برخی از افراد گردش کار را یک فرآیند می بینند و برای برخی دیگر گردش کار راهکاری برای سازماندهی اطلاعات در سازمان می باشد.
عدم اطلاع کافی در مورد گردش کار , خودکار سازی فرایند ها را نیز سخت می کند. به عنوان مثال یک کارمند متوسط 60٪ زمان خودش را صرف مواردی مانند جستجوی اطلاعات یا پیگیری وضعیت یک پروژه می کنند . با این حال، بیش از یک چهارم زمان تحویل پروژه همچنان هر هفته از دست میرود.
داشتن درک روشنی از گردش کار و نحوه اجرای آن به شما کمک می‌کند تا به طور مؤثر تیم خود را سازماندهی کنید، به اهداف پروژه خود برسید و فرایند مؤثری ایجاد کنید.
گردش کار چیست؟
گردش کار سیستم مناسبس برای مدیریت فرآیندها و وظایف تکراری در سازمان می باشد یا به بیانی دیگه نرم افزار گردش کار به ساده سازی و بهینه سازی فرآیند کسب و کار در یک سازمان کمک می کند. این فرایند ها می تواند شامل، تولید یک محصول، ارائه خدمات، پردازش اطلاعات یا هر فعالیت مهم در شرکت باشد.
گردش کار ساده سازی و بهینه سازی را با هماهنگ کردن تعاملات بین افراد و سیستم های اطلاعاتی انجام می دهد.
دو نوع ساختار در گردش کار وجود دارد : گردش کار خطی ، که یک رویداد خارجی معمولاً اولین گام را آغاز می کند و تمام می شود. گردش کاری که ساختار حلقه ای داشته باشد، با تکمیل آخرین مرحله معمولاً مرحله اول را مجدداً راه اندازی می کند.
گردش کار در سازمان را می توان با ابزارهای موجود مانند bpm و .. خودکار کرد. نرم افزار مدیریت گردش کار همچنین الگوهایی را برای مستندسازی و مدل سازی فرآیند کسب و کار و مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) نیز ارائه می دهد.
گردش کار به سازمان ها کمک می کند تا اطلاعات را به گونه ای سازماندهی کنید که نه تنها قابل درک باشد، بلکه قابل تکرار نیز باشد. یک گردش کار مؤثر در سه مرحله – برنامه ریزی، اجرا و بررسی شده اند:
- برنامه ریزی: که شامل : ایده پردازی , جمع آوری اطلاعات و درخواست مصرف کنید و اولویت بندی و تامین منابع می باشد
- اجرا شامل : توسعه و بررسی و پیگیری پیشرفت کار می باشد.
- بعد از اجرا باید تمام فرایند ها را بررسی کرد تا از درست بودن فرآیندها اطمینان حاصل می کنیم که شامل : تایید و گزارش
بیشتر بخوانید : bpm مدیریت فرایند کسب و کار چیست و چه کاریردی دارد ؟
انواع گردش کار کدام است ؟
گردش کار به روش های مختلفی دسته بندی می شود. در سطح پایه، آنها با استفاده از یکی از این دو رویکرد گروه بندی می شوند:
متوالی: این نوع گردش کار دارای یک سری مراحل است که یکی پس از دیگری برای تکمیل کار انجام می شود. به عنوان مثال تأیید درخواست وام معمولاً از یک گردش کار متوالی پیروی می کند، جایی که یک مرحله قبل از شروع مرحله بعدی به پایان می رسد. گردش کار مبتنی بر قوانین زیرمجموعه ای از دسته گردش کار متوالی است. در یک مسیر متوالی پیش می رود و بر اساس قوانین راه اندازی می شوند.
موازی : گردش کار موازی، یک سری مراحل به طور همزمان انجام می شود تا کار تکمیل شود. یک کارمندی که در حال کار است، اغلب رویکردی موازی دارد، زیرا بسیاری از وظایف مورد نیاز مانند استخدام یک فرد جدید – ثبت نام بیمه مراقبت های بهداشتی گرفته تا مجوزهای امنیتی و فرم های سپرده مستقیم – می توانند به طور همزمان انجام شوند.
