در ساختار اداری شرکت ها و سازمانهای ایرانی اتوماسیون اداری به یک نرم افزار آشنا تبدیل شده است. به گونه ای که نامه نگاری های اداری فقط از طریق آن انجام می شود و شیوه سنتی آن یعنی نامه نگاری کاغذی منسوخ شده است. اما نیاز سازمانها برای توسعه سیستم و فرایندهای خود به نرم افزار bpms و مدیریت فرایندها احساس می شود. در اینجا به عملکرد و رابطه دو سیستم با یکدیگر پرداخته می شود.

سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه وظیفه ای دارد؟
نرم افزاری که ردیابی مکانیزه فرآیندهای مربوط به مکاتبات اداری را فراهم می کند اتوماسیون اداری نامیده می شود ,این نرم افزار اغلب با سیستم هایی مانند دریافت و ارسال فکس، اس ام اس و ایمیل همراه است و کارتابل های کاغذی و سیستم بایگانی اداری روزانه را حذف کرده است. برخی از وظایف مهم این سیستم ها به شرح زیر است:
- سازماندهی، ارسال و گردش نامه ها و مکاتبات مطابق دستورالعمل های اداری
- اجرای معماری دبیرخانه های سازمانی
- تعیین محدوده دسترسی بر اساس ضوابط اسناد محرمانه سازمانی
کاربرد اتوماسیون اداری در سازمان ها
کاربرد اصلی اتوماسیون اداری در سازمان ها تحول سیستم اداری و ایجاد فرایند های مکانیزه است. جایگزینی فرآیندهای دستی به فرایند های دیجیتالی در مکاتبات اداری، مصرف کاغذ را به صفر میرساند. استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها مدیریت بهتر چرخههای اداری کمک می کند. با کمک اتوماسیون اداری بایگانیهای کاغذی در شرکتها و سازمانها حذف میشوند و تنها با چند کلیک ساده میتوان به سابقه سالهای گذشته دست پیدا کرد.یکی دیگر از کاربردهای اتوماسیون اداری در سازمان ها, امکان گزارشگیری پیشرفته در کنار بهینهسازی فرآیندها را ایجاد میکند.
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری
پیاده سازی اتوماسیون اداری مزایای زیادی را به سازمان ها ارائه می دهد شامل :
- اتوماسیون اداری باعث دیجیتالی شدن سازمان می شود
- خودکار سازی کارهای اداری
- بهبود فرایند های کسب و کار
- امکان شفاف سازی و مدیریت آسان در گردش اسناد
- نظارت دقیق یر عملکرد کارکنان
- دسترسی راحت به اطلاعات
- نگهداری راحت اسناد و مدارک با کمترین حجم و امنیت بالا
بیشتر بخوانید : اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم BPMS چیست و چه وظیفه ای دارد؟
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (نرم افزار BPMS) یک رویکرد مدیریتی جدید برای همسوسازی فعالیت های سازمان برای جلب رضایت مشتری است و هدف آن بهبود مستمر و مکانیزه کردن فعالیت های سازمان است. فرآیند کسب و کار شامل شبکه به هم پیوسته ای از فعالیت هاست که توسط افراد مرتبط انجام می شود. برخی از عملکردهای مهم سیستم BPMS شامل موارد زیر است:
- شناسایی فرآیندهای سازمانی موجود، مهندسی مجدد و طراحی فرآیند بهینه برای اجرای مکانیزه.
- مدلسازی فرآیند با شناخت زوایای مختلف فرآیند طراحی مجدد؛
- پیاده سازی فرآیند با انتخاب ابزارهای نرم افزاری مناسب برای اجرای بهینه فرآیند.
- نظارت و کنترل بر اجرای فرآیندها.
