سازمانها و کسب‌و‌کارهای بزرگ در مسیر رشد خود دیر یا زود باید به خودکار کردن فرآیندهای روتین روی بیاورند تا افزایش حجم کارها و مکاتبات، بر روی رشدشان تاثیر منفی نگذارد. در این راه برای هر سازمانی این سوال پیش می‌آید که ERP چیست؟ این سیستم که مخفف برنامه ریزی منابع سازمانی است، دقیقا برای حل همین مشکل به وجود آمده.
نرم افزار جامع مدیریت سازمان امکانات مختلفی در اختیارتان قرار می‌دهند تا تمام فرآیندها و اطلاعات سازمانی را خودکارسازی و یکپارچه کنید. انواع ERP موجود در بازار به سازمانها کمک میکند تا بر اساس نیازشان و به کمک این سیستم، مدیریتی کارآمدتر و موثرتر داشته باشند و از منابع به شکل بهینه استفاده کنند.
ERP چیست؟
ERP که مخفف (Enterprise Resource Planning) است به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی‌ست. این سیستم در حقیقت یک نرم افزار جامع مدیریت سازمان است که با استفاده از ماژول‌های مختلف به ما اجازه میدهد تا تمام فرآیندها، منابع و اطلاعات خود را در یک پایگاه داده یکپارچه و جامع مدیریت کنند.
نرم افزار ERP می‌تواند تمام یا بعضی از حوزه‌های کلیدی سازمانها مثل تولید، منابع انسانی، مالی، فروش و زنجیره تامین را شامل شود. هدف اصلی نرم‌افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ایجاد یک زنجیره ارتباطی بین بخشهای مختلف سازمان و فرآیندهایی مثل نامه‌نگاری، بایگانی، گردش کار و… است.
فناوری ERP با استفاده از پایگاه داده خود و با استفاده از ماژول های مختلف، گردش کار را خودکار کرده و فرآیندها را به طور دقیق پیگیری و تحلیل می‌نماید. نتیجه این تحلیل و خودکارسازی، باعث می‌شود فرایندها، تصمیم‌گیری‌ها و واکنش‌های سازمان بهینه‌تر باشد.
تاریخچه ERP
اولین سیستم‌های ERP در دهه 1990 روانه بازار شدند. نرم افزار های جامع مدیریت منابع در ابتدا بیشتر در صنایع و تولیدی‌های بزرگ استفاده می‌شدند؛ اما به مرور زمان کاربردهای آن‌ها به دیگر صنایع مانند خدمات، بهداشت و درمان، خرده فروشی، و سایر حوزه‌ها گسترش یافت؛ تا جایی که برای همه کم کم این سوال پیش آمد که ERP چیست؟ امروزه بسیاری از کسب‌وکارها حتی شرکت‌های کوچک، از ERP استفاده می‌کنند تا فرآیندهای داخلی خود را بهینه کنند. سیر تحول این سیستم‌ها از ۱۹۹۰ تا کنون، نشان‌دهنده اهمیت روزافزون استفاده از ERP در صنایع مختلف است.
بیشتر بخوانید: تفاوت ERP و BPMS چیست؟
انواع ERP: کدام مدل مناسب شماست؟
انواع مختلفی از نرم افزارهای ERP وجود دارد که هر یک با توجه به نیاز سازمانها طراحی شده‌اند. این سیستم‌ها معمولا بر اساس نحوه استقرار اطلاعات، نحوه مدیریت و اندازه سازمان به چند دسته تقسیم می‌شوند:
ERP محلی (On-Premise ERP)
این نوع ERP به سازمانها اجازه میدهد تا سیستم و نرم افزار ERP را روی سرورهای داخلی خود نصب کنند. مدل ERP محلی مناسب سازمان‌هایی است که با اطلاعات حساس سر و کار دارند و می‌خواهند کنترل کامل بر دادهها و سیستم‌های خود داشته باشند. از همین رو بیشتر سازمانهای بزرگ با نیازهای خاص به این نوع نرم افزار مدیریت یکپارچه روی می‌آورند.
