امروزه به دلیل پیچیدگی زیادی که کسب و کارها دارند از فناوری های جدید به عنوان ابزار اصلی برای بهبود عملکرد شرکت یا سازمان خود استفاده می کنند. یکی از ابزارهای مهمی که آنها استفاده می کنند، مدل سازی فرآیند کسب و کار است.
مدل سازی فرآیند کسب و کار به عنوان یک نقشه راه عمل می کند و کسب و کارها را به سمت آینده ای با فرآیندهای کارآمد، بهبود کار تیمی و عملکرد عالی هدایت می کند.
بنابراین، مدل سازی فرآیند کسب و کار چیست و چرا به آن نیاز دارید؟ در این مقاله ما توضیح خواهیم داد که مدلسازی فرایند چیست، چگونه کار می کند، و چگونه می تواند بهره وری و کارایی کسب و کار را افزایش دهد.
مدل سازی فرآیند کسب و کار (BPMN) چیست؟
مدلسازی فرآیند کسب و کار و یا مدل سازی فرآیند، نمایش تحلیلی یا به بیان ساده تصویری از فرآیندهای تجاری یک سازمان است. فرآیندهای مدل سازی یک جزء حیاتی و اصلی برای مدیریت موثر فرآیند کسب و کار است.
نرم‌افزار مدلسازی فرآیند، تحلیلی از فرآیندهای یک سازمان را همان طور که هست ارائه می‌کند و آن را با فرآیندهای جدید مقایسه می‌کند.
بیشتر بخوانید : فرایند چیست و چه ویژگی هایی دارد
مزایای استفاده از مدلسازی فرایند های کسب و کار چیست ؟
در اولین حالت، مدل سازی فرآیند کسب و کار به رفع مشکلات سازمان کمک می کند.
با استفاده از مدل سازی فرایند شما درک عمیق تری از نحوه کار فرآیندها و نحوه عملکرد کسب و کار خود به دست می آورید. اما مزیت های دیگه مدلسازی فرایند های کسب و کار شامل :
- بهبود کارایی است. عملکرد اصلی مدل سازی فرایند های کسب و کار بهبود روش انجام فرآیندها است. به عنوان مثال ، شما راه‌های مختلفی برای بهبود نحوه عملکرد فرآیند پیدا خواهید کرد که منجر به کارایی، بهره‌وری، خروجی و در نهایت سود بیشتر می‌شود.
- اجرای روش های بهتر و استانداردسازی , اگر یک سازمان بزرگ را اداره می کنید، احتمال زیادی وجود دارد که تیم های مختلف فرآیند مشابهی را متفاوت انجام دهند. ایجاد بهترین روش طراحی تضمین می کند که همه می دانند چگونه این فرآیند را انجام دهند.
- چابکی فرآیند , مدلسازی فرایند در نهایت باعث ایجاد فرهنگ جدید و تغییر خواهد شد. با تغییر در عملیات تجاری می‌توانید در مواجهه با تغییرات تکامل پیدا کنید.
- شفافیت , همه افراد در سازمان شما، کم و بیش، از نحوه عملکرد فرآیندهای شما آگاه خواهند بود: هدف چیست، چگونه عمل می کند، و غیره. این منجر به مسئولیت پذیری می شود. چه کسی مالک چه فرآیندی است شفاف می شود.
- رقابت , در نتیجه همه مزایای دیگری که ذکر کردیم، می‌توانید در درازمدت رقبای خود را شکست دهید .
- تصویر واضحی از کل فرآیندهای سازمانی دریافت کنید
- تعاملات در فرآیندها را شناسایی کنید و با استفاده از یک نمایش گرافیکی، گردش کار را بهبود بخشید
- تصمیمات مهم تجاری را پس از بررسی کامل فرآیندهای جاری اتخاذ کنید
- نیاز به اتوماسیون را درک کنید و کارهای زائد را از صرف وقت گرانبهای نیروی کار خود متوقف کنید
- ایجاد فرآیند گردش کار بهتر برای عملکرد بهتر کسب‌وکار که باعث پیشرفت‌ها و گسترش آینده می شود.
تکنیک های مدلسازی فرایند های کسب و کار
ابزار های مدلسازی فرایند های کسب و کار به بررسی و بهبود فرایند های کسب و کار کمک می کند .
در نظر داشته باشید که ، هر تکنیک مدل سازی برای هر فرآیندی مناسب نیست.
- نمودار BPMN
- فلوچارت
- نمودار گانت
- نمودارهای جریان داده (DFD)
نمودار کانت
بیشتر از یک قرن است که نمودار گانت به عنوان راهی برای ترسیم جریان های فرآیند استفاده می شود. نمودارهای گانت از سبک میله ای استفاده می کنند که یک برنامه زمان بندی پروژه را نشان می دهد، از جمله مدت زمان وظایف، هر گونه وابستگی، نقاط عطف کلیدی و زمینه های وابستگی متقابل کار.
