اگر به دنبال راهکاری برای ساده‌سازی و شفاف‌سازی روندهای پیچیده کسب‌وکار هستید، این مقاله که به راهنمای مدلسازی فرآیند با BPMN می‌پردازد، می‌تواند نقطه شروع خوبی باشد. طبیعتاً می‌خواهید بدانید BPMN چیست و چگونه به بهبود کسب‌وکار کمک می‌کند. در پاسخ باید بگوییم این راهکار یک زبان تصویری استاندارد است که فرآیندها را به نمودارهای ساده و قابل فهم تبدیل می‌کند. با آموزش BPMN، می‌توان کارها را بهتر سازماندهی کرد، اشتباهات را کاهش داد و اطمینان حاصل کرد که همه اعضا در یک مسیر مشخص حرکت می‌کنند.
در این مقاله به صورت گام‌به‌گام با تعریف این زبان، اجزای اصلی، نحوه طراحی یک فرآیند، ابزارهای پیشنهادی و اشتباهات رایج آشنا خواهید شد. پس اگر قصد دارید فرآیندهای کاری یک سازمان را به گونه‌ای تصویرسازی کنید که برای همه، از مدیران گرفته تا کارکنان، کاملا روشن و قابل فهم باشد، راهنمای مدلسازی فرآیند کسب‌وکار با زبان BPMN سماتوس را از دست ندهید.
BPMN چیست و چرا به آن نیاز داریم؟
BPMN یا همان Business Process Model and Notation، یک زبان گرافیکی برای مدلسازی فرآیندهای کسب‌وکار است که با هدف ایجاد توصیفی شفاف و بدون ابهام از فرآیندها طراحی شده است. این زبان برخلاف روش‌های سنتی مانند نمودارهای دستی یا فلوچارت‌های ساده که نمی‌توانستند پیچیدگی‌های واقعی کسب‌وکار را به‌درستی نمایش دهند، قادر است ساختاری دقیق از تعاملات، استثناها و نقش‌ها را به‌تصویر بکشد؛ به‌طوری‌که برای همه اعضای سازمان قابل فهم باشد.
برای درک بهتر نقش BPMN در بهبود مدیریت فرآیند، تصور کنید قرار است فرآیند جذب نیرو در سازمانی را برای تیم توسعه نرم‌افزار، مدیر منابع انسانی و مدیرعامل توضیح دهید. در این موقعیت اگر از یک فلوچارت ساده استفاده کنید، ممکن است هر یک از مدیران برداشت متفاوتی داشته باشند. بنابراین به یک زبان واحد دقیق و ساده نیاز دارید.
بیشتر بخوانید: BPMS چیست؟
مخاطبان اصلی BPMN چه کسانی‌اند؟
حالا که تا حد زیادی برای‌تان روشن شد BPMN چیست، ممکن است بپرسید «مخاطبان اصلی این زبان چه کسانی‌اند؟». به طور کلی تصمیم‌گیران سازمانی مانند مدیران ارشد، مدیران فرآیند و افرادی که به دنبال ساده‌سازی، مستندسازی و بهبود فرآیندهای کاری هستند، مخاطبان اصلی bpmn محسوب می‌شوند.
آشنایی با اجزای اصلی زبان BPMN
برای شروع مدلسازی فرآیند با BPMN، لازم است با اجزای اصلی این زبان استاندارد آشنا شویم. BPMN از چند عنصر کلیدی تشکیل شده که هر کدام نقش مشخصی در ترسیم و توصیف فرآیندها دارند. این عناصر در چهار دسته کلی قرار می‌گیرند:
- اجزای جریان (Flow Objects): شامل رویدادها، فعالیت‌ها و گیت‌وی‌ها.
- اشیاء ارتباطی (Connecting Objects): مانند جریان ترتیب، جریان پیام و ارتباط.
- خطوط شنا یا مسیرهای جریان (Swimlanes): شامل محدوده کاری (Pool) و نقش (Lane).
- مصنوعات (Artifacts): شامل داده‌ها، گروه‌ها و حاشیه‌نویسی‌ها.
در ادامه هر یک از این بخش‌ها را به صورت جامع توضیح می‌دهیم.