روش های دیگری نیز برای دسته بندی گردش کار وجود دارد که شامل سه روش زیر می شود:
- گردش کار فرآیندی : این رویکرد شامل یک توالی قابل پیش بینی و تکرارپذیر از کارها یا مراحل است.
- گردش کار پروژه : جریان مراحل در مسیری ساختاریافته مشابه گردش کار فرآیندی پیش میرود، اما انعطاف‌پذیری وجود دارد.
- گردش کار تحویل ایده : این است که مجموعه ای از مراحل مورد نیاز برای اطمینان از دسترسی موفقیت آمیز اقلام فیزیکی یا اطلاعات به کاربران مورد نظر را ترسیم کنیم.
- گردش کار موردی : این یک اصطلاح کلی تر برای رویکرد مدیریت پروژه است که پروژه های بزرگ را به وظایف کوچکتر تقسیم می کند که به طور متوالی تکمیل می شوند.
- گردش کار دستی: در یک گردش کار دستی، اقدامات انسانی برای تکمیل هر مرحله یا مرحله و پیشبرد کل فرآیند مورد نیاز است.
- گردش کار دیجیتال: گردش کار دیجیتال مستلزم خودکارسازی فعالیت‌های مورد نیاز برای پیشبرد فرآیند با فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی است. انسان ها به صراحت در انتقال این فرآیند از یک مرحله به مرحله دیگر درگیر نیستند.
کاربرد و نمونه گردش کار در سازمان
گردش کار در هر سازمان و یا در تمام صنایع وجود دارد. برخی مراحل ممکن است در سازمان ها مشابه باشد و برخی داز فرایند ها فقط مختص به یک صنایع و یا سازمان است.
گردش کار را می توان در تمام بخش ها و عملکردهای یک سازمان از توسعه محصول و مدیریت پروژه گرفته تا مدیریت پشتیبان و خدمات مشتری استفاده کرد. برخی از گردش کارها بسیار ساختار یافته هستند، در حالی که برخی دیگر کاملاً بدون ساختار هستند.
هر گردش کار داده ها را از یک مرحله به مرحله بعدی منتقل می کند. این چیزی است که یک گردش کار را از یک چک لیست متمایز می کند، می توان گقت گردش کار مجموعه ای از وظایف مرتبط و نامرتبط است.
به عنوان مثال، یک شرکت می تواند از گردش کار برای توصیف فرآیند پرداخت قبض استفاده کند. این فرایند شامل مراحل زیر می شود: دریافت و بررسی صورتحساب، تأیید پرداخت و پرداخت وجه برای پرداخت.
نمونه گردش کار در سازمان :
- تایید درخواست های مرخصی با حقوق کارکنان.
- صورتحساب
- ورود مشتری
- پذیرش درخواست مشتری
- استخدام کارکنان جدید
- ارزیابی عملکرد.
- پردازش سفارشات فروش
- مونتاژ محصول
- تحقق فروش
- و….
بیشتر بخوانید : دلایل مهم مکانیزه کردن فرایندهای سازمانی
مزایای استفاده از گردش کار در سازمان
گردش کار در بهینه سازی و دستیابی به نتایج مطلوبی در هر سازمانی،حیاتی است. به عنوان مثال، سیستم های گردش کار از نرم افزار مدیریت گردش کار برای مدیریت اسناد و فرآیندها در یک سازمان استفاده می کنند. مزایای مرتبط با گردش کار شامل اما محدود به موارد زیر نیست:
تصمیم گیری بهتر
موفقیت کسب و کار تا حد زیادی به تصمیماتی که توسط تیم های مدیریتی گرفته می شود متکی است. فرآیند تصمیم گیری در هر سازمان حساس است. گردش کار به سازمان برای ساده سازی فرآیند تصمیم گیری کمک می کند. به عنوان مثال، گردش کار CRM مجموعه ای از مراحل را برای دستیابی به هدف ارائه می دهد، مانند رسیدگی به شکایات مشتریان.
گردش کار , کارهای تجاری را که قابل تