بهترین نرم افزار نامه نگاری چیست؟ این پرسش را اکثر نهادها و سازمان ها مطرح می کنند. همانطور که در ابتدا اشاره کردیم این نرم افزار با عناوین مختلفی نظیر نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه شناخته می شوند. نرم افزار نامه نگاری با عنوان نرم افزار اتوماسیون اداری نیز شناخته می شود . با استفاده از نرم افزار نامه نگاری کارمندان می توانند نامه های موجود را به صورت الکترونیکی دریافت و ارسال و ذخیره کنند . با استفاده از این نرم افزار می توانید به جز گردش نامه از قابلیت های دیگه این نرم افزار مانند ارسال پیوست نامه و ثبت نامه های وارده یا خارجه و اسکن نامه ها و امضای دیجیتالی نامه استفاده کنید .
نرم افزار نامه نگاری اداری به شما کمک می کند تا نامه های اداری را با استفاده از قالب های تعریف شده در کوتاه ترین زمان ایجاد و ارسال کنید و به راحتی می توانید در میان فهرست نامه ها به راحتی جستوجو کنید .
این نرم افزار با ارائه امکانتی نظیر شماره گذاری نامه ها و ذخیره سازی نامحدود نامه و پیوست به شما کمک می کند تا وظایف واحد دبیرخانه را به راحتی انجام دهید .
اهمیت استفاده از نرم افزار نامه نگاری
یکی از نیازهای اصلی در سازمان و شرکت های که روزانه چندین نامه و سند ایجاد و تبادل می شود ,مدیریت مکاتبات است. بدون مدیریت صحیح مکاتبات سازمانی، یافتن نامه‌ها و اسناد دشوار شده و حتی ممکن است گم شوند که این باعث اتلاف زمان و مشکلات زیاد برای کارکنان می شود .
نرم افزار نامه نگاری به سازمان‌ها و کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا ضمن مدیریت انواع مکاتبات خود (ایمیل، نامه، فکس و …)، آنها را به صورت دیجیتالی و با سرعت بالا ارسال و دریافت کنند.
این راهکارها با داشتن سایر امکاناتی مانند قابلیت اسکن اسناد و نامه‌ها، ارسال و ارجاع خودکار نامه‌ها و قابلیت ردیابی آنها نیز به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا در هر مرحله از وضعیت مکاتبات خود مطلع بوده و بر آنها نظارت داشته باشند.
بیشتر بخوانید : ویژگی های ضروری نرم افزار مدیریت اسناد
امکانات نرم افزار نامه نگاری اداری
نرم افزار نامه نگاری یا دبیرخانه از چندین بخش تشکیل شده اند که این بخش ها هر کادم امکانات مختلفی را ارائه می دهد به عنوان مثال :
- امکان تعریف امضای دیجیتال
- ارسال نامه با پیوست
- امکان ارسال پیام به گیرنده نامه
- پروتکل ece
- گردش انواع نامه ها
- امکان مشاهده اقدامات صورت گرفته در هر نامه
- قابلیت تعریف چندین دبیرخانه
- امکان بایگانی الکترونیکی نامه‌ها و اسناد
- تعریف قالب نامه ها همراه با سربرگ سازمان
- امکان ثبت نامه های صادره و وارده در سازمان
- و…..
بیشتر بخوانید : انتخاب نرم افزار مدیریت اسناد مناسب
معرفی بهترین نرم افزار نامه نگاری فارسی
در سال های اخیر سیستم نامه نگاری آنلاین در میان سازمان و شرکت های ایرانی محبوبیت پیدا کرده است . قبل از انتخاب نرم افزار نامه نگاری متناسب با نیاز شما باید بدانید که نرم افزار بتواند بر اساس نیاز سازمان شما سفارشی سازی شود .
نرم افزار نامه نگاری یا نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند جزو یکی از بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری در ایران است که این نرم افزار به دلیل محیط کاربری ساده و امکانات متنوعی که ارائه می دهد جزو یکی از بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری می باشد . برخی از امکانات نرم افزار نامه نگاری ایرانی شامل :
- سرعت بالا
- گردش انواع فرم‌های اداری
- پیکیری مکاتبات در هر مکانی
- جستوجوی هوشمند
- رهگیری نامه
- اتصال به نرم افزار های دیگه با api
و …. موارد دیگه را در اختیار سازمان ها قرار دهد .
کلام آخر
در این مقاله با نرم افزار نامه نگاری و مزایای آن آشنا شدید . سیستم نامه نگاری با نام های اتوماسیون اداری و یا نرم افزار دبیرخانه نیز شناخته می شود و برای ساده سازی مکاتبات اداری سازمان ها استفاده می شود.
اتوماسیون اداری پیوند یکی از بهترین نرم افزار های نامه نگاری در ایران است که امکان انجام کارهای دبیرخانه سازمان را در بستر اینترنت فراهم می کند.
سوالات متداول
نرم افزار نامه نگاری چه ویژگی های دارد ؟
نرم افزار نامه نگاری برای نگارش نامه استفاده می شود , نرم افزار نامه نگاری ویژگی های زیادی دارد برخی از آن شامل :
- ارسال نامه به صورت الکترونیکی
- تهیه انواع فرم های اداری
- ایجاد امضای دیجیتالی برای هر فرد
- امکان پیوست به نامه های مختلف
- ایجاد کارتابل اختصاصی
نرم افزار نامه نگاری چه کاربردهایی دارد ؟
برخی از کاربرد های نرم افزار نامه نگاری که می توان شامل :
- تجاری
- بازاریابی و فروش
- پشتیبانی مشتریان
- دولتی و رسمی
- و……