استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب برای بایگانی اسناد و مدارک در سازمان ها به یک ضرورت تبدیل شده است و بایگانی اسناد برای کسب و کارهایی که تعداد زیادی اسناد را در طول زمان جمع کرده اند یک کار زمان بر است. مدیریت درست اسناد و مدارک، نقش مهمی در موفقیت سازمان ایفا می کند.
با این حال یکی از مهم ترین مراحل مدیریت اسناد و مدارک، انتخاب روش مناسب بایگانی است. بایگانی اسناد باعث کمک به صرفه جویی در فضا و پیدا کردن اسناد مهم در سریع ترین زمان ممکن است. در این مقاله، روش های مختلف بایگانی اسناد، از جمله اسکن اسناد، ذخیره سازی سنتی اسناد و نرم افزار مدیریت اسناد را بررسی خواهیم کرد.
هدف از بایگانی اسناد چیست ؟
هدف اصلی از بایگانی اسناد، تضمین و حفظ طولانی مدت اسناد و در عین حال جلوگیری از خرابی اسناد.هدف دیگر آن این است که داده ها را برای بازیابی کارآمد تر و در دسترس تر باشند.
مزایای نگهداری اسناد و مدارک
زمانی که اسناد را ذخیره می کنیم که دیگه زیاد به آنها نیاز نداریم ، به آن بایگانی می گویند. در اینجا فقط ۴ مورد از مزایای که بایگانی اسناد که برای مشاغل و سزمان ها بسیار مهم است آورده شده است.
بیشتر بخوانید: مزایای نرم افزار مدیریت اسناد
جلوگیری از دست دادن داده ها
در طول زمان متوجه شده ایم که داده ها نقش مهمی در سازمان ها و کسب و کارها دارد.نگهداری از اسناد ازن آن ها در برابر مشکلات محافظت می کند و در عین حال تضمین می‌کند که اسناد بدون تغییر باقی می‌مانند.
یکپارچگی اسناد
با گذشت زمان، نگهداری برخی از اسناد ضروری است. بایگانی اسناد از خراب شدن و دسترسی غیر مجاز یا اصلاح آن جلوگیری می کند و تضمین می‌کند که مبدا و منبع داده‌ها واقعی هستند و تغییر یا دستکاری نشده‌اند. داده های معتبر دقیق و قابل اعتماد در نظر گرفته می شوند.
بهبود گردش کار و عملکرد
بایگانی صحیح اسناد می تواند گردش کار و عملکرد کسب و کار شما را بهبود بخشد. بر اساس برآوردها، 80 درصد از داده های تولید نیازی به دسترسی آسان ندارند. با بایگانی کردن این داده های غیر مهم، می توانید دسترسی به بقیه داده های خود را ساده کنید و به طور بالقوه عملکرد خود را بهبود بخشید.
قابلیت جستجو و کارایی
استفاده از ابزار های مدیریت اسناد جستجو را آسان و سریع می کند. کاربران به راحتی می توانند اطلاعات مورد نیاز را در بین تمام اسناد پیدا کنند.
انواع روش های بایگانی اسناد
ذخیره سازی کاغذی
در این روش بایگانی , فاکتورها، صورت‌حساب‌ها و سایر اسناد به صورت فیزیکی وجود دارند و در پوشه‌ها، فایل‌ها ذخیره می‌شوند. این کار فضای زیادی را اشغال می کند و اسناد در معرض آسیب یا سرقت و حتی اصلاح هستند .دسترسی و نگهداری این اسناد خیلی دشوار است.
اسکن اسناد
این روش شامل ذخیره سازی فیزیکی اسناد کاغذی و درصورت نیاز اسکن اسناد و ذخیره به صورت دیجیتالی هستند. این روش مناسب کسب و کارهایی است که می‌خواهند اسناد کاغذی زیادی را خارج از محل سازمان خود ذخیره کنند، اما ممکن است گاهی اوقات نیاز به دسترسی به آنها داشته باشند. این روش، گران‌تر از روش‌های دیگری است که مطرح شد.
ذخیره سازی دیجیتالی
امروزه شرکت ها برای بایگانی اسناد و مدارک خود از نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد پیوند استفاده می کنند. در این روش اسناد به صورت الکترونیکی مدیریت می شوند، به عنوان مثال با سیستم های مدیریت اسناد (DMS فایل ها و اسناد با استفاده از نرم افزار بایگانی به صورت امن ذخیره می شوند. امروزه این روش بایگانی اسناد خیلی مورد استفاده است .
