تفاوت اتوماسیون اداری و BPM چیست:‌ کدام مناسب شرکت شماست؟

قبل از شناخت تفاوت های بین اتوماسیون اداری و BPM بهتر است برای درک بهتر مطلب توضیح دهیم که اتوماسیون اداری و BPM چه هستند؟. اتوماسیون اداری ساز و کاری است که طراحی شده تا وظایف و فعالیت‌های اداری سازمان را مثل مدیریت اسناد، هماهنگی جلسات، پیگیری مکاتبات و سایر کارها و روتین‌های روزمره شرکت را بصورت دیجیتال و خودکار انجام دهد؛ این امربه بهبود راندمان کاری سازمان کمک می‌کند. 

BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار روشی است که به کاربران امکان می‌دهد تا فرایندهای کاری خود را شناسایی، مدل‌سازی، اجرا، پایش و بهبود دهند. BPM این  روند را خودکار‌سازی و بهینه می‌کند و همین امر باعث ارتقای عملکرد کسب و کار می‌شود. 

حال که با مفهوم این دو نرم افزار آشنا شده اید در ادامه به تفاوت های اصلی بین اتوماسیون اداری و BPM می‌پردازیم.

• حوزه فعالیت: نرم افزار اتوماسیون اداری تمام تمرکز خود را بر بهبود کارایی، بهینه سازی و خودکارسازی گذاشته و دامنه عملکردی گسترده‌ای را در بر می‌گیرد. از فعالیت‌های اتوماسیون اداری می‌توان به مدیریت مکاتبات، مدیریت اسناد و بایگانی، گردش کار و فرآیندها، برنامه ریزی و زمان‌بندی و ارتباطات داخلی و خارجی اشاره کرد.
  اما BPM با هدف بهبود و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی طراحی شده و نواحی پوششی آن در سازمان شناسایی و مدل‌سازی فرآیندها، اجرای فرآیندها، نظارت و پایش، بهینه سازی و بهبود مستمر و مدیریت ریسک و انطباق می‌باشد.

• تنوع امکانات: اتوماسیون اداری با توجه به هدف ارائه خود سعی بر تسهیل کارهای روزمره و کاهش خطاهای اداری دارد و از ابزارهایی مانند مدیریت اسناد، مدیریت مکاتبات، ذخیره‌سازی اسناد و … استفاده می‌کند.
  BPM با توجه به هدف خودکارسازی و بهینه سازی فرآیند کسب و کار ابزارهایی برای طراحی و مدل‌سازی فرآیند، خودکارسازی فرآیندها، پایش و نظارت، یکپارچه‌سازی، تحلیل داده‌های سازمان، مدیریت مستندات، همکاری تیمی و … در اختیار کاربران گذاشته است.

• زمان و هزینه پیاده سازی: به دلیل فازهای کمتر در فرایند پیاده‌سازی، اتوماسیون اداری زمان کمتری نسبت به BPM می‌طلبد؛ در حالی که BPM در مراحل اولیه نیازمند شناسایی، مدلسازی، اجرا و پایش است.
• انعطاف پذیری و سفارشی سازی: در میان مدل‌های ارائه شده در بازار،‌ اتوماسیون اداری بیشتر تمرکز خود را برای انجام کارهای خاص با مجموعه‌ای از ابزارهای از پیش تعریف شده گذاشته است؛ اما BPM توانایی تطبیق با شرایط و نیازهای کسب و کار و امکان ایجاد فرآیندهای پیچیده و سفارشی برای نیازهای خاص سازمان را دارد و همین باعث می‌شود که BPM انعطاف پذیری بیشتری نسبت به اتوماسیون اداری داشته باشد.
  توجه داشته باشید که اتوماسیون اداری پیوند بنا بر ساختار منعطف خود قابلیت سفارشی سازی بر اساس نیازها و درخواست‌های کاربران را دارد.