برخی از سازمان‌ها هزینه زیادی برای اتوماسیون اداری می‌کنند، اما بعد از چند ماه، کارمندان‌شان دوباره برمی‌گردند سراغ کاغذ و اکسل؛ چون نرم‌افزاری که خریده‌اند کلی ماژول و گزینه دارد، اما کار کردن با آن سخت، کند و گیج‌کننده است. اینجاست که پرسش مهمی مطرح می‌شود: ۱۰ ویژگی یک نرم افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند چیست؟ یا به عبارتی چگونه یک کارمند تازه‌وارد می‌تواند در همان روزهای اول کار بدون آموزش طولانی، مرخصی بگیرد یا نامه بفرستد و خلاصه بدون استرس از سیستم استفاده کنند؟
در این مقاله از سماتوس خواهیم گفت که این ۱۰ ویژگی دقیقاً چه هستند و کدام عوامل تعیین می‌کنند که یک سیستم در سازمان بماند یا خیلی زود کنار گذاشته شود.
یک نرم افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند چه ویژگی‌هایی دارد؟
اکثر مواقع وقتی اسم نرم افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند را می‌شنویم، ذهن‌مان مستقیم می‌رود سراغ «امکانات زیاد»؛ فهرستی طولانی از ابزارها و ماژول‌ها که شاید روی کاغذ جذاب به نظر برسند، اما وقتی پای عمل می‌رسد، همه‌چیز متفاوت است. بنابراین در این مقاله قصد داریم ۱۰ ویژگی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند را معرفی کنیم تا بدانید چطور بهترین گزینه موجود را انتخاب کنید.
۱. ساده بودن رابط کاربری
ساده بودن رابط کاربری نرم افزار اتوماسیون اداری اولین چیزی است که توجه کاربران را جلب می‌کند؛ تصور کنید کارمندی تازه به استخدام یک شرکت درآمده؛ اگر او برای ثبت یک مرخصی ساده یا درخواست تجهیزات مجبور شود چندین منو و گزینه‌ی پیچیده را یکی‌یکی امتحان کند، خیلی زود احساس دلزدگی می‌کند. در مقابل، اگر نرم‌افزار طوری طراحی شده باشد که گزینه‌ها شفاف و مسیرها کوتاه باشند، حتی بدون آموزش طولانی هم می‌تواند کارش را انجام دهد.
سادگی رابط کاربری یعنی کاربر همان بار اول بفهمد هر دکمه مخصوص چه کاری است؛ درست مثل وقتی که وارد یک فروشگاه می‌شود و قفسه‌ها به‌وضوح دسته‌بندی شده‌اند. بنابراین در طراحی UI در اتوماسیون اداری، رنگ‌ها باید گویا باشند، آیکن‌ها مفهوم را برسانند و فرآیندها بیش از حد شلوغ نشوند.
۲. سرعت بالای پردازش و واکنش
حتی بهترین طراحی بصری هم اگر کند باشد، خیلی زود جذابیتش را از دست می‌دهد؛ بنابراین یکی از مهم‌ترین معیارها در نرم افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند، سرعت بالای پردازش و واکنش نرم‌افزار است. کاربران امروزی عادت دارند که همه‌چیز سریع انجام شود؛ از جست‌وجوی گوگل گرفته تا باز کردن یک اپلیکیشن موبایل. حالا تصور کنید کارمند واحد منابع انسانی برای ثبت یک قرارداد یا گزارش حضور و غیاب، باید یک دقیقه منتظر بماند تا هر صفحه بارگذاری شود. این تأخیر کوچک وقتی در مقیاس کل سازمان ضرب می‌شود، ساعت‌ها اتلاف وقت به‌همراه دارد.
یک محاسبه ساده: سازمانی را در نظر بگیرید که روزانه صدها نامه اداری در سیستم ثبت می‌کند. اگر هر بار باز شدن فرم ورود اطلاعات تنها ۲۰ ثانیه طول بکشد، کلی از زمان کارکنان هدر می‌رود. در مقابل، نرم‌افزاری که بهینه‌سازی شده باشد، داده‌ها را فشرده و سریع پردازش کند و با سرور قدرتمندی پشتیبانی شود، تجربه‌ای روان می‌سازد؛ در نتیجه کارمندان بدون اتلاف وقت، بر وظایف اصلی خود تمرکز می‌کنند.
