چابکی سازمانی به یک اولویت استراتژیک برای سازمان ها در هر بخش، به ویژه در چند سال گذشته تبدیل شده است.توانایی اجرای آسان و مؤثر تغییرات سازمانی، به عبارت دیگر، به یک کارکرد تجاری ضروری تبدیل شده است. با این حال، برای ایجاد این چابکی، پرورش ذهنیت های جدید، طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار و ایجاد یک محل کار جدید ضروری است.
در زیر، یاد می‌گیریم که چرا چابکی در این زمان‌های ناپایدار بسیار ضروری است، سپس پنج حوزه کلیدی را که می‌توانند چابکی و تغییر را فعال کنند، پوشش می‌دهیم.
چابکی سازمان چیست ؟
چابکی سازمانی را می توان به عنوان توانایی سازمان برای انطباق، تجدید و تغییر سریع خود برای موفقیت در یک محیط به سرعت در حال تغییر، متلاطم و مبهم گفت .دلیل اینکه چابکی سازمان بسیار مهم این است که عدم تطبیق می تواند سازمان های کوچیک و بزرگ را بدون ابزار مناسب برای انجام تجارت رها کند و در نتیجه مشتریان و درآمد خود را از دست بدهند. اعمال چابکی سازمانی به سه جزء کلیدی نیاز دارد:
- آینده نگری : برای پیش بینی تغییرات به جای اینکه تغییرات سازمان را غافلگیر کنند
- آمادگی : با ابزار مناسب و برنامه ریزی در محل برای تغییرات سریع
- انعطاف پذیری : برای حرکت با تغییر زمان انعطاف پذیر باشید به جای نگه داشتن “روشی که همیشه انجام می شد”
بنابراین، هر چه سازمان انعطاف پذیرتر باشد، سریعتر می تواند خود را با تغییرات سازگار کند. از این رو، شرکت آمادگی بیشتری برای به دست آوردن سهم بازار از رقبای خود، افزایش کارایی سازمانی و بهبود وفاداری و رضایت مشتری خواهد داشت.
چرا چابکی سازمان ها اهمیت دارد ؟
امروزه تغییر و مشکلات در کسب و کارها وجود دارد. شما هرگز نمی دانید کسب و کار شما ممکن است با چه مشکلاتی روبرو شود. بازارها تغییر می کنند، مشتریان تغییر می کنند، فناوری همیشه در حال توسعه است وپر از رویدادهای غیرمنتظره است.
سازمان ها باید چابک باشند تا بتوانند به طور موثر واکنش نشان دهند و سازگار شوند. این به آنها کمک می کند تا رشد کنند، در هزینه ها صرفه جویی کنند و بتوانند تقاضا را برآورده کنند.
راهکار های چابک سازی سازمانی
توانایی بهبود یا اجرای چابکی ریشه در فرهنگ شرکت دارد. سازمان ها باید فرهنگی را تسهیل کنند که آشکارا تغییرات را پذیرا باشد و مایل به انطباق با سناریوهای جدید باشد.
برخی از راهکارهای مهم برای اجرای چابکی عبارتند از:
- داشتن یک ذهنیت متمرکز بر رشد و یادگیری: این شامل برنامه های آموزشی منظم، همیشه به دنبال بازخورد، و یافتن مداوم راه های جدید برای یادگیری و رشد است.
- اقدام سریع: بر اساس فرصت ها بخش عمده چابکی شناخت فرصت ها قبل از دیگران، عمل کردن بر اساس آنها و ایجاد تغییرات سریعتر از دیگران است.
- انعطاف پذیری با منابع چابکی: فرصت تغییر نقش افراد، جابجایی در تیم ها و روان بودن با منابع را تشخیص می دهد. این امر فرآیندهای تصمیم گیری را سرعت می بخشد و ایجاد تغییر را آسان تر می کند.
- ارزش های اصلی پیشرو است: حفظ ارزش‌های اصلی به‌عنوان نیروی محرکه عملیات، سازمان‌ها را در مسیر درست حرکت می‌دهد.
