امروزه تقاضا برای استفاده از نرم افزار های کاربردی سازمانی به شدت افزایش یافته است. بخصوص که سازمان ها به سمت استفاده از نرم افزارهای سازمانی می روند و رقابت برای سازمان های سنتی بسیار سخت می شود. همچنین سازمان ها برای ساده‌سازی عملیات ، افزایش بهره‌وری و رقابت با چالش‌های زیادی روبرو هستند. توسعه نرم افزارهای سازمانی می تواند بسیاری از نیاز های سازمان ها را رفع کند .
با این حال انتخاب نرم افزار سازمانی مناسب برای کسب و کار ها بسیار سخت شده است .در این مقاله ما به تعریف نرم افزار های سازمانی و چند مورد از بهترین نرم افزار های سازمان را به شما معرفی خواهیم کرد, در ادامه مقاله با ما همراه باشید .
نرم افزار سازمانی چیست؟
Enterprise Application Software یا نرم افزار سازمانی یک برنامه کاربردی است که هدف آن کمک به شرکت های بزرگ با چندین نیاز مانند تجزیه و تحلیل داده ها، مدیریت فروش و بازاریابی، خدمات مشتری و بسیاری موارد دیگر است. به طور معمول، این ابزارها برای خدمت به تعداد زیادی از کاربران با مقیاس پذیری و قابلیت یکپارچه سازی بالا طراحی شده اند.
نرم افزارهای سازمانی برای بهینه سازی عملکرد سازمان ایجاد شده اند. این برنامه ها در تکمیل سریعتر وظایف، حذف خطاها و … بسیار مفید هستند. نرم افزار کسب و کار سازمانی می تواند از فعالیت های مختلف، از جمله امور مالی و حسابداری، بازاریابی و فروش، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتری، برنامه ریزی منابع سازمانی، هوش تجاری و مدیریت پروژه و غیره پشتیبانی کند.
بیشتر بخوانید : 6 مرحله پیاده سازی فرآیندهای سازمانی
ویژگی های نرم افزار سازمانی
- عملکرد بالا : یک برنامه سازمانی باید کل سازمان را کنترل کند. و کارایی و کارآمدی سازمان را افزایش دهد.
- قابلیت سفارشی سازی : بهتر است نرم افزارهای سازمانی مخصوص فرآیندها و عملیات های کسب و کار شما ایجاد شده باشد.
- مقیاس پذیری و توسعه پذیری بالا : این سیستم همراه با تجارت شما رشد می کند. پس باید این قابلیت را دارا باشد.
- ذخیره سازی اطلاعات : می توانید داده های ذخیره شده در سیستم را در پلتفرم های مختلف استخراج کنید.
- امنیت بالا : سیستم های نرم افزاری سازمانی معمولاً به چندین لایه امنیتی مجهز هستند. مثلا احراز هویت دو عاملی ، رمزگذاری ، بیومتریک و غیره.
معرفی 8 تا از بهترین نرم افزار سازمانی که باید بدانید :
همانطور که گفته شد نرم افزار کاربردی سازمانی ESA برای رفع نیاز های سازمان های بزرگ طراحی شده است. این نرم افزارها انواع و کارکرده های مختلفی دارند و می توانند عملکرد کلی سازمان را از کارمندان گرفته تا محصولات و مشتریان بهبود بخشد. اما قبل از انتخاب نرم افزار سازمانی که متناسب با نیاز های کسب و کارتان باشد باید مهم ترین نرم افزار های سازمانی را بشناسید. در ادامه ۶ تا از نرم افزار های سازمانی مورد نیاز هر سازمان را آورده ایم:
- برنامه ریزی منابع انسانی (ERP)
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- نرم افزار مدیریت جلسات (MMS)
- سامانه مدیریت اسناد (DMS)
- اتوماسیون مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)
- اتوماسیون اداری
- هوش تجاری
- مدیریت پروژه
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
اکثر شرکت ها با استفاده از ابزارهای قدیمی مانند اکسل یا قلم و کاغذ , موجودی انبار, پردازش سفارشات و نگهداری کتاب ها ,… اطلاعات مشتریان را نگهداری می کنند. این اطلاعات بین سیستم های مختلف تقریباً جریان ندارند. چنین رویکردی بسیار وابسته به عامل انسانی است.
هرچه کسب و کارها بزرگ تر شود و فرآیندها نیز پیچیده تر می شود ، هماهنگی سیستم های مختلف مورد استفاده شعبات و واحدهای تولیدی مختلف بسیار دشوارتر می شود.
