مهم ترین بخش نرم افزار اتوماسیون اداری که هر روز با آن در ارتباطیم کارتابل است. بنابراین بهتراست قبل از خرید اتوماسیون اداری با نقش کارتابل در اتوماسیون اداری و امکانات آن اشنا شویم . در ادامه ما تعریف کاملی از کارتابل در اتوماسیون اداری بیان کردیم با ما همراه باشید .
کارتابل چیست ؟
بیشتر بخوانید : اتوماسیون اداری چیست ؟
مزایای کارتابل در اتوماسیون اداری
مهم ترین ویژگی کارتابل در اتوماسیون اداری امکان دسته بندی مدارک ارسال و دریافت شده بین افراد سازمان است. برخی دیگه از مزایایی اتوماسیون اداری شامل :
- مشاهده لیست نامه های موجود در کارتابل
- امکان تعیین تعداد ردیف‌های قابل مشاهده در هر صفحه
- امکان مرتب سازی مدارک دریافتی
- امکان جستجو در بین مدارک دریافتی در کارتابل
- دسترسی سریع برای ایجاد پیش‌نویس و مدرک جدید، ارسال فایل و گردش کار جدید
- امکان ثبت اعلان یا هشدار و همچنین زمان‌بندی بر روی مدارک
- مشخص نمودن مهلت زمانی برای دریافت پاسخ هر نامه
- امکان تفویض بخشی یا تمام کارتابل با تعیین سطح دسترسی برای فرد دیگر
- امکان مشاهده پیوست‌های نامه
اجزای تشکیل دهنده کارتابل
کارتابل وارده یا جاری
کارتابل جاری محل قرارگرفتن تمام نامه های کاربر است. در واقع نامه هایی که برای شما می فرستند، در کارتابل جاری شما قرار می گیرد. این نامه ها ممکن است در وضعیت هایی مانند جهت استحضار، جهت پیگیری، جهت امضا، جهت اقدام، جهت دستور، جهت درخواست جلسه ارسال شده باشند. برای رسیدگی به نامه های ورودی، باید کاربر اقدامات لازم را انجام دهد.
جهت استحضار: نامه هایی است که صرفاً برای اطلاع کاربران به دستشان می‌رسد و نیازی نیست کاربر، عملی روی آن انجام دهد.
جهت پیگیری: نامه هایی که نیاز هست کاربر پس از دریافت آن موردی را پیگیری، پیوست و یا ثبت نماید گزینه جهت پیکیری را انتخاب می کنیم.
جهت امضا: نامه هایی که برای انجام، نیاز به تأیید یا امضا دارند.
جهت اقدام: نامه هایی که نیاز هست پس از دریافت آن، اقدامی را انجام دهند.
جهت دستور: کلیه نامه هایی که به منظور انجام کار از سمت های بالا مانند مدیر بخش برای سمت‌های پایین‌تر مانند کارشناسان ابلاغ می‌شود
درخواست جلسه: شامل نامه‌های درخواست هماهنگی برای قرار ملاقات که برای فرد یا افراد مورد نظر ارسال خواهد شد
کارتابل ارجاعی یا پیکیری
کارتابل پیگیری نامه ها یا اسنادی که شما برای سایر کاربران ارسال کرده اید نمایش داده می شود. از این قسمت می توانید نامه هایی که برای سایر کاربران فرستاده اید را پیگیری کنید که نامه در دست چه کسی است و چه وضعیتی دارد.نامه های ارسال شده می توان وضعیت های مختلفی مانند “در دست اقدام”، “انجام شده”، “بررسی نشده” و یا “برگشت خورده” داشته باشد.
در دست اقدام: گزینه در دست اقدام نامه هایی نشان می‌دهد که دریافت کننده آن را مشاهده کرده؛ اما هنوز پاسخی بابت آن دریافت نشده
انجام شده: گزینه انجام شده نامه هایی را نشان می‌دهد که دریافت کننده‌ی آن عملیات لازم را روی آن انجام داده.
بررسی نشده: گزینه بررسی نشده نامه هایی را نشان می‌دهد دریافت کننده هنوز آن را مشاهده نکرده.
برگشت خورده: مدارک ارسالی که پس از بررسی به دلیل نواقص یا هر موردی تأیید نشوند، جهت بازبینی یا اصلاح به این بخش برگشت داده می‌شوند
بیشتر بخوانید : چرا به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داریم؟
کارتابل افلاین چیست ؟
اتوماسیون اداری تحت وب با کارتابل افلاین ارائه می شوند . این کارتابل بیشتر مناسب مدیران و یا افرادی که دورکاری انجام می دهند است و می توانند بدون این که در محل کار حضور داشته باشند به کارتابل دسترسی داشته باشند و عملیات مورد نیازشان را انجام دهند.
امکانات کارتابل در اتوماسیون اداری
قابلیت دو زبانه بودن کارتابل
یکی از امکانات کارتابل که اتوماسیون اداری پیوند نیز دارا است قابلیت دوزبانه بودنه است . کارتابلی که امکان استفاده به صورت چند زبانه را داشته باشد انتخاب مناسبی برای شرکت و سازمان ها است.
مستقل از مرورگر
یکی دیگه از امکانات کارتابل که در اتوماسیون اداری پیوند نیز در دسترس است این است که وابسته به نوع خاصی از مرورگر نباشد.
نتیجه گیری
کارتابل یکی از بخش های مهم اتوماسیون اداری است . اهمیت کارتابل در اتوماسیون اداری طوری است که مدیر و یا کارشناسان بدون استفاده از کارتابل الکترونیکی خیلی سخت و زمانبر حجم زیادی از مکاتبات داخل و خارج از سازمان را ساماندهی و پیکیری می کنند.
ممنون از توضیحاتتون خوبتون , ویژگی های کارتابل اتوماسیون اداری به درستی گفته شده