از نمودار گانت اغلب در موقعیت هایی با مهلت های زمانی خاص یا فرآیندهای حساس به زمان استفاده می شوند.
این نمودارها به طور گسترده توسط مدیران پروژه برای ارائه یک نمای واحد، نظارت بر وظایف و نگه داشتن همه طرف ها در مسیر استفاده می شود.
فلوچارت ها
فلوچارت ها با استفاده از شکل ها و فلش های ساده برای نشان دادن هر مرحله در یک فرآیند و نحوه اتصال آنها به یکدیگر، نحوه پیشرفت مراحل را به روش های مختلف ترسیم می کنند. از فلوچارت ها برای نمایش گرافیکی مدلسازی فرآیند استفاده می‌شوند و به ترسیم پیشرفت اقدامات برای رسیدن به یک نتیجه خاص کمک می‌کنند. زمانی که فرآیندهای تجاری ساده ای را نشان می دهند که عموماً به صورت متوالی عمل می کنند بسیار مفید هستند..
نمودارهای جریان داده
نمودارهای جریان داده (DFD) تجسم خاص تری از جریان های داده را ارائه می دهند و اقدامات خاصی را جزئی از آنچه در یک نمودار جریان می توان نشان داد، ارائه می دهد. DFD ها برای نمایش پیشرفت نحوه ورود و جریان داده ها از طریق یک سیستم و نحوه ذخیره داده ها مناسب هستند.
مدل سازی فرآیند کسب و کار
نماد مدلسازی فرآیند کسب و کار (BPMN) مجموعه از 100 نماد استاندارد را در بر می گیرد که به صورت بصری گردش کار و وظایف مختلف را در فرآیندهای تجاری نشان می دهد. این تکنیک به طور خاص برای مدل سازی ایجاد شده است و توسط بسیاری به عنوان استاندارد اصلی برای مدل سازی فرآیند کسب و کار در نظر گرفته می شود. با توجه به علامت گذاری استاندارد ، BPMN عناصر بدون ابهام را برای نمودار و نمایش جریان فرآیندها فراهم می کند و در عین حال از مشکلات ارتباطی جلوگیری می کند.
ویژگی ابزارهای مدل سازی کسب و کار :
بیشتر نرم افزار های bpm شامل ابزاری است که می توان مدلسازی فرایند کسب و کار را نیز انجام داد .با این حال، برخی مدل ساز را به عنوان یک برنامه جداگانه دارند.
مدل‌ساز یکی از مهم‌ترین عناصر BPMS است و بعد از خرید نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار باید زمانی را صرف یادگیری آن کنید.
ابزارهای مدل سازی کسب و کار باید:
- یادگیری آن برای تیم های مختلف آسان باشد
- ارزان و مطابق با نیاز سازمان باشد
- یک ابزار گردش کار رابط گرافیکی داشته باشید.
بیشتر بخوانید : bpms چیست؟
مراحل انجام مدلسازی فرآیند کسب و کار
راه حل های مشابه ایی برای مدل سازی فرآیند کسب و کار وجود ندارد. به طور معمول، اگر به دنبال بهبود فرآیند یا بررسی مجدد فرایند ها هستید، 3 مرحله وجود دارد که باید انجام دهید
مدل فرآیند موجود : از یکی از تکنیک های مدل سازی فرایند های کسب و کار کشیدن فرآیندهایی که استفاده می شود روی کاغذ یا نرم افزار است.
ناکارآمدی ها و بهبودها را شناسایی می کند : فرآیند چقدر خوب انجام می شود؟ آیا کارایی درستی دارد؟ آیا اهداف عملیاتی را برآورده می کند؟ آیا مراحلی در این فرآیند وجود دارد که بیش از حد بیهوده باشد؟
طراحی فرایند : فرآیند جدید و بهبود یافته را بسته به یافته های خود در مرحله 2 طراحی کنید و در نهایت آن را عملی کنید.
همانطور که قبلاً نیز گفته شده، اجرای فرآیند جدید به اندازه مدل سازی مهم است. بنابراین، استفاده از مدل سازی فرایند های کسب و کار به عنوان بخشی از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) به شدت توصیه می شود.
نتیجه گیری
همانطور که در مقاله گفته شد سازمان ها و کسب و کارها از مدلسازی فرایند کسب و کار برای بهبود عملکرد و بهره وری بیشتر استفاده می کنند . مدلسازی فرایند ها با شناسایی مشکلات, بهبود کارایی , اثر بخشی و یکپارچه سازی فرایند های کسب و کار در تمام سازمان استفاده کنند .