نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند یک سامانه جامع و یکپارچه برای مکانیزه‌سازی فرایندهای اداری است. این سیستم بومی که بر فناوری‌های متن‌باز (LAMP) مبتنی شده، با فراهم کردن کارتابل الکترونیک، دبیرخانه آنلاین و مدیریت اسناد یکپارچه، سرعت و دقت انجام مکاتبات را در سازمان‌ها بهبود می‌دهد. برخلاف نرم‌افزارهای قدیمی که نیاز به نصب روی هر دستگاه و حضور فیزیکی در محل دارند، نسخه تحت وب پیوند امکان دسترسی بدون محدودیت مکانی و زمانی را از طریق مرورگر فراهم می‌کند. به‌عبارت دیگر، مدیران فناوری اطلاعات می‌توانند بدون نیاز به جابه‌جایی دستگاه یا انجام عملیات به‌روزرسانی در محل، همواره جدیدترین نسخه نرم‌افزار را در سرور مرکزی داشته باشند و کاربران به صورت آنلاین به آن متصل شوند. با ما در سماتوس همراه باشید.
10 مزیت نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند
در ادامه به 10 تا از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند می‌پردازیم. البته این موارد تنها مزایای این سامانه نیستند. برای مشاهده رایگان دمو نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند، با مشاوران ما در سماتوس تماس بگیرید و یا با پر کردن فرم دمو، همکاران ما با شما تماس خواهند گرفت.
دسترسی و پشتیبانی متمرکز: کار در هر زمان و هر مکان
سیستم‌های آفلاین اداری نیازمند دسترسی فیزیکی به سرورها یا شبکه‌های داخلی شرکت هستند؛ به همین دلیل تاخیر در گردش مکاتبات و ارائه گزارش‌ها در این سیستم‌ها شایع است. با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پیوند، کارکنان به محض دسترسی به اینترنت قادر خواهند بود به کارتابل خود وارد شوند.
از طرفی حوادث هیچ‌گاه خبر نمی‌کنند و ممکن است به دلایلی مثل شرایط آب‌و‌هوایی و امنیتی امکان رفتن به محل کار را نداشته باشید. اگر نرم‌افزار شما آنلاین نباشد، این امر می‌تواند خسارات قابل توجهی به کسب‌وکار شما بزند.
برای نمونه یک مدیر پروژه می‌تواند همزمان در دفتر یا منزل کارها را بررسی کند و بدون انتظار، اسناد جدید را مشاهده و تایید کند. در این حالت «محدودیت مکان و زمان» عملاً شکسته می‌شود و امور اداری با سرعت بالا در محیطی امن انجام می‌شود. این دسترسی آنلاین 24 ساعته به ویژه برای سازمان‌های بزرگ و هلدینگ‌های چندسازمانی مفید است، چرا که به همکاران اجازه می‌دهد حتی در شعب دورافتاده یا حین ماموریت نیز روی پرتال واحد اداری شرکت کار کنند.
پشتیبانی آنلاین و به‌روزرسانی خودکار
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند دارای معماری متمرکز و سرویس‌گرا (SOA) است. بر اساس گزارش smartoffice این معماری به ما این امکان را می‌دهد که نرم‌افزار همه‌ی کاربران را از یک نقطه مدیریت کنیم. به‌روزرسانی نسخه نرم‌افزار در سرور مرکزی به‌صورت خودکار انجام می‌شود و نیاز به نصب یا تنظیم دستی در هر دستگاه وجود ندارد.
فرض کنید در شیفت کاری آخر هفته، یک اشکال امنیتی در فرم‌های سیستم شناسایی شده است: در نرم‌افزار سنتی، تیم IT باید به صورت حضوری و فیزیکی در هر بخش حضور یافته و اشکال را برطرف کند؛ اما در نسخه تحت وب پیوند، فقط یک بار در مرکز داده، اصلاح صورت می‌گیرد و همه کاربران بدون قطعی یا نصب مجدد، به‌صورت لحظه‌ای از نسخه اصلاح شده استفاده خواهند کرد. همین موضوع هزینه‌های پشتیبانی را کاهش داده و اطمینان می‌دهد که نرم‌افزار همیشه در وضعیتی به‌روز و امن قرار داشته باشد.