۱. اجزای جریان (Flow Objects)
اجزای جریان، اصلی‌ترین و کاربردی‌ترین نمادها در نمودار BPMN هستند. در واقع این اجزا همان عناصری‌اند که گردش کار را تشکیل داده و رفتار یک فرآیند را تعریف می‌کنند. در ادامه سه دسته اصلی آن‌ها را توضیح می‌دهیم:
رویدادها (Events)
در هر فرآیندی، لحظاتی وجود دارند که نقطه آغاز، توقف یا تغییر محسوب می‌شوند؛ این لحظات در زبان BPMN با رویدادها نشان داده می‌شوند. مثلاً وقتی کاربر فرمی را ارسال می‌کند، یک رویداد شروع (Start Event) اتفاق می‌افتد.
اگر در میانه راه منتظر تأیید یا پیام خارجی هستیم، آن نقطه می‌تواند یک رویداد میانی (Intermediate Event) باشد. پایان فرآیند هم معمولاً با رویداد پایان (End Event) مشخص می‌شود؛ مثلاً وقتی فاکتور نهایی صادر شده یا ایمیل تأیید برای مشتری ارسال شده است.
برای نمونه، تصور کنید فرآیند خرید آنلاین را مدلسازی می‌کنیم: در این فرآیند، کلیک کردن روی دکمه «ثبت سفارش» رویداد شروع است و زمانی که رسید به ایمیل مشتری فرستاده می‌شود، رویداد پایان رخ می‌دهد.
فعالیت‌ها (Activities)
فعالیت‌ها قلب فرآیند را تشکیل می‌دهند و عبارت‌اند از همان کارهایی که واقعاً باید انجام شوند. فعالیت‌ها گاهی ساده‌اند، مثل ارسال یک ایمیل یا بررسی یک درخواست که در BPMN به آن‌ها Task یا فعالیت گفته می‌شود. گاهی هم آن‌قدر پیچیده می‌شوند که نیاز داریم چند مرحله مختلف را زیر یک چتر بیاوریم. آن‌وقت با یک Sub-process طرفیم.
مثلاً وقتی کارمند درخواست مرخصی می‌دهد، این فقط یک کار ساده نیست. باید توسط مدیر بررسی شود، در سیستم ثبت شود، و به کارمند پاسخ داده شود. همه این کارها را می‌شود در قالب یک زیرفرآیند (Sub-process) نمایش داد تا نمودار فرآیند کسب‌وکار، خلوت و قابل درک باقی بماند.
گیت‌وی‌ها (Gateways)
تا اینجا فقط گفتیم چه کارهایی باید انجام شوند، اما سؤال اصلی این است: چه زمانی کدام مسیر را برویم؟ اینجاست که مفهوم گیت‌وی یا دروازه به میان می‌آید؛ گیت‌وی‌ها نقاط تصمیم‌گیری هستند که بسته به شرایط، مسیرهای مختلفی را باز یا بسته می‌کنند:
- گیت‌وی انحصاری (Exclusive Gateway یا همان XOR): این گیت‌وی فقط اجازه عبور یکی از مسیرها را می‌دهد؛ یا این یا آن، نه هر دو. مثلاً درخواست مشتری باید یا تأیید شود یا رد و هر دو با هم منطقی نیست.
- گیت‌وی موازی (Parallel Gateway یا AND): اجازه می‌دهد چند مسیر به‌طور همزمان طی شوند. مثلا فرض کنید پس از ثبت سفارش، همزمان باید پیامک و ایمیل تأیید فرستاده شود.
- گیت‌وی شامل‌شونده (Inclusive Gateway یا OR): اگر بخواهیم بسته به شرایط، یک یا چند مسیر را باز کنیم، آن‌وقت به سراغ این گیت‌وی می‌رویم. مثلاً در فرآیند ثبت‌نام، اگر کاربر گزینه‌های اضافی را هم تیک زده باشد، اطلاعاتش به بخش‌های مختلفی فرستاده می‌شود، در غیر اینصورت فقط مسیر اصلی را طی می‌کند.
۲. اشیاء ارتباطی (Connecting Objects)
در بخش قبل، با اجزا BPMN آشنا شدیم اما هنوز نمی‌دانیم این اجزا چطور به هم وصل می‌شوند. بنابراین برای درک چگونگی این اتصال باید به سراغ مفهوم دیگری به نام جریان (Flow) برویم:
- جریان توالی (Sequence Flow) مشخص می‌کند چه چیزی بعد از چه چیزی انجام شود. مانند فلش‌هایی ساده که جهت حرکت فرآیند را نشان می‌دهند.
