امروزه مدیران برای بهبود مدیریت و نظارت راحت عملکرد پرسنل سازمان به سمت سیستم های الکترونیک رو آورده اند . اتوماسیون اداری با گردش و خودکار سازی مکاتبات اداری باعث صرفه جویی در سازمان می شود .
نرم افزار اتوماسیون اداری یک سیستم جامع برای مکانیزه کردن گردش مکاتبات و بایگانی اسناد سازمانی می باشد . اتوماسیون اداری پیوند شامل زیر سیستم های گردش مکاتبات، فرم ساز، گردش فرم و گزارش ساز و آرشیو اسناد می باشد و به منظور سهولت کار کاربران تولید شده است. با استفاده از این سامانه، کاربران قادر خواهند بود تا نامه های اداری را در هر نقطه ای از جهان بررسی و دستورات لازم را اعمال کنید.
اتوماسیون اداری تحت وب پیوند با سال ها سابقه در زمینه تولید و پیاده سازی نرم افزار های سازمانی یکی از بهترین نرم افزار ها برای سازمان و کسب و کارها می باشد. در ادامه به برخی از مزایای مهم بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم :
مزایای مهمی که نرم افزار اتوماسیون اداری باید داشته باشد چیست؟
بهتر است قبل از انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری , امکانات و ویژگی های مهمی که نرم افزار اتوماسیون اداری باید در اختیار کاربران قرار بدهد را بدانید :
کاربر پسند
یکی از مهم ترین ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند بودن آن است . کاربند پسند بودن سیستم، یک اصل بسیار مهم و کلیدی برای رسیدن به بهره وری بالا سازمان در درازمدت می باشد. نرم افزار اتوماسیون اداری, دارای زیر سیستم ها و قابلیت های متنوعی است و هرچه سیستم پیچیده تر باشد یادگیری و کار با آن نیز سخت تر است. به همین علت سیستم اتوماسیون اداری باید رابط کاربری ساده و قابل فهمی به کاربران ارائه دهد.
یکی از نقاط قوت برجسته سازمان الکترونیک پیوند(اتوماسیون اداری پیوند)، طراحی واسط کاربر بسیار مناسب و ساده آن می باشد . در طراحی واسط کاربری این سیستم سعی شده است تا اصول مختلف طراحی و واسط کاربری، رعایت شده است.
استفاده از آخرین تکنولوژی موجود
امروزه تعداد زیادی از نرم افزار های اتوماسیون اداری امکانات بسیار زیاد و کاملی دارند، اما اکثر آنها به دلیل استفاده از تکنولوژیهای قدیمی یا نامناسب، قابل استفاده در سازمان های بزرگ نمی باشند.
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند با استفاده از تکنولوژی های روز دنیا نظیر web.2 نوشته شده است. این سیستم با زبان متن باز php و پایگاه داده متن باز و انعطاف پذیر MySql نوشته شده است. اتوماسیون اداری پیوند برروی سیستم عامل های مختلف نظیر لینوکس و ویندوز به راحتی قابل نصب و اجرا می باشد و با مرورگرهای مختلفی نظیر فایرفاکس و کروم سازگار می باشد.
امنیت
امروزه ارزشمنتد ترین دارایی هر سازمان داده و مستندات آن است .حفظ امنیت و مدیریت دسترسی کاربران برای سازمان ها اهمیت زیادی دارد. نرم افزار اتوماسیون اداری سیستمی است که کاربران با سطح دسترسی مختلف و از طریق اینترنت به سامانه متصل می شوند که امکان حمله و نفوذ به سیستم از خارج سازمان بسیار زیاد است, به همین علت نرم افزار اتوماسیون اداری باید امکانات و ویژگی های امنیتی زیادی در اختیار مشتریان قرار بدهد .
اتوماسیون اداری پیوند گواهینامه های مختلفی را مانند گواهینامه امنیتی افتا و آپا و …. دریافت کرده است. اتوماسیون اداری پیوند قابلیت ها و امکانات امنیتی زیادی را در اختیار مشتریان خود قرار می دهد که شامل :
- پشتیبانی از پروتکل https
- پشتیبانی از پروتکل ssl
- استفاده از capcha در صفحه ورود کاربر
- یکپارچه سازی با سامانه اهراز هویت متمرکز sso
- تعریف نقش و سطوح دسترسی کاربران
- و ……..