بیشتر بخوانید : اتوماسیون اداری چه نقشی در چابکی سازمان ها دارد ؟
آیا چابکی سازمانی فقط برای شرکت های فناوری مهم است؟
پاسخ منفی است – چابکی برای رشد، صرف نظر از صنعت، ضروری است. چند دلیل برای این وجود دارد:
- کل اقتصاد به سرعت در حال تغییر است
- فناوری دیجیتال به دیجیتالی شدن در هر بخش دامن می زند
- نیروهای دیگر، مانند تقاضای مشتری و فشار رقابتی، تغییر را ضروری می کنند
همچنین ناگفته نماند که کووید-19 یک محیط تجاری ناپایدار ایجاد کرده است و این نوسان یکی دیگر از دلایل ضروری چابکی است. با این حال، معنای دقیق چابکی – بسیار کمتر از چگونگی چابک شدن – برای بسیاری از متخصصان مبهم است.
در قسمت بعد، این تعریف را روشن می کنیم، سپس پنج راه را بررسی می کنیم که کسب و کارها و مؤسسات می توانند چابکی خود را بهبود بخشند.
5 حوزه تجاری که می توانند آمادگی تغییر را فعال کنند
به گفته مک کینزی، چابکی سازمانی به توانایی یک سازمان برای «تجدید خود، سازگاری، تغییر سریع و موفقیت در یک محیط به سرعت در حال تغییر، مبهم و آشفته» اشاره دارد. آنها در ادامه می گویند که چابکی باید دو جزء کلیدی داشته باشد: توانایی حرکت سریع و پایه پایدار. اگرچه این دو ممکن است متقابلاً منحصر به فرد به نظر برسند، اما هر دو برای چابکی ضروری هستند.
1. ساختار سازمانی
یکی از حوزه‌های کلیدی که باید هنگام اجرای یک کسب‌وکار آماده تغییر روی آن تمرکز کرد، ساختار است – یعنی فرآیندها، گردش کار، سلسله مراتب شرکت و حاکمیت.
چابک سازی سازمان به استفاده از ساختار و فرآیندهای بستگی دارد که پویاتر، انعطاف پذیرتر و چابک تر هستند.
برای مثال:
- فرآیندهای تجاری چابک بر حوزه هایی مانند ورودی کاربر، بازخورد کاربر و طراحی کاربر محور تمرکز می کنند تا انعطاف پذیر و پاسخگو باقی بمانند.
- فرآیندهای کسب‌وکار ناب نیز حول فرآیندهای افزایشی و کاربر محور ساخته شده‌اند که سازگاری و چابکی را بهبود می‌بخشد.
- فرآیندهای کسب‌وکار مبتنی بر داده اغلب بر انعطاف‌پذیری و چابکی تأکید دارند، زیرا آنها به جای فرآیندهای ثابت یا برنامه‌های از پیش تعیین‌شده، حول استفاده از داده‌های دنیای واقعی می‌چرخند.
فرآیندهایی مانند مثال های که در بالا ذکر شد , در نهایت می تواند به یک کسب و کار کمک کند تا در محیط تجاری که خود پویا و دائماً در حال تغییر است، پویا بماند.
با این حال، در همان زمان، آنها همچنین ثبات لازم برای پیشبرد برنامه های تجاری را به طور مداوم ارائه می دهند.
با فرایند ساز پیوند، هر فرایندی که در سازمان شما وجود دارد قابل پیاده سازی است.
2. سیستم ها و زیرساخت های فناوری اطلاعات
دیجیتالی شدن چیست؟ امروزه هر کسب و کار حرفه ای باید پاسخ این سوال را بداند.
دیجیتالی شدن و نوآوری مبتنی بر فناوری، اقتصاد مدرن را هدایت می کند و اختلال ناشی از این تغییرات چیزی است که نیاز به چابکی سازمانی را وادار می کند.
بنابراین، چابک ماندن به چندین مؤلفه نیاز دارد:
- سیستم های فناوری اطلاعات مدرن
- پشته های نرم افزاری که به خوبی یکپارچه شده است
- فرآیندهای تجاری که از ابزارهای دیجیتال سازمان استفاده کامل می کند
- استراتژی های تحول دیجیتال پیشگیرانه
پیاده‌سازی سیستم‌های مدرن فناوری اطلاعات قطعاً می‌تواند چابکی و انعطاف‌پذیری سازمان را افزایش دهد، در نتیجه برای این که چابکی سازمان ها افزایش پیدا کند, باید از سیستم ها و فرآیند های مدرن استفاده شود تا از گردش اطلاعات و تصمیم گیری و پاسخگویی پشتیبانی کنند . سیستم های مختلفی وجود دارد که مهمترین آن سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیند کسب و کار است .
