تا همین چند سال پیش برای استفاده از هر نرمافزار باید آن را روی سیستم خود نصب می‌کردیم، اما امروزه بیشتر ابزارهایی که استفاده می‌کنیم که نیاز به نصب ندارند مثل گوگل درایو، ChatGPT ،Canva و در برخی موارد ابزارهای مدیریتی سازمانی. با توجه به محبوبیت روزافزون این ابزارها موضوع مقاله حاضر را به «نرم افزار تحت وب چیست؟ مزایا، دلایل محبوبیت و نمونههای موفق» اختصاص دادیم.
در ادامه این مطلب از سماتوس به نحوه عملکرد، کاربرد و راهنمای انتخاب نرم افزار تحت وب مناسب برای کسب‌وکارها نیز خواهیم پرداخت و در انتها به سوالات متداول شما در این خصوص پاسخ خواهیم داد.
نرم افزار تحت وب چیست؟
نرم افزار تحت وب (Web based software) نوعی نرمافزار است که به جای نصب روی رایانه‌ی شخصی یا سرور داخلی، از طریق اینترنت و با استفاده از مرورگر اجرا می‌شود. به زبان ساده‌تر، به‌جای آنکه فایل برنامه روی دستگاه شما نصب شود، همه چیز در یک سرور مرکزی قرار دارد و شما تنها با وارد کردن آدرس اینترنتی، به آن دسترسی پیدا می‌کنید.
برای مثال، وقتی وارد حساب Google Drive می‌شوید یا با Canva طراحی می‌کنید، در واقع دارید از نرم‌افزارهایی استفاده می‌کنید که هیچ فایلی روی سیستم شما نصب نمی‌شود؛ بلکه مرورگر نقش واسطه را بین شما و سرور بازی می‌کند. این ویژگی باعث می‌شود کاربران بدون محدودیت مکانی و زمانی، تنها با اتصال به اینترنت از نرمافزار استفاده کنند.
در سال‌های اخیر، مدل تحت وب به‌دلیل انعطاف‌پذیری بالا، هزینه‌ی نگهداری کمتر و قابلیت مقیاس‌پذیری، جایگزین بسیاری از نرمافزارهای نصبی سنتی شده است. شرکت‌ها و سازمان‌ها نیز برای انجام امور اداری، مدیریت پروژه، همکاری تیمی یا حتی کنترل فرآیندهای درون‌سازمانی، به سمت راهکارهای تحت وب رفته‌اند.
نرمافزار تحت وب چه مزایایی دارد؟
محبوبیت روزافزون نرمافزارهای تحت وب بی‌علت نیست؛ این مدل از نرم‌افزارها مزایایی دارند که هم کاربران عادی و هم سازمان‌ها را متقاعد می‌کند از سیستم‌های نصبی فاصله بگیرند و به سمت راهکارهای ابری بروند. از جمله مزایای نرم افزار تحت وب می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- دسترسی از راه دور با هر دستگاه و از هر مکان: اجرای نرمافزار تنها با مرورگر، بدون نیاز به نصب یا به‌روزرسانی دستی و قابل‌استفاده در PC، لپ‌تاپ و تلفن همراه.
- کاهش هوشمندانه هزینه‌های پشتیبانی: تمامی به‌روزرسانی‌ها در سرور مرکزی انجام می‌شود و نیازی به نصب جداگانه روی سیستم‌ها نیست؛ در نتیجه هزینه‌ی پشتیبانی فنی کاهش می‌یابد.
- امنیت اطلاعات از طریق پشتیبان‌گیری منظم: داده‌ها روی سرورهای امن ذخیره می‌شوند و نسخه‌های پشتیبان به‌صورت منظم تهیه می‌شود؛ بنابراین اطلاعات در صورت خرابی یا حذف از بین نمی‌رود.
- زمینه‌سازی برای رشد آینده: امکان افزودن تدریجی کاربران و ماژول‌ها بدون نیاز به تغییر سخت‌افزار یا نصب مجدد نرمافزار، امکان مناسبی برای رشد سازمانی فراهم می‌کند.