- مزایا
- کنترل بیشتر بر دادهها: سازمانها میتوانند تمامی دادهها را به صورت داخلی مدیریت کنند و نگرانی کمتری در مورد امنیت اطلاعات داشته باشند.
- انعطاف‌پذیری بالا: این سیستم‌ها قابلیت سفارشیسازی بیشتری دارند و میتوانند به‌طور کامل با نیازهای خاص یک سازمان منطبق شوند
- امنیت بیشتر: اطلاعات حساس سازمانی روی سرورهای داخلی محفوظ است.
- معایب
- هزینه‌های بالا:ERP های محلی هزینه‌های نصب و نگهداری بالایی دارند.
- نیاز به منابع انسانی: سازمانها به تیم‌های فنی برای پشتیبانی و نگهداری این سیستم‌ها نیاز دارند.
ERP ابری (Cloud-Based ERP)
ERP ابری همان‌طور که از نامش پیداست، به سازمانها امکان میدهد نرم افزارها و سیستم‌های خود بر روی فضای ابری پیادهسازی کنند. معمولا سازمان‌هایی که اطلاعات حساسی ندارند و یا زیرساخت سخت افزاری لازم را ندارند، از این مدل ERP استفاده می‌کنند.
- مزایا
- هزینه کمتر: پیادهسازی و نگهداری سیستم‌های ابری ارزان‌تر است.
- دسترسی به اطلاعات از هر مکان: با استفاده از اینترنت، کاربران میتوانند از هر مکانی به اطلاعات و نرم‌افزارهای ERP دسترسی پیدا کنند.
- پشتیبانی و به‌روزرسانی‌های خودکار: ارائه‌دهندگان خدمات ERP ابری به طور منظم نرم‌افزار را به روز می‌کنند.
- معایب
- نگرانی‌های امنیتی: به دلیل ذخیره اطلاعات در فضای ابری، برخی از سازمانها نگران امنیت داده‌های خود هستند.
- وابستگی به اینترنت: این سیستم‌ها برای کار به اتصال اینترنتی نیاز دارند که برای بعضی از سازمانها خوشایند نیست.
ERP هیبریدی (Hybrid ERP)
این سیستم‌ها ترکیبی از دو مدل قبلی یعنی ERP محلی و ابری هستند. این سیستم‌ها به شرکت‌ها امکان میدهد تا از مزایای ERP هر دو نوع راهکارهای مدیریت منابع استفاده کنند. برای مثال سازمان‌هایی که می‌خواهند برخی از اطلاعات حساس روی سرورهای خودشان ذخیره شود و از طرفی هم بتوانند از طریق اینترنت به سیستم دسترسی پیدا کند، ERP هیبریدی بسیار مناسب است.
- مزایا
- امکان انتخاب بهترین ویژگی‌ها: سازمانها میتوانند از هر دو مدل سیستم ERP استفاده کنند.
- انعطاف‌پذیری بالاتر: ترکیب ERP های محلی و ابری به شرکت‌ها این امکان را میدهد تا سیستم‌های خود را به بهترین شکل تنظیم کنند.
- معایب
- پیچیدگی بیشتر: نیاز به مدیریت دقیق‌تر و نظارت دائمی دارد و معمولا هزینه آن از دو دسته قبلی بیشتر است.
ERP صنعت محور (Industry-specific ERP)
ERP صنعت محور در حقیقت یک نرم افزار جامع مدیریت سازمان است که برای صنعتی به خصوص طراحی شده است. برای مثال ERP آموزش و پرورش با ERP شرکت حسابداری نیازهای متفاوت و در نتیجه امکانات متفاوتی خواهد داشت.
- مزایا: این سیستم‌ها قابلیت انطباق به‌طور خاص با نیازهای هر صنعت را دارند.
- معایب: ممکن است برای برخی سازمانها که از ویژگی‌های خاصی برخوردارند، نیاز به سفارشیسازی بیشتر باشد.