۳. آموزش و پشتیبانی مناسب
در یک نرم افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند، آموزش و پشتیبانی نقش مکمل را ایفا می‌کنند. داشتن یک نرم‌افزار عالی بدون پشتیبانی مناسب مثل خرید یک دستگاه پیشرفته بدون دفترچه راهنماست. حتی اگر رابط کاربری ساده باشد، همیشه سوالاتی برای کاربران پیش می‌آید: «این گزارش را از کجا بگیرم؟»، «چطور این فرم را ویرایش کنم؟»، «چگونه به اسناد بایگانی‌شده دسترسی داشته باشم؟» و سوالاتی از این قبیل.
برای نمونه، تصور کنید کارمندی در بخش مالی نیاز دارد فرایند تأیید فاکتور را تغییر دهد، اما نمی‌داند باید از کدام بخش استفاده کند. اگر نرم‌افزار دارای راهنماهای آنلاین گام‌به‌گام، ویدئوهای آموزشی کوتاه و بخش پرسش‌های متداول باشد، او در کمتر از چند دقیقه مشکلش را حل می‌کند. حالا اگر به این امکانات، یک تیم پشتیبانی در دسترس (از طریق چت یا تلفن) اضافه کنید، تجربه کاربری به سطحی کاملاً متفاوت ارتقا پیدا می‌کند. در واقع، این ویژگی به کاربران نشان می‌دهد که انتخاب آن‌ها محدود به خرید یک محصول نیست و ابزارشان همیشه به بهترین شکل کار خواهد کرد.
۴. پشتیبانی کردن از زبان رسمی سازمان
یکی از مشکلاتی که بسیاری از سازمان‌های ایرانی با نرم‌افزارهای اتوماسیون خارجی یا حتی بعضی نسخه‌های داخلی دارند، موضوع زبان فارسی و تقویم شمسی است. یک نرم افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند باید با زبان و فرهنگ سازمان کاملاً هماهنگ باشد؛ برای مثال، اگر سیستم تنها تقویم میلادی داشته باشد و شما مجبور باشید تاریخ جلسات یا مرخصی‌ها را به‌صورت دستی از شمسی به میلادی یا برعکس تبدیل کنید، نه تنها زمان از دست می‌رود بلکه احتمال خطا هم وجود دارد.
بعلاوه، هماهنگی رابط کاربری با زبان رسمی سازمان، حس تعلق و راحتی بیشتری در کاربر ایجاد می‌کند؛ چون می‌بیند اصطلاحات، پیام‌ها و منوها با همان زبانی هستند که در مکاتبات روزمره استفاده می‌شود؛ بنابراین سریع‌تر اعتماد می‌کند و بدون استرس فرایندهای کاری را پیش می‌برد. در تصویر زیر پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند از تقویم شمسی و زبان فارسی را مشاهده می‌کنید.
۵. یکپارچگی و هماهنگی با سیستم‌های موجود
سازمان‌ها معمولا از همان ابتدا به سراغ اتوماسیون نمی‌روند و قبل از پیاده‌سازی نرم‌افزار اداری، از ابزارهای دیگری استفاده می‌کنند. بنابراین یک نرم افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند باید بتواند بدون مشکل با ابزارهای موجود سازمان ارتباط برقرار کند؛ در غیر این‌صورت نتیجه چیزی بجز دوباره‌کاری و اتلاف وقت نیست.
برای مثال، فرض کنید بخش مالی سازمان شما از یک نرم‌افزار حسابداری مستقل استفاده می‌کند. اگر اتوماسیون اداری قابلیت اتصال مستقیم به آن را داشته باشد، کاربر می‌تواند اطلاعات فاکتورها یا پرداخت‌ها را بدون نیاز به وارد کردن دوباره داده‌ها مشاهده کند. این یعنی صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطای انسانی.
این یکپارچگی به مدیران کمک می‌کند تصویری کامل‌تر از کل فرایندهای سازمان به دست بیاورند؛ چون وقتی داده‌ها بین سیستم‌ها به‌صورت یکپارچه ردوبدل شوند، گزارش‌گیری دقیق‌تر و تصمیم‌گیری سریع‌تر خواهد بود. بنابراین، نرم‌افزاری که نتواند با اکوسیستم موجود سازگار شود، حتی اگر امکانات زیادی هم داشته باشد، در عمل باعث سردرگمی کاربران خواهد شد.