- به‌روزرسانی و توسعه سریع: در نرم افزار تحت وب، تغییرات تنها یک‌بار در سرور اعمال می‌شود و همه کاربران هم‌زمان از نسخه جدید استفاده می‌کنند که روش مؤثری برای توسعه مداوم قابلیت‌ها است.
تفاوت نرم افزار تحت وب و نرمافزار دسکتاپ
در نگاه اول، هر دو نوع نرمافزار کار مشابهی انجام می‌دهند: پردازش داده و ارائه‌ی نتیجه به کاربر. اما تفاوت در نحوه‌ی دسترسی، نگهداری و عملکرد فنی و… است. شناخت این تفاوت‌ها کمک می‌کند تصمیم بگیرید کدام مدل برای نیاز سازمان یا کسب‌وکارتان مناسب‌تر است.
در جدول زیر می‌توانید فرق نرمافزار تحت وب و نصبی را مشاهده کنید:
ویژگی‌ها | نرم افزار تحت وب | نرم افزار دسکتاپ |
نصب و راه‌اندازی | نیازی به نصب ندارد، از طریق مرورگر اجرا می‌شود. | باید روی هر سیستم به‌صورت جداگانه نصب شود. |
دسترسی | از هر دستگاه و هر مکانی با اینترنت قابل استفاده است. | فقط روی دستگاه نصب‌شده در دسترس است. |
به‌روزرسانی | به‌صورت خودکار روی سرور انجام می‌شود. | باید برای هر سیستم به‌صورت دستی انجام شود. |
ذخیره‌سازی داده‌ها | روی سرور مرکزی یا فضای ابری ذخیره می‌شود. | روی حافظه‌ی محلی سیستم کاربر ذخیره می‌شود. |
هزینه‌ی نگهداری | پایین‌تر، چون همه‌چیز متمرکز است. | بالاتر، به‌دلیل نیاز به پشتیبانی جداگانه. |
امنیت و پشتیبان‌گیری | امنیت و پشتیبان‌گیری توسط سرور انجام می‌شود. | بستگی به تنظیمات هر دستگاه دارد. |
مقیاس‌پذیری | به‌راحتی قابل توسعه برای کاربران بیشتر است. | محدود به سخت‌افزار و سیستم‌عامل هر دستگاه است. |
به‌طور کلی، نرمافزارهای دسکتاپ بیشتر برای استفاده محدود و شخصی مناسب‌اند، در حالی که نرمافزارهای تحت وب به دلیل مقیاس‌پذیری، دسترسی آسان و کاهش هزینه‌ها، گزینه‌ای به‌صرفه و آینده‌نگرانه برای سازمان‌ها محسوب می‌شوند.
نرمافزار تحت وب چگونه کار می‌کند؟
نرم افزار تحت وب در ظاهر فقط یک صفحه در مرورگر است؛ اما در پشت صحنه، مجموعه‌ای از فناوری‌ها باهم کار می‌کنند تا تجربه‌ای روان، سریع و امن برای کاربر ایجاد شود.
اساس کار نرمافزارهای تحت وب بر مبنای ارتباط میان بخش‌های زیر است:
نرمافزار تحت وب چگونه کار می‌کند؟
نرم افزار تحت وب در ظاهر فقط یک صفحه در مرورگر است؛ اما در پشت صحنه، مجموعه‌ای از فناوری‌ها باهم کار می‌کنند تا تجربه‌ای روان، سریع و امن برای کاربر ایجاد شود.
اساس کار نرمافزارهای تحت وب بر مبنای ارتباط میان بخش‌های زیر است:
۱. سمت کاربر (Client-side)
این بخش همان چیزی است که کاربر می‌بیند و با آن تعامل می‌کند (مانند فرم‌های ورود اطلاعات، دکمه‌ها یا نمودارها). مثلا وقتی در مرورگر، فرم ثبت سفارش را پر می‌کنید و دکمه ارسال را می‌زنید، داده‌ها به سرور فرستاده می‌شوند تا پردازش شوند.
