امروزه سازمان ها در حین کار و ارتباط با مشتریان، حجم عظیمی از اسناد و داده ها را ایجاد می کنند. بعضی از این شرکت ها حتی با توجه به اینکه از سیاست بدون کاغذ استفاده می‌کنند، همچنان به ایجاد، دریافت و اشتراک‌گذاری اسناد از جریان‌های کاری و سیستم‌های متعدد خود ادامه می‌دهند.
ایجاد و گردآوری اسناد نسبتاً آسان است. جایی که اکثر تیم ها با مشکل مواجه می شوند سازماندهی و ذخیره آنها به گونه ای است که در دسترس و ایمن باشند. این مقاله تمام آنچه را که برای مدیریت امن اسناد در سازمان خود نیاز دارید به اشتراک می گذارد. ما نحوه پیاده‌سازی نرم افزار dms (سیستم مدیریت اسناد)، چالش‌هایی که ممکن است با آنها مواجه شوید و ویژگی‌های کلیدی برای جستجوی یک سیستم مدیریت اسناد را بررسی خواهیم کرد.
مدیریت اسناد (dms) چیست؟
مدیریت اسناد یا (Document management system) که به اختصار DMS گفته می شود نحوه استفاده، مدیریت و ذخیره اسناد توسط یک سازمان است. این اسناد ممکن است در قالب‌های مختلفی مانند PDF، تصاویر، ویدئو، صوت، صفحات گسترده و … ارائه شوند.
dms به عنوان یک منبع واحد برای تمام اطلاعات و آرشیوهای شرکت شما عمل می کنند. استفاده از نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد تا حد زیادی به ساده سازی فرآیند مدیریت چرخه عمر سند کمک می کند. شما می توانید گردش کار و فرآیندهای خودکار را برای مدیریت، به روز رسانی و ذخیره اسناد به اشتراک گذاشته شده و استفاده شده در شرکت تنظیم کنید. مدیریت اسناد همچنین به حفظ موارد زیر کمک می کند:
- امنیت
- گردش کار
- انطباق با استاندارد های صنعت
پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد
هنگام پیاده سازی نرم افزار مدیریت اسناد جدید یا به روز رسانی سیستم موجود خود، ابتدا باید نحوه جریان فرآیند را برنامه ریزی کنید. شما می خواهید در مورد نحوه افزودن، سازماندهی، ذخیره و بازیابی اطلاعات مطمئن باشید.
برنامه خود را با تیم های خود به اشتراک بگذارید تا مطمئن شوید که همه از دستورالعمل ها پیروی می کنند. برنامه شما باید برای مدیریت اسناد موجود، جدید و نسخه های دیجیتال و فیزیکی باشد. مطمئن شوید که سیستم جدید را در مقیاس کوچک قبل از ارائه آن به کل سازمان آزمایش کرده اید.
بیشتر بخوانید : ویژگی ضروری سیستم مدیریت اسناد
نحوه عملکرد سیستم آرشیو اسناد (dms)
سیستم مدیریت اسناد، کل چرخه عمر یک سند تجاری را همراهی می کند – از ضبط و ایجاد تا توزیع و پردازش. حال بیایید به نحوه عملکرد یک نرم افزار DMS نگاه کنیم.
عملکرد نرم افزار DMS سه مرحله دارد :
- ضبط و ایجاد سند
- ذخیره یک سند
- بازیابی و توزیع یک سند
یک سیستم مدیریت اسناد، مستندات شما را به روش های مختلفی سازماندهی می کند، به عنوان مثال، نوع فایل، نوع داده، امنیت یا سطح اولویت. هنگامی که اسناد جدید دریافت یا ایجاد می شوند، ضبط و به سیستم منتقل می شوند.