ویژگی بایگانی اسناد دیجیتالی
نگهداری از آرشیو اسناد فیزیکی وقت گیر، پرهزینه و به فضای زیادی برای ذخیره سازی فیزیکی نیاز دارید . ذخیره سازی اسناد دیجیتال ارزان است، فضای زیادی را اشغال نمی کند و باعث صرفه جویی در زمان می شود. تبدیل اسناد کاغذی به فرمت دیجیتال برای ذخیره سازی آرشیوی مزایای زیادی دارد. از جمله این موارد هستند:
- به لطف بایگانی الکترونیکی استفاده از کاغذ و فضای ذخیره سازی فیزیکی برطرف شده است.
- با جستوجو می توانید خیلی سریع اسناد مورد نیاز خود را پیدا کنید .
- آرشیو اسناد الکترونیکی امنیت خیلی بالایی دارد و اصلاح اطلاعات جلوگیری می کند .
- برخی از هزینه ها را کاهش می دهد .
بایگانی اسناد کاغذی :
در نهایت، بهترین راه برای بایگانی اسناد کاغذی بستگی به این دارد که چقدر از اسناد را باید ذخیره کنید و چقدر مایل به پرداخت هزینه هستید. در اینجا دو گزینه را برای بایگانی اسناد وجود دارد:
ذخیره سازی اسناد در داخل شرکت
ذخیره سازی در شرکت گزینه خوبی برای مشاغل کوچک است .این مشاغل تعداد کمی اسناد برای ذخیره دارند. اما اگر این روش را انتخاب می کنید، باید مطمئن شوید که تجهیزات مورد نیاز برای ذخیره ایمن آنها را دارید.
- برای اسناد بسیار مهم، ممکن است بخواهید یک گاوصندوق نسوز بخرید،این کار به شما اطمینان می دهد که اسناد کاغذی شما می توانند از هر فاجعه ایی که در محل شما رخ می دهد جان سالم به در ببرند.
- اگر می‌خواهید با کمدهای بایگانی معمولی یا سایر واحدهای ذخیره‌سازی استفاده کنید، مطمئن شوید که ایمن هستند.
بایگانی اسناد خارج از شرکت
استفاده از ذخیره سازی بدون استفاده از یک نرم افزار یک راه حل مقرون به صرفه است و امنیت عالی و فضای مقرون به صرفه را ارائه می دهد.
هنگام انتخاب محل ذخیره سازی اسناد، موارد زیر را در نظر بگیرید:
- این مرکز چقدر به محل کار شما نزدیک است؟ آیا می توانید به سرعت به اسناد خود دسترسی داشته باشید؟
- قفسه بندی را انتخاب کنید که اسناد و مدارک را در قفسه های فلزی نگهداری کند. نگهداری اسناد روی زمین آنها را در معرض خطر آسیب آب ناشی از نشت قرار می دهد.
- ناگفته نماند که باید مطمئن شوید که امکانات انتخابی شما با دوربین های داخلی و خارجی و کارمندانی که به درستی بررسی شده اند، ایمن است.
- کنترل آب و هوا. برخی از تاسیسات از آب و هوا برای کنترل برای محافظت در برابر تخریب کاغذ استفاده می کنند. در نظر بگیرید که آیا به این ویژگی نیاز دارید یا خیر و بر اساس آن یک تسهیلات را انتخاب کنید.
نتیجه گیری
نرم افزار اتوماسیون اداری راه های مختلفی را برای بایگانی اسناد و مدارک ارائه می دهد . توصیه می کنیم که روش مناسبی را برای بایگانی اسناد خود انتخاب کنید تا بتوانید بایگانی موثرتری داشته باشید . همان طور که بیان کردیم انتخاب روش مناسب برای ذخیره سازی اسناد خود بستگی به حجم اسناد و نیاز های سازمان دارد.
بهترین راه برای بایگانی اسناد کاغذی در سازمان چیست؟
یکی از بهترین روش ها برای بایگانی آسناد کاغذی در سازمان ها استفاده از نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد است .در این روش اسناد به صورت الکترونیکی مدیریت می شوند و ذخیره سازی اسناد با این روش امن تر است.
چگونه اسناد را دیجیتالی بایگانی کنیم ؟
با استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات شما می توانید اسناد خود را به صورت دیجیتالی ذخیره کنید .