بیشتر بخوانید : single sing-on چیست و چه کاربردی دارد ؟
یکپارچه سازی و همگام سازی
یکی از مشکلات سازمانهای بزرگ جزیره ای بودن داده ها و مکاتبات آنها می باشد. جزیره ای بودن به این معناست که هر یک از بخش ها ممکن است از یک سیستم برای مکاتبات و کارهای دیگر خود استفاده می کنند به همین دلیل امکان گزارش گیری از داده ها وجود ندارد و یا بسیار دشوار می باشد.
اتوماسیون اداری پیوند كليه فعاليتهاي سازماني اعم از عمليات مکاتبات اداري، ایجاد وگردش فرم، گزارش گيري، نگهداري و گردش اسناد به صورت یکپارچه پوشش می دهد .همچنین با استفاده از زیر سیستم فرم ساز، مدیران قادر خواهند بود تا فرم های مرسوم اداری را طراحی نموده و با استفاده از سیستم گردش فرم و با تعیین روال گردش فرم، آنها را در سازمان به گردش در آورند.
امكان اتصال با ساير سيستم‌ها
یکی از ویژگی های مهم اتوماسیون اداری قابلیت اتصال به سیستم های دیگر سازمان می باشد . برخی از نرم افزار ها به دلیل تحت وب نیستند و یا نصب بر روی ویندوز همچین قابلیتی ندارد .
با توجه به اینکه سیستم پیوند از پروتکل وب سرویس پشتیبانی می کند، بنابراین براحتی امکان اتصال با سایر سیستم های سازمان (از جمله سيستم‌هاي پرسنلي، حسابداري، انبارداري و…) را دارد.
مقیاس پذیری
مقیاس‌پذیری یکی از ویژگی های مهم در اتوماسیون اداری می باشد که به قابلیت سیستم برای رشد و افزایش ظرفیت در راستای نیازهای یک سازمان اشاره دارد. این موضوع در سازمان‌هایی که با افزایش حجم داده‌ها، کاربران، و فرآیندها روبه‌رو هستند بسیار اهمیت دارد. مقیاس‌پذیری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بدون افت کارایی، هزینه‌های اضافی یا نیاز به تغییرات اساسی در ساختار، سیستم‌های خود را توسعه دهند.
اتوماسیون اداری پیوند به مشتریان خود این امکان را می دهد که با تهیه زیر ساخت مورد نیاز به راحتی تعداد نامحدودی کاربر و اطلاعات و …. را در سیستم تعریف کنید . همچنین سازمان هایی که ساختار هلدینگی و چند سازمانی دارند نیز می توانند از این سیستم برای تعریف دبیرخانه های مختلف و … استفاده کنند.
قابلیت همکاری و ارتباطات
یکی از دلایل مهمی که سازمان ها از اتوماسیون اداری استفاده می کنند همکاری و ارتباط بهتر بین کارمندان است . قابلیت همکاری و ارتباطات در اتوماسیون اداری به توانایی سیستم‌ها و ابزارهای آن برای تبادل داده‌ها و تعامل به‌صورت یکپارچه اشاره دارد. این قابلیت اهمیت زیادی برای سازمان دارند زیرا به کارمندان و بخش‌های مختلف سازمان اجازه می‌دهند به راحتی با یکدیگر در ارتباط باشند و اطلاعات را به اشتراک بگذارند.
اتوماسیون اداری پیوند علاوه بر ارائه کارتابل و گردش مکاتبات و… به سازمان ها , قابلیت و ویژگی های دیگری برای تقویت همکاری و برقراری ارتباط کاربران با یک دیگر در سازمان فراهم کرده است شامل:
- مدیریت پروژه و کارها به کمک زیر سیستم مدیریت پروژه پیوند
- اشتراک گذاری انواع فایل ها
- تقویم سازمانی
- دریافت ایمیل و فکس و ece و ….
مدیریت و خودکار سازی فرایند ها
بهترین اتوماسیون اداری باید قابلیت هایی برای مدیریت فرایند ها در اختیار سازمان ها قرار دهد تا بتوانند فرایند های مختلفی را مدلسازی و طراحی کنند و در بستر اتوماسیون اداری پیاده سازی کنند و کاربران بتوانند از این فرایند ها استفاده کنند .
اتوماسیون اداری پیوند با زیر سیستم bpms به سازمان ها اين امکان را مي دهد که بتوانند انواع فرم هاي سازماني را بدون حتي يک خط کد نويسي ايجاد و در سازمان انتشار دهيد. با استفاده از این سامانه کاربر قادر خواهد بود انواع فیلدهای اطلاعاتی که برای طراحی یک فرم نیاز می باشد، نظیر فیلد تاریخ، فیلد متنی، عکس امضا و … را تنها با استفاده از drag & drop موس، فرم های مختلفی را طراحی نماید.
