اتوماسیون اداری یعنی نامهها، اسناد و مکاتبات سازمانی بهجای کاغذ و پیگیری شفاهی، در یک مسیر دیجیتال ثبت و دنبال شوند. BPMS هم کمک میکند کارهای چندمرحلهای، مثل درخواست خرید، مرخصی، رسیدگی به شکایت یا تأیید داخلی، مسیر ثابت و قابل کنترل داشته باشند.
در محیطهای درمانی مثل بیمارستانها، همین کارهای بهظاهر اداری اگر درست مدیریت نشوند، مستقیم روی سرعت کار واحدها و حتی آرامش کادر درمان اثر میگذارند. یک نامه بیمه، یک درخواست تعمیر دستگاه یا یک فرم تأیید اضافهکاری نباید بین چند اتاق و چند نفر گم شود. در این مقاله از سماتوس میبینیم اتوماسیون اداری در بیمارستان و BPMS برای بیمارستان دقیقاً کجا به کار میآیند و موقع انتخاب نرمافزار برای مراکز درمانی باید حواسمان به چه چیزهایی باشد.
اتوماسیون اداری و BPMS در بیمارستان چطور استفاده میشود؟
نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS هر دو برای بهبود مدیریت امور داخلی بیمارستان به کار میروند، اما نقش یکسانی ندارند. اتوماسیون اداری بیشتر روی مدیریت مکاتبات، اسناد و ارتباط بین واحدها تمرکز دارد، در حالی که BPMS وظیفه طراحی، اجرا و کنترل فرآیندهای سازمانی را بر عهده میگیرد. استفاده همزمان از این دو راهکار باعث میشود امور اداری سریعتر، شفافتر و قابل پیگیریتر انجام شوند.
اتوماسیون اداری در بیمارستان معمولاً این بخشها را پوشش میدهد:
- ثبت، شمارهگذاری و بایگانی نامهها و اسناد اداری
- ارجاع نامهها و درخواستها به واحد یا فرد مسئول
- ثبت تمام مراحل پیگیری در کارتابل کاربران
- حذف وابستگی به مکاتبات کاغذی و پیگیریهای تلفنی
- دسترسی سریع به سوابق، پیوستها و آرشیو اسناد
BPMS برای خدمات درمانی نیز برای مدیریت فرآیندهای تکرارشونده استفاده میشود؛ از جمله:
- درخواست خرید تجهیزات و ملزومات پزشکی
- تأیید اضافهکاری، مرخصی و مأموریت کارکنان
- رسیدگی به شکایت بیماران و همراهان
- ثبت و پیگیری درخواست تعمیر تجهیزات
- مدیریت فرآیندهای داخلی با استفاده از فرمساز و گردش کار
در عمل، این دو سامانه مکمل یکدیگر هستند. اتوماسیون اداری نظم و شفافیت را در مکاتبات و اسناد ایجاد میکند و BPMS باعث میشود فرآیندها استاندارد، قابل کنترل و قابل گزارشگیری شوند. نتیجه این ترکیب، کاهش تأخیرها، مشخص بودن مسئول هر مرحله، حذف بسیاری از کارهای دستی و در نهایت افزایش بهرهوری واحدهای اداری و درمانی است.
چالشهای اداری پنهان در بیمارستانها که کمتر دیده میشوند
در بیمارستان، بعضی مشکلات جلوی چشم نیستند، اما اثرشان خیلی زود در کیفیت کار دیده میشود. مثلاً وقتی نامه بیمه دیر پاسخ داده میشود، درخواست تعمیر یک دستگاه در رفتوبرگشت بین واحدها گم میشود یا یک مجوز داخلی چند روز معطل یک امضا میماند، فشار آن فقط روی واحد اداری نیست و در نهایت به بخش درمان هم منتقل میشود.
- عدم یکپارچگی اطلاعات: یکی از چالشهای مهم، چندپارگی اطلاعات است؛ مثلا بخشی از مکاتبات در دبیرخانه است، بخشی در ایمیل، بخشی در پیامرسان و بخشی روی میز افراد. در چنین فضایی، گردش کار اداری بیمارستان به حافظه و پیگیری شخصی وابسته میشود. اگر یک نفر نباشد، مسیر کار هم کند یا مبهم میشود.
- ابهام در اینکه چه کسی مسئول است:نبود مالک مشخص برای هر مرحله است. در روش سنتی، گاهی معلوم نیست یک درخواست الان دست چه کسی است، چرا متوقف شده و چه زمانی باید پاسخ داده شود. استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای نامه نگاری اداری و ثبت ورودی و خروجی مکاتبات، اولین قدم برای کم کردن همین ابهامهاست.
- حجم بالای اطلاعات: مراکز بهداشتی درمانی با حجم زیادی سند، مجوز، قرارداد، صورتجلسه و نامه رسمی سروکار دارند. بدون نرم افزار آرشیو اسناد، پیدا کردن یک سند قدیمی گاهی به اندازه تولید دوباره آن زمان میبرد.
بدون اتوماسیون اداری، بیمارستانها با چه مشکلاتی روبهرو میشوند؟
وقتی سیستم اداری بیمارستان دستی باشد، مشکل معمولاً یکباره خودش را نشان نمیدهد؛ اول چند تأخیر کوچک دیده میشود؛ بعد همان تأخیرها تبدیل به دوبارهکاری، نارضایتی و اتلاف زمان میشوند. در چنین شرایطی، مدیران هم تصویر دقیقی از وضعیت کارها ندارند.
رایجترین مشکلها معمولاً اینها هستند:
- پیدا نشدن سریع نامهها، پیوستها و سوابق؛
- وابستگی پیگیریها به تماس تلفنی یا پیام شخصی؛
- مشخص نبودن مسئول هر مرحله؛
- تکرار ثبت اطلاعات در چند فرم و فایل؛
- دشوار شدن گزارشگیری مدیریتی؛
- طولانی شدن مسیر تأیید درخواستها.
استفاده از اتوماسیون و BPMS چه فایدهای برای بیمارستان و کادر درمان دارد؟
بهکارگیری اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیند کسبوکار (BPMS) میتواند به بهبود مدیریت امور اداری و فرآیندهای داخلی مراکز درمانی کمک کند. از مهمترین مزایای این راهکارها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- مهمترین فایده BPMS برای بیمارستانها و درمانگاهها این است که کارها از حالت شفاهی و فردمحور خارج میشوند. وقتی یک فرآیند در سیستم تعریف شود، مسیر درخواست، تأیید، اصلاح یا رد آن مشخص است و هر کسی میداند مسئولیتش کجاست.
- برای کادر درمان، فایده اصلی کاهش درگیری اداری است. پزشک، پرستار یا مسئول بخش لازم نیست برای یک درخواست ساده چند بار تماس بگیرد یا دنبال امضای فیزیکی بدود. اگر بخشی از فرمها و ارجاعها در سیستم انجام شود، انرژی بیشتری برای کار درمانی باقی میماند.
- برای مدیران، مدیریت فرآیند کسب و کار یعنی دیدن واقعیت کارها با عدد و گزارش. مشخص میشود کدام واحد بیشترین تأخیر را دارد، کدام فرآیند زیاد برگشت میخورد و کدام مرحله اضافه است.
جمعبندی؛ نکات مهم قبل از انتخاب نرمافزار اتوماسیون اداری برای مراکز درمانی
نرمافزار اتوماسیون اداری باید خودش را با مدل کار مرکز درمانی جور کند، نه اینکه مرکز را مجبور کند همهچیز را از نو بچیند. قبل از انتخاب، باید دید سیستم فقط نامه نگاری اداری را پوشش میدهد یا امکاناتی مثل BPMS، فرمساز اداری، کارتابل، آرشیو اسناد، نرم افزار دبیرخانه و گزارشگیری هم دارد. همچنین بهتر است پیادهسازی مرحلهای باشد؛ اول مکاتبات و اسناد، بعد فرآیندهای پرتکرار و در نهایت گزارشهای مدیریتی. برای شناخت راهکارهای یکپارچه این حوزه و دریافت دموی نرمافزار اتوماسیون اداری و BPMS پیوند، با همکاران ما در سماتوس تماس بگیرید.
سوالات متداول
اتوماسیون اداری، ابزاری است که مکاتبات، نامهها، ارجاعها، پیوستها و پیگیریهای اداری بیمارستان را ثبت و مسیر کار را شفاف و قابل پیگیری میکند.
اینکار را میتوان با راهاندازی دبیرخانه الکترونیکی، تعریف کارتابل کاربران، ثبت متمرکز نامهها و مشخص کردن مسیر ارجاع و پیگیری آنها انجام داد.
این نرمافزار کمک میکند قراردادها، مجوزها، نامهها، صورتجلسهها و سوابق اداری مراکز درمانی سریعتر پیدا شوند و در واحدهای مختلف پراکنده نمانند.
نرمافزار اتوماسیون اداری پیوند میتواند گزینه مناسبی باشد، چون امکاناتی مثل دبیرخانه، کارتابل، گردش مکاتبات و مدیریت اسناد را پوشش میدهد. برای اطمینان از تناسب آن با نیاز بیمارستان، درمانگاه یا کلینیک، بهتر است قبل از تصمیم نهایی، نسخه دموی نرمافزار را تست کنید.