بیشتر بخوانید: راهنمای پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان‌ها
پشتیبانی آنلاین و به‌روزرسانی خودکار
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند دارای معماری متمرکز و سرویس‌گرا (SOA) است. بر اساس گزارش smartoffice این معماری به ما این امکان را می‌دهد که نرم‌افزار همه‌ی کاربران را از یک نقطه مدیریت کنیم. به‌روزرسانی نسخه نرم‌افزار در سرور مرکزی به‌صورت خودکار انجام می‌شود و نیاز به نصب یا تنظیم دستی در هر دستگاه وجود ندارد.
فرض کنید در شیفت کاری آخر هفته، یک اشکال امنیتی در فرم‌های سیستم شناسایی شده است: در نرم‌افزار سنتی، تیم IT باید به صورت حضوری و فیزیکی در هر بخش حضور یافته و اشکال را برطرف کند؛ اما در نسخه تحت وب پیوند، فقط یک بار در مرکز داده، اصلاح صورت می‌گیرد و همه کاربران بدون قطعی یا نصب مجدد، به‌صورت لحظه‌ای از نسخه اصلاح شده استفاده خواهند کرد. همین موضوع هزینه‌های پشتیبانی را کاهش داده و اطمینان می‌دهد که نرم‌افزار همیشه در وضعیتی به‌روز و امن قرار داشته باشد.
بیشتر بخوانید: راهنمای پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان‌ها
حفاظت از داده‌ها و امکان تعریف سطوح دسترسی
یکی از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند پشتیبانی امنیتی پیشرفته آن است. این سامانه بومی با استفاده از پروتکل HTTPS، اقدامات ضد ربایش (Captcha) و مدیریت هوشمند آدرس IP، ترافیک و دسترسی کاربران را کنترل می‌کند. علاوه بر این‌ها، دریافت گواهی امنیت معتبر از آزمایشگاه آپا دانشگاه فردوسی مشهد نشان‌دهنده استانداردهای حفاظتی قدرتمند پیوند است.
اسنادی که در سیستم بارگذاری می‌شوند به‌طور رمزنگاری‌شده ذخیره شده و فقط کاربران مجاز با رمزهای یکبارمصرف (OTP) یا حساب کاربری خود به آن‌ها دسترسی پیدا می‌کنند. در مقایسه، نگهداری اسناد حساس در فایل‌های Word یا Excel و روی پوشه‌های محلی خطر بیشتری دارد و یافتن نسخه درست یک سند محرمانه دشوار است.
در پیوند می‌توان برای هر کارتابل و هر فرم اداری سطوح دسترسی تعریف کرد (عادی، محرمانه، سری) و حتی برای هر کاربر چند امضا و کلید امنیتی تخصیص داد. این امکان تضمین می‌کند که اطلاعات حیاتی سازمان فقط در اختیار افراد مجاز باقی بماند و کلیه فعالیت‌های مرتبط به‌صورت گزارش‌گیری‌شده ثبت شود.
گواهی بومی و اعتماد سازمانی
پیوند به‌عنوان یک سامانه بومی مزیت‌های امنیتی خاص خود را دارد. این نرم افزار که تماما توسط برنامه‌نویسان ما در سماتوس طراحی شده، سازگاری بالایی با نیازهای شرکت‌های ایرانی و رعایت حریم داده‌های داخلی، این نرم‌افزار را به گزینه‌ای هوشمندانه برای جایگزینی اتوماسیون‌های خارجی تبدیل کرده است.