مزایای نرم افزار bpms
مدیریت فرآیند کسب و کار به حذف ناکارآمدی ها در کسب و کار کمک می کند. در اینجا برخی از مزایای BPMS در سازمان گفته شده است :
- مشکلات سازمان ها را ارزیابی می کند و کاهش می دهید
- عملیات پیچیده در سازمان را بهینه سازی می کند
- هزینه فرآیند را به حداقل می رساند و زمان اجرا را با حذف مراحل اضافی کاهش می دهد
- انعطاف پذیری و تسریع فرآیندهای تجاری را بهبود می بخشد
- انطباق نظارتی فرآیندهای تجاری را تقویت می کند
- با حذف مراحل اضافی سودآوری را افزایش می دهد
- امنیت داده های فرآیند را با ارائه دسترسی مبتنی بر نقش افزایش می دهد.
تفاوت بین اتوماسیون اداری و BPMS چیست؟
تفاوت میان اتوماسیون اداری و BPMS در این است که اتوماسیون اداری نیاز به کارتابل های کاغذی را از بین می برد. اما در مقابل، قابلیت گردش خودکار را ندارد و اگر مراحل مختلف فرآیند در یک سازمان از قبل پیش بینی شده باشد، نرم افزار BPMS در آن سازمان بهتر عمل خواهد کرد. نرم افزار BPMS بر اساس ساختار فرآیندمحور خود و همچنین ابزارهایی مانند فرمساز و گزارش ساز، فرآیندهای اداری خودکار را با سهولت بیشتری پوشش می دهد. اما امکان پشتیبانی از فرآیندهایی که نقش خاصی ندارند را ندارد و با تغییر ساختار یک فرآیند، گاهی مدل های داده نیز تغییر می کنند. بنابراین سازمان برای اجرای فرآیندها به تیم تخصصی نیاز خواهد داشت.
سیستم های اتوماسیون اداری مطابق با فرآیندهای خاص مکاتبات اداری در سازمان های ایرانی توسعه یافته و از پیچیدگی ها و حالت های خاص در فرآیند اداری این سازمان ها پشتیبانی می کند. در موقعیتهای خاص، مانند سازمانهای فرعی، این سیستمها چندین دبیرخانه و فرآیندهای پشتیبانی را به هم متصل میکنند که نقشهای آنها به طور کارآمد از پیش تعیین نشده است.
مشکل اصلی عدم علاقه به استفاده از نرم افزار BPMS این است که از نظر هزینه های مالی و منابع انسانی، اجرای کل ساختار مکاتبات اداری مبتنی بر BPMS به خصوص در سازمان های بزرگ مقرون به صرفه نیست. اما می توان این دو نرم افزار را به صورت جداگانه خریداری نمود. براساس نیاز از نرم افزار اتوماسیون اداری برای انجام مکاتبات داخلی و خارجی و از نرم افزار bpms برای مکانیزه کردن فرایندهای سازمان از جمله فرایندهای پرسنلی، انبارداری، crm و … استفاده نمایید
اتوماسیون اداری یا BPMS کدام مناسب تر است ؟
جواب این سوال بسته به نیاز های هر سازمان متفاوت است . به عنوان مثال اگر هنوز سازمانتان کوچک است و فرایند های منظمی نداره اسفاده از اتوماسیون اداری برای آن مناسب تر است اما اگر در سازمانتان فرایند های زیادی دارید و یا به دنبال بهبود و رشد کسب و کار هستید توصیه می شود از اتوماسیون اداری با BPMS استفاده کنید.
نتیجه
در این مقاله تفاوت میان اتوماسیون اداری و BPMS صحبت کردیم و متوجه شدیم که این دو سیستم باعث تحول در کسب و کار و سازمان ها می شود و به تغییر فرایند های کسب و کار کمک می کند, باعث پیشرفت و بهبود عملکرد سازمان می شود.
اتوماسیون اداری و فرایند ساز پیوند یکی از بهترین نرم افزار های ایرانی می باشد که به همراه ماژول های مختلف در اختیار کاربران قرار می گیرد . سازمان ها می توانند برای خودکار سازی فرایند ها استفاده کنند.