سیستم مدیریت اسناد ممکن است در این مرحله به طور خودکار اطلاعات بیشتری را به فایل اضافه کند، به عنوان مثال، برچسب‌های داخلی و ابرداده‌ها، مانند اینکه چه کسی در چه زمانی یک سند را ایجاد یا آپلود کرده است.
سپس سیستم های مدیریت اسناد، سند یا داده های جدید را بر اساس قوانین تنظیم شده قبلی مرتب و ذخیره می کنند. می توانید مجوزها را محدود کنید و اطلاعات را در اسناد حساس ویرایش کنید، بنابراین فقط کاربران تأیید شده می توانند آنها را مشاهده یا تغییراتی ایجاد کنند.
بیشتر بخوانید : نرم افزار سازمانی که کارایی شما را افزایش می دهد
چرا شرکت ها به سیستم مدیریت اسناد نیاز دارند؟
در چشم‌انداز کسب‌وکار امروزی، با وجود بیماری کرونا و تغییر به کار ترکیبی یا از راه دور، صاحبان و مدیران مشاغل مدت‌هاست که از سیستم‌های موقت برای مدیریت، ذخیره و اشتراک‌گذاری اسناد استفاده می‌کنند. اما مدیران شرکت ها برای به دست آوردن کنترل و بینش از اسناد و داده های ورودی و خروجی سازمان باید از سیستم های مدیریت اسناد استفاده کنند. در این صورت است که مطمئن می شوید که همه کارمندان به جدیدترین و به‌روزترین نسخه‌های اسناد دسترسی دارند.
اعضای تیم می توانند به راحتی نظرات، پیشنهادات و حاشیه نویسی را در نرم افزار سیستم مدیریت اسناد اداری اضافه کنند و همکاری، ارتباط، بررسی و تایید کار را آسان می کند.
نرم افزار مدیریت اسناد همچنین مسائل امنیتی و ممیزی داده ها را با ایجاد مسیرهای چرخه عمر سند از ایجاد تا اصلاح و توزیع حل می کند.
مزایای سیستم های مدیریت اسناد چیست؟
بهبود همکاری و کار تیمی
سیستم های مدیریت اسناد تضمین می کنند که اعضای تیم همیشه به آخرین نسخه سند دسترسی دارند.و امکان همکاری مؤثرتر با طرف هایی را که از راه دور یا پراکنده در مکان های اداری کار می کنند را فراهم می کند. اعضای تیم می‌توانند اسناد را مشاهده، ویرایش و نظر دهند که این باعث بهبود همکاری می شود.
امنیت پیشرفته
در سامانه مدیریت اسناد حفظ امنیت اطلاعات و اسناد شما در اولویت قرار دارد. سیستم‌های مدیریت اسناد تضمین می‌کنند که اسناد ورودی و خروجی از سازمان شما ایمن هستند و به طور ایمن در یک پلت فرم مرکزی و در دسترس برای همه ی تیم‌ها ذخیره می‌شوند.
سیستم‌های مدیریت اسناد دارای کنترل‌های امنیتی و دسترسی داخلی هستند تا بتوانید دقیقاً کنترل کنید که چه کسی می‌تواند به کدام اسناد دسترسی داشته باشد، همچنین تمام فعالیت‌ها را در هر سندی ردیابی و مشاهده کنید.
انطباق و ممیزی
سیستم های مدیریت اسناد به ردیابی تاریخچه سند از ایجاد تا ویرایش و دانلود کمک می کند. این اطلاعات برای شیوه‌های انطباق با صنعت و کسب‌وکارهایی که حسابرسی می‌شوند، حیاتی است.
بیشتر بخوانید :آشنایی با انواع فرایندهای کسب و کار
بازیابی سریع و آسان اسناد
سیستم مدیریت اسناد و مدارک معمولاً دارای قابلیت جستجوی قوی هستند و تیم‌ها می‌توانند اسناد مناسب را در صورت نیاز پیدا کنند.