دلایل استفاده از ERP
عدم پاسخگویی سیستم فعلی
اگر حس می‌کنید راهکارهای مدیریت منابع فعلی پاسخگوی نیاز سازمان‌تان نیست، می‌توانید سراغ یک نرم افزار ERP بهتر و قدرتمند تر بروید. تصور کنید سیستم مدیریت مالی‌تان سنتی است و تعداد بالای فاکتورها امکان اشتباه را افزایش میدهد و ضرر یک اشتباه ممکن است از قیمت یک سامانه ERP بیشتر باشد. پس چنین سازمانی نیاز به خودکار کردن فرآیندها و افزایش سرعت بررسی و صدور فاکتورها دارد.
دخالت کمتر نیروی انسانی
اگر در سازمان خود فرآیندهای حساس و یا محرمانه‌ای دارید که دخالت نیروی انسانی امکان آسیب به سازمان را به همراه داشته باشد، بهتر است ماژول های ERP مورد نیاز به نوع سازمان‌تان را پیدا کرده و هر فرآیندی که می‌خواهید خودکار کنید.
بیشتر بخوانید: یکپارچه سازی سازمانی چیست و چرا اهمیت دارد ؟
اجزای اصلی ERP
هر سیستم ERP از بخشهای مختلفی تشکیل شده که هر ابزارهای مربوط به حوزه مشخصی را به سامانه ERP اضافه می‌کنند. ماژول‌های ERP با هم در ارتباطند و در نهایت داده‌های همه آن‌ها به صورت یکپارچه ذخیره می‌شود.
ماژول های مالی (Financial Modules)
یکی از بخشهای کلیدی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ماژول مالی ERP است. این ماژول به سازمانها اجازه میدهد تا تمام فرآیندهای مالی از جمله حسابداری، تحلیل مالی، گزار‌ش‌گیری و بودجه بندی به طور دقیق بررسی و مدیریت شود. این دسته از ماژول‌ها برای مدیریت منابع مالی بهینه هر سازمانی لازم است.
- امکانات:
- ثبت و مدیریت درآمدها و هزینهها
- تهیه گزارش‌های مالی دقیق
- پیگیری صورت‌حساب‌ها و مدیریت مالی
ماژول منابع انسانی (HRM)
ماژول HRM به سازمانها کمک میکند فرآیندهای مربوط به نیروی انسانی تمام پرسنل را به صورت یکپارچه مدیریت کنند. این فرآیندها شامل استخدام، حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد، و آموزش کارکنان. استفاده از این ماژول ERP به سازمانها کمک میکند تا بهرهوری نیروی انسانی خود را به حداکثر برسانند.
- امکانات:
- ذخیره‌سازی سوابق پرسنلی
- مدیریت حقوق و دستمزد
- ارزیابی عملکرد کارکنان
ماژول مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
ماژول CRM برای بهبود روابط سازمان با مشتریان طراحی شده است. یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های ماژول CRM امکان ذخیره اطلاعات و نظرات مشتریان است که به طور اساسی می‌تواند رویکرد تیم بازاریابی را متحول کند و در نتیجه خدمات بهتری به مشتریان ارائه گردد.
- امکانات:
- ذخیره‌سازی اطلاعات مشتری
- پیگیری فروش و خدمات پس از فروش
- تحلیل رفتار مشتری
ماژول مدیریت پروژه
ماژول مدیریت پروژه برای نظارت، برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها طراحی شده است. سازمانها میتوانند با استفاده از این ماژول ERP روند پیشرفت پروژه‌ها را پیگیری کرده و از بروز تأخیرات جلوگیری کنند.
- امکانات:
- تعیین زمان‌بندی پروژه
- تخصیص منابع برای هر بخش از پروژه
- پیگیری روند پروژه و گزارش‌دهی
ماژول هوش تجاری (BI)
ماژول هوش تجاری یا Business Intelligence به مدیران و تصمیم‌گیرندگان اجازه میدهد با تحلیل دادهها و تهیه گزارش‌های دقیق، تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرند. این ماژول ابزارهای تحلیل داده و داشبوردهایی برای نظارت بر عملکرد سازمان فراهم میکند.
- ویژگی‌ها:
- تحلیل داده‌های مالی
- تجزیه و تحلیل عملکرد سازمان
- گزارش‌دهی پیشرفته
مزایا و چالش‌های استفاده از ERP
برای این که بهتر بفهمید ERP چیست، بهتر است با مزایای و چالش‌های معمول این سیستم‌ها آشنا شوید. البته باید در نظر داشت که بسته به صنعت و سازمانی که در آن هستید، با مزایا و چالش‌های به خصوص خود روبرو خواهید شد.