۶. قابلیت کار کردن در حالت آفلاین
یکی از سوالات متداول سازمان‌هایی با فعالیت میدانی یا پراکندگی جغرافیایی، این است که «بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری آفلاین چیست؟»؛ چرا که کارمندان این شرکت‌ها ممکن است برخی اوقات به دلیل قطعی شبکه، مأموریت‌های خارج از دفتر و محدودیت‌های زیرساختی، دسترسی مناسبی به اینترنت نداشته باشند.
تصور کنید کارشناس بازرگانی برای یک سفر کاری به شهری می‌رود که پوشش اینترنت در آن ضعیف است. اگر نرم‌افزار او بتواند فرم‌ها، نامه‌ها یا گزارش‌های لازم را در حالت آفلاین ثبت و به محض اتصال دوباره به اینترنت همگام‌سازی کند (مشابه تجربه‌ای که در گوگل داکس داریم)، هیچ وقفه‌ای در روند کار رخ نمی‌دهد.
۷. امکان مدیریت و شخصی‌سازی اعلان‌ها
در یک روز کاری شلوغ، هیچ چیز خسته‌کننده‌تر از سیل بی‌‌امان اعلان‌ها نیست. وقتی نرم‌افزار برای هر تغییر کوچک یا هر نامه جدید یک هشدار ارسال کند، اعلان‌های مهم در میان انبوه پیام‌های فرعی گم می‌شوند. بنابراین یک نرم افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند باید امکان مدیریت و شخصی‌سازی اعلان‌ها را فراهم کند.
برای مثال، یک مدیر ممکن است فقط به اعلان‌های مربوط به تأیید مرخصی‌ها یا قراردادهای مالی نیاز داشته باشد، در حالی که کارمند بخش دبیرخانه بیشتر به نامه‌های ورودی اهمیت می‌دهد. اگر سیستم اجازه بدهد هر کاربر خودش تنظیم کند چه نوع هشدارهایی را ببیند و یا چه زمانی آن‌ها را دریافت کند (مثلاً فقط ایمیلی، یا تنها هنگام ورود به نرم‌افزار)، تجربه کاربری نرم افزار سازمانی بهینه‌تر می‌شود.
۸. قابلیت دسترسی‌پذیری برای کاربران خاص
یکی از مهم‌ترین ویژگیهای نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت دسترسی‌پذیری است؛ یک نرم‌افزار سازمانی زمانی واقعاً «کاربر پسند» است که نیازهای خاص کاربران را نادیده نگیرد؛ چرا که برخی سازمان‌ها کارکنانی دارند که با مشکلات بینایی، شنوایی یا حرکتی روبه‌رو هستند. اگر نرم‌افزار اتوماسیون اداری طوری طراحی شده باشد که این افراد نتوانند به‌راحتی از آن استفاده کنند، عملاً بخشی از نیروی انسانی سازمان کنار گذاشته می‌شود.
تصور کنید کارمندی با ضعف بینایی باید روزانه با سیستم مکاتبات اداری کار کند. اگر نرم‌افزار امکان بزرگنمایی متن و کنتراست رنگ بالا یا سازگاری با صفحه‌خوان‌ها را داشته باشد، او بدون مشکل می‌تواند وظایف خود را انجام دهد. یا کاربری که توانایی کار با ماوس را ندارد، باید بتواند تنها با کیبورد به همه بخش‌های کارتابل نرم‌افزار اتوماسیون اداری دسترسی داشته باشد.
۹. امکانات هوشمند مبتنی بر داده
امروزه نرم‌افزارها تنها ابزار ثبت و نگهداری اطلاعات نیستند و گاهی اوقات باید به تصمیم‌سازی هم کمک کنند. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند فراتر از اجرای دستورات ساده عمل می‌کند و با استفاده از داده‌های موجود، پیشنهادها و تحلیل‌های هوشمندانه‌ای ارائه می‌دهد.
برای مثال، فرض کنید مدیر یک واحد نیاز دارد بداند کدام پروژه‌ها بیشترین تأخیر را داشته‌اند. نرم‌افزاری که صرفاً گزارش خام ارائه می‌دهد، زمان زیادی از او می‌گیرد تا داده‌ها را بررسی و نتیجه‌گیری کند. اما اگر سیستم بتواند بر اساس الگوهای تکراری، هشدار دهد «این پروژه مشابه پروژه‌ای است که در گذشته تأخیر داشت» یا پیشنهاد کند «برای کاهش زمان، فلان مرحله را به صورت موازی اجرا کنید»، کار مدیر بسیار ساده‌تر می‌شود.