- جریان پیام (Message Flow) برای نمایش ارتباطات بین نقش‌ها، سازمان‌ها یا سیستم‌های مختلف استفاده می‌شود؛ مخصوصاً وقتی پای تعاملات بین محدوده‌های کاری (Pools) وسط باشد.
برای مثال، در یک فرآیند پشتیبانی، ارتباط بین «کاربر» و «واحد پشتیبانی» از طریق ایمیل یا فرم تماس، با جریان پیام نمایش داده می‌شود. اما کارهای داخلی خودِ واحد پشتیبانی، با جریان توالی قابل ترسیم هستند.
- جریان ارتباط (Association) نیز اطلاعات اضافی مثل توضیحات ضروری یا داده‌ها را به فعالیت‌ها یا رویدادها وصل می‌کند. مثلا وقتی موقع ثبت خرید، یادداشت هزینه را هم اضافه می‌کنیم، این یک ارتباط بین خرید و توضیح هزینه است.
۳. خطوط شنا یا مسیرهای جریان (Swimlanes)
بدیهی است که وقتی فرآیندها مربوط به چند نفر/نقش/سازمان باشند، لازم است آن‌ها را از هم تفکیک کنیم. اینجاست که پای محدوده کاری (Pools) و نقش‌ها (Lanes) به ماجرا باز می‌شود. این مفاهیم را می‌توان به اینصورت تعریف کرد:
- محدوده کاری (Pool): محدوده‌کاری می‌تواند یک سازمان یا سیستم مستقل باشد مثل «واحد مالی».
- نقش کاری (Lane): درون هر محدوده کاری، نقش‌ها قرار می‌گیرند که نقش‌های مختلف آن سازمان را نشان می‌دهند. مثلاً در محدوده کاری سازمان مالی، ممکن است نقش‌هایی برای «حسابدار»، «مدیر مالی» و «سیستم بانک» داشته باشیم.
این تفکیک باعث می‌شود راحت‌تر بفهمیم چه کسی مسئول کدام بخش از فرآیند است و تعامل‌ها از کجا به کجا منتقل می‌شوند.
۴. مصنوعات (Artifacts)
در بسیاری از موارد، برای فهمیدن بهتر یک فرآیند، صرفاً نمایش فعالیت‌ها و جریان‌ها کافی نیست و باید اطلاعات تکمیلی و توضیحات بیشتری در نمودار لحاظ شود؛ این وظیفه را عناصر کمکی به نام «مصنوعات» (Artifacts) برعهده دارند. مصنوعات اگرچه بر روند اجرای فرآیند تأثیر مستقیم ندارند، اما نقش مهمی در افزایش وضوح و مستندسازی فرآیند ایفا می‌کنند. انواع مصنوعات عبارت‌اند از:
اشیای داده (Data Objects)
این عناصر برای نمایش داده‌هایی به کار می‌روند که در طول فرآیند، تولید یا مصرف می‌شوند. به عنوان نمونه، در فرآیند ثبت‌نام یک دوره آموزشی، فایل مدارک داوطلب به‌صورت یک شیء داده نمایش داده می‌شود.
گروه‌ها (Groups)
گروه‌ها برای دسته‌بندی و گروه‌بندی مجموعه‌ای از فعالیت‌ها یا عناصر مرتبط مورد استفاده قرار می‌گیرند. این دسته‌بندی‌ها صرفاً بصری هستند و تأثیری بر جریان فرآیند ندارند. به‌عنوان مثال مجموعه وظایف مربوط به «بررسی مدارک» داوطلب فوق در قالب یک گروه دسته‌بندی می‌شود.
حاشیه‌نویسی‌ها (Annotations)
گاهی لازم است نکات تکمیلی یا توضیحاتی به نمودار افزوده شود تا برخی از اجزای فرآیند بهتر درک شوند. حاشیه‌نویسی‌ها این امکان را فراهم می‌کنند که توضیحی مختصر در کنار یک عنصر ارائه شود؛ یعنی می‌توان توضیح داد که اجرای یک فعالیت خاص تنها در شرایط مشخصی انجام می‌شود. مثلا در مورد داوطلب مذکور، کنار یکی از فعالیت‌ها، با استفاده از حاشیه‌نویسی توضیح می‌دهیم که «بررسی سوابق تحصیلی فقط برای متقاضیان دوره پیشرفته الزامی است».