مزایای فناوری ERP
- یکپارچگی دادهها: سیستم ERP به سازمانها این امکان را میدهد که تمامی داده‌های خود را در یک سیستم واحد ذخیره کنند و از این طریق اطلاعات صحیح، به‌روز و هماهنگ در دسترس مدیران و دست‌اندرکاران قرار گیرد.
- افزایش بهرهوری: این سیستم‌ها با خودکارسازی فرآیندهای مختلف سازمان را بهینه کرده و نیاز به کار دستی را کاهش می‌دهند، که این امر به افزایش بهرهوری و کاهش منجر می‌گردد.
- کاهش هزینهها با ERP: با بهبود فرآیندها و افزایش بهرهوری، سازمانها میتوانند هزینه‌های خود را کاهش دهند و از منابع به‌طور بهینه استفاده کنند.
- بهبود تصمیم‌گیری: نرم افزار ERP به مدیران این امکان را میدهد که با دسترسی به گزارشات و داده‌های دقیق و به‌روز، تصمیمات بهتر و دقیق‌تری بگیرند.
چالش‌های فناوری ERP
- هزینه‌های اولیه: واضح است که پیادهسازی ERP به ویژه در سازمانهای بزرگ هزینه‌های اولیه‌ای به دنبال داشته دارد. این هزینهها شامل خرید و نصب نرم افزار، آموزش کارکنان، و نگهداری سیستم‌ها هستند.
- پیچیدگی فرآیند پیادهسازی: فرایند نصب و راه‌اندازی ERP معمولاً پیچیده است و نیازمند زمان و منابع سازمان است. این فرآیند ممکن است باعث وقفه‌های موقت در عملیات روزانه سازمان شود.
- مقاومت در برابر تغییر: برخی از کارکنان ممکن است از استفاده از سیستم جدید اجتناب کنند و نسبت به تغییرات مقاومت نشان دهند.
نتیجه گیری
در این مقاله با هم بررسی کردیم که ERP چیست و به چند دسته کلی محلی (On-Premise)، ابری (Cloud-based)، هیبرید (Hybrid) و صنعت محور (Industry-Specific) تقسیم می‌شود. سیستم‌های ERP ماژول‌های مختلفی را پشتیبانی می‌کنند که هر یک قابلیت‌ها و توانایی‌های منحصری را به سازمان اضافه میکند. در نهایت مزایای ERP و معایب این سیستم‌ها را بررسی کردیم تا بتوانید انتخاب هوشمندانه‌ای برای انتخاب نرم‌افزار یکپارچه سازمانی خود داشته باشد.
سوالات متداول
ERP یک سیستم نرمافزاری است که به سازمانها کمک میکند تا منابع خود را به طور مؤثر مدیریت کرده و اطلاعات تمامی بخشهای شرکت را در یک سیستم واحد یکپارچه نگهداری کنند. این سیستم در بخشهای مختلف از جمله مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تأمین و مدیریت مشتریان کاربرد دارد.
ERP به سازمانها این امکان را میدهد که تمامی فرآیندهای خود را بهینه کنند، هزینهها را کاهش و بهرهوری را افزایش دهند. همچنین با استفاده از ERP، سازمانها میتوانند دادهها و اطلاعات را به طور دقیق و به روز در دسترس مدیران و تیمها قرار دهند.
هزینهها بسته به اندازه سازمان، نوع سیستم، و میزان سفارشیسازی متفاوت است.
بله، بسیاری از سیستم‌های ERP قابلیت ادغام با نرم‌افزارهای مدیریت سازمانی را دارند.
ERP برای سازمانهای بزرگ و متوسط که فرآیندهای پیچیدهای دارند و نیاز به یکپارچگی دادهها دارند، مناسب است. برای سازمانهای کوچکتر که فرآیندهای سادهتری دارند، ممکن است هزینهها و پیچیدگیهای پیادهسازی ERP بهصرفه نباشد.