با دیجیتال شدن دنیای مدرن، حجم عظیمی از ارتباطات و مکاتبات به صورت دیجیتال مبادله میشود. مدیریت این حجم مکاتبات مخصوصا برای کسب و کارها به امری دشوار تبدیل شده و اغلب سازمانها به نرم افزار مدیریت اسناد DMS (به انگلیسی: Document Management System) روی آورده اند.
پس اگر برای‌تان سوال پیش آمده که چرا سیستم مدیریت اسناد (DMS) برای کسب و کارها ضروری است، جواب ساده این سوال در این امر خلاصه میشود که یک شرکت بتواند با استفاده از تکنولوژی‌های دیجیتال به جنگ مکاتبات اداری بروند.
با به کار گیری سیستم مدیریت اسناد، سازمانها هم می‌توانند از هر نقطهای به سامانه مدیریتی خود دسترسی داشته باشند و هم هیچ سندی لابلای کاغذبازی‌های اداری گم نخواهد شد.
چرا سیستم مدیریت اسناد DMS برای سازمان ها ضروری است؟
برای پاسخ به این سوال باید ابتدا متوجه شویم سیستم مدیریت اسناد DMS چیست؟ این سیستمها یک بستر نرمافزاری هستند که به شما کمک می‌کنند اسناد و مکاتبات دیجیتال خود را مدیریت، بازیابی، دستهبندی و ذخیره کنید و از هر نقطهای با اتصال به اینترنت به آن دسترسی داشته باشید.
در کنار این امکانات و بسته به نرم افزاری که انتخاب می‌کنید، ممکن است امکانات پیشرفته‌تری مثل جستجو بین اسناد، امنیت بالاتر ، اشتراک گذاری، کار گروهی روی یک سند، و… را در اختیارتان قرار دهد که در ادامه به بررسی عمیق‌تر آن خواهیم پرداخت.
انی‌ست. این سیستم در حقیقت یک نرم افزار جامع مدیریت سازمان است که با استفاده از ماژول‌های مختلف به ما اجازه میدهد تا تمام فرآیندها، منابع و اطلاعات خود را در یک پایگاه داده یکپارچه و جامع مدیریت کنند.
نرم افزار ERP می‌تواند تمام یا بعضی از حوزه‌های کلیدی سازمانها مثل تولید، منابع انسانی، مالی، فروش و زنجیره تامین را شامل شود. هدف اصلی نرم‌افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ایجاد یک زنجیره ارتباطی بین بخش‌های مختلف سازمان و فرآیندهایی مثل نامه‌نگاری، بایگانی، گردش کار و… است.
فناوری ERP با استفاده از پایگاه داده خود و با استفاده از ماژول های مختلف، گردش کار را خودکار کرده و فرآیندها را به طور دقیق پیگیری و تحلیل می‌نماید. نتیجه این تحلیل و خودکارسازی، باعث میشود فرایندها، تصمیم‌گیری‌ها و واکنش‌های سازمان بهینه‌تر باشد.
DMS چگونه فرآیندهای سازمان را بهینه میکند؟
ابزارهای مختلف سیستم مدیریت اسناد (DMS) به سازمان شما کمک میکند تا با خودکار کردن فرآیندهای روزمره، سازمانی چابک و بهینه داشته باشید.
- سرعت بخشیدن به ارتباطات داخلی: سیستم DMS به دلیل دیجیتال بودن اسناد، به شما اجازه میدهد تا یک سند در لحظه در اختیار چندین نفر قرار گیرد که به تنهایی بخش بزرگی از حلقه گردش کار اداری نامه را حذف می‌نماید. این امکان خصوصا برای شرکت‌های بزرگ‌تر به چشم می‌آید؛ چراکه اطلاعات به راحتی و در لحظه و بدون محدودیت در تعداد نفرات به اشتراک گذاشته میشود.
- کاهش هزینه نیروی انسانی: حذف پروسه‌های بیهوده‌ای که نیاز به هیچ تخصصی ندارد، می‌تواند صرف کارهای خلاقانه‌تری شود و به کارمندان اجازه میدهد این خلاقیت را در جهت پیشرفت سازمان خرج کنند.