کسب‌وکارهای ایرانی می‌توانند با بهره‌گیری از فضای ابری امن پیوند، نیاز خود را به مراکز داده بین‌المللی کاهش دهند. در نتیجه، علاوه بر رعایت قوانین ملی حفاظت از داده و بهره‌مندی از کنترل‌های مورد نیاز (مثلاً مدیریت شناسه ملی سند – شمس)، هزینه‌های تبادلات ارزی و ریسک مربوط به حساسیت‌های سیاسی یا تحریم‌ها نیز کاهش می‌یابد. این اعتماد به سامانه داخلی به معنای افزایش آرامش مدیران فناوری اطلاعات و همزمان ارتقای امنیت کل سازمان است.
بیشتر بخوانید: آموزش اتوماسیون اداری پیوند (بخش یک)
یکپارچگی و توسعه‌پذیری: اتصال با سایر سیستم‌ها از طریق API و ECE
از دیگر مزایای سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پیوند قابلیت معماری سرویس‌گرا (SOA) است که از API برای تبادل داده با سیستم‌های دیگر استفاده می‌کند. به بیان ساده، این سامانه می‌تواند با سیستم‌هایی مانند حقوق و دستمزد، حضور و غیاب یا سیستم‌های مدیریت پروژه به‌سادگی ارتباط برقرار کند.
این امر به این معناست که وقتی مدیر مالی در سیستم حقوق و دستمزد، تغییر پرسنلی ایجاد می‌کند، این تغییر می‌تواند به‌صورت خودکار در اتوماسیون اداری نیز اعمال شود تا اسناد با نام آخرین ساختار سازمانی ثبت شوند. افزون بر این، پشتیبانی از پروتکل ECE (استاندارد انتقال مکاتبات الکترونیک بین سازمانی) به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا مکاتبات خارج از سازمان را به‌صورت دیجیتال ردوبدل کنند.
برای مثال یک سازمان دولتی می‌تواند مستندات اداری را مستقیماً از طریق پروتکل ECE به وزارتخانه مربوطه بفرستد و از دریافت آن با یک کد رهگیری دیجیتال اطمینان حاصل کند. این سطح از یکپارچگی و ردگیری خودکار مکاتبات، هم فرآیندهای کاغذی را حذف می‌کند و هم خطاهای انسانی ناشی از دریافت یا ارسال نامرتب نامه‌ها را تقریباً به صفر می‌رساند.
امکان مقیاس‌پذیری نامحدود
یکی دیگر از مزیت‌های اتوماسیون تحت وب پیوند، قابلیت توسعه نامحدود آن است. این سامانه می‌تواند بدون نیاز به سرورهای اضافه در شرکت‌های کوچک تا سازمان‌های با ساختار هلدینگ و زیرمجموعه‌های متعدد به‌کار گرفته شود. در یک هلدینگ با چند شرکت تابعه، اتوماسیون پیوند می‌تواند هر شرکت را در یک دبیرخانه مجزا نگهداری کرده و در عین حال امکان ارسال و دریافت مکاتبات برون‌سازمانی (بین زیرمجموعه‌ها و ستاد مرکزی) را فراهم کند.
برخلاف نرم‌افزارهای قدیمی یا برخی از نرم‌افزارهای حال حاضر که مقیاس‌پذیری محدودی دارند و برای پشتیبانی از کاربران بیشتر نیاز به سرورهای جدید یا نسخه‌های پیچیده‌تر است، معماری ابری پیوند این امکان را می‌دهد که با افزایش تعداد کارکنان یا افزایش تراکنش‌ها بدون کاهش کارایی، بر حجم کار غلبه شود. به عبارت دیگر، منابع ذخیره‌سازی و پردازش در سیستم ابری پیوند به‌صورت خودکار مدیریت می‌شود تا سرعت کار همچنان بالا بماند و شرکت با رشد، نیاز به تغییر زیرساخت نداشته باشد
کارایی بالا و بهینه‌سازی فرایندها: کارتابل هوشمند و گردش آسان مکاتبات
اتوماسیون اداری پیوند شامل یک کارتابل الکترونیکی پیشرفته است که وظایف هر کاربر را سازمان‌دهی می‌کند. با به‌کارگیری این کارتابل هوشمند، هر کارمندی یک «صفحه اصلی» برای پیگیری نامه‌ها، دستور کارها و گزارش‌ها دارد. به عنوان مثال یک کارمند دبیرخانه می‌تواند نامه‌های وارده را در کارتابل خود مشاهده کرده، برای تایید به واحد مربوطه ارجاع دهد و در همان پنجره، وضعیت پاسخ درخواست‌های قبلی را هم مشاهده کند.