سیستم ERP از چندین ماژول تشکیل شده است که هرکدام مسئول دیجیتالی کردن حوزه دیگری از تجارت شما هستند. بیشتر این ماژول ها به صورت مستقل در دسترس هستند اما مزیت اصلی داشتن همه آنها در یک مکان است.کسب و کارها از ERP برای ادغام سیستم های مختلفی مانند تدارکات، حسابداری، امور مالی و بازاریابی استفاده می کنند.
فروش و روابط مشتری حیات هر تجارت است. به خصوص اگر تعداد مشتریانتان زیاد باشد. نرم افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری یک استراتژی بلند مدت در زمینه ارتباطات، بازاریابی، فروش و ارائه خدمات به مشتریان است. به علاوه این سیستم دائما خود را با شرایط موجود و تقاضاهای مشتریان سازگار می کند. CRM در تمامی سطوح خارجی عملیات سازمان دخالت می کند.
نرم افزار CRM به شما امکان می دهد نحوه و زمان تعامل با مشتری (به صورت حضوری ، از طریق تلفن ، ایمیل ، رسانه های اجتماعی و…) را مشخص کنید. و اطمینان حاصل کنید که هیچ داده ای از بین نمی رود.
امروزه مدیریت و کنترل جلسات مدیران و افراد از اهمیت بالایی برخوردار است. جلسات به صورت درون سازمانی و برون سازمانی نیازمند مدیریت دقیق تر از نظر زمان نیروهای یک سازمان می باشد. برگزاری جلسات به موقع در یک سازمان سبب کنترل بهتر زمان، بهبود اشتراک نظرات و سرعت بخشیدن به ثبت و اقدام صورتجلسات می گردد.
نرم افزار مدیریت جلسات یک برنامه دیجیتالی است که به افراد و تیم ها کمک می کند تا جلسات خود را برنامه ریزی ، سازماندهی و اجرا کنند. همچنین این نتایج را ثبت کنند و در زمان دیگری از آن استفاده کنند. یک MMS خوب باید به شما در برنامه ریزی جلسات ، ارسال دعوت نامه ، ایجاد دستور کار ، یادداشت برداری ، تنظیم زمان سنج و… کمک کند.
با توجه به افزایش روز افزون حجم اسناد کاغذی و مشکلات مختلف در زمینه نگهداری از اسناد و دسترسی به آن در یک سازمان، استفاده از سامانه های ثبت و نگهداری از اسناد (سامانه مدیریت اسناد) بسیار حیاتی است. در یک سازمان کنترل اسناد موجود و روش های ذخیره سازی اسناد و دسترسی متفاوت می باشد.
سامانه مدیریت اسناد و یا DMS به اشتراک گذاری و دسترسی اطلاعات بسیار آسان کمک می کند. اسناد گرفته شده از منابع مختلف از چندین مکان قابل دسترس هستند. DMS دید بیشتری برای فرآیندهای تجاری فراهم می کند و می تواند نظارت بهتری بر گردش کار داشته باشد. اجازه دسترسی به کاربران جدید نیز می تواند مجاز و نظارت شود.
بیشتر بخوانید : سیستم مدیریت اسناد چیست ؟
فرایند های کسب و کار مجموعه مراحلی است که توسط کارمندان , برای رسیدن به اهداف سازمان انجام می شود.این فرایند ها می تواند شامل هر نوع فعالیتی از فروش تا استخدام باشد .هنگامی که کسب و کاری رشد می کند، فرایند ها نیز پیچیده تر می شود. ارتباط بین بخش‌های مختلف سخت تر می شود و کارکنان از وضعیت فرایندها غافل می شوند که این باعث کاهش کارایی در مجموعه می شود.
نرم افزار BPMS مناسب, نرم افزار است که به به افراد این امکان را دهد انواع فرم های سازمانی را بدون حتی یک خط کدنویسی ایجاد و در سازمان انتشار دهند.
با این حال، اگر می خواهید فرایند های عالی داشته باشید یا گردش کار سخت تری با وابستگی زیاد داشته باشید، ممکن است بخواهید نرم افزار تخصصی تری که امکاناتی متناسب با نیاز کسب و کار شما باشد انتخاب کنید.پیوند یکی از بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری در ایران است و ماژول های زیادی مانند BPMS , مدیرتی اسناد و .. در اختیار کاربران قرار می دهد.
اتوماسیون اداری راهی سریع و آسان برای دستیابی به نتیجه دلخواه شما به روشی کارآمد ، مداوم و دقیق است. حتی اگر متوجه آن نشوید، اتوماسیون بخش بزرگی از کسب و کار است.
سیستم اتوماسیون اداری ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند. سیستم اتوماسیون اداری با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینه‌ی جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند.
نرم افزار مدیریت پروژه
سازماندهی یک مهارت اساسی در دنیای اغلب آشفته تجارت است. ابزارهای سازمانی برای تجارت و تقریباً هر جنبه دیگری از زندگی وجود دارد.
نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی ابزار قدرتمندی است که به سازمان ها کمک می کند کار خود را مدیریت کنند و وظایف، منابع و سایر جنبه های پروژه را پیگیری کنند. نرم افزار های مدیریتی اغلب با سایر نرم افزار های تجاری مانند نرم افزار حسابداری یا سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ادغام می شود.
هوش تجاری (BI)
این سیستم با هدف تجزیه و تحلیل داده ها و ارائه اطلاعات صحیح برای تصمیم گیری استفاده می شود. این سیستم به شرکت ها کمک می کند تا هزینه ها را کاهش دهند، یاد بگیرند که چه چیزی به درستی کار می کند، و اقداماتی را که باید حذف یا جایگزین شوند را آشکار کند. برنامه های BI حاوی تجزیه و تحلیل تجاری، ابزارهای تجسم و داده کاوی با زیرساخت قوی هستند.
نمونه هایی از سیستم های سازمانی چیست؟
سیستم های سازمانی مجموعه ایی از نرم افزار هاهستند که می توانند عملیات پیچیده یک سازمان را ردیابی و کنترل کنند. برنامه ریزی منابع سازمانی، سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت زنجیره تامین همگی نمونه هایی از سیستم های سازمانی هستند.
چرا شرکت ها به نرم افزار های سازمانی نیاز دارند ؟
شرکت ها به کمک نرم افزار های سازمان به ساده سازی و مدیریت فرایندها کمک می کنند .نرم افزار سازمانی به شرکت ها و سازمان ها کمک می کند تا کارمندان بهره وری بیشتری داشته باشند که منجر به ایجاد نتابج بهتر می شود.
مزایای استفاده از نرم افزار سازمانی چیست ؟
مزایای استفاده از نرم افزار های سازمانی بسته به نیاز هر شرکت متفاوت است، اما به طور کلی شامل این موارد است:
- کاهش هزینه ها : کاهش هزینه های عملیاتی با ساده کردن فرآیندها، خودکار کردن وظایف دستی و حذف موارد اضافی از مزیت های مهم نرم افزار های سازمانی می باشد.
- بهبود کارایی : با خودکار کردن کارهای روزمره، نرم افزار سازمانی کارایی را افزایش می دهید تا کارمندان بتوانند روی چیزهای مهم تری مانند خدمات مشتری یا برنامه ریزی استراتژیک تمرکز کنند
- تجربه بهتر برای مشتری : وقتی کسب و کار کارآمدتر باشد، می تواند به طور موثرتری به مشتریان خدمات ارائه دهد و باعث بهبود تجارب مشتری می شود. این به نوبه خود به کسب و کار کمک می کند تا اطمینان حاصل کند که خدمات عالی به مشتریان ارائه می دهد.
نتیجه گیری
در این مقاله با مهم ترین نرم افزارهای کاربردی سازمانی و مزایای آن آشنا شدیم . نرم افزار های سازمانی به کسب و کارها در افزایش کارایی کمک می‌کنند، کار بخش‌های مختلف را به راحتی کنترل می‌کنند، شفافیت را افزایش می‌دهند و دانش را در فرآیندهای تجاری به اشتراک می‌گذارند. توسعه نرم افزار سازمانی مزایای زیادی برای گردش کار رایج دارد و کارایی را افزایش می دهد.
بسیار عالی. تمام این سامانه ها رو میشه به صورت یک پکیج یکپارچه داشت یا مستقل از هم هستند؟
برای تولید این سامانه ها میشه از یک زیرساخت استفاده کرد. ما برای تولید این سامانه ها از زیر ساخت bpms استفاده کردیم پس شما میتونید تمامی این نرم افزارهای سازمانی رو از طریق یک داشبورد مدیریت کنید. ضمنا این زیرساخت علاوه بر اینکه به شما امکان توسعه سیستم مطابق با نیازتون رو میده، هزینه مالی و زمانی بسیار کمتری نسبت به تولید و توسعه سایر نرم افزارها داره.
اینکه همه سامانه ها توی یک داشبورد هستند به این معنیه که همه افراد بهشون دسترسی دارند یا میشه فیلتر کرد؟
خیر در هر قسمت امکان فیلتر وجود داره
با سلام . آیا شما از زیر ساخت های موجود مانند پروسس میکر و یا شیر پوینت استفاده میکنید؟
سلام، خیر نرم افزار مدیریت فرایند پیوند، یک نرم افزار کاملا ایرانی، که صفر تا صد آن توسط شرکت سماتوس تولید و طراحی شده است و شما به راحتی می تونید فرایندهاتون رو بدون حتی یک خط کدنویسی ایجاد کنید.