- بهبود فرآیندهای تصمیمگیری: سیستمهای مدیریت اسناد دیجیتال مانند DMS به طور چشمگیری می‌توانند فرآیند تصمیمگیری را تسریع کنند. از طریق قابلیت‌های جستجوی پیشرفته، اعضای تیم می‌توانند اطلاعات دقیق و مرتبط را سریعاً پیدا کرده و تصمیمات هوشمندانه‌تری اتخاذ کنند.
- یکپارچه‌سازی با سایر سیستمهای سازمانی: از مهم‌ترین قابلیت‌های سیستم مدیریت اسناد DMS، امکان اتصال به سایر سامانه های نرمافزاری مثل اتوماسیون اداری، ERP، CRM، سیستم حسابداری و… است. زمانی که سیستمهای شما یکپارچه باشند، احتیاجی به ذخیره اطلاعات در چند بستر مختلف ندارید.
- افزایش بهرهوری با تحلیل دادهها: با استفاده از داده‌های سامانه DMS روندهای مختلف بسته به کسب و کارتان را شناسایی و تحلیل کرد و از این الگوها برای افزایش بهرهوری استفاده کرد.
بیشتر بخوانید: ده ویژگی ضروری نرم افزار مدیریت اسناد
مزایای استفاده از DMS برای سازمان ها
- سرعت بالا: برای همه ما پیش آمده که در سازمان‌های سنتی برای یک تایید یک سند ساده ساعت‌ها درگیر شویم. دیجیتال شدن این فرآیند یکی از اصلی‌ترین چالش‌های سیستمهای سنتی را برطرف میکند.
- شفافیت مکاتبات: از آن‌جا که تمام مکاتبات در سیستم ثبت میشود، امکان رشوه‌گیری، فساد اداری و مشکلاتی از این قبیل خود به خود حل خواهد شد.
- صرفه جویی در هزینهها: با حذف نیاز به فضای ذخیره‌سازی فیزیکی برای اسناد و کاهش هزینههای مربوط به نگهداری و جابجایی اسناد، کسب‌وکارها می‌توانند هزینههای خود را به‌طور قابل‌توجهی کاهش دهند. علاوه بر این، صرفهجویی در زمان و منابع انسانی موجب کاهش هزینههای عملیاتی است.
- امکان Backup گیری: سیستم DMS به شما اجازه میدهد از داده‌های خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. این امکان به صورت دستی و خودکار در اغلب این سامانه‌ها در دسترس است.
- عدم دسترسی به اطلاعات محرمانه: امکان تعریف سطوح دسترسی مثل محرمانه، فوق محرمانه و… در پرتال سازمانی، یکی از قابلیت های این نرم افزارها است. بعضی از سیستمهای مدیریت اسناد DMS امکان ارسال هشدار خودکار در مواقع مشکوک را هم برای کاربران فراهم کرده‌اند.
مشکلات مدیریت اسناد سنتی
مدیریت اسناد سنتی اغلب درگیر مشکلاتی هستند که می‌تواند بهرهوری سازمان را به شکل زیان‌باری کاهش دهد و فرآیندهای کاری را پیچیده‌تر کند. برخی از چالش‌های کلیدی این سیستمها عبارتند از:
- هزینههای ذخیره سازی اسناد: ذخیره سازی فیزیکی احتیاج به نیروی بایگانی اسناد و فضای فیزیکی دبیرخانه دارد.
- ریسک خطای انسانی: خطای انسانی یکی از اصلی‌ترین عوامل گم شدن و از بین رفتن اسناد کاغذی در حین بایگانی و جابجایی است. این موضوع می‌تواند تبعاتی جدی مثل مشکلات قانونی و مالی را به همراه داشته باشد.
- امنیت پایین: اسناد کاغذی هم در معرض بلایای طبیعی مثل آتش‌سوزی و آب‌گرفتگی و… قرار دارند، و هم امکان دسترسی غیرمجاز به اسناد حساس و محرمانه بسیار راحت است.