شفافیت در ارتباط
یکی از دلایل مهم پیاده سازی اتوماسیون اداری شفافیت در ارتباطات و فرآیندها می باشد . این مزیت به سازمان ها برای ارائه اطلاعات دقیق و واضح به تمامی افراد ذینفع کمک می کند . شفافیت در ارتباط باعث بهبود کارایی، افزایش اعتماد بین اعضای سازمان، کاهش خطاها و سوءتفاهم‌ها می‌شود.
اتوماسیون اداری پیوند امکانات مختلفی را در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها گذاشته است، که به واسطه آن می‌توانند شفافیت مکاتبات و فرایندها را افرایش دهند؛ به عنوان مثال:
- مشاهده ارجاعات و فعالیت‌های صورت گرفته بر روی مکاتبات اداری
- پشتیبانی از پورتال رهگیری مکاتبات و احراز اصالت فیزیکی نامه‌ها
- تعریف کارها، انتساب وظایف و پیگیری کارها با زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی پیوند
- و…
مدیریت اسناد و مدارک
یکی دیگر از قابلیت های مهم اتوماسیون اداری مدیریت اسناد در سازمان ها می باشد. مدیریت اسناد به معناي نگهداري، نمایش، بازیابی و کارایی اطلاعات می باشد. امکانات اصلی مدیریت اسناد را می توان نگهداري اطلاعات در یک ساختار طبقه بندي شده، نگهداري نسخ مختلف اسناد، گردش خودکار اسناد و در نهایت کنترل دسترسی به اطلاعات باشد که در هر نرم افزار کاملا متفاوت است.
اتوماسیون اداری با کمک زیر سیستم مدیریت اسناد به سازمان ها اين امکان را مي دهد که کاربران انواع سند را توليد و ذخيره کنند و براساس سطح دسترسي با ديگر همکاران به اشتراک بگذاريد. نرم افزار مدیریت اسناد اين امکان مختلفی به سازمان ها ارائه می دهد مانند به حداقل رساندن حجم داده در بانک اطلاعاتی و همچين استفاده گزارشات و فرم هاي از پيش آماده شده براي کارمندان .
دیگر قابلیت های اتوماسیون اداری پیوند :
- كارايي سريع با وجود حجم كاري بسيار زياد
- استفاده از آخرين تكنولوژي‌هاي روز دنيا با هدف ايجاد سيستمي پيشرفته
- امكان ارتباط سريع از طريق شبكه هاي محلي و سراسري
- امكان اتصال به كليه سيستم هاي مشابه با استاندارد ECE
- استفاده از تكنولوژي هاي open source مبتني بر بستر LAMP(Linux-Apache-MySQL-PHP) براي بر طرف کردن نياز به خريد License نرم افزاري جهت مشترياني که ارتباطات خارج از کشور دارند
- امکان جستجوي هوشمند وگزارش گيري مديريتي به صورت نموداري
- بالا بردن سرعت مكاتبات اداري و نظارت دقيق بر عملكرد كاركنان
- امكان به روز رساني سريع اتوماسیون اداری پیوند
- امكان بررسي روند مكاتبات
- سابقه موفق راه‌اندازی سامانه مدیریت فرایندهای کسب وکار (BPMS)
- یکپارچگی بین مکاتبات، اسناد و فرم‌ها با کارها و وظایف تیمی
- طراحی و اجرای انواع فرم‌های سازمانی با فرم ساز
قابلیت ها و امکاناتی که از اول مقاله بیان کردیم برخی از امکانات اتوماسیون اداری پیوند می باشد . اتوماسیون اداری پیوند با سال ها تجربه در زمینه تولید و پیاده سازی نرم افزار های جامع سازمانی ابزارهای مختلفی را برای رفع نیاز های سازمان ها ارائه کرده است . برای آشنایی بیشتر با امکانات و قابلیت های این سامانه و آشنایی با محیط اتوماسیون اداری درخواست دمو ثبت کنید تا کارشناسان ما در کوتاه ترین زمان با شما تماس بگیرند.
کلام آخر
در این مقاله با ویژگی ها و قابلیت هایی که یک اتوماسیون اداری خوب باید داشته باشد آشنا شدیم . همانطور که گفتیم اتوماسیون اداری مناسب باید تمام جزئیات فنی، امنیتی، دسترس پذیری و کاربرپسند بودن را در کنار هم داشته باشد.اتوماسیون اداری پیوند یکی از جامع ترین بهترین اتوماسیون های ایرانی شناخته شده است.