این شیوه کار گردش مکاتبات را تسریع می‌کند و از گم‌شدن اسناد جلوگیری می‌کند. تحقیق‌ها نشان می‌دهد به‌کارگیری سامانه اتوماسیون اداری تحت وب خطاهای انسانی در ثبت و پیگیری نامه‌ها را به حداقل می‌رساند و دستیابی سریع به اطلاعات درست را ممکن می‌کند.
قبل از نصب پیوند، کارکنان دبیرخانه باید برای ثبت یک نامه، چند رکورد را دستی در اکسل وارد کنند که خطاها و دوباره‌کاری به‌دنبال دارد؛ اما اکنون این کار به صورت خودکار با انتخاب گیرنده و کلیدسازی دیجیتال انجام می‌شود و دیگر نیاز به فعالیت‌های تکراری نیست.
بیشتر بخوانید: راهنمای کامل خودکار کردن کارها با اتوماسیون اداری
فرم‌ساز درگ اند دراپ و طراحی فرایندها
یکی از امکانات برجسته اتوماسیون اداری پیوند، فرم‌ساز گرافیکی آن است که بدون نیاز به کدنویسی امکان طراحی سریع فرم‌های اداری را فراهم می‌کند. از درخواست مرخصی و ماموریت گرفته تا ثبت قرارداد و فرم درخواست کالا، تمام فرم‌های سازمانی را می‌توان تنها با عمل کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) فیلدها در محیط طراحی ساخت.
این قابلیت باعث می‌شود کارکنان با دانش فنی کم نیز بتوانند فرایندهای جدید را تعریف کنند. برای نمونه اگر یک واحد IT نیازمند ثبت گزارش روزانه پشتیبانی باشد، تنها با چند کلیک می‌تواند فرم دلخواه را ایجاد و گردش آن را در سیستم تعیین کند؛ دیگر نیازی به درخواست از تیم برنامه‌نویسی یا صبر برای آپدیت نرم‌افزار نیست.
ادغام این فرم‌ها با گردش‌کار سیستم (Workflow) پیوند موجب می‌شود که بلافاصله پس از تکمیل فرم، کار به مرحله بعد ارجاع یابد و گزارش‌های جمع‌بندی به‌صورت خودکار تولید شوند.
جستجوی پیشرفته و بایگانی دیجیتال
اتوماسیون تحت وب پیوند امکان جستجو در محتویات متن هر سند را فراهم کرده است؛ یعنی اگر یک کاربر یادداشت جلسه‌ای درباره یک پروژه خاص را جستجو کند، کافی است تعدادی کلیدواژه یا شماره پرونده را وارد کند تا سیستم در کسری از ثانیه سند مرتبط را بیابد.
قابلیت OCR پیوند (تبدیل تصویر به متن) نیز به شما اجازه می‌دهد اسناد اسکن‌شده را به‌صورت متنی جستجو کنید. همچنین سامانه گزارش‌سازی پویا در پیوند به شما امکان می‌دهد گزارشی در لحظه درباره تعداد نامه‌های یک موضوع خاص یا عملکرد کارکنان دریافت کنید.
آرشیوهای قدیمی دستی یا حتی فایل‌های PDF زمان‌بر و خطاپذیر هستند؛ امکان «ارائه کد رهگیری» اتوماسیون تحت وب، این امکان را ایجاد می‌کند که هر سند به صورت خودکار شماره‌گذاری شود و کاربر از لحظه ثبت تا خاتمه آن را پیگیری کند.