چگونه یک فرآیند را با BPMN مدلسازی کنیم؟ (راهنمای گام‌به‌گام)
مدلسازی فرآیند با BPMN فقط رسم نمودار نیست؛ یک فرآیند تحلیلی دقیق است که نیاز به شناخت درست، تفکیک نقش‌ها و استفاده هوشمندانه از ابزارهای بصری دارد. در ادامه، مراحل کلیدی این مسیر را مرور می‌کنیم تا ببینیم چطور می‌توان یک فرآیند را با bpmn مدلسازی کرد.
۱. تعیین نقطه شروع، خروجی نهایی و مسیر کلی
در ابتدا باید بدانید فرآیند از کجا آغاز می‌شود (ورودی)، و قرار است به چه نتیجه‌ای ختم شود (خروجی). اطلاع از شروع و پایان، چارچوب و مسیر کلی فرآیند را مشخص کرده و در نتیجه هم به آن وضوح بیشتری می‌دهد و هم از سردرگمی در مراحل بعد جلوگیری می‌کند.
۲. شناسایی و تفکیک نقش‌ها و واحدهای درگیر در فرآیند
در هر فرآیند، افراد یا سیستم‌هایی مسئول انجام وظایف هستند. بنابراین باید نقش‌ها را تفکیک کنید؛ مثلاً مشخص کنید کدام مرحله در حیطه کار کارمند، مدیر، مشتری یا یک نرم‌افزار خاص قرار دارد. این تفکیک بعدها در مدلسازی با استفاده از نقش‌ها (Lanes) به‌کار می‌آید.
۳. تبدیل گام‌ها به عناصر BPMN
هر گام از فرآیند را باید به یکی از اجزای زبان BPMN تبدیل کنید مثلا:
- شروع و پایان با «رویدادها» مشخص می‌شوند.
- اقدامات با «فعالیت‌ها» یا «وظایف» نمایش داده می‌شوند.
- نقاط تصمیم‌گیری با «گیت‌وی‌ها» نشان داده می‌شوند.
به عبارتی این مرحله مثل ترجمه یک داستان به زبان گرافیکی BPMN است.
۴. طراحی اولیه نمودار با حفظ ترتیب منطقی
با استفاده از ابزارهای مدلسازی، عناصر شناسایی‌شده را در قالب یک نمودار ترسیم کنید. ترتیب اجرای کارها باید واضح باشد. مثلاً از چپ به راست یا بالا به پایین، تا مخاطب به‌راحتی مسیر فرآیند را دنبال کند.
۵. تعریف دقیق نقش‌ها (Lanes) و اتصال جریان‌ها
برای هر نقش یک Lane جداگانه طراحی کنید تا معلوم باشد کدام فعالیت در حیطه مسئولیت چه کسی قرار دارد. سپس با استفاده از Sequence Flow و Message Flow میان گام‌ها و نقش‌ها ارتباط برقرار کنید تا تعامل‌ها شفاف شوند.
۶. ساده‌سازی بدون حذف جزئیات مهم
مدل خوب مدلی است که برای تمام دست‌اندرکاران قابل فهم باشد؛ بنابراین از شلوغی غیرضروری پرهیز کنید، اما دقت را فدای سادگی نکنید. به یاد داشته باشید که هدف، ایجاد تعادل بین وضوح بصری و عمق تحلیلی است.
ارتباط BPMN با BPM و BPMS
برای درک صحیح از نقش BPMN در مدیریت فرآیندهای سازمانی، باید دو مفهوم کلیدی دیگر یعنی BPM و BPMS را نیز توضیح دهیم؛ چرا که BPMN در دل این دو مفهوم معنا پیدا می‌کند.
مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM)
مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM)، یک رویکرد کلی‌نگر برای تحلیل، طراحی، پیاده‌سازی، نظارت و بهبود مستمر فرآیندهای سازمانی است. این رویکرد به اعضای سازمان این امکان را می‌دهد تا از بیرون و با دیدی وسیع‌تر به فرآیندها نگاه کرده، نقاط ضعف را شناسایی کنند و به شکل سیستماتیک برای بهبود آن‌ها برنامه‌‌ریزی نمایند.
