نامه نگاری در سازمان ها یکی از روش های اصلی و مهم برای برقراری ارتباطات اداری و پیکیری رسمی امور اداری است . شاید به نظر شما نامه اداری کاملا ساده باشد اما این مسئله تا زمانی است که نامه اداری بین دو یا سه نفر گردش داشته باشد ساده است اما زمانی که این نامه بین واحد های مختلف سازمان در گردش باشد , پیکیری نامه بسیار پیچیده است. نامه ها در سازمان ها باید قالب خاصی را رعایت کنند یکی از این ویژگی ها شماره نامه است.
در ادامه در مورد اینکه شماره نامه چیه و نحوه شماره گذاری در نامه های اداری آشنا می شویم.
شماره نامه چیست ؟
شماره نامه به معنای ثبت نامه در دبیرخانه به صورت رسمی است .شماره نامه یک کد منحصر به فرد است که به هر نامه اداری اختصاص داده میشود . از این کد برای جستوجو و بازیابی سریع و راحت تر نامه ها استفاه می شود . شماره نامه در هر سازمانی کاملا متفاوت است و ساختار و مفهوم خاصی دارد , و از اعداد , حروف فارسی و انگلیسی تشکیل می شود.
یکی از مزیت های مهم شماره نامه این است که طبقه بندی و جستوجو نامه ها در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب بسیار راحت تر می شود همچنین می توان در مکاتبات اداری از شماره نامه برای ارجاع و پیکیری و حتی پیدا کردن نامه در بایگانی الکترونیکی که نامه ها را بر اساس شماره نامه ثبت می کند, استفاده کرد.
بیشتر بخوانید : دبیرخانه چیست ؟
نحوه شماره گذاری نامه اداری
شماره گذاری نامه اداری به صورت خاص برای دبیرخانه سازمان ها تعریف می شود و سازمان ها می توانند نامه ها را بر اساس قوانین سازمان شماره گذاری کنند. نکاتی که در شماره گذاری نامه ها در سازمان ها رعایت می شود:
- نباید دونامه در دبیرخانه شماره یکسانی داشته باشند . برای جلوگیری از این موضوع تعریف دقیق شماره گذاری و فرمول شماره گذاری نامه در سازمان بسیار مهم است .
- ایجاد شماره گذاری نامه های اداری به بر اساس فرمول و بدون فرمول که در ادامه شیوه شماره گذاری نامه اداری با فرمول و بدون فرمول را بررسی خواهیم کرد .
شماره گذاری نامه اداری با فرمول
در این روش سازمان برای شماره گذاری نامه های اداری از یک فرمول تعریف شده استفاده می کند و مسئول دبیرخانه موظف است تا الگو را در اتوماسیون اداری و دبیرخانه تعریف کند . همچنین می توان از این روش شماره گذاری زمان که ثبت نامه ها به صورت دستی و سنتی انجام می شود نیز استفاده کنید .
شماره گذاری نامه اداری بدون فرمول
این روش شباهت زیادی به بایگانی و ثبت اسناد به روش سنتی را دارد . در این روش برای شماره گذاری نامه ها از فرمول خاصی استفاده نمی شود و شماره گذاری ترتیب ورود و خروج نامه ها انجام میشود. نرم افزارهای اتوماسیون می‌توانند ترکیبی از شماره گذاری با فرمول و بدون فرمول را برای سازمان ها ایجاد کنند .
اجزای شماره نامه
همان طور که بیان کردیم شماره گذاری نامه در هر سازمان متفاوت است و مختص خودش است بنابراین اجزای شماره نامه نیز در هر سازمان متفاوت است . به عنوان مثال برخی از کسب و کارها شماره گذاری نامه های اداری را با ترکیبی از اعداد و حروف ایجاد می کنند که اعداد آن نشان دهنده شماره نامه در سیستم اتوماسیون اداری و حروف نشان دهنده واحد اداری دریافت یا ارسال کننده نامه اداری است .
شماره نامه از چند بخش تشکیل شده است:
- سال : هم به صورت شمسی هم به صورت میلادی استفاده می شود.
- شماره اندیکاتور : از شماره 1 می توان شروع شود و برای نامه های وارده و صادره این شماره متفاوت است .
- نوع نامه : یک کد یا حرف نشان دهنده نوع نامه
- واحد صادر کننده : یک کد یا حرف نشان دهنده واحد صادر کننده
- موضوع : یک کد یا حرف نشان دهنده موضوع
- نام پروژه : یک کد یا حرف نشان دهنده نام پروژه باشد.
- شماره سند
- علائم جداکننده
بیشتر بخوانید : بایگانی الکترونیکی چیست و چه مزیت های دارد؟
نمونه شماره نامه اداری
همان طور که گفتیم برخی از حروف نشان دهنده واحد دریافت کنند یا ارسال کننده نامه هستند به عنوان مثال حروف م برای واحد مدیریت می باشد برای مثال نمونه شماره نامه برای واحد مدیریت : م/۴۳۳۸۷۹
شماره نامه در برخی از سازمان ها بسیار پیچیده تر می باشد و شامل کد های گیرنده و فرستنده و موضوع و …. باشد .
شماره گذاری در اتوماسیون اداری پیوند
شماره گذاری نامه ها در اتوماسیون اداری مانند مکاتبات کاغذی مراحل خاصی دارد . با زیر سیستم دبیرخانه تحت وب پیوند مشتریان می توانند فرمت شماره گذاری نامه ها را متناسب با نیاز سازمان تعریف کنید.
در دبیرخانه اتوماسیون اداری می توانید نامحدود فرمت نامه اداری تعریف کنید همچنین علاوه بر تعریف فرمت نامه اداری قابلیت رزرو شماره اندیکاتور در دبیرخانه پیوند نیز فراهم است.
نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند یکی از بهترین نرم افزار های موجود برای خودکار سازی و مدیریت مکاتبات اداری در سازمان ها می باشد . این نرم افزار با زیر سیستم دبیرخانه امکانات کاربردی زیادی را برای ثبت و مدیریت مکاتبات در اختیار سازمان ها و کسب و کارها می دهد . برخی از قابلیت های اتوماسیون اداری پیوند :
- شخصی سازی فرمت های نامه
- شخصی سازی فهرست
- جستوجو بر اساس شماره نامه
- ثبت مکاتبات
- اطلاعا رسانی از طریق ایمیل و پیامک
جمع بندی
در این مقاله سعی کردیم تا شماره نامه و اهمیت آن , فرمول و روش های شماره گذاری صحیح نامه ها را توضیح دهیم. شماره گذاری نامه اداری در سازمان و شرکت ها از اهمیت زیادی برخوردار است.شماره گذاری نامه اداری در گذشته به صورت دستی انجام می شد اما امروزه شماره گذاری نامه اداری توسط دبیرخانه اتوماسیون اداری انجام می شود,
نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند یکی از بهترین نرم افزارهای اداری در ایران است امکان ایجاد فرمت های مختلفی برای ثبت و شماره گذاری و ارجاع و …. را به سازمان ها می دهد . در صورت هرگونه سوال و رفع مشکل با مشاوران تماس حاصل فرمایید.