۲. سمت سرور (Server-side)
اینجا مغز اصلی نرمافزار است؛ جایی که داده‌ها تحلیل، ذخیره و پاسخ‌ها تولید می‌شوند. به‌عنوان مثال، وقتی در نرم افزار تحت وب یک فایل را آپلود می‌کنید، مرورگر (سمت کاربر) فایل را به سرور می‌فرستد. سرور فایل را بررسی، ذخیره و نتیجه‌ی عملیات (مثل موفق بودن یا خطا) را دوباره برای مرورگر ارسال می‌کند.
۳. پایگاه داده
تمام اطلاعات کاربران، تراکنش‌ها، فایل‌ها یا تنظیمات نرمافزار در پایگاه داده ذخیره می‌شود. مثلاً در یک نرمافزار CRM تحت وب، وقتی مشخصات مشتری را وارد می‌کنید، داده‌ها در پایگاه داده ذخیره می‌شوند و هر زمان بخواهید، از طریق مرورگر به‌صورت لحظه‌ای در دسترس خواهند بود.
۴. وب‌سرور و سرور اپلیکیشن
در این سازوکار، وظیفه وب‌سرور این است که درخواست‌های کاربران را از مرورگر بگیرد و به اپلیکیشن منتقل کند. سرور اپلیکیشن نیز پاسخ مناسب را تولید کرده و به مرورگر برمی‌گرداند. این چرخه در چند میلی‌ثانیه انجام می‌شود و کاربر تنها نتیجه را می‌بیند، بدون آنکه متوجه پیچیدگی فنی در پس‌زمینه شود.
به زبان ساده، نرم افزار تحت وب مثل رستورانی است که در آن مرورگر نقش پیش‌خدمت را دارد (درخواست را می‌گیرد و پاسخ را تحویل می‌دهد)، سرور نقش آشپزخانه را بازی می‌کند (داده را پردازش می‌کند) و پایگاه داده انبار مواد اولیه است (اطلاعات کاربران).
کاربرد نرمافزار تحت وب برای سازمان‌ها و معرفی نمونههای موفق
در حال حاضر نرمافزارهای تحت وب بخش جدایی‌ناپذیری از زیرساخت فناوری سازمان‌ها به شمار می‌روند. آن‌ها تنها ابزارهایی برای انجام کار از راه دور نیستند، بلکه ساختار تصمیم‌گیری، همکاری و حتی تجربه مشتری را نیز متحول کرده‌اند. در ادامه، به چند گروه از رایج‌ترین کاربردهای نرمافزارهای تحت وب اشاره می‌کنیم:
۱. فضاهای کار ابری
فضاهای کار ابری به سازمان‌ها کمک می‌کنند کلیه فایل‌ها، پروژه‌ها و ارتباطات کاری را در یک محیط آنلاین متمرکز کنند.
برای نمونه، Google Workspace یا Microsoft 365 این امکان را فراهم می‌کنند تا کارمندان بدون نیاز به نصب برنامه‌ها، به اسناد، تقویم‌ها و جلسات از هر مکان دسترسی داشته باشند.
۲. ابزارهای همکاری تیمی و ارتباط سازمانی
نرمافزارهای تحت وبی مانند Slack، Microsoft Teams یا Notion به تیم‌ها اجازه می‌دهند پروژه‌ها را هماهنگ و ارتباطات را در یک محیط متمرکز مدیریت کنند.
در ایران نیز برخی از شرکت‌ها با استفاده از سامانه‌های پیام‌رسان سازمانی یا اتوماسیون‌های تحت وب این نوع همکاری‌ها را به سطحی بالاتر رسانده‌اند. در این ابزارها، چت، ارسال فایل، تعیین وظیفه و پیگیری گردش کار در یک بستر انجام می‌شود.
۳. نرمافزارهای CRM و مدیریت ارتباط با مشتری
نرمافزارهای تحت وب CRM، مانند HubSpot یا Zoho CRM، اطلاعات مشتریان، سوابق خرید و تعاملات را در یک داشبورد واحد جمع‌آوری می‌کنند.
این مدل باعث می‌شود تیم فروش و پشتیبانی، بدون نیاز به نصب نرمافزار یا تبادل فایل‌های دستی، همیشه به‌روز و هماهنگ عمل کنند.
در ایران، برخی از CRMهای بومی مثل پارس ویتایگر تحت وب هستند تا تجربه کاربری سریع‌تر و دسترسی هم‌زمان چندکاربره را فراهم کنند.
