در دنیای مدیریت دو مفهوم مدیریت فرآیند کسب و کار و مدیریت پروژه نقشی کلیدی ایفا می‌کنند. سازمان‌ها برای افزایش کارایی و برتری یافتن نسبت به رقبا به دنبال بهبود مستمر فرآیندها و اجرای پروژه‌های ساختارمند، واضح و بهینه هستند. یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیریتی در این حوزه انتخاب و ترکیب بهینه رویکردهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) و مدیریت پروژه (PM) است. این دو رویکرد در نگاه اول شبیه به هم می‌آیند؛ اما تفاوت‌های اساسی در اهداف، زمان‌بندی، ابزارها، پرسنل و نحوه‌ی واکنش به تغییرات، آن‌ها را از هم متمایز می‌نماید. در این مقاله به بررسی دقیق این تفاوت‌ها پرداخته و به کمک مثال‌های عملی، راهکارهایی جهت ترکیب آن‌ها ارائه می‌شود.
در صورت تمایل به مطالعه دقیق‌تر این مفاهیم، مقالات مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست و مدیریت پروژه چیست را مطالعه کنید.
شش تفاوت اصلی مدیریت فرآیند کسب‌وکار و مدیریت پروژه
در بخش‌های زیر به شش تفاوت بین مدیریت فرآیند کسب و کار(BPM) و مدیریت پروژه (PM) پرداخته می‌شود. این مقاله با تمرکز بر نکات کاربردی، ابعاد مدیریتی و نحوه‌ی تطبیق هر رویکرد با نیازهای سازمانی شده است.
1. تفاوت در هدف و ماهیت
اولین فرق مدیریت فرآیند کسب و کار و مدیریت پروژه تفاوت در هدف این دو سیستم است. در مدیریت فرآیند کسب و کار هدف اصلی بهبود مستمر و بهینه‌سازی فرآیندهای داخلی سازمان است. این رویکرد با شناسایی نقاط ضعف و الگوهای ناکارآمد سعی در ایجاد یک سیستم یکپارچه و بلندمدت دارد که به افزایش کارایی، کاهش خطاها و بهبود کیفیت خدمات منجر می‌شود. در مقابل مدیریت پروژه بر تکمیل یک پروژه خاص با خروجی‌های مشخص تمرکز دارد؛ به عبارت دیگر مدیریت پروژه چارچوبی برای برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل فعالیت‌ها به صورت موقت و هدفمند در راستای دستیابی به نتایج نهایی است.
این تفاوت بنیادین در اهداف موجب می‌شود که مدیریت فرآیند کسب و کار بیشتر در راستای بهبود عملکرد کلی سازمان و خودکار کردن و ساده‌سازی فرآیندهای تکراری مورد استفاده قرار گیرد؛ در حالی که مدیریت پروژه برای دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت و پروژه‌های محدود با تاریخ شروع و پایان مشخص کاربرد دارد.
2. تفاوت در زمان‌بندی و مدت‌زمان اجرا
یکی از تفاوت‌های بارز بین این دو رویکرد نحوه مدیریت زمان‌بندی و دوره‌ی اجرای آن‌هاست. مدیریت فرآیند کسب و کار به عنوان یک رویکرد بلندمدت، در قالب یک سیستم پیوسته و مداوم عمل می‌کند. سازمان‌ها با اجرای BPM می‌توانند به صورت دوره‌ای و مستمر به بررسی و بهبود فرآیندهای خود بپردازند. این رویکرد به دلیل پویایی فرآیندهای کسب‌وکار نیازمند برنامه‌ریزی دقیق برای اعمال تغییرات تدریجی است.
از سوی دیگر مدیریت پروژه دارای چرخه‌ای مشخص است؛ یعنی از شروع پروژه تا تکمیل آن. تاریخ‌های شروع و پایان مشخص برای هر پروژه تعیین می‌شود و پس از اتمام پروژه فعالیت‌های مدیریتی مربوط به آن به پایان می‌رسد. به همین دلیل در محیط‌های پر تغییر که نیاز به انعطاف‌پذیری سریع دارند مدیریت پروژه نسبت به مدیریت فرآیند کسب و کار کارایی بیشتری دارد.
