امروزه بیشتر کسب و کارها از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب استفاده می کنند و مزایای آن شامل صرفه جویی در هزینه ها و افزایش عملکرد و بهره وری بیشتر می باشد .
از آنجایی که اتوماسیون اداری مزایای زیادی دارد و سازمان ها به طور فزاینده ای از اتوماسیون برای صرفه جویی در هزینه ها، افزایش کارایی و بهبود عملکرد استفاده می کنند، اجتناب از اشتباهات رایج در خرید اتوماسیون بسیار مهم است. با درک مشکلات و چالش‌هایی که می‌تواند در حین اجرا و مدیریت ابتکارات اتوماسیون ایجاد شود، کسب‌وکارها می‌توانند تصمیمات آگاهانه بگیرند و از اشتباهات پرهزینه جلوگیری کنند. در ادامه برخی از اشتباهات مرسوم در خرید اتوماسیون اداری را ذکر می کنیم با ما همراه باشید.
اتوماسیون اداری چیست ؟
اتوماسیون اداری به خودکارسازی و ساده سازی وظایف و فرآیندها در محل کار اشاره دارد. در نهایت، شما از اتوماسیون اداری استفاده می کنید تا بتوانید کارایی، بهره وری و حتی مهمتر از آن، دقت در کارها را بهبود بخشید.
با خودکارسازی فرآیندها ، کسب و کارها می توانند خطای انسانی را به میزان قابل توجهی کاهش دهند، در زمان صرفه جویی کنند و یک سیستم شفاف تر و پاسخگوتر ایجاد کنند. با حذف فرآیندهای دستی ، در زمان صرفه جویی می کند.
بیشتر بخوانید : اتوماسیون اداری چیست ؟
کاربرد های اتوماسیون اداری
آرشیو اسناد
زیر سیستم آرشیو اسناد و مدارک جستجو و بازیابی اسناد را آسان می کند .با استفاده از این زیر سیستم می توان انواع مختلف اسناد و مدارک و… را ثبت و دستهبندی کرد.
مدیریت مکاتبات
با استفاده از زیر سیستم های کارتابل و دبیرخانه پیام رسان می توانید همه مکاتبات درون و خارج سازمانی و را مدیریت کنید.
خودکار سازی فرایند ها
یکی دیگر از کاربرد های اتوماسیون اداری با استفاده از زیر سیستم BPMS می توان فرایند های مختلفی را در کسب و کار ها خودکار کرد .این ابزار به بهبود گردش کار می کنید .
به عنوان مثال یکی از کاربردهای زیر سیستم BPMS خودکار سازی فرایندهای فروش است.شما می توانید سر نخ های موجود را به کارشناسان فروش ارسال کنید تا مشتریان را پیکیری کنند و درنهایت به فروش ختم شود.
اشتباهات در خرید اتوماسیون اداری
اکنون، بیایید در مورد اشتباهات رایج در خرید اتوماسیون اداری صحبت کنیم که به طور بالقوه می تواند به شما در خرید درست اتوماسیون اداری کمک کند.
- عدم شناسایی دقیق نیاز های سازمان
- انتخاب سیستم اشتباه
- آموزش ضعیف
- عدم شناخت ابزار های اتوماسیون اداری
عدم شناسایی دقیق نیازهای سازمان
اغلب، شرکت ها بدون ارزیابی دقیق نیاز های خود برای پیاده سازی و استفاده از راه حل های اتوماسیون عجله دارند. نتیجه یک راه سریعتر برای انجام کارهای اشتباه است.
انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری نادرست باعث بیشتر شدن ناکارآمد را بزرگ‌تر می‌کند و منجر به خطاها و عوارض در مقیاس بزرگ‌تر می‌شود. این یکی از اشتباهات رایج خرید اتوماسیون اداری است.
اغلب، شرکت ها بدون ارزیابی دقیق نیاز های خود برای پیاده سازی و استفاده از راه حل های اتوماسیون عجله دارند. نتیجه یک راه سریعتر برای انجام کارهای اشتباه است.
انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری نادرست باعث بیشتر شدن ناکارآمد را بزرگ‌تر می‌کند و منجر به خطاها و عوارض در مقیاس بزرگ‌تر می‌شود. این یکی از اشتباهات رایج خرید اتوماسیون اداری است .
