در بسیاری از سازمان‌ها، بخش زیادی از هزینه‌ها از جایی ایجاد می‌شود که کمتر دیده می‌شود؛ مثلا زمان‌های از‌دست‌رفته بین واحدها، دوباره‌کاری‌ها یا تصمیم‌هایی که به‌موقع گرفته نمی‌شوند و هزینه‌های زیادی را به شرکت تحمیل می‌کنند. بنابراین باید ببینیم چطور با مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) هزینه‌ها را کم کنیم.
دلیل اینکه برای کاهش هزینه‌ها به سراغ BPMS می‌رویم هم این است که مدیریت فرآیند کسب‌وکار به جای آنکه فقط ابزاری برای نظارت یا گزارش‌گیری باشد، فرآیندهای سازمانی را ساختاریافته، خودکار و قابل‌اندازه‌گیری می‌کند. از این طریق، هم خطاها و تأخیرها کاهش می‌یابند و هم منابع سازمان به‌طور بهینه مصرف می‌شوند.
در این مقاله از سماتوس بررسی می‌کنیم که کاهش هزینه‌ها با BPMS چگونه است و چطور می‌توان هزینه‌های پنهان و آشکار سازمان را با خودکارسازی کارهای تکراری، استانداردسازی تصمیم‌ها، یکپارچه‌سازی سیستم‌ها و تحلیل فرآیندهای پرهزینه، کنترل کرد.
مدیریت فرآیند کسب‌وکار چیست و چگونه در کاهش هزینه‌ها مؤثر است؟
درک درست از مدیریت فرآیند کسب‌وکار، پایه اصلی کاهش هزینه‌ها با BPMS محسوب می‌شود؛ چون تمام تصمیم‌ها بر اساس داده و تحلیل انجام می‌گیرد. سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تمام فعالیت‌های درون‌سازمانی را در قالب فرآیندهای مشخص، قابل‌اندازه‌گیری و بهینه‌شده مدیریت کنند تا هر مرحله از یک فرآیند با حداقل زمان، خطا و هزینه انجام شود.
در واقع مبنای اصلی هر سیستم BPMS، فلسفه‌ی BPM یا مدیریت فرآیند کسب‌وکار است؛ نگرشی مدیریتی که بر پایه‌ی بهبود مستمر فرآیندها شکل گرفته است. این فلسفه با شناسایی گلوگاه‌ها، اندازه‌گیری عملکرد و بازطراحی جریان کار، به مدیران امکان می‌دهد تصمیم‌های مالی و عملیاتی خود را بر اساس داده واقعی اتخاذ کنند و هزینه‌ها را در نقاط بحرانی کاهش دهند.
وقتی در یک سازمان فرآیندها به‌صورت دستی انجام می‌شوند، معمولاً چند اتفاق رخ می‌دهد: هر واحد روش خاص خود را دارد، داده‌ها به‌صورت جداگانه ذخیره می‌شوند و برای تصمیم‌گیری باید چندین بار اطلاعات مشابه جمع‌آوری شود؛ نتیجه هم چیزی نیست بجز اتلاف منابع و هزینه‌های پنهان بالا.
اما با BPMS تمام این مراحل در قالب یک جریان منسجم قرار می‌گیرند. برای مثال، فرآیند مرخصی کارکنان دیگر نیازی به پر کردن فرم دستی یا ارسال ایمیل ندارد؛ کارمند درخواست را در سیستم ثبت می‌کند، تأییدیه‌ها به‌صورت خودکار ارسال می‌شوند و واحد منابع انسانی و خود کارمند می‌توانند در هر لحظه وضعیت درخواست را ببینند. این یعنی کاهش هزینه زمانی، حذف دوباره‌کاری و کاهش احتمال خطای انسانی.
چرا باید قبل و بعد از پیاده‌سازی BPMS هزینه‌ها را اندازه‌گیری و مقایسه کنید؟
هر تغییر موفقی در سازمان، نیازمند داده و شواهد است. اگر ندانید که امروز چقدر هزینه می‌کنید، فردا هم نمی‌توانید ادعا کنید که هزینه‌ها کاهش یافته‌اند. به همین دلیل، یکی از مراحل کلیدی در به‌کارگیری مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS)، اندازه‌گیری شاخص‌های هزینه‌ای قبل و بعد از اجرای آن است.