۴. نرمافزارهای مدیریت پروژه
ابزارهایی مثل Trello، Asana یا ClickUp نمونههای برجسته‌ای از نرمافزارهای مدیریت پروژه تحت وب هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند وظایف، زمان‌بندی و اولویت‌ها را در محیطی یکپارچه تنظیم کنند. در محیط کاری ایران نیز ابزارهایی مانند پروژه‌یار ساختار مشابهی ارائه می‌دهند.
۵. ویرایش آنلاین اسناد و فرم‌ها
از طریق ابزارهایی مانند Google Docs و Canva می‌توان بدون نیاز به نصب نرمافزار، فایل‌های گرافیکی یا متنی را ساخت و ویرایش کرد.
این ابزارها نمونههای واضحی از «نرمافزارهای مبتنی بر وب» هستند که با اتصال مداوم به سرور، داده‌ها را ذخیره و تغییرات را به‌صورت لحظه‌ای برای تمام کاربران همگام می‌کنند.
۶. نرمافزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان
سامانه‌های HR تحت وب، مانند BambooHR یا Workday، فرآیندهایی مانند حضور و غیاب، مرخصی، ارزیابی عملکرد و مدیریت حقوق را به‌صورت خودکار انجام می‌دهند.
در ایران نیز برخی از سازمان‌ها با استفاده از سیستم‌های مشابه داخلی مانند اتوماسیون منابع انسانی پیوند، تیمیار و … توانسته‌اند فرآیندهای اداری خود را دیجیتالی و زمان پاسخ‌گویی را به‌طور محسوسی کاهش دهند.
۷. نرمافزار اتوماسیون اداری تحت وب
یکی از پرکاربردترین انواع نرمافزارهای تحت وب، اتوماسیون اداری است. در این سیستم‌ها، مکاتبات، فرم‌ها و گردش کارها به‌صورت دیجیتال انجام می‌شوند و دیگر نیازی به نسخه‌های کاغذی یا امضاهای دستی نیست.
به‌عنوان مثال، نرمافزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند که توسط سامانه سماتوس ارائه می‌شود، با ترکیب امکاناتی مانند فرم‌ساز هوشمند، گزارش‌گیری زنده و اتصال به سیستم‌های BPMS، امکان مدیریت کامل گردش مکاتبات و فرایندها را از هر مکان فراهم می‌کند.
این نوع سیستم‌ها به‌ویژه برای سازمان‌هایی که چند شعبه یا تیم دورکار دارند، مزیتی رقابتی محسوب می‌شود.
چگونه نرمافزار تحت وب مناسب سازمان خود را انتخاب کنیم؟
انتخاب نرم افزار تحت وب فقط به ظاهر رابط کاربری یا امکانات محدود خلاصه نمی‌شود؛ نرمافزار باید با ساختار، اندازه و نیازهای واقعی سازمان سازگار باشد و در بلندمدت، از نظر امنیت، عملکرد و هزینه پشتیبانی نیز مقرون‌به‌صرفه بماند.
برای تصمیم‌گیری آگاهانه، بهتر است پیش از خرید، چند عامل کلیدی را بررسی کنید:
- نیازسنجی:
ابتدا مطمئن شوید نرمافزار انتخابی دقیقاً با فرآیندها و اهداف سازمان شما هم‌خوانی دارد. نرم‌افزاری که با مدل کاری شما سازگار نباشد، در عمل بهره‌وری را کاهش می‌دهد. - امنیت:
بررسی کنید سیستم از استانداردهای امنیتی مانند رمزنگاری، SSL و پشتیبان‌گیری منظم پشتیبانی کند تا از داده‌های حساس سازمان محافظت شود. - سرعت و پایداری:
نرمافزار باید حتی در شرایط ترافیک بالا نیز عملکرد روان و بدون وقفه‌ای داشته باشد. نسخه آزمایشی یا دموی سیستم می‌تواند معیار خوبی برای سنجش عملکرد واقعی آن باشد. - مقیاس‌پذیری:
بررسی کنید آیا نرمافزار امکان افزودن کاربران یا داده‌های بیشتر را در آینده دارد یا خیر؟ نرمافزارهای مقیاس‌پذیر باعث می‌شوند با رشد سازمان، نیازی به تعویض سیستم نداشته باشید. - پشتیبانی و آموزش:
وجود تیم پشتیبانی پاسخ‌گو و آموزش‌های جامع از اهمیت بالایی برخوردار است. نرم‌افزاری که پشتیبانی ضعیف دارد، حتی اگر از نظر فنی قوی باشد، در بلندمدت دردسرساز خواهد بود. - هزینه کل مالکیت (TCO):
تنها به قیمت اولیه نرمافزار توجه نکنید. هزینه‌های جانبی مانند به‌روزرسانی، نگهداری و آموزش را نیز در تصمیم نهایی لحاظ کنید تا از هزینه‌های پنهان در آینده جلوگیری شود.
