طراحی فرایند به ایجاد یک فرایند یا گردش کار در سازمان اشاره دارد .طراحی فرایند به کسب و کار ها به حداکثر رساندن منابع و کاهش هزینه و افزایش بهره وری و ایجاد همکاری و تقویت ارتباطات کمک می کند . در این مقاله به بررسی طراحی فرایند کسب و کار و ابزار های مورد نیاز برای طراحی پرداخته ایم.
طراحی فرایند چیست؟
طراحی فرایند به معنای ایجاد و بهینه‌سازی جریان‌های کاری و فعالیت‌ها در یک سازمان می باشد.
طراحی فرآیند کسب و کار مستلزم استانداردسازی گردش کار با هدف تقویت سطح کارایی و خروجی است. این امر مستلزم شناسایی مراحل مورد نیاز برای تکمیل فرآیند کسب و کار و دستیابی به یک یا چند هدف تجاری، تجزیه و تحلیل چگونگی بهینه سازی آن مراحل و اعمال تغییرات برای دستیابی به نتایج بهتر است.
طراحی فرایند ها می تواند یک سازمان سنتی را به یک سازمان مبتنی بر فرایند تبدیل کند و باعث تحول کلی در استراتژی , مسئولیت پذیری و ارتباط با مشتری می شود .
انواع فرآیند ها:
- فرایند هایی که افراد را درگیر می کنند به عنوان مثال پشتیبانی مشتریان
- فرایند هایی که شامل ماشین و یا فناوری هستند مانند ورود سفارشات
- فرایند های تکراری
بیشتر بخوانید : فرایند چیست و چه ویژگی هایی دارد
مزایای طراحی فرایند چیست ؟
بسیاری از سازمان و کسب و کار ها این سوال را می پرسند که چرا باید فرایند های کسب و کار را طراحی کنند؟یا طراحی فرایند چه اهمیتی دارد.در پاسخ به سوالات باید بگوییم که طراحی و مدیریت فرایند ها اجازه می دهد تا در صورت امکان، فرآیندها و پیشنهادات را استاندارد شوند و از رویه‌های شفاف استفاده کنید.
طراحی فرایند های کسب و کار یکی از مهم ترین استراتژي کسب و کار ها یا سازمان ها است که کمک می کند تا درک کنید که کسب وکار چگونه کار می کند تا بتوان آن را بهبود بخشید که باعث خدمات بهتر به مشتریان و سودآوری می شود. طراحی فرایند های کسب و کار مزیت هایی مختلفی دارد که برخی از ان ها عبارتند از :
بهبود کارایی
یکی از مزایای طراحی فرآیند، بهبود کارایی است. این را می توان با کاهش زمان مورد نیاز برای تکمیل هر کار یا با کاهش تعداد منابع مورد نیاز انجام داد.
همچنین فرآیند طراحی شده باید ساده و قابل درک باشد. این به جلوگیری از اشتباهات کمک می کند و همچنین آموزش کارکنان جدید را آسان تر می کند.
اجتناب از بی نظمی
یکی از مزیت های اصلی طراحی فرآیند جلوگیری از بی نظمی است که می توان با اطمینان از سازماندهی و تعریف دقیق فرآیند به آن دست یافت.
مسئولیت پذیری
یکی دیگر از مزایای طراحی فرآیند، مسئولیت پذیری است .هر مرحله از فرآیند باید به وضوح تعریف شود و باید یک زنجیره از مسئولیت هر فرد در سازمان وجود داشته باشد.
این کمک می کند تا هر مرحله از فرآیند به درستی انجام می شود و همچنین به جلوگیری از اشتباهات کمک می کند.علاوه بر این ، این امر کمک می کند تا هر مرحله از فرآیند به اندازه کافی نظارت شود.
طراحی فرایند شامل چه مراحلی است ؟
طراحی فرایند های سازمانی یک رویکرد سیستماتیک برای تعریف ,اجرا و طراحی فرایند های تجاری یک سازمان یا کسب و کار است که شامل تجزیه و تحلیل فرایند های موجود , ایجاد فرایند جدید و یا اصلاح و پیاده سازی فرایند ها است.
