وقتی صحبت از تشخیص نوری کاراکتر به میان می آید، مغز و چشم ما به مراتب از هر رایانه ای این امر را دقیق انجام می دهد. به عنوان مثال همانطور که یک فرد کلمات را روی صفحه نمایش می خواند مغز آن در حال پردازش و تشخیص کاراکتر نوری حروف می باشد به طوری که چشمان فرد الگوهای روشنایی و تاریکی را که کاراکترها (حروف، اعداد، علائم نگارشی و…) روی صفحه را می‌سازند، تشخیص می دهد و مغز فرد با پردازش آنچه که می بیند برای درک و فهمیدن آنچه که می خواند استفاده میکند.
OCR چیست ؟
OCR چیست و چه امکاناتی دارد ؟ OCR مخفف عبارت Optical Character Recognition است. فناوری OCR مبتنی بر تشخیص کاراکتر نوری است.
OCR یک فناوری است که متن را در یک تصویر دیجیتال با مکان یابی و تشخیص کاراکترها مانند حروف، اعداد و نمادها و پردازش آن، تشخیص می دهد. معمولاً برای تشخیص متن در اسناد اسکن شده استفاده می شود، اما در ابعاد دیگری نیز کاربرد دارد به عنوان مثال، می توان از آن برای تشخیص و تأیید متن دست نویس، دریافت خروجی در یک صفحه از اندازه، قالب بندی متن و همچنین طرح بندی متن اسکن شده، برای تبدیل نسخه چاپی یک سند به نسخه الکترونیکی استفاده کرد.
شاید ساده ترین تعریفی که میتوان برای مفهوم OCR بیان نمود، این باشد : نرم افزاری که نوشته های چاپی را پردازش و آن را به کاراکترهایی مبدل میکند که پردازش آن برای کامپیوتر ممکن باشد. این روزها این فناوری جایگاه خود را از نظر کاربردی پیدا کرده است. در طی فرآیند OCR عکس یک متن به یک فایل متنی قابل ویرایش در نرم افزارهای متداول ( مانند آفیس و….) می گردد و باعث می شود دست افراد در انجام بسیاری از فرآیندها باز بماند .
اطلاعات بیشتر : اهمیت اتوماسیون اداری برای سازمان و شرکت ها
OCR چگونه کار می کند؟
یک سیستم OCR دارای ترکیبی از سخت افزار و نرم افزار است. هدف سیستم اسکن متن یک سند فیزیکی و ترجمه کاراکترهای درون آن سند به کدی است که برای پردازش داده ها استفاده می شود. ocr سیستم این کار را در سه مرحله انجام می دهد
پردازش تصویر
در مرحله اول، اسکنر نوری شکل فیزیکی سند را به یک تصویر پردازش می کند (مانند تصویر یک متن). در این مرحله دستگاه هر گونه کاراکتر ناخواسته را حذف می کند.تصویر به دست آمده به یک نسخه سیاه و سفید تبدیل می شود، سپس مناطق روشن (پس زمینه) در مقابل مناطق تاریک (کاراکترها) تجزیه و تحلیل می شود. سیستم OCR همچنین ممکن است تصویر را در صورت نیاز به عناصر جداگانه دسته بندی کند، مانند جداول، متن یا تصاویر موجود در متن.
تشخیص هوشمند
هوش مصنوعی نواحی تاریک تصویر را برای شناسایی حروف و اعداد تجزیه و تحلیل می کند. به طور معمول، هوش مصنوعی یک کاراکتر، کلمه یا متن را در یک زمان با استفاده از یکی از روش های زیر هدف قرار می دهد:
تشخیص الگو
الگوریتم هوش مصنوعی را بر روی انواع متن، فرمت‌های متن و دست خط، آموزش می‌دهند. این الگوریتم کاراکترهای روی تصویر اسکن شده را با کاراکترهایی که قبلاً آموخته است مقایسه می کند تا کلمه های مشابه ها را شناسایی کند.
استخراج ویژگی
برای تشخیص کاراکترهای جدید، الگوریتم قوانینی را در مورد ویژگی های کاراکتر خاص اعمال می کند. ویژگی ها ممکن است شامل تعداد خطوط و منحنی های زاویه دار، متقاطع یا افقی در یک کاراکتر باشد. برای مثال یک «H» دارای دو خط عمودی و یک خط افقی در بین آن است. دستگاه از آن شناسه‌های ویژگی برای شناسایی تمام «H»های روی تصویر اسکن شده استفاده میکند.
پس از اینکه هوش مصنوعی کاراکترها را شناسایی کرد، آنها به یک کد ASCII تبدیل می شوند که می تواند برای دستکاری های بیشتر استفاده شود.
پردازش
در این مرحله ،فرآیند OCR منجر به یک متن قابل خواندن توسط ماشین می شود که می تواند در یک فایل ذخیره شود و برای پردازش دیجیتال بعدی آماده است. کیفیت نتیجه به کیفیت تصویر اصلی، عملکرد سیستم OCR و وضوح متنی که باید تشخیص داده شود بستگی دارد.
مزایای استفاده از OCR
فراتر از تشخیص کاراکترهای نوری، راه حل های پیشرفته OCR می توانند بیشتری را برای یک سازمان داشته باشد و به منظور تبیین سودمندی استفاده از این فناوری می توان به عمده مزایای ذیل اشاره نمود:
بهره‌وری عملیاتی
با استفاده از نرم افزار OCR یک سازمان قادر خواهد بود تا کارایی خود را بهبود بخشیده و به صورت تماما خودکار، جریانهای کاری اسناد و فرایندهای کاری دیجیتال را در سازمان را یکپارچه سازی کند.