فرض کنید در یک سازمان، فرآیند تأیید فاکتورهای خرید به‌صورت دستی انجام می‌شود. هر فاکتور باید چند بار بررسی و در چند سیستم مختلف ثبت شود. اگر این فرآیند ۵ روز طول بکشد و در هر بار ورود داده احتمال خطا وجود داشته باشد، جمع این زمان‌ها و خطاها به معنی افزایش هزینه است.
وقتی BPMS در چنین سازمانی پیاده‌سازی می‌شود، سیستم مسیر فاکتور را به‌صورت خودکار مشخص می‌کند؛ داده‌ها فقط یک بار وارد می‌شوند و خطاها به‌وسیله قوانین اعتبارسنجی سیستم شناسایی می‌شوند. در این حالت، فرآیند به جای ۵ روز تنها در یک روز انجام می‌شود. در نتیجه فقط با ثبت داده‌های قبل و بعد، می‌توان به‌صورت عددی نشان داد که زمان و هزینه‌ها دقیقاً چقدر کاهش یافته‌اند.
اندازه‌گیری مستمر هزینه‌ها برای تصمیم‌گیری بهتر در آینده هم اهمیت دارد؛ چرا که سازمان‌هایی که شاخص‌هایی مثل هزینه هر فرآیند، میانگین زمان انجام کار، تعداد خطاها و هزینه نیروی انسانی را دنبال می‌کنند، دقیق‌تر می‌توانند تصمیم بگیرند که کدام فرآیندها ارزش بهینه‌سازی بیشتری دارند.
پیاده‌سازی BPMS چطور به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند؟
وقتی سازمانی تصمیم می‌گیرد سیستم BPMS را پیاده‌سازی کند، هدف اصلی‌اش صرفاً دیجیتالی شدن نیست، بلکه ایجاد فرآیندهایی هوشمند و مقرون‌به‌صرفه است. BPMS این هدف را از چند مسیر محقق می‌کند که هرکدام تأثیر مستقیمی بر هزینه‌های سازمان دارند:
خودکارسازی فرآیندهای تکراری
بخش قابل‌توجهی از زمان و بودجه سازمان صرف کارهایی می‌شود که نیازی به خلاقیت انسانی ندارند، اما هر روز تکرار می‌شوند. BPMS این فعالیت‌ها را خودکار می‌کند تا نیروی انسانی بر کارهای تحلیلی‌تر تمرکز کند.
برای مثال، در یک شرکت خدمات پس از فروش، ثبت دستی درخواست تعمیر باعث اتلاف زمان زیادی می‌شود. با BPMS، وقتی مشتری در فرم آنلاین اطلاعات را وارد می‌کند، سیستم به‌صورت خودکار درخواست را به نزدیک‌ترین واحد خدمات ارجاع می‌دهد و هم‌زمان پیامک تأیید برای مشتری ارسال می‌کند. در نتیجه، چند ساعت کار اداری به چند ثانیه تبدیل می‌شود و زمان و بالطبع هزینه پاسخ‌گویی به هر درخواست به‌طور چشمگیری پایین می‌آید.
کاهش ناکارآمدی از طریق استانداردسازی
وقتی تصمیم‌گیری‌ها بر اساس سلیقه افراد انجام شود، خطا، تأخیر و هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده اجتناب‌ناپذیر است. BPMS با استانداردسازی فرآیندها، تصمیم‌گیری را به مسیر منطقی و قابل‌اندازه‌گیری هدایت می‌کند.
مثلاً در شرکت‌های تولیدی، تأیید خرید مواد اولیه معمولاً بین چند واحد دست‌به‌دست می‌شود و هر مدیر ممکن است معیار متفاوتی برای تأیید داشته باشد. در BPMS، معیارهای تأیید (مثل سقف بودجه یا موجودی انبار) از قبل تعیین می‌شوند و سیستم فقط زمانی اجازه صدور سفارش می‌دهد که شرایط برآورده شده باشد. نتیجه ای کار، حذف تصمیم‌های سلیقه‌ای و جلوگیری از خریدهای غیرضروری است.
کاهش درصد خطا و جلوگیری از دوباره‌کاری
در فرآیندهای سنتی، کوچک‌ترین اشتباه انسانی می‌تواند هزینه‌ساز باشد؛ مثلا ثبت اشتباه اعداد در فاکتور و ارسال اطلاعات ناقص برای مشتری. BPMS با استفاده از مکانیزم‌های اعتبارسنجی، جلوی این خطاها را در همان ابتدای کار می‌گیرد.