3. تفاوت در ابزارها و متدولوژی‌ها
انتخاب ابزارها و متدولوژی‌های مناسب، نقش حیاتی در موفقیت هر دو رویکرد ایفا می‌کند. در مدیریت فرآیند کسب و کار نرم‌افزارهایی مانند Bizagi و BonitaSoft برای مدل‌سازی، تحلیل و بهبود فرآیندها به کار گرفته می‌شوند. این ابزارها به مدیران کمک می‌کنند تا نقشه‌های فرآیندی دقیق تهیه کنند و با استفاده از داده‌های تحلیلی، نقاط ضعف سیستم را شناسایی و بهبودهای لازم را پیشنهاد دهند.
در مقابل، در مدیریت پروژه ابزارهایی مانند Trello، Asana و Jira به منظور برنامه‌ریزی دقیق وظایف، تخصیص منابع و پیگیری پیشرفت پروژه بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرند. این نرم‌افزارها به مدیران پروژه اجازه می‌دهند تا فعالیت‌های مختلف را به تفکیک زمان‌بندی کنند و در مواجهه با چالش‌های اجرایی، به سرعت واکنش نشان دهند. بنابراین، در حالی که BPM بر ابزارهایی برای تحلیل و بهبود فرآیندهای مداوم تاکید دارد، PM از ابزارهایی بهره می‌برد که به مدیریت دقیق پروژه‌های محدود و زمان‌دار کمک می‌کنند.
4. تفاوت در پرسنل مورد نیاز و نقش‌ها
پیاده‌سازی هر یک از این رویکردها به تخصص‌های متفاوتی نیاز دارد. در مدیریت فرآیند کسب و کار حضور افراد متخصص در تحلیل فرآیندها و بهبود عملکرد ضروری است. افرادی مانند تحلیل‌گر فرآیند و مدیر بهبود عملکرد با دانش عمیق از فرآیندهای سازمانی و توانایی شناسایی نقاط ناکارآمد به اجرای موفق این رویکرد کمک می‌کنند. این افراد علاوه بر داشتن دانش فنی باید با فرهنگ سازمان و چالش‌های آن آشنا باشند.
از سوی دیگر مدیریت پروژه نیازمند تیمی متشکل از مدیر پروژه، اعضای اجرایی و ذینفعان است. مدیر پروژه با هماهنگی و تخصیص منابع، نقش کلیدی در موفقیت پروژه ایفا می‌کند. اعضای تیم اجرایی وظایف تخصصی خود را بر عهده دارند و در کنار ذینفعان که نقش نظارتی و تصمیم‌گیری نهایی را دارند، باعث اجرای صحیح و به‌موقع پروژه می‌شوند. به همین دلیل، ترکیب مهارت‌های فنی، مدیریتی و ارتباطی در تیم‌های پروژه بسیار حائز اهمیت است.
5. تفاوت در انعطاف‌پذیری و تغییرات
انعطاف‌پذیری در مواجهه با تغییرات محیطی و نیازهای جدید، از دیگر تمایزهای مهم بین مدیریت فرآیند کسب و کار و مدیریت پروژه است. به دلیل ماهیت مداوم و بلندمدت BPM، تغییرات در فرآیندها معمولاً به صورت تدریجی و پس از ارزیابی‌های دقیق اعمال می‌شوند. این نوع مدیریت به دلیل وابستگی به استراتژی‌های کلان سازمان، ممکن است تغییرات سریع و ناگهانی را به خطر اندازد.
در مقابل پروژه‌های مدیریت پروژه به دلیل محدوده زمانی مشخص انعطاف‌پذیری بیشتری دارند. در طول اجرای پروژه در صورت بروز نیاز به تغییر یا تطبیق با شرایط جدید، برنامه‌های اجرایی می‌توانند بازنگری شده و اصلاحات لازم اعمال شود. این ویژگی مدیریت پروژه به ویژه در محیط‌های پویا که تغییرات سریع امری عادی است، بسیار ارزشمند محسوب می‌شود.