مثلاً در یک شرکت خدماتی ممکن است تحلیل فرآیند رسیدگی به درخواست مشتری نشان دهد که زمان پاسخ‌گویی بیش از حد طولانی است یا برخی مراحل دوباره‌کاری دارند؛ در این شرایط، BPM کمک می‌کند تا چنین مشکلی شناسایی و اصلاح شود.
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS)
سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار BPMS مربوط به مرحله اجرا است. به عبارتی BPMS یک ابزار نرم‌افزاری است که مدل‌های طراحی‌شده را پیاده‌سازی و خودکار می‌کند. به زبان ساده، اگر BPM نقشه راه باشد، BPMS وسیله نقلیه‌ای است که این مسیر را طی می‌کند.
به طور کلی این سیستم‌ها قابلیت‌هایی مانند تخصیص خودکار وظایف، ثبت زمان‌های انجام فعالیت‌ها، رصد لحظه‌ای پیشرفت کار و اعمال تغییرات در فرآیند حین اجرا را فراهم می‌آورند
زبان BPMN به عنوان یک پل ارتباطی
در این سازوکار، BPMN مانند پلی میان BPM و BPMS قرار می‌گیرد؛ یک زبان استاندارد مدلسازی فرآیند که کمک می‌کند تحلیل‌گر کسب‌وکار، توسعه‌دهنده، مدیر پروژه و حتی کاربر نهایی، همگی فرآیند را در یک چارچوب قابل فهم و یکپارچه ببینند.
مدل‌هایی که با bpmn طراحی می‌شوند، از یک‌سو به اندازه کافی ساده هستند که مفاهیم کلان را منتقل کنند و از سوی دیگر به اندازه کافی دقیق‌اند که بتوان آن‌ها را مستقیماً وارد محیط‌های اجرایی BPMS کرد.
برای مثال، در یک فرآیند استخدام، تحلیل‌گر با BPM تعیین می‌کند که مراحل استخدام شامل ثبت درخواست، بررسی رزومه، مصاحبه و صدور پیشنهاد است. سپس با BPMN این مراحل را مدلسازی می‌کند. در نهایت، همین مدل به کمک BPMS اجرا می‌شود و فرآیند به‌صورت خودکار پیش می‌رود.
به این ترتیب، BPMN تنها یک ابزار طراحی نیست؛ بلکه هم واسطه‌‌ای مؤثر برای اتصال بین تحلیل و اجرا است و هم میانجی نیازهای کسب‌وکار و امکانات نرم‌افزاری محسوب می‌شود.
بیشتر بخوانید: تفاوت BPMN با BPM و BPMS
مثال عملی: مدلسازی فرآیند درخواست مرخصی با BPMN
در این بخش برای درک بهتر کاربرد BPMN، فرآیند درخواست مرخصی را به‌صورت عملی، مدلسازی می‌کنیم:
- تعریف سناریو:
فرآیند از زمانی شروع می‌شود که یک کارمند درخواست مرخصی می‌دهد. این درخواست توسط مدیر بررسی شده و سپس تأیید یا رد می‌شود و در نهایت نتیجه به اطلاع کارمند می‌رسد.
- نقش‌ها:
کارمند (درخواست‌دهنده)، مدیر (تصمیم‌گیرنده) و سیستم (ثبت و پیگیری درخواست).
- مراحل مدلسازی:
- کارمند درخواست را ارسال می‌کند (رویداد شروع و فعالیت ارسال درخواست)
- سیستم درخواست را دریافت و ثبت می‌کند (فعالیت ثبت درخواست)
- مدیر درخواست را دریافت و بررسی می‌کند (فعالیت بررسی درخواست)
- مدیر تصمیم می‌گیرد (گیت‌وی انحصاری: تأیید یا رد)
- اگر تأیید شد، سیستم مرخصی را ثبت می‌کند و اطلاع‌رسانی می‌کند (فعالیت ثبت مرخصی و ارسال پیام)
- اگر رد شد، سیستم پیام رد درخواست را به کارمند ارسال می‌کند (فعالیت ارسال پیام رد)
- فرآیند با اطلاع‌رسانی پایان می‌یابد (رویداد پایان).
- تحلیل مدل نهایی:
در این مرحله مدل ایجاد شده توسط مدیران و مسئولان تحلیل می‌شود تا اطمینان پیدا کنند که مدل به‌صورت واضح مراحل را نشان می‌دهد، نقش‌ها مشخص هستند، جریان‌های پیام و ترتیب فعالیت‌ها کاملاً منطقی است و به طور کلی فرآیند به خوبی درک و پیاده‌سازی شده است.
