امروزه پیاده سازی فرایند های سازمانی یک کار ضروری و مهم می باشد . هر کسب و کاری حول فرآیندهای تکرارشونده می چرخد که عملکرد شرکت را تضمین می کند. هر شرکت، بزرگ یا کوچک، باید فرآیندهایی را اجرا کند که به کارمندان اجازه می‌دهد تا هماهنگ تر و سریع تر کار کنند.
سیستم ها و فرایند های جدیدی برای ادغام اطلاعات در سازمان ها استفاده می شود. این رویکرد که به عنوان پیاده سازی فرایند های سازمانی شناخته می شود .
در این مقاله، مراحل و شیوه های اصلی برای پیاده سازی فرایند های سازمانی را بررسی خواهیم کرد.
پیاده سازی فرایند های سازمانی چگونه است ؟
پیاده سازی فرایند های سازمانی زمانی اتفاق می افتد که فرایند ها کسب و کار بهبودیافته اند و یا فرایندهای جدیدی ایجاد شده و این پیاده سازی نیاز به برنامه ریزی دقیق و زمان کافی دارد .کسب و کارها فرآیندهایی مختلف زیادی دارند، اما همه نیاز به بهبود و تغییر ندارند. همچنین پیاده سازی فرآیندها نیازمند اسناد و نرم افزار مناسبی برای همکاری بهتر کارکنان است.
پیاده سازی فرآیندهای سازمانی منجر به بهبود کارایی، افزایش بهره وری و رشد سازمانی و همچنین ارتباطات شفاف، برنامه ریزی مناسب و بهبود مستمر در کسب و کار می شود.
شفافیت کلید اجرای فرآیند است و مستندسازی فرآیندها شانس پذیرش آن را افزایش می‌دهد, که این پیاده سازی نیاز به ابزار هایی مانند نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار دارد که تأثیرات بسیار گسترده ای در سازمان دارد.
بیشتر بخوانید : فرایند چیست و چه ویژگی هایی دارد
چهار دلیل اصلی پیاده سازی فرآیندهای سازمانی
در اینجا دلایلی وجود دارد که چرا اجرای فرآیند از دیدگاه سازمانی مهم است:
استانداردسازی و شفافیت
با پیاده سازی فرآیندهای سازمانی، می توانند عملیات سازمان را استاندارد کرده و اطمینان حاصل کنند که همه افراد درگیر در جهت اهداف یکسانی کار می کنند. این می تواند به کاهش سردرگمی، اشتباهات و سوء تفاهم ها کمک کند.
کارایی
فرآیندهای شفاف و موثر می تواند به ساده سازی کار و کاهش زمان و تلاش مورد نیاز برای تکمیل وظایف کمک کند. که پیاده سازی فرایند ها می تواند به افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها کمک کند.
بهبود مستمر
پیاده سازی موثر فرآیند های کسب و کار شامل نظارت و ارزیابی فرآیندها به صورت مداوم برای شناسایی زمینه های بهبود است. این می تواند به سازمان ها کمک کند تا به طور مستمر عملیات خود را بهبود بخشند و کسب و کارها رقابتی باقی بمانند.
مشارکت کارکنان
پیاده سازی فرایند ها نقش ها و مسئولیت های کارکنان را در یک فرآیند مشخص و تعریف می کند، و کارکنان در کار خود احساس مشارکت می کنند. این می تواند منجر به رضایت شغلی بالاتر و حفظ کارکنان شود.
به طور کلی، پیاده سازی فرآیندها برای سازمان‌ها مهم است، زیرا می‌تواند به ایجاد یک محل کار سازمان‌یافته و کارآمدتر کمک کند، که منجر به افزایش سودآوری و موفقیت بلند مدت شود.
۶ مرحله پیاده سازی فرایندهای سازمانی
هنگام تمرکز بر پیاده سازی فرایند ها , مهمترین مرحله به فرآیندهایی که نیازمند بهبود است بستگی دارد. با این حال، چند مرحله کلی هنگام پیاده سازی هر فرآیند وجود دارد :
مرحله ۱ : شناسایی فرایند ها
اولین قدم شناسایی فرآیندی است که باید پیاده سازی یا بهبود یابد. این فرایند ممکن است یک کار مهم ، گردش کار و یا یک فرآیند تجاری باشد. مهم است مدیران را در این مرحله اولیه مشارکت دهید، زیرا آنها می توانند نظر های مهمی را ارائه دهند.