قابلیت‌هایی مثل پیش‌بینی حجم کاری، پیشنهاد اولویت وظایف یا حتی انتخاب ایموجی مناسب در مکاتبات، بهره‌وری را بالا می‌برد و باعث می‌شود کاربر حس کند نرم‌افزار مثل یک همکار هوشمند کنارش ایستاده.
۱۰. پشتیبانی کردن از حالت تاریک (Dark Mode)
حالت تاریک در نگاه اول ممکن است فقط یک ویژگی ظاهری به نظر برسد، اما در عمل تأثیر زیادی بر تجربه کاربری نرم افزار سازمانی دارد؛ چرا که استفاده طولانی از صفحه سفید چشم را خسته می‌کند و حتی ممکن است باعث سردرد شود. بنابراین نرم افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند باید گزینه Dark Mode داشته باشد تا هر فرد بتواند محیط کاری‌اش را با شرایط خودش هماهنگ کند.
تصور کنید کارشناس واحد IT باید شب‌ها هم روی پروژه‌ها کار کند. وقتی نرم‌افزار امکان تغییر به حالت تاریک را داشته باشد، او می‌تواند در نور کم راحت‌تر کلمات را بخواند و بنابراین تمرکزش بیشتر حفظ می‌شود. از سوی دیگر، بعضی کاربران هم به دلایل پزشکی (مثل حساسیت به نور شدید) به این حالت نیاز دارند.
حالت تاریک علاوه بر راحتی بیشتر، مصرف انرژی را هم در بعضی دستگاه‌ها کاهش می‌دهد. در نتیجه، این قابلیت نه فقط یک انتخاب سلیقه‌ای، بلکه بخشی از تجربه کاربری مدرن است که نشان می‌دهد نرم‌افزار به نیازهای جزئی اما مهم کاربران اهمیت می‌دهد.
جمع‌بندی
در این مقاله، ۱۰ ویژگی یک نرم افزار اتوماسیون اداری کاربرپسند را مرور کردیم و گفتیم ویژگی‌هایی مانند سادگی رابط کاربری نرم افزار اتوماسیون اداری، سرعت بالا، آموزش و پشتیبانی مؤثر، پشتیبانی از زبان و تقویم رسمی سازمان، یکپارچگی با سیستم‌های موجود، قابلیت آفلاین، مدیریت شخصی‌سازی اعلان‌ها، دسترس‌پذیری برای افراد با نیازهای خاص، امکانات هوشمند و حتی حالت تاریک، همگی اجزای یک تجربه‌ی کامل و کاربرمحور را تشکیل می‌دهند.
بنابراین وقتی از ویژگیهای نرم افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند صحبت می‌کنیم، منظورمان سیستمی نیست که صرفاً امکانات بیشتری در فهرست خود داشته باشد. کاربرپسندی یعنی نرم‌افزاری که استفاده از آن ساده، سریع، انعطاف‌پذیر و متناسب با نیازهای واقعی کاربران باشد.
انتخاب نرم‌افزار مناسب برای سازمان‌ها باید بر اساس تجربه‌ی واقعی کاربران انجام شود، نه فقط تبلیغات یا لیست امکانات. سازمانی که قبل از خرید نهایی، تست کاربری (User Testing) انجام دهد، دقیق‌تر متوجه می‌شود که آیا طراحی UX در اتوماسیون اداری مناسب است و کارکنان واقعاً با نرم‌افزار راحت هستند یا خیر.
برای تست کاربری و درخواست دموی رایگان نرم‌افزار «پیوند»، با همکاران ما در سماتوس تماس بگیرید.
سوالات متداول
- رابط کاربری ساده
- سرعت بالا
- آموزش و پشتیبانی مناسب
- پشتیبانی از زبان رسمی سازمان
- یکپارچگی با سیستم‌های موجود
- قابلیت کار در حالت آفلاین
- مدیریت اعلان‌ها به صورت شخصی‌سازی‌شده
- دسترسی‌پذیری برای کاربران خاص
- امکانات هوشمند مبتنی بر داده
- پشتیبانی از حالت تاریک
نرم‌افزاری که از زبان فارسی و تقویم شمسی پشتیبانی کند و همینطور قابلیت کار در حالت آفلاین را داشته باشد برای شرکت‌های ایرانی مناسب‌تر است.
برای انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری کاربر پسند باید پیش از خرید، مدتی آن را تست کنید و مطمئن شوید استفاده از نرم‌افزار راحت است یا خیر.