بهترین ابزارها برای مدلسازی با BPMN
برای شروع مدلسازی فرآیندهای کسب‌وکار با BPMN، انتخاب ابزار مناسب اهمیت زیادی دارد و به‌خصوص روی تجربه کاربری خیلی موثر است. برای همین در این بخش چند ابزار محبوب و کاربردی را معرفی می‌کنیم که هر کدام بسته به نیاز و سطح تجربه می‌تواند برای‌تان مفید باشد. برای مقایسه بهتر، این ابزارها را به ۲ دسته کلی تقسیم کرده‌ایم:
۱. ابزارهای رایگان و کاربردی؛ برای تازه‌کارها
از میان گزینه‌های رایگان و کاربردی، Bizagi Modeler، Camunda Modeler و bpmn.io جزو انتخاب‌های محبوب هستند. این ابزارها هم برای تمرین شخصی و هم برای ساخت مدل‌های اولیه بسیار مناسب‌اند. در ادامه قابلیت‌های هر کدام از این ابزارها را ذکر کرده‌ایم:
- Bizagi Modeler:
این نرم‌افزار رایگان و دارای رابط کاربری ساده‌ای است و امکان طراحی و مستندسازی فرآیندهای کسب‌وکار را با استفاده از استاندارد BPMN فراهم می‌کند. قابلیت خروجی‌گیری در قالب‌های مختلف و همکاری تیمی از ویژگی‌های مهم آن محسوب می‌شود.
- Camunda Modeler:
این ابزار متن‌باز از استانداردهای BPMN، DMN و CMMN پشتیبانی می‌کند و برای پروژه‌های حرفه‌ای و اتصال به موتور اجرای Camunda طراحی شده است. از جمله قابلیت‌های آن می‌توان به امکان طراحی فرم‌ها، جداول تصمیم‌گیری و ویرایش مستقیم فایل‌های XML اشاره کرد.
- bpmn.io:
این نرم‌افزار بر پایه کتابخانه متن‌باز bpmn-js توسعه یافته و کاملاً تحت‌وب است و نیازی به نصب ندارد. به همین دلیل برای تمرین، آموزش سریع و استفاده در اپلیکیشن‌های وب مناسب است.
بنابراین اگر به‌تازگی با BPMN آشنا شده‌اید، توصیه می‌کنیم با یکی از ۳ ابزار رایگان و در دسترس بالا شروع کنید و پس از کسب تجربه به سراغ گزینه‌های پیشرفته‌تر بروید.
۲. ابزارهای حرفه‌ای؛ مناسب سازمان‌ها
اگر در یک محیط سازمانی فعالیت می‌کنید یا نیاز به امکانات پیشرفته‌تری مثل همکاری تیمی، تحلیل فرآیند سازمانی یا اتصال به موتور اجرایی دارید، می‌توانید ابزارهایی مانند Signavio یا BonitaSoft را به کار بگیرید. این پلتفرم‌ها امکانات بیشتری ارائه می‌دهند اما معمولاً پیچیده و غیررایگان هستند:
- Signavio:
این ابزار تحت وب با پشتیبانی کامل از استاندارد BPMN 2.0، امکان مدلسازی دقیق و حرفه‌ای فرآیندهای کسب‌وکار را برای تحلیلگران و تصمیم‌گیرندگان فراهم می‌سازد. سایر قابلیت‌های آن شامل مقایسه نسخه‌های نمودار، فرمت‌بندی غنی عناصر بصری در دیاگرام‌ها و تبادل بی‌نقص مدل‌ها با سایر ابزارهای BPMN است.
- Bonita:
این پلتفرم شامل Bonita Studio برای طراحی گرافیکی بر مبنای استاندارد BPMN و قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعاتی مانند ERP یا پایگاه‌های داده است. همچنین با برخورداری از Bonita Engine و Bonita Portal امکان اجرای خودکار فرآیندها، ارائه واسط اختصاصی به کاربران نهایی و گزارش‌گیری کامل را فراهم می‌کند.