برای مثال، در بانک‌ها، هنگام ثبت درخواست وام، سیستم BPMS به‌صورت خودکار بررسی می‌کند که اطلاعات هویتی و اسناد مالی کامل باشند و در صورت وجود نقص، فرم ثبت نمی‌شود. این پیشگیری ساده، جلوی ساعت‌ها کار اصلاحی و هزینه‌های مرتبط با بازبینی پرونده‌ها را می‌گیرد.
یکپارچه‌سازی سیستم‌ها از طریق APIها
یکی از مهم‌ترین دلایل افزایش هزینه در سازمان‌ها، وجود جزایر اطلاعاتی است؛ یعنی هر بخش، داده‌های خود را جداگانه نگهداری می‌کند. یکپارچه‌سازی BPMS به این صورت عمل می‌کند که نرم‌افزارهای مختلف را با APIها به هم متصل می‌سازد و این جزایر را به یک شبکه واحد تبدیل می‌کند.
به‌عنوان مثال، در شرکت‌های فروش آنلاین، BPMS می‌تواند بین سیستم فروش، انبار و حسابداری پل ارتباطی ایجاد کند. وقتی سفارش مشتری ثبت می‌شود، موجودی کالا به‌روزرسانی و فاکتور به‌صورت خودکار صادر می‌شود. دیگر نیازی نیست کارمندان چند سیستم جدا را بررسی کنند یا داده‌ها را دوباره وارد کنند. به این ترتیب هم در زمان و هم در هزینه‌های عملیاتی صرفه‌جویی می‌شود.
چطور با BPMS فرآیندهای پرهزینه را شناسایی کنیم؟
اولین گام در کاهش هزینه‌ها با BPMS، پیدا کردن محل نشت منابع است. سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار با تحلیل دقیق جریان کار، به مدیران نشان می‌دهد کدام فرآیندها بیشترین هزینه پنهان را ایجاد می‌کنند. به طور کلی این سیستم از راه‌های زیر فرآیندهای هزینه‌بر را شناسایی می‌کند:
تحلیل داده‌ها برای شناسایی گلوگاه‌های هزینه‌بر
تحلیل داده‌ها در BPMS نقاطی را که به‌عنوان گلوگاه فرآیند شناخته می‌شوند، شناسایی و اصلاح می‌کند. BPMS با ثبت لحظه‌به‌لحظه‌ی داده‌های فرآیندها، می‌تواند مسیر حرکت هر درخواست یا فعالیت را دنبال کند: از لحظه ثبت تا تأیید نهایی. با تحلیل این داده‌ها، نقاطی شناسایی می‌شوند که زمان یا منابع بیش از حد مصرف می‌کنند.
به عنوان مثال، در فرآیند تدارکات یک شرکت، سیستم می‌تواند نشان دهد که ۴۰٪ از تأخیرها مربوط به مرحله تأیید مدیر مالی است. در نتیجه، سازمان می‌تواند تصمیم بگیرد این مرحله را بازطراحی کند یا تأییدها را سطح‌بندی نماید.
استفاده از ابزارهای تحلیل فرآیند در BPMS
یکی از ویژگی‌های مهم BPMS، ابزارهای تحلیلی درونی آن است که عملکرد هر فرآیند را به‌صورت نمودار، شاخص و گزارش‌های مقایسه‌ای نمایش می‌دهد. شاخص‌هایی مثل میانگین زمان انجام فرآیند (Average Process Completion Time)، نرخ خطا یا تعداد گردش‌های غیرضروری بین واحدها، مستقیماً به مدیران می‌گویند کجا باید مداخله کنند.
فرض کنید فرآیند صدور فاکتور در سازمانی ۵ مرحله دارد، اما BPMS نشان می‌دهد ۲ مرحله از آن هیچ ارزش افزوده‌ای ایجاد نمی‌کند و فقط زمان را طولانی‌تر می‌کند. حذف همین دو مرحله می‌تواند به کاهش قابل‌توجه هزینه‌های عملیاتی منجر شود.
انتخاب فرآیندهای مناسب برای بهینه‌سازی
همه فرآیندها ارزش بهبود یکسانی ندارند. در آغاز، باید فرآیندهایی را انتخاب کرد که حجم بالا، نرخ خطای زیاد و ورودی/خروجی مشخص دارند و به تغییرات سازمانی وابسته نیستند.