انتخاب سیستم اشتباه
انتخاب اتوماسیون اداری مناسب یکی از مهم ترین تصمیمات در خرید اتوماسیون است.ممکن است فکر کنید همه اتوماسیون ها یکسان هستند ، پس چه فرقی می کند که کدام یک را انتخاب کنم؟
شرکت‌ها گاهی سیستمی را انتخاب می‌کنند که با نیازها، مقیاس یا گردش کار آنها همخوانی ندارد. امکام دارد این مشکل بیش از حد پیچیده باشد، مقیاس پذیری، یا فرآیند اشتباه با ابزارهای موجود می تواند بیشتر از اینکه کمک کند، مانع رشد کسب و کار و یا سازمان باشد.
شرکت‌ها اغلب به دلیل تحقیقات ناکافی یا متقاعد شدن بدون ارزیابی کامل سیستم برای کسب و کار خود خرید می کنند.
آموزش ضعیف سیستم اتوماسیون اداری
آموزش ضعیف اتوماسیون اداری حتی با یک فرآیند کارآمد و سیستم مناسب، پیاده‌سازی را خراب کند.اشتباهات رایج در اموزش اتوماسیون اداری و عدم اطلاع رسانی تغییرات به همه باعث مشکلاتی در خرید اتوماسیون اداری می شود.
هنگام خرید باید دقت داشته باشید که شرکت ارائه دهنده اموزش کاملی را در اختیارتان قرار دهد تا بتوانید اموزش کاملی به کارکنان شرکت ارائه دهید و ابزار و قابلیت های مورد نیاز سیستم را شناسایی کنید
عدم شناخت ابزار های اتوماسیون
انواع مختلفی اتوماسیون اداری وجود دارد که هر یک زیرسیستم و قابلیتهای مختلفی دارد.هنگام خرید اتوماسیون اداری باید براساس زیرسیستم ها(ماژول ها) و امکانات ان, اتوماسیون مورد نیاز سازمانتان انتخاب کنید.
بهتر است هنگام خرید اتوماسیون اداری دقت کنید چون اتوماسیون اداری در همه بخش ها مورد استفاده قرار می گیرد و جایگزینی آن باعث اتلاف وقت و بی نظمی در کارها می شود.
برخی از قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری شامل :
- مدیریت انواع مکاتبات
- مدیریت دبیرخانه
- مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)
- سامانه آرشیو اسناد و مدارک
- پیگیری آنی و مرحله به مرحله درخواست‌ها و مکاتبات
- ارائه خدمات غیرحضوری به مشتریان و ارباب‌رجوع
- تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات و تهیه انواع گزارش
- اتصال به نرم افزارها و سامانه‌های مختلف
- و…
هنگام خرید باید دقت داشته باشید که شرکت ارائه دهنده آموزش کاملی را در اختیارتان قرار دهد تا بتوانید آموزش کاملی به کارکنان شرکت ارائه دهید.
چه کاری می توان انجام داد تا از اشتباهات هنگام خرید اتوماسیون جلوگیری شود
- نیاز های کسب و کار خود را فهرست کنید
- بودجه خود را تایین کنید
- اتوماسیون ها را باهم مقایسه کنید
- درخواست دمو و نسخه آزمایشی اتوماسیون
- مشورت با مشتریانی که از اتوماسیون استفاده می کنند
اتوماسیون اداری چیست و چرا برای سازمان ها اهمیت دارد ؟
همان طور که در بالا گفته شده اتوماسیون اداری به خودکارسازی و ساده سازی وظایف و فرآیندها در محل کار اشاره دارد و به دلیل کاهش خطا و و بهبود کارایی برای سازمان اهمیت زیادی دارد.
سازمان ها چه اشتباهاتی هنگام پیاده سازی اتوماسیون اداری مرتکب می شوند ؟
اشتباهاتی مانند خودکارسازی فرایندها بدون استراتژی مشخص و عدم توجه به مقیاس پذیری اتوماسیون.
چگونه اشتباهات اتوماسیون می تواند بر عملکرد سازمان تاثیر بگذارد ؟
خرید اتوماسیون اداری اشتباه باعث ناکارآمدی و ضرر مالی و آسیب به مشتریان شود.