مرحله ۲ : تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی
هنگامی که فرآیند را شناسایی کردید، تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی مهم است. تجزیه و تحلیل شامل مستندسازی فرآیند جاری، شناسایی تنگناها یا ناکارآمدی‌ها و جمع‌آوری بازخورد از کارکنان درگیر در فرآیند است. این تجزیه و تحلیل مبنایی برای بهبودهای آینده است.
مرحله 3 : فرآیند جدید را طراحی کنید
بر اساس تجزیه و تحلیلی که انجام شد، می توان فرآیند جدیدی طراحی کنید که مشکلات و ناکارآمدی های شناسایی و از بین برد. مشارکت افرادی که مسئولیت اجرای فرآیند جدید را بر عهده خواهند داشت در این مرحله مهم است، زیرا می توانند ورودی و بازخورد ارزشمندی را ارائه دهند.
مرحله 4 : اشتراک گذاری تغییر فرایند ها
هنگامی که فرآیند جدید طراحی شد، مهم است که تغییرات را به مدیران سازمان اطلاع رسانی کنید. تغییر فرایند باید واضح و منسجم باشد و به گونه ایی که هر گونه نگرانی یا سؤالی که ذینفعان داشته باشند پاسخ دهد.
مرحله 5 : پیاده سازی فرآیند جدید
هنگامی که فرآیند جدید طراحی شد، زمان پیاده سازی آن فرا می رسد. این شامل آموزش کارمندان در مورد فرآیند جدید، به‌روزرسانی هرگونه اسناد یا سیستم‌های مورد نیاز، و اطمینان از اینکه همه نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را درک می‌کنند، می‌شود. نظارت دقیق بر پیاده سازی برای شناسایی هرگونه مشکل و انجام تنظیمات در صورت لزوم بسیار مهم است.
مرحله 6 : ارزیابی و بهبود
پس از اجرای فرآیند جدید، ارزیابی اثربخشی آن و شناسایی زمینه‌های بهبود آن مهم است. این باید یک فرآیند مداوم باشد، با بررسی های منظم برای ارزیابی فرآیند و جمع آوری بازخورد از کارکنان و سایر ذینفعان.
شایان به ذکر است که برخی از مراحل ممکن است نیاز به تکرار داشته باشند و اجرای فرآیند خطی نیست، بلکه تکراری است تا به نتیجه مطلوب برسد.
بیشتر بخوانید : هر آنچه باید از مدلسازی فرایند های کسب و کار بدانید
مزایای پیاده سازی فرایندهای سازمانی
- پیاده سازی فرایند های سازمانی باعث کاهش اشتباهات کارمندان که بر خروجی کار تأثیر منفی می گذارد، می شود.
- کاهش زمان اجرای فرایند
- مقیاس پذیری فرایند ها در صورت رشد کسب و کار
- حل مشکلات اصلی برای رسیدن به اهداف سازمان
پیاده سازی فرایند های سازمانی با پیوند
یکی از زیر سیستم های اتوماسیون اداری پیوند نرم افزار BPMS می باشد. شرکت سماتوس تجربه زیادی در زمینه پیاده سازی فرایند های سازمانی در زمینه های مختلف دارد که با بررسی نیاز ها و خواسته های سازمان فرایند ها را متناسب با شرایط سازمان پیاده سازی می کند . مزایای پیاده سازی فرایند های سازمان با سامانه پیوند :
- مقیاس پذیری فرایند ها
- امنیت بالای نرم افزار
- یکپارچه سازی با نرم افزار دیگر سازمان و ….
نتیجه گیری
در این مقاله درباره پیاده سازی فرایند های سازمانی صحبت کردیم . استفاده از فرآیند ها در سازمان ها مزایای زیادی دارد به عنوان مثال باعث صرفه جویی در هزینه ها و افزایش بهره وری کارکنان و … می شود .