جمع‌بندی
در این مقاله بررسی کردیم نرم افزار تحت وب چیست و چرا به یکی از پایه‌های اصلی تحول دیجیتال در سازمان‌ها تبدیل شده است. گفتیم که این نوع نرم‌افزارها، به‌جای نصب محلی روی سیستم کاربر، از طریق مرورگر و اینترنت در دسترس قرار می‌گیرند و به همین دلیل به‌روزرسانی، نگهداری و مقیاس‌پذیری آن‌ها ساده‌تر است.
در ادامه با مزایای نرم افزار تحت وب آشنا شدیم و سپس تفاوت‌های مهم بین نرمافزارهای دسکتاپ و نسخه‌های تحت وب را دیدیم و فهمیدیم که انتخاب مدل مناسب تا حد زیادی به نوع فعالیت و اندازه سازمان بستگی دارد.
همچنین نحوه کارکرد این نرم‌افزارها را از دید فنی مرور و نمونه‌هایی از نرمافزارهای تحت وب موفق جهانی و داخلی مانند Google Workspace، Canva و اتوماسیون اداری تحت وب پیوند را بررسی کردیم.
در پایان، با ارائه یک چک‌لیست انتخاب نرمافزار، یاد گرفتیم هنگام خرید یا طراحی سیستم‌های سازمانی باید به امنیت، سرعت، پشتیبانی، هزینه و نیاز واقعی سازمان توجه کرد.
در دنیایی که ارتباطات و داده‌ها هر روز گسترده‌تر می‌شوند، نرمافزار مبتنی بر وب دیگر انتخابی لوکس نیستند؛ بلکه ضرورتی برای رشد، مقیاس‌پذیری و مدیریت هوشمند کسب‌وکارها به‌شمار می‌آیند.
برای کسب اطلاعات بیشتر و درخواست دموی نرمافزار اتوماسیون اداری تحت وب «پیوند» با سماتوس تماس بگیرید.
سوالات متداول
نرمافزارهای تحت وب نیازی به نصب ندارند، همیشه به‌روز هستند و از هر مکان قابل‌دسترسی‌اند. این مدل به‌ویژه برای سازمان‌هایی با چند شعبه یا کارمندان دورکار، صرفه‌جویی زیادی در هزینه و زمان ایجاد می‌کند.
در نرمافزار نصبی، همه چیز روی رایانه‌ی کاربر انجام می‌شود؛ درحالی‌که نرم افزار تحت وب روی سرور مرکزی اجرا می‌شود و فقط از طریق مرورگر استفاده می‌شود. این تفاوت باعث می‌شود نسخه‌ی تحت وب مقیاس‌پذیرتر، امن‌تر و کم‌هزینه‌تر باشد.
ابزارهایی مانند Google Workspace، Trello، Slack و Canva در سطح جهانی جزو محبوب‌ترین نرمافزارهای تحت وب هستند. در ایران نیز ابزارهایی مثل نرم افزار سازمانی پیوند از شرکت سماتوس، امکانات مناسبی برای مدیریت مکاتبات و گردش کار ارائه می‌دهند.
نحوه انتخاب نرم افزار تحت وب مناسب به این صورت است که باید پیش از انتخاب، نیاز سازمان را مشخص کنید و عواملی مثل امنیت، سرعت، پشتیبانی و هزینه‌ی کل مالکیت را بسنجید.