فکس و ارتباطات پیامکی
اتوماسیون اداری پیوند از سامانه مدیریت فکس یکپارچه نیز بهره می‌برد. در این زیرسیستم، کاربران می‌توانند بدون نیاز به دستگاه فکس فیزیکی و صرفاً از طریق اینترنت، برگه‌های فکس را ارسال و دریافت کنند. برای نمونه، وقتی به یک فوریت اداری برون‌سازمانی مانند ارسال گزارش به دستگاه‌های دیگر نیاز است، کافی‌ست فایل مورد نظر در کارتابل به سامانه فکس ارسال و در کسری از دقیقه ارسال شود.
همچنین «پنل پیامک» داخلی پیوند امکان اطلاع‌رسانی خودکار به ذی‌نفعان را فراهم می‌کند. در صورتی که مهلت پاسخ به نامه‌ای رو به اتمام باشد یا یک جلسه تایید شود، سامانه می‌تواند به‌طور خودکار پیامک هشدار ارسال کند. این روش‌ها کارایی را بالا برده و تضمین می‌کنند که هیچ بخش مهمی از فرآیند اداری به دلیل بی‌اطلاعی به تعویق نیافتد.
بیشتر بخوانید: ویژگی های بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری
امکانات نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند
از دیگر مزایای انرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند، امکاناتی کاربردی مثل دسترسی از راه دور، امنیت بالا و پشتیبانی متمرکز، مجموعه‌ای از امکانات کاربردی و تخصصی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که هر یک به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند تا تجربه کاربری را بهبود داده و فرایندهای اداری را تسهیل و تسریع کنند. در ادامه با مهم‌ترین ویژگی‌ها و ابزارهای داخلی سامانه پیوند آشنا می‌شوید.
کارتابل نامه
کارتابل اصلی در سامانه پیوند هسته‌ی تعامل کاربران با اسناد اداری است. در این محیط، کاربران می‌توانند کلیه نامه‌های دریافتی، ارسالی و در دست اقدام خود را مشاهده و مدیریت کنند.
- در دست اقدام: نمایش کلیه نامه‌هایی که نیاز به پاسخ یا اقدام دارند.
- پیگیری: امکان علامت‌گذاری نامه‌ها جهت پیگیری در آینده.
- ایمیل یا رایانامه: امکان ارسال و دریافت مکاتبات داخلی یا خارجی از طریق بستر امن سازمانی.
- ایجاد پیشنویس: ثبت و ذخیره پیشنویس نامه‌ها پیش از ارسال نهایی.
- نامه‌های ارسالی: مرور و بررسی کلیه مکاتباتی که توسط کاربر ارسال شده‌اند.
امکانات تکمیلی کارتابل شامل قابلیت جستجوی سریع در نامه‌ها (بر اساس متن، تاریخ، گیرنده یا کلمات کلیدی)، یادآوری برای اقدامات آینده، بایگانی نامه‌ها به‌صورت طبقه‌بندی‌شده، پوشه‌ی نامه‌های حذف‌شده (با امکان بازیابی)، و تاریخچه ورود کاربران به کارتابل جهت بررسی فعالیت‌های گذشته است. البته این‌ها تنها بخش کوچکی از امکانات پیوند هستند.
بیشتر بخوانید: کارتابل اتوماسیون اداری چیست؟
دبیرخانه
دبیرخانه در اتوماسیون پیوند برای ثبت، مدیریت و گردش مکاتبات رسمی سازمانی طراحی شده است و از انعطاف‌پذیری بالایی برخوردار است.
- نامه‌های ثبتی وارده و صادره: ثبت و پیگیری کلیه نامه‌های رسمی که وارد سازمان می‌شوند یا از آن خارج می‌گردند.
- جستجوی کلمات و بارکد: برای بازیابی سریع اسناد و نامه‌ها، کاربران می‌توانند از کلمات کلیدی یا بارکد اختصاصی هر نامه استفاده کنند.
- ایجاد کارتابل‌های متعدد برای دبیرخانه‌ها: هر واحد سازمانی می‌تواند کارتابل دبیرخانه‌ی مجزای خود را داشته باشد، با دسترسی‌های تفکیک‌شده و گردش کار مستقل.