- دسترسی دشوار: یافتن یک نامه یا بخشی از یک سند در میان کوهی از کاغذ می‌تواند زمان‌بر و طاقت‌فرسا باشد. تاخیر در یافتن یک سند می‌تواند به تصمیمگیری کندتر و در نتیجه به کاهش بهرهوری منجر شود. از طرفی در دوران کار از راه دور و جهانی شدن کسب و کارها، دسترسی به اسناد به صورت آنلاین و از هر مکانی ضروری است.
- زمان‌بر بودن پردازش اسناد: پردازش دستی اسناد می‌تواند زمان‌بر و پرخطا باشد. مراحل تأیید، بازبینی‌ها و کارهای دستی که برای هر سند انجام میشود، اغلب وقت زیادی از کارمندان می‌گیرد.
- مقاومت در برابر تغییر: در سیستمهای سنتی مدیریت اسناد، همواره مقاومت‌های زیادی برای پذیرش فرآیندهای دیجیتال وجود دارد. کارمندان ممکن است به دلیل عدم آشنایی با سیستمهای جدید یا ترس از تغییر روندهای موجود، از پذیرش آنها سر باز زنند. این موضوع نیازمند برنامه‌های آموزشی و استراتژی‌های مدیریتی حرفه‌ای است.
جمع بندی
همانطور که گفته شد، سیستم مدیریت اسناد DNS، بستری است که به شما اجازه میدهد مکاتبات و اسناد خود را دیجیتال کنید و آنها را در بستری امن و راحت مدیریت کنید. امروزه سیستم DMS از اساسی‌ترین نیازهای هر سازمانی است و داشتن این سیستم برای هر کسب و کاری ضروری است. نرم افزار مدیریت اسناد نه تنها به مکاتبات شما سرعت میبخشد، بلکه هزینههای شما را نیز به شکل قابل توجهی کاهش میدهد.
از طرفی ورود به دنیای دیجیتال ممکن است برای سازمان‌های سنتی دشوار باشد. ولی مشکلاتی که مدیریت اسناد سنتی به وجود می‌آورد، مثل زنجیری بر پای سازمان شما سنگینی میکند. پس اگر هنوز هم یک سیستم مدیریت اسناد حرفه‌ای ندارید، دست به کار شوید.
سوالات متداول
DMS یا سیستم مدیریت اسناد، یک بستر نرمافزاری است که به سازمانها کمک میکند اسناد و مکاتبات دیجیتال خود را مدیریت، بازیابی، دستهبندی و ذخیره کنند. همچنین امکان دسترسی از هر نقطهای با اتصال به اینترنت را فراهم میکند. این سیستمها باعث صرفهجویی در زمان، کاهش هزینهها و بهبود کارایی میشوند.
در دنیای دیجیتال امروز، مدیریت حجم عظیمی از مکاتبات دیجیتال برای کسب‌وکارها دشوار است. سیستم مدیریت اسناد به سازمانها کمک میکند تا اسناد خود را به‌صورت دیجیتال ذخیره کرده و از گم شدن آنها در میان کاغذبازی‌های اداری جلوگیری کنند. همچنین این سیستمها فرآیندهای کاری را تسریع می‌کنند و امکان دسترسی آسان به اسناد را فراهم می‌کنند.
مدیریت اسناد سنتی با چالش‌هایی مثل هزینههای بالای ذخیره‌سازی، ریسک خطای انسانی، امنیت پایین، دشواری دسترسی، زمان‌بر بودن پردازش اسناد و مقاومت در برابر تغییرات دیجیتال مواجه است. این مشکلات می‌توانند بهرهوری سازمان را کاهش دهند.
- ارتباطات داخلی را سرعت میبخشد.
- هزینههای نیروی انسانی را کاهش میدهد.
- فرآیند تصمیمگیری را تسهیل میکند.
- با سایر سیستمهای سازمانی یکپارچه میشود.
- امکان تحلیل دادهها برای افزایش بهرهوری را فراهم میکند.
- صرفهجویی در زمان و هزینهها.
- افزایش شفافیت مکاتبات و کاهش فساد اداری.
- امکان تهیه نسخه پشتیبان (Backup).
- تعریف سطوح دسترسی و افزایش امنیت اطلاعات.
- رفع نیاز به فضای ذخیره‌سازی فیزیکی.