هنگامی که اسناد خود را دیجیتالی کردید و فایل های دیجیتالی مورد نیاز خود را وارد کردید، آنها را برای بازیابی آسان سازماندهی کنید. اسناد موجود در آرشیو شما باید به راحتی قابل دسترسی باشند. همانطور که نمی خواهید چندین کابینت فایل را برای یک سند خاص جستجو کنید، نمی خواهید روی یک بایگانی دیجیتالی گسترده و نامرتب بگردید.
خوشبختانه، اکثر نرم افزارهای مدیریت اسناد، فرآیند سازماندهی را برای شما با OCR آغاز می کنند. این نرم افزار کلمات کلیدی و عناصر خاصی را در سند شناسایی می کند و ابرداده هایی را اضافه می کند که به طور خودکار اسناد را برای شما نمایه می کند.
با این حال، برای اینکه واقعاً سازماندهی شده و دقیق باشد، عاقلانه است که اسناد را با افزودن جزئیات بیشتر و ابرداده به صورت دستی مشخص کنید.