند.
سطوح دسترسی برای هر فرد به‌صورت دقیق مشخص می‌شود، که این امر امنیت داده‌ها و اطلاعات را افزایش می‌دهد.
سازمان می‌تواند به‌راحتی با تغییرات ساختاری تطبیق پیدا کند و فرآیندهای کاری را به‌روز نگه دارد.
در گام اول برای خرید نرم‌افزار اداری، باید تمامی نیازهای سازمان از این نرم‌افزار را لیست کنید. برای شناسایی این نیازها میتوانید از نظرات کارکنان، مدیران و بخش‌های مختلف سازمان استفاده کنید.
ماژولار بودن نرم‌افزار به سازمان‌ها امکان می‌دهد تنها ماژول‌های مورد نیاز خود را انتخاب و استفاده کنند، که این امر باعث صرفه‌جویی در هزینه، انعطاف‌پذیری و سهولت در ارتقا می‌شود.