در ساختار اداری شرکت ها و سازمانهای ایرانی اتوماسیون اداری به یک نرم افزار آشنا تبدیل شده است. به گونه ای که نامه نگاری های اداری فقط از طریق آن انجام می شود و شیوه سنتی آن یعنی نامه نگاری کاغذی منسوخ شده است. اما نیاز سازمانها برای توسعه سیستم و فرایندهای خود به نرم افزار bpms و مدیریت فرایندها احساس می شود. در اینجا به عملکرد و رابطه دو سیستم با یکدیگر پرداخته می شود.
سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه وظیفه ای دارد؟
نرم افزاری که ردیابی مکانیزه فرآیندهای مربوط به مکاتبات اداری را فراهم می کند اتوماسیون اداری نامیده می شود که اغلب با سیستم هایی مانند دریافت و ارسال فکس، اس ام اس و ایمیل همراه است و کارتابل های کاغذی و سیستم بایگانی اداری روزانه را حذف کرده است. برخی از وظایف مهم این سیستم ها به شرح زیر است:
- سازماندهی، ارسال و گردش نامه ها و مکاتبات مطابق دستورالعمل های اداری
- اجرای معماری دبیرخانه های سازمانی
- تعیین محدوده دسترسی بر اساس ضوابط اسناد محرمانه سازمانی
بیشتر بخوانید : اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم BPMS چیست و چه وظیفه ای دارد؟
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (نرم افزار BPMS) یک رویکرد مدیریتی جدید برای همسوسازی فعالیت های سازمان برای جلب رضایت مشتری است و هدف آن بهبود مستمر و مکانیزه کردن فعالیت های سازمان است. فرآیند کسب و کار شامل شبکه به هم پیوسته ای از فعالیت هاست که توسط افراد مرتبط انجام می شود. برخی از عملکردهای مهم سیستم BPMS شامل موارد زیر است:
- شناسایی فرآیندهای سازمانی موجود، مهندسی مجدد و طراحی فرآیند بهینه برای اجرای مکانیزه.
- مدلسازی فرآیند با شناخت زوایای مختلف فرآیند طراحی مجدد؛
- پیاده سازی فرآیند با انتخاب ابزارهای نرم افزاری مناسب برای اجرای بهینه فرآیند.
- نظارت و کنترل بر اجرای فرآیندها.
تفاوت بین اتوماسیون اداری و BPMS چیست؟
سیستم های اتوماسیون اداری مطابق با فرآیندهای خاص مکاتبات اداری در سازمان های ایرانی توسعه یافته و از پیچیدگی ها و حالت های خاص در فرآیند اداری این سازمان ها پشتیبانی می کند. در موقعیت‌های خاص، مانند سازمانهای فرعی، این سیستم‌ها چندین دبیرخانه و فرآیندهای پشتیبانی را به هم متصل می‌کنند که نقش‌های آنها به طور کارآمد از پیش تعیین نشده است.
اتوماسیون اداری نیاز به کارتابل های کاغذی را از بین می برد. اما در مقابل این مزایا، قابلیت گردش خودکار را ندارد و اگر دریافت کنندگان مراحل مختلف فرآیند در یک سازمان از قبل پیش بینی شده باشد، نرم افزار BPMS در آن سازمان بهتر عمل خواهد کرد. نرم افزار BPMS بر اساس ساختار فرآیندمحور خود و همچنین ابزارهایی مانند فرمساز و گزارش ساز، فرآیندهای اداری خودکار را با سهولت بیشتری پوشش می دهد. اما امکان پشتیبانی از فرآیندهایی که نقش خاصی ندارند را ندارد و با تغییر ساختار یک فرآیند، گاهی مدل های داده نیز تغییر می کنند. بنابراین سازمان برای اجرای فرآیندها به تیم تخصصی نیاز خواهد داشت.
مشکل اصلی عدم علاقه به استفاده از نرم افزار BPMS این است که از نظر هزینه های مالی و منابع انسانی، اجرای کل ساختار مکاتبات اداری مبتنی بر BPMS به خصوص در سازمان های بزرگ مقرون به صرفه نیست. اما می توان این دو نرم افزار را به صورت جداگانه خریداری نمود. براساس نیاز از نرم افزار اتوماسیون اداری برای انجام مکاتبات داخلی و خارجی و از نرم افزار bpms برای مکانیزه کردن فرایندهای سازمان از جمله فرایندهای پرسنلی، انبارداری، crm و … استفاده نمایید