برای مثال، فرآیندهایی مانند ثبت درخواست خرید، تأیید مرخصی، صدور پیش‌فاکتور یا بررسی تیکت‌های پشتیبانی گزینه‌های مناسبی هستند، چون تکرار بالا دارند و هر خطا یا تأخیر در آن‌ها، هزینه قابل‌محاسبه ایجاد می‌کند. در مقابل، فرآیندهایی که وابسته به قضاوت انسانی یا تعاملات خاص هستند (مثل مذاکرات فروش) معمولاً اولویت پایین‌تری دارند.
به این ترتیب، BPMS به سازمان کمک می‌کند تا به‌جای بهبود تصادفی فرآیندها، با داده و اولویت‌گذاری علمی عمل کند؛ یعنی درست در همان نقاطی سرمایه‌گذاری کند که بیشترین بازگشت هزینه را دارند.
جمع‌بندی
در این مقاله بررسی کردیم که چطور با مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) هزینه‌ها را کم کنیم و نشان دادیم که کاهش هزینه‌ها با BPMS تنها به معنای کم کردن بودجه یا حذف منابع نیست، بلکه بهینه‌سازی جریان کار و حذف هزینه‌های پنهان است.
در ابتدا توضیح دادیم که BPMS با تعریف دقیق فرآیندها و یکپارچه‌سازی فعالیت‌ها، ساختار سازمان را منظم‌تر می‌کند و باعث می‌شود منابع در جای درست مصرف شوند. سپس دیدیم چرا اندازه‌گیری هزینه‌ها قبل و بعد از پیاده‌سازی BPMS ضروری است؛ چون تنها از این طریق می‌توان تأثیر واقعی تغییرات را به‌صورت عددی مشاهده کرد.
در ادامه، مسیرهای اصلی کاهش هزینه با BPMS را بررسی کردیم: خودکارسازی فرآیندهای تکراری، استانداردسازی فرآیندها، کاهش خطاها و دوباره‌کاری‌ها و یکپارچه‌سازی سیستم‌ها. هرکدام از این عوامل باعث می‌شوند کارکنان کمتر زمان خود را صرف کارهای غیرضروری کنند و تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر و دقیق‌تر انجام شوند.
در نهایت، با ابزارهای تحلیلی BPMS آشنا شدیم که به مدیران کمک می‌کنند فرآیندهای پرهزینه را شناسایی و بر اساس داده واقعی تصمیم بگیرند. این یعنی کاهش هزینه نه از طریق حذف نیرو، بلکه با هوشمندسازی فرآیندها و افزایش بهره‌وری.
برای دریافت مشاوره و یا درخواست دموی رایگان نرم‌افزار اتوماسیون اداری و BPMS «پیوند» با سماتوس تماس بگیرید.
سوالات متداول
کاهش هزینه‌ها با BPMS از طریق خودکارسازی فعالیت‌های تکراری، استانداردسازی تصمیم‌گیری‌ها و اتصال نرم‌افزارهای مختلف انجام می‌شود. این اقدامات باعث صرفه‌جویی در زمان، کاهش خطاهای انسانی و حذف دوباره‌کاری‌ها می‌شوند.
فرآیندهایی که تکرار بالا، ورودی و خروجی مشخص و نرخ خطای زیاد دارند، بیشترین بازده را در خودکارسازی دارند. مثلا: صدور فاکتور، درخواست مرخصی، ثبت خرید یا رسیدگی به تیکت‌های پشتیبانی.
استانداردسازی باعث می‌شود همه واحدها طبق الگوی واحدی عمل کنند، تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر انجام شود و نیاز به بازبینی یا اصلاح مکرر کاهش یابد. در نتیجه مستقیماً هزینه‌های زمانی و عملیاتی را پایین می‌آورد.
وقتی BPMS از طریق API به سیستم‌های ERP، CRM یا اتوماسیون اداری متصل شود، تبادل داده‌ها به‌طور خودکار صورت می‌گیرد و هزینه ناشی از ورود دوباره اطلاعات، خطاهای سیستمی و نگهداری جداگانه نرم‌افزارها حذف می‌شود.
ابزارهای تحلیلی BPMS با نمایش شاخص‌هایی مثل زمان اجرای فرآیند، نرخ خطا و تعداد تأخیرها به مدیران کمک می‌کنند گلوگاه‌های هزینه‌بر را شناسایی و آن‌ها را بهینه کنند.
شاخص‌های عملکرد BPMS مثل Average Process Completion Time (میانگین زمان انجام فرآیند)، Error Rate (نرخ خطا) و Resource Utilization (استفاده از منابع) نشان می‌دهند که پس از پیاده‌سازی BPMS، هزینه‌ها و زمان چقدر کاهش یافته‌اند.