زمان اجرای سریعتر
راه حل های پیشرفته OCR تنها به قوانین و الگوها متکی نیستند و بستر هوش مصنوعی آن این امکان را فراهم می کند که دستور العمل ها را در کمترین زمان ممکنه اجرا کنند.
دیجیتالی کردن اسناد در کمترین زمان ممکن
با نرم افزار OCR، یک سازمان بدون کاغذ تمامی فعالیت های خود را انجام دهد و اطلاعات استخراج شده از اسناد را در قالب های دیجیتالی مانند PDF، JSON، CSV، XLM و… داشته باشد. این فرآیند در عرض چند ثانیه انجام می شود.
متن‌های قابل جستجو
با استفاده از OCR، سازمان ها می توانند اسناد خود را به یک آرشیو دانشی که قابلیت جستجو را به شکل تمام و کمال داشته باشد، تبدیل کنند. همچنین آنها می‌توانند پایگاه داده متون را با هدف پردازش بیشتر دانش، به شکل خودکار و با استفاده از نرم افزارهای تجزیه و تحلیل داده پردازش کنند.
تشخیص اطلاعات
در اتوماسیون اداری، OCR می‌تواند اطلاعات خاصی را از اسناد استخراج کند، مثلاً شماره‌های ملی، شماره‌های تلفن، تاریخ‌ها و غیره. این کاربرد می‌تواند در فرآیندهای مانند مدیریت مشتریان و پردازش سفارش‌ها مفید باشد.
امنیت اسناد
با تشخیص متن و نظارت بر اسناد تصویری، میتوان از لحاظ امنیتی بر روی محتوای اسناد نظارت داشت و اقدامات امنیتی در اتوماسیون اداری اجرایی کرد.
اطلاعات بیشتر : گواهی نامه ssl چیست و چرا مهم است ؟
کاهش اشتباهات با ورود دستی
خطاهای مربوط به اشتباهات دستی اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که افراد روی کارهای خسته‌کننده و تکراری کار می‌کنند، مانند افراد مستقر در قسمت بایگانی یک سازمان OCR می تواند این وظایف را خودکار کند و در نتیجه خطای انسانی و اشتباهات وارد کردن دستی داده ها را کاهش می دهد
سریع تر شدن جریان کارها
جریانهای کاری پردازش اسناد سنتی اغلب کارهای کند و دست و پا گیر زیادی دارند که گلوگاه های پر هزینه ای از نظر زمان و انرژی ایجاد می کنند. تأیید و استخراج دستی داده ها می تواند 10 تا 20 دقیقه در هر سند طول بکشد، در حالی که OCR می تواند این کار را در کمتر از نیمی از زمان انجام دهد. که طبق بررسی مدت زمان صرف شده فناوری OCR باعث ذخیره 98٪ از زمان می شود.
کاربردهای فناوری OCR در نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند
کاربردهای OCR در اتوماسیون اداری و فرایندهای آن، که نیاز کارفرما می باشد از جایگاه ویژه ای برخودار است. از جمله کلیدی‌ترین کاربردهای OCR در اتوماسیون میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
دیجیتالی کردن اسناد
ماژول OCR نرم افزار اتوماسیون اداری امکان تبدیل اسناد فیزیکی به فرمت‌های دیجیتال را ارائه می دهد. این امر امکان تسهیل ذخیره، بازیابی و به اشتراک‌گذاری اسناد فراهم کرده است.
استخراج داده‌ها
این ماژول مستقر بر سیستم اتوماسیون اداری پیوند داده‌ها را از اسناد اسکن شده یا دیجیتالی مانند استخراج می کند. این کار نه تنها نیاز به وارد کردن داده‌ها به شکل دستی را از بین می‌برد، بلکه فرآیندهایی مانند پردازش فاکتور یا پر کردن فرم‌ها را نیز سرعت می‌بخشد.
تشخیص متن
ماژول OCR سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند متن‌های چاپ شده یا دست‌نویس را شناسایی کرده و به فرمت‌های قابل ویرایش و جستجو تبدیل کند. این قابلیت برای تبدیل موارد چاپی مانند کتاب، مقاله یا مقالات تحقیقاتی به متن دیجیتال مفید است.
نمایه‌سازی و سازماندهی اسناد
ماژول OCR سیستم اتوماسیون اداری پیوند به شکل خودکار، اسناد را بر اساس محتوای آنها تجزیه‌وتحلیل و فهرست‌بندی می کند. این امر امکان مدیریت کارآمد اسناد، بازیابی و سازماندهی آنها را در یک محیط اداری فراهم میکند.
تشخیص تقلب
از ماژول OCR سیستم اتوماسیون اداری پیوند میتوان برای تأیید صحت اسناد به وسیله مقایسه آنها با الگوها یا اسناد شناخته شده استفاده کرد. این ویژگی به سازمان کمک میکند تا بتوانند امضاها و اسناد جعلی یا تاریخ‌هایی که دستکاری شده‌اند را شناسایی کنند. در مراحل شناسایی متن یکی از اقداماتی که انجام می شود استخراج مهر ها و امضاها می باشد. در طول زمان امکان تطابق مهرها و امضاها با سابقه مکاتبات با یک سازمان وجود خواهد داشت.
الزامات انطباق و نظارتی
ماژول OCRسیستم اتوماسیون اداری پیوند با خودکارکردن فرآیندهایی مانند استخراج داده‌ها از قراردادهای قانونی یا صورت‌های مالی حسابرسی، به سازمان‌ها کمک میکند تا نسبت به انطباق با قوانین و دستورالعمل ها با بخشنامه مطمئن باشد.