6. تفاوت در نمونه‌های کاربردی
در عمل مدیریت فرآیند کسب و کار و مدیریت پروژه در موقعیت‌ها و زمینه‌های متفاوتی به کار گرفته می‌شوند. به عنوان مثال در سازمان‌هایی که فرآیندهای تکراری و حیاتی مانند صدور فاکتور یا پردازش سفارشات وجود دارد BPM می‌تواند به بهبود عملکرد، کاهش خطاهای انسانی و افزایش رضایت مشتریان کمک کند. از طرفی ابزارهای تحلیل و بهبود مستمر در BPM باعث می‌شوند تا این فرآیندها به صورت دقیق و منظم اجرا شوند.
ولی در مدیریت پروژه در زمینه‌های طراحی و اجرای کمپین‌های بازاریابی، راه‌اندازی محصولات جدید یا اجرای پروژه‌های فناوری اطلاعات کاربرد فراوانی دارد. در این موارد چارچوب PM با تقسیم‌بندی فعالیت‌ها، تخصیص منابع و تعیین تاریخ‌های مشخص تضمین می‌کند که پروژه‌ها در زمان مقرر و با کیفیت مطلوب به اتمام برسند.
ده از طراحان گرافیک است.
|| بیشتر بخوانید: بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای شرکت‌ها
ارتباط بین مدیریت فرآیند کسب و کار BPM و مدیریت پروژه PM
بسیاری از سازمان‌ها به دنبال بهره‌گیری همزمان از مزایای BPM و PM هستند تا بتوانند هم از بهبود مستمر فرآیندهای سازمانی بهره‌مند شوند و هم پروژه‌های با اهداف مشخص را به نحو مطلوب اجرا کنند. ارتباط بین این دو رویکرد به نحوی است که BPM می‌تواند زمینه‌ی لازم برای اجرای موفق پروژه‌های PM را فراهم آورد و بالعکس، استفاده از متدولوژی‌های مدیریت پروژه در بهبود فرآیندهای BPM به ایجاد شفافیت و کنترل بیشتر کمک می‌کند.
نقش مدیریت فرآیند کسب و کار BPM در بهبود پروژه‌ها
با استفاده از تحلیل‌های عمیق و ابزارهای مدل‌سازی BPM، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای مربوط به پروژه‌ها از جمله تخصیص منابع، کنترل زمان‌بندی و ارزیابی کیفیت را بهبود بخشند. به عنوان مثال یک سازمان ممکن است در پروژه‌ای جهت بهبود فرآیند صدور فاکتور، ابتدا با مدل‌سازی دقیق وضعیت فعلی نقاط ضعف را شناسایی کند و سپس با استفاده از ابزارهای BPM به بهبود روند اجرایی بپردازد. این رویکرد نه تنها باعث افزایش کارایی پروژه می‌شود، بلکه از بروز مشکلات احتمالی در آینده جلوگیری می‌کند.
استفاده از روش‌های مدیریت پروژه PM در بهینه‌سازی فرآیندها
اجرای پروژه‌های بهبود فرآیند با استفاده از روش‌های مدیریت پروژه، شفافیت و کنترل بیشتری را به ارمغان می‌آورد. با تعیین اهداف مشخص، تقسیم‌بندی فعالیت‌ها و تنظیم برنامه زمان‌بندی، سازمان‌ها می‌توانند تغییرات مورد نیاز در فرآیندهای خود را به صورت ساختارمند اجرا کنند. این موضوع به ویژه در پروژه‌های خودکارسازی و دیجیتالی‌سازی فرآیندها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند؛ چرا که کنترل دقیق بر روی هر مرحله از پروژه، تضمین‌کننده‌ی موفقیت آن است.ت.