این طراحی برای سازمان‌هایی با ساختار چندسطحی یا شرکت‌های دارای شعبه‌های متعدد به‌ویژه مناسب است.
پنل مدیریت
پنل مدیریت سامانه پیوند ابزار اصلی برای پیکربندی، کنترل و نظارت بر کل سامانه است و در اختیار مدیر سیستم یا مدیر فناوری اطلاعات قرار دارد.
- تعریف ساختار سازمانی (چارت): امکان تعریف و ویرایش سلسله‌مراتب سازمانی به‌صورت درختی.
- تعریف کاربر و دسترسی‌ها: هر کاربر با نقش خاص، سطوح دسترسی دقیق و مجزایی خواهد داشت.
- ایجاد دبیرخانه‌های جدید: تعریف مستقل هر دبیرخانه بر اساس واحدهای سازمانی.
- تعریف الگوهای چاپ: ساخت الگوهای استاندارد نامه‌ها و امکان شخصی‌سازی آن‌ها برای هر بخش.
- نمایش کاربران آنلاین: مشاهده آنی کاربران فعال در سیستم جهت پایش دسترسی‌ها.
- نظارت بر سرور و منابع مصرفی: بررسی وضعیت سرور، حافظه، CPU، و ترافیک مصرف‌شده جهت بهینه‌سازی عملکرد.
این بخش نقشی حیاتی در تضمین سلامت عملکرد و امنیت کلی سامانه ایفا می‌کند.
گزارشات
بخش گزارش‌گیری نرم‌افزار پیوند برای مدیریت کلان و تصمیم‌گیری سریع طراحی شده است. مدیران می‌توانند با چند کلیک اطلاعات آماری و عملیاتی دقیقی از عملکرد سیستم دریافت کنند:
- گزارش نامه‌ها و ارجاعات: بررسی آمار حجم نامه‌های ورودی، خروجی و مسیر گردش آن‌ها در سازمان.
- آمار ثبت دبیرخانه: مشاهده فعالیت هر دبیرخانه به تفکیک تعداد ثبت، تاخیرها، یا پاسخ‌دهی.
- وضعیت کاربران: نظارت بر فعالیت هر کاربر، میزان مشارکت و تاریخچه ورود به سیستم.
- گزارش وضعیت دسترسی‌ها: بررسی سطوح دسترسی کاربران و تطابق آن با چارت سازمانی.
گزارشات قابل ذخیره‌سازی و چاپ هستند و به‌عنوان مستند رسمی برای جلسات مدیریتی قابل ارائه‌اند.
ایجاد فرم (فرم‌ساز)
فرم‌ساز گرافیکی نرم‌افزار پیوند یکی از ابزارهای قدرتمند و متمایز این سامانه است. با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن (drag & drop) — یا همان «کشیدن و انداختن»، کاربران می‌توانند بدون دانش برنامه‌نویسی فرم‌های اختصاصی خود را طراحی کنند.
نمونه برخی از فرم‌هایی که در این ابزار به‌راحتی قابل پیاده‌سازی هستند:
- فرم درخواست مرخصی
- فرم مأموریت خارج از سازمان
- فرم خروج کالا از انبار
- فرم ثبت قرارداد با تامین‌کننده
- فرم گزارش خرابی تجهیزات
- فرم اعلام نیاز منابع انسانی
- فرم نظرسنجی داخلی از کارکنان
- فرم ثبت جلسات و صورت‌جلسه
پس از طراحی فرم، می‌توان آن را به گردش‌کار اختصاصی متصل کرد تا به‌طور خودکار در اختیار فرد یا واحد مسئول بعدی قرار گیرد. همچنین امکان اتصال این فرم‌ها به گزارش‌گیری و طبقه‌بندی اسناد وجود دارد. طراحی واکنش‌گرا، پشتیبانی از انواع فیلدهای ورودی (متنی، عددی، تاریخ، لیست کشویی، آپلود فایل، امضا) و امکان تعیین الزامات اجباری یا شرطی، فرم‌ساز پیوند را به ابزاری منعطف و قدرتمند برای سازمان‌ها تبدیل کرده است.