اشتباهات رایج در مدلسازی با BPMN و راه‌های اجتناب از آن‌ها
در مدلسازی فرآیند با BPMN، برخی اشتباهات رایج وجود دارد که می‌تواند مدل شما را مبهم یا غیرقابل استفاده کند. در ادامه به برخی از این اشتباهات اشاره می‌کنیم:
- استفاده نادرست از گیت‌وی‌ها؛ مثلاً گاهی به جای گیت‌وی موازی (AND)، گیت‌وی انحصاری (XOR) به کار می‌رود که باعث سردرگمی در روند فرآیند می‌شود.
- سادگی یا پیچیدگی بیش از حد؛ مدل‌هایی که بیش از حد ساده یا برعکس خیلی پیچیده باشند، کارایی خود را از دست می‌دهند؛ چرا که ساده بودن بیش از حد باعث از دست رفتن جزئیات مهم می‌شود و پیچیدگی زیاد هم مخاطب را گیج می‌کند.
- ترکیب نقش‌های مختلف در یک نقش (Lane)؛ این اشتباه موجب می‌شود مسئولیت‌ها و وظایف در مدل به خوبی مشخص نباشند و درک آن سخت شود.
- نداشتن نقطه شروع یا پایان مشخص؛ این مورد یکی از بزرگ‌ترین اشکالات مدلسازی است که باعث می‌شود فرآیند شما ناقص و غیر شفاف شود.
برای جلوگیری از این اشتباهات، بهتر است مدل خود را چندبار مرور کنید، از دیگران بخواهید آن را بررسی کنند و از ابزارهای تست و شبیه‌سازی فرآیند استفاده کنید تا مطمئن شوید مدل مدنظرتان، منطقی و قابل اجرا است.
جمع‌بندی
BPMN یک زبان گرافیکی است که برای کمک به مدلسازی فرآیندهای کسب و کار ساخته شده است. در این راهنمای مدلسازی فرآیند به طور جامع به تعریف BPMN پرداختیم و گفتیم این زبان برای چه کسانی مناسب است و سپس اجزای اصلی آن را معرفی کردیم.
در ادامه روش گام‌به‌گام مدلسازی فرآیند را آموزش دادیم و به نقش ارتباطی آن اشاره کردیم. در نهایت با یک مثال عملی و معرفی بهترین ابزارهای مدلسازی فرآیند برای تازه‌کارها و سازمان‌ها و همچنین اشاره به اشتباهات رایج، مسیر یادگیری و استفاده از BPMN را توضیح دادیم.
در انتها باید بگوییم که زبان BPMN به‌ویژه برای کسب‌وکارهای دیجیتال‌محور، ابزار مهمی است؛ چرا که امکان شفاف‌سازی فرآیندها، بهبود بهره‌وری و تسهیل ارتباط بین تیم‌های فنی و غیرفنی را فراهم می‌کند. این زبان نه‌تنها برای تحلیلگران کسب‌وکار و مدیران پروژه، بلکه برای طراحان سیستم‌ها، توسعه‌دهندگان نرم‌افزار و حتی مدیران عملیاتی نیز مهارتی ضروری محسوب می‌شود.
برای آشنایی بیشتر با BPMN با تیم سماتوس تماس بگیرید و از مشاوره رایگان همکاران ما بهره‌مند شوید.
سوالات متداول
bpmn یک زبان گرافیکی است که به منظور مدلسازی فرآیندهای کسب‌وکار طراحی شده و فعالیت‌ها و تعاملات بین واحدهای مختلف سازمان به کمک آن به شکل ساده و قابل فهم بیان می‌شود.
گرچه تمام افراد ذینفع می‌توانند از این زبان استفاده کنند اما مدیران و تصمیم‌گیرندگان سازمان از این زبان برای نمایش و ساده‌سازی فرآیند بیشترین بهره را می‌برند.
bpmn چهار جز اصلی دارد که عبارت‌اند از: ۱. اجزای جریان، ۲.اشیای ارتباطی، ۳.خطوط شنا یا مسیرهای جریان و ۴. مصنوعات.
تازه‌کارها بهتر است از ابزارهای ساده و رایگانی مثل Bizagi Modeler، Camunda Modeler و bpmn.io استفاده کنند.
از جمله اشتباهات رایج می‌توان به مشخص نبودن نقطه شروع یا پایان، استفاده نادرست از گیت‌وی‌ها، مدلسازی بیش‌ازحد ساده یا پیچیده اشاره کرد.