نمونه عملی پیاده سازی BPM و PM: خودکارسازی فرآیندهای مالی
برای روشن شدن تعامل مدیریت فرآیند کسب و کار و مدیریت پروژه می‌توان به نحوه پیاده‌سازی این پروژه خودکارسازی فرآیندهای مالی توجه کنید. در این پروژه سازمان با چالش‌هایی مانند پردازش دستی فاکتورها، خطاهای انسانی و تاخیر در جمع‌آوری اطلاعات مالی مواجه است. در این شرایط تیم مدیریت ابتدا با استفاده از ابزارهای BPM فرآیندهای موجود را به دقت تحلیل می‌کند و نقاط ضعف را شناسایی می‌نماید.
سپس با تکیه بر چارچوب PM اهدافی مانند کاهش زمان پردازش، حذف خطاهای انسانی و بهبود کیفیت داده‌ها تعریف می‌شوند. فعالیت‌های پروژه در قالب مراحل زیر اجرا می‌گردد:
- تحلیل فرآیندهای موجود: با استفاده از نرم‌افزارهای مدل‌سازی BPM مانند Bizagi، فرآیند صدور فاکتور و ثبت اطلاعات مالی به‌طور دقیق ترسیم می‌شود. این تحلیل شامل مصاحبه با پرسنل، بررسی اسناد و جمع‌آوری داده‌های عملکردی است.
- تعیین اهداف و برنامه‌ریزی: تیم پروژه با استفاده از متدولوژی‌های PM، اهداف پروژه مانند کاهش ۳۰ درصدی زمان پردازش فاکتورها و افزایش دقت داده‌ها را تعیین می‌کند. فعالیت‌ها به تفکیک زمان‌بندی و تخصیص منابع برنامه‌ریزی می‌شوند.
- انتخاب فناوری و نرم‌افزار: در این مرحله نرم‌افزارهای خودکارسازی که با سیستم‌های موجود سازمان یکپارچه شوند مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. انتخاب فناوری مناسب از طریق بررسی‌های مقایسه‌ای و مطالعه‌ی موردی انجام می‌شود. منابع معتبر انگلیسی و فارسی و همچنین مقاله‌های هوش مصنوعی در این زمینه مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- پیاده‌سازی و آموزش: نرم‌افزار منتخب نصب و پیکربندی می‌شود. تیم اجرایی با هماهنگی مدیر پروژه، جلسات آموزشی جهت آشنایی کارکنان با سیستم جدید برگزار می‌کند. در این فاز پیگیری دقیق از طریق ابزارهای مدیریت پروژه مانند Trello یا Asana انجام می‌شود تا از اجرای به موقع مراحل اطمینان حاصل شود.
- پایش و بهبود مستمر: پس از راه‌اندازی سیستم، نظارت مستمر بر عملکرد آن صورت می‌گیرد. داده‌های به دست آمده از عملکرد سیستم با اهداف اولیه مقایسه شده و در صورت نیاز، اصلاحات لازم اعمال می‌شود. این فرآیند به کمک ابزارهای تحلیلی BPM، امکان شناسایی سریع نواقص و ارائه راهکارهای بهبود را فراهم می‌کند.
این مثال عملی نشان می‌دهد که چگونه استفاده همزمان از مدیریت فرآیند کسب و کار و مدیریت پروژه می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا از یک سو به بهبود مستمر فرآیندهای داخلی دست یابند و از سوی دیگر پروژه‌های تعیین شده را به شکل موفقیت‌آمیز به اتمام برسانند.
|| بیشتر بخوانید: مزایای نرم افزار مدیریت پروژه
توصیه‌های نهایی انتخاب و اجرای مدیریت فرآیند کسب‌وکار و مدیریت پروژه
- نیازسنجی دقیق و تحلیل وضع موجود سازمان: پیش از انتخاب رویکرد مناسب ضروری است به‌صورت دقیق بررسی شود که سازمان در حال حاضر با چه نوع مسائل و چالش‌هایی مواجه است.