طراحی فرایند ها شامل ۴ مرحله است که شامل :
- شناسایی و تعریف فرایند ها
- تجزیه و تحلیل فرایند ها
- طراحی فرایند
- آزمایش فرایند
- نهایی کردن فرایند
شناسایی و تعریف فرایند ها
در این مرحله دلایل طراحی فرایند در یک سازمان یا کسب و کار مشخص می شود. و تمام ورودی و خروجی و نقش ها و منابع مورد نیاز برای طراحی فرایند شناسایی می شوند.
تجزیه و تحلیل فرایند ها
اطلاعات به دست امده در مرحله قبل مورد بررسی قرار می گیرد که به تجزیه و تحلیل فرایند ها کمک می کند. همانطور که مراحل فرایند را بررسی و مستند می کنید مشکلات را نیز پیدا کنید و برای ان راه حل ایجاد کنید.
طراحی فرایند
در این مرحله با توجه به نتایج به دست امده فرایند های کسب و کار و ارتباط بین ان ها را نیز ایجاد کنید .
آزمایش فرایند
نمونه اولیه فرآیندها را آزمایش کنید. این مرحله شامل ایجاد چندین نسخه از یک فرآیند با تغییرات جزئی باشد.نمونه های اولیه از فرایند را اجرا کنید تا ببینید این تغییرات چگونه بر بهره وری تأثیر می گذارد. مشخص کنید که آیا مشکل اولیه حل شده است یا نیاز به تجزیه و تحلیل مجدد فرایند است.
اجرا و بهبود فرایند ها
هنگامی که از مراحل نمونه اولیه خود راضی هستید، طراحی فرآیند خود را مطابق با استانداردهای موجود در سازمان اجرا کنید. دستورالعمل های گام به گام، از جمله هر گونه گرافیک، ویدئو، صدا، یا رسانه های دیگر را برای پشتیبانی از مراحل فرآیند ایجاد کنید.
معرفی ابزار های طراحی فرایند کسب و کار
ابزار های طراحی فرایند به طراحی مجدد فرایند های کسب و کار کمک می کنند.نرم افزار های طراحی فرایند به ساده سازی و طراحی فرایند های سازمانی کمک می کند.
با استفاده از ابزار های طراحی فرایند کسب و کار می توانید منابع و وابستگی ها را در یک زمینه بصری مشترک پیگیری کنید
- ابزار bpm
این ابزار به تعریف پیاده سازی طراحی فرایند و مدیریت فرایند های کسب و کار کمک می کند.
- ابزار گردش کار
ابزار گردش کار باعث خودکار سازی فرایند های کسب و کار می شود و به شما اجازه مدیریت اسناد اطلاعات را میدهد.
- نمودار جریان کار
نمودار های جریان کار یکی از ابزار های کاربردی در طراحی فرایند های کسب و کار می باشد.در این نمودار فرایند ها به صورت اشکال هندسی و نماد ها و… نمایش داده می شود و دید کاملی از مراحل فرایند کسب و کار نمایش می دهد.
طراحی فرایند ها با نرم افزار مدیریت فرایند پیوند
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار یا همان bpms بزاری مناسب برای طراحی و پیاده سازی و خودکار سازی فرایند های کسب و کار و سازمان ها است
نرم افزار مدیریت کسب و کار (bpms) پیوند متشکل از فرم ساز، گردش فرم و گزارش ساز می باشد. این نرم افزار برای طراحی فرآیندهای سازمانی ایجاد شده است. نرم افزار مدیریت کسب و کار پیوند به شما این امکان را می دهد که بتوانید انواع فرم های سازمانی را بدون دانش برنامه نویسی ایجاد نموده و در سازمان خود انتشار دهید.
برخی از قابلیت های نرم افزار bpms پیوند :
- سرعت بالا
- گواهی امنیتی آپا
- مبتنی بر وب
- طراحی فرم با drag & drop
- امکان طراحی و پیاده سازی انواع فرم های سازمانی بدون محدودیت
- امکان تعریف انواع گردش روی فرم ها
- امکان گزارش گیری به کمک گزارش ساز پیوند
برای بررسی و آشنایی دقیق تر اتوماسیون اداری میتوانید به مقاله اجزای اتوماسیون اداری و معرفی آن مراجعه کنید. برای آشنایی با اتوماسیون اداری و bpms پیوند می توانید نسخه دمو رایگان این سامانه را دریافت کنید.
نتیجه گیری
استفاده از اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار بهترین راه برای شناسایی فرایند های سازمانی است.طراحی فرایند به کسب و کار ها در کاهش هزینه و افزایش رضایت مشتریان کمک می کند .