بیشتر بخوانید: کاربرد اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و ادارات دولتی
جمع بندی
مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند در یک نگاه، نشان می‌دهد که این سامانه، راهکاری حرفه‌ای برای دیجیتالی‌سازی مکاتبات و فرآیندهای سازمانی است. با بهره‌گیری از معماری تحت وب پیوند،امکان دسترسی از راه دور، به‌روزرسانی مرکزی، امنیت بالا و پشتیبانی یکپارچه را فراهم می‌کند؛ در نتیجه نیاز به نصب جداگانه، حضور فیزیکی یا نگرانی بابت نسخه‌های قدیمی از بین می‌رود.
امکانات پیشرفته‌ای مانند کارتابل الکترونیک، دبیرخانه دیجیتال، فرم‌ساز گرافیکی drag & drop، پروتکل eCE، پشتیبانی از API، نسخه چندسازمانی، طبقه‌بندی محرمانه‌سازی اسناد، OCR و پنل پیامک، این سامانه را از رقبا متمایز کرده‌اند.
پیوند با ارائه ابزارهایی چون گزارش‌گیری دقیق، جستجوی پیشرفته، مدیریت فکس، تعریف چند امضا و مانیتورینگ سرور نیازهای تخصصی مدیران فناوری اطلاعات را پوشش می‌دهد. این سامانه به‌طور خلاصه ترکیبی است از زیرساخت ابری امن، قابلیت‌های حرفه‌ای سازمانی و رابط کاربری ساده و قابل سفارشی‌سازی؛ انتخابی هوشمندانه برای سازمان‌هایی که به دنبال تحول واقعی در اتوماسیون اداری خود هستند.
سوالات متداول
در نسخه تحت وب پیوند، کاربران می‌توانند از هر مکان و در هر زمان صرفاً با مرورگر و اتصال اینترنت به سیستم دسترسی داشته باشند. دیگر نیازی به حضور فیزیکی در سازمان یا نصب نرم‌افزار روی هر دستگاه نیست. این مزیت در شرایط بحرانی مانند اختلالات فیزیکی، ماموریت‌های خارج از دفتر یا کار از خانه، بهره‌وری و تداوم کار را تضمین می‌کند.
سامانه از رمزنگاری داده‌ها، پروتکل HTTPS، Captcha، مدیریت IP، رمز یک‌بار مصرف (OTP)، سطوح دسترسی قابل تعریف (عادی، محرمانه، سری) و حتی چند امضا برای هر کاربر پشتیبانی می‌کند. همچنین، دارای گواهی امنیت معتبر از آزمایشگاه آپا دانشگاه فردوسی است.
از طریق API و پروتکل ECE. پیوند می‌تواند با سیستم‌هایی مانند حقوق و دستمزد، منابع انسانی یا حضور و غیاب یکپارچه شود. مثلاً یک تغییر پرسنلی در HR می‌تواند به‌صورت خودکار در فرم‌های اداری پیوند اعمال شود. با ECE نیز مکاتبات برون‌سازمانی دیجیتالی و رهگیری‌شده انجام می‌گیرد.
فرم‌ساز پیوند بدون نیاز به کدنویسی و با قابلیت کشیدن و رها کردن (drag & drop) کار می‌کند. فرم‌هایی مثل: درخواست مرخصی، ماموریت، خروج کالا، گزارش خرابی، ثبت قرارداد، جلسات، و حتی نظرسنجی منابع انسانی را می‌توان ساخت. فرم‌ها به گردش‌کار متصل شده و می‌توان آن‌ها را گزارش‌گیری و طبقه‌بندی کرد.
گزارش‌گیری از نامه‌ها و ارجاعات، وضعیت دبیرخانه، فعالیت کاربران و دسترسی‌ها از مهم‌ترین امکانات این بخش هستند. این گزارش‌ها قابل چاپ و ذخیره‌اند و در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی، کنترل امنیتی، و پایش عملکرد کارکنان به کار می‌روند.