جستجوی سند مناسب زمانی که ارزش کل یک کسب و کار را دارید می تواند دشوار و وقت گیر باشد و حتی می تواند برای شما هزینه داشته باشد. نمایه سازی مناسب به شما امکان می دهد یک سند را در عرض چند ثانیه پیدا کنید و همچنین به کارمندان اجازه می دهد از راه دور به اسناد مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.
بهره وری بهبود یافته
استفاده از سیستم مدیریت اسناد به این معنی است که کارمندان وقت خود را برای جستجوی فایل ها در چندین رایانه، برنامه یا پلتفرم های مبتنی بر ابر تلف نمی کنند. هر کسی که دسترسی مناسبی داشته باشد می تواند اسناد مورد نیاز خود را به سرعت و به راحتی جستجو کند.
مقیاس بندی آسان
سیستم مدیریت اسناد نسبت به یک بایگانی کاغذی سنتی انعطاف پذیرتر است. به راحتی همراه با کسب و کار شما رشد می کند و شما می توانید سیستم مدیریت اسناد خود را با چند کلیک بر اساس نیاز سازمان خود تنظیم کنید. همچنین نیاز به فضای ذخیره سازی فیزیکی فایل ها و اسناد کاغذی را کاهش می دهد.
نتیجه گیری
در این مقاله با سامانه مدیریت اسناد و مزایای آن آشنا شدیم . سیستم مدیریت اسناد به سازمان ها در صرفه جویی در هزینه و زمان تعامل بهتر و مصرف کاغذ کمتر کمک می کند. کسب و کار های کوچیک یا حتی برزگ می توانند از این سامانه استفاده کنند و شاهد رشد خود در کسب و کار بشن.
برای اطلاعات بیشتر از نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک DMS پیوند با کارشناسان ما تماس بگیرید و مشاوره رایگان دریافت کنید
سوالات متداول
سامانه مدیریت اسناد "DMS" چیست ؟
نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) یک راه حل دیجیتالی است که به سازمان ها در پردازش، ضبط، ذخیره، مدیریت و ردیابی اسناد کمک می کند. . طراحی و پیاده‌سازی فرآیندهای کسب و کار و گردش کار دیجیتالی بدون نرم‌افزار مدیریت اسناد کاملاً غیرممکن است.
نرم افزار مدیریت اسناد "DMS" چگونه کار می کند؟
نرم افزار مدیریت اسناد , اسناد را در قالب الکترونیکی ضبط، مدیریت، بازیابی و ذخیره می کند. این به عنوان نمایش دیجیتال و ذخیره سازی امن اسناد تعریف می شود تا کسب و کارها بتوانند به سطوح جدیدی از سرعت، دقت و شفافیت دست یابند و در عین حال زیرساخت اطلاعاتی قابل پیش بینی، قابل اعتماد و قابل تکرار را ایجاد کنند.
این راه حل ها باید بتوانند با سیستم های دیگر یکپارچه شوند. این یکپارچه‌سازی‌ها به شما کمک می‌کند تا در صورت نیاز به اسناد برای انجام کار خود دسترسی داشته باشند.
چرا به نرم افزار مدیریت اسناد نیاز دارم؟
همان طور که در اول مقاله گفتیم نرم افزار مدیریت اسناد یک نرم افزار ضروری برای اکثر مشاغل است. کاغذ، اگرچه کاملاً منسوخ نیست، اما گران است و نگهداری آن دشوار است، یک کارمند باید کاغذ را بایگانی کند و یکی دیگر از کارکنان باید زمانی را صرف بازیابی اطلاعات کند.همچنین فرآیندهای دستی باعث هزینه های بیشتر، کاهش کارایی و خطاهای بیشتر می شود. از سوی دیگر، نرم افزار مدیریت اسناد، گزینه هایی را برای ذخیره سازی و بازیابی دیجیتال، گردش کار خودکار، امنیت داده ها و اقدامات انطباق در اختیار شما قرار می دهد.