3. هوش دیجیتالی
سواد دیجیتال و هوش دیجیتالی برای حفظ نیروی کار مولد و چابک بسیار مهم است.
مفهوم “دیجیتال” از مجموعه مهارت به چیزی اجباری برای تقریباً همه شرکت ها تغییر کرده است.هنگامی که کارکنان مهارت‌هایی برای اتخاذ سریع و کارآمد ابزارهای جدید داشته باشند، می‌توانند سریعتر نوآوری کنند و تطبیق دهند.
در مقابل، کارمندانی که ذهنیت دیجیتالی ندارند، زمان سخت تری برای به کارگیری ابزارهای جدید خواهند داشت، مدت زمان بیشتری طول می کشد تا کارآمد شوند و مقاومت بیشتری در برابر تغییر وجود خواهد داشت.
برای کاهش چنین خطراتی، داشتن یک برنامه پذیرش دیجیتالی ساختاریافته مهم است که:
- نصب نرم افزار را ساده می کند
- آموزش کارکنان را ساده می کند
- راه حل های سلف سرویس ارائه می دهد
یک برنامه پذیرش هدف گرا مانند این می تواند به ایجاد خودکفایی و سواد دیجیتال در بین نیروی کار کمک کند. این استقلال، به نوبه خود، به طور قابل توجهی توانایی سازمان ها را برای پذیرش فناوری دیجیتال جدید و انطباق با اقتصاد دیجیتال در حال تغییر، بهبود می بخشد.
4. فرهنگ سازمانی
چابک سازی ساختار سازمانی می تواند به نیروی کار کمک کند تا چابک تر و سازگارتر شود که به نوبه خود، چابکی کلی سازمان را افزایش می دهد.
اگرچه مسلماً چیزی به نام فرهنگ سازمانی “کامل” وجود ندارد، اما ویژگی های خاصی وجود دارد که برای محیط کسب و کار امروز مناسب تر است.
به عنوان مثال، ویژگی هایی مانند این می تواند به نیروی کار کمک کند تا چابک تر و سازگارتر شود:
- طرفدار یادگیری
- یک ذهنیت دیجیتالی و مبتنی بر داده
- خوداتکایی و استقلال
- نوآوری و خلاقیت
- پذیرش نسبت به تغییر و ایده های جدید
با القای این نوع ارزش ها در ماموریت و استراتژی یک شرکت، رهبران کسب و کار می توانند فرهنگی انعطاف پذیر، چابک و آماده تغییر ایجاد کنند.
5. مدیریت تغییر سازمانی
تعریف مدیریت تغییر به عملکرد کلی مدیریت یک تغییر سازمانی اشاره دارد.
این فرآیند شامل فرآیندهایی مانند حذف موانع تغییر، ایجاد استراتژی ارتباطی مدیریت تغییر، هماهنگی تیم‌های تغییر و مدیریت پروژه‌های تغییر است.از سوی دیگر، مدیریت تغییر سازمانی به ظرفیت یک سازمان برای تغییر اشاره دارد.
به گفته کارشناسان مشاور مدیریت تغییر ، سازمانی که می خواهد ظرفیت خود را برای تغییر ایجاد کند، باید بر اساس چند اصل ساخته شود.
این شامل:
- نهادینه کردن شایستگی ها و شیوه های مدیریت تغییر در هر سطحی از سازمان
- اطمینان از اینکه مدیریت تغییر رویه عملیاتی استاندارد سازمان است
- حفظ مدیریت تغییر به عنوان یک قاعده، نه استثنا
- درونی کردن رهبری تغییر در ذهنیت ها و ارزش های نیروی کار
هنگامی که اهدافی از این قبیل محقق شوند، تغییرات سازمانی روانتر و کارآمدتر انجام می شود – و در نهایت، چابکی سازمانی را بهبود می بخشد.
سخن پایانی
چابکی به سازمان ها کمک می کند تا از رقبا جلوتر بمانند و به تلاطم و تغییر واکنش نشان دهند. به این ترتیب، همه شرکت‌ها باید رویکرد چابک‌تری را در نظر بگیرند. می تواند به بهبود جنبه های مختلف یک سازمان کمک کند و در بلندمدت منجر به رشد و توسعه موفق شود.