اگر مشکل اصلی ناکارآمدی فرآیندهای تکراری، ناهماهنگی بین واحدها یا نبود ساختار مشخص در عملیات روزمره باشد، رویکرد مدیریت فرآیند کسب‌وکار که بر بهینه‌سازی فرآیندها تمرکز دارد، گزینه‌ی مناسب‌تری خواهد بود؛ اما اگر چالش اصلی سازمان، مدیریت پروژه‌های منحصر‌به‌فرد، کنترل منابع، زمان‌بندی و دستیابی به خروجی مشخص در بازه زمانی معین باشد، مدیریت پروژه باید در اولویت قرار گیرد. - همسویی با اهداف کلان و استراتژیک سازمان: صرفاً حل مشکلات لحظه‌ای یا مقطعی نباید معیار انتخاب باشد. هر رویکردی که انتخاب می‌شود باید در راستای چشم‌انداز، مأموریت و استراتژی بلندمدت سازمان عمل کند.
استفاده از مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌تواند موجب نهادینه‌سازی بهره‌وری و کیفیت در سطح فرآیندهای کلیدی شود، در حالی‌که مدیریت پروژه می‌تواند تحقق پروژه‌های استراتژیک مانند تحول دیجیتال یا توسعه محصول جدید را ممکن سازد. - سرمایه‌گذاری در آموزش، فرهنگ‌سازی و توانمندسازی تیم‌ها: اجرای موفق هر یک از این دو رویکرد بدون آمادگی تیم‌ها و نیروی انسانی امکان‌پذیر نیست. آموزش کارکنان در زمینه ابزارها، تکنیک‌ها، نرم‌افزارهای مرتبط (مانند سیستم‌های مدیریت فرآیند یا ابزارهای مدیریت پروژه) و آشنایی با مفاهیم پایه ضروری است. همچنین لازم است با ایجاد فرهنگ مشارکت، بهبود مستمر و تفکر سیستمی، زمینه را برای پذیرش تغییر در سازمان فراهم کرد.
- بررسی امکان استفاده از رویکرد ترکیبی: بسیاری از سازمان‌ها تنها با استفاده از یکی از این دو رویکرد به نتیجه مطلوب نمی‌رسند. ترکیب مدیریت فرآیند کسب‌وکار و مدیریت پروژه می‌تواند مزایای هر دو را به‌طور همزمان فراهم کند؛ یعنی یک سو فرآیندها را ساختاریافته و بهینه نگه می‌دارد و از سوی دیگر پروژه‌ها را با دقت و شفافیت مدیریت می‌کند.
- ایجاد سیستم بازخورد و بهبود مستمر: چه در سطح فرآیند و چه در سطح پروژه پیاده‌سازی اولیه پایان راه نیست. باید مکانیسم‌هایی برای جمع‌آوری داده، پایش عملکرد، شناسایی نقاط ضعف و اجرای اقدامات اصلاحی در نظر گرفته شود. سازمان‌هایی که به طور مداوم عملکرد خود را بررسی و اصلاح می‌کنند، به‌مرور به بلوغ سازمانی بهتری دست می‌یابند.
- تأکید بر هماهنگی بین تیم‌ها، واحدها و سطوح مختلف سازمان: اجرای موفق مدیریت فرآیند کسب‌وکار و مدیریت پروژه نیازمند همکاری تنگاتنگ بین بخش‌های مختلف سازمان است. در غیر این‌صورت، خطر بروز تعارض، دوباره‌کاری یا افت بهره‌وری وجود دارد.
باید اطمینان حاصل شود که همه تیم‌ها به یک درک مشترک از اهداف، اولویت‌ها و نقش خود در دستیابی به آن‌ها رسیده‌اند. این موضوع به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ حیاتی‌تر است.
- نیازسنجی دقیق و تحلیل وضع موجود سازمان: پیش از انتخاب رویکرد مناسب ضروری است به‌صورت دقیق بررسی شود که سازمان در حال حاضر با چه نوع مسائل و چالش‌هایی مواجه است.
جمع‌بندی
همان‌گونه که در این مقاله خواندید، برای پاسخ به این سؤال که فرق مدیریت فرآیند کسب‌وکار و مدیریت پروژه چیست؟ باید به ماهیت اصلی هرکدام توجه کنیم. مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) بر بهینه‌سازی، خودکارسازی و پایش مداوم فرآیندهای تکرارشونده تمرکز دارد؛ فرآیندهایی که در قلب عملیات روزانه سازمان جریان دارند. در مقابل مدیریت پروژه (PM) راهکاری است برای دستیابی به اهداف مشخص در بازه‌های زمانی محدود، معمولاً با منابع مشخص و بودجه تعریف‌شده.
در واقع BPM و مدیریت پروژه دو مسیر متفاوت ولی مکمل هستند. BPM به کسب‌وکار کمک می‌کند تا جریان کاری خود را پایدار، کارآمد و قابل اندازه‌گیری نگه دارد، در حالی که مدیریت پروژه راهی برای اجرای تغییرات، تحولات یا پیاده‌سازی اهداف خاص در قالب پروژه‌های موقت است.
سازمان‌های موفق، به‌جای انتخاب یکی و کنار گذاشتن دیگری، از هر دو به شکل ترکیبی استفاده می‌کنند. آن‌ها با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندهای اصلی خود را منظم نگه می‌دارند و با بهره‌گیری از مدیریت پروژه، نوآوری، توسعه و تغییرات موردنیاز را مدیریت می‌کنند. در دنیای رقابتی امروز، شناخت تفاوت این دو رویکرد و درک نقاط اشتراک‌شان، کلید تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه در مسیر رشد کسب‌وکار است.
سوالات متداول
BPM هدفش بهبود مستمر و بهینه‌سازی فرآیندهای داخلی سازمان است. این رویکرد به شناسایی نقاط ضعف و الگوهای ناکارآمد پرداخته و با ایجاد سیستم یکپارچه و بلندمدت به افزایش کارایی، کاهش خطاها و بهبود کیفیت خدمات می‌پردازد.
مدیریت پروژه تمرکز بر تکمیل پروژه‌های خاص با خروجی‌های مشخص و در مدت زمان محدود دارد. این روش شامل برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل فعالیت‌ها به منظور دستیابی به نتایج نهایی است و هدف آن انجام پروژه‌ها با منابع مشخص و در زمان معین است.
BPM یک رویکرد بلندمدت است که به صورت پیوسته و مداوم به بهبود فرآیندهای کسب‌وکار پرداخته می‌شود. در مقابل، PM برای پروژه‌هایی با زمان‌بندی مشخص و دوره محدود تعریف شده است که از شروع تا پایان پروژه ادامه دارد.
BPM از نرم‌افزارهایی مانند Bizagi و BonitaSoft برای مدل‌سازی و تحلیل فرآیندها استفاده می‌کند. در حالی که PM از ابزارهایی مانند Trello، Asana و Jira برای برنامه‌ریزی و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها بهره می‌برد.
در BPM متخصصان تحلیل فرآیند و بهبود عملکرد نقش کلیدی دارند؛ در حالی که در PM تیمی متشکل از مدیر پروژه و اعضای اجرایی برای انجام پروژه‌ها با تاریخ شروع و پایان مشخص تشکیل می‌شود.
به دلیل ماهیت بلندمدت و مداوم BPM، تغییرات در فرآیندها به صورت تدریجی و پس از ارزیابی‌های دقیق اعمال می‌شود. در حالی که PM به دلیل ماهیت پروژه‌ای‌اش، انعطاف‌پذیری بیشتری در مواجهه با تغییرات دارد.
ترکیب این دو رویکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از بهبود مستمر فرآیندهای خود بهره‌مند شوند و در عین حال پروژه‌ها را با دقت و شفافیت مدیریت کنند. BPM می‌تواند زمینه‌ساز اجرای موفق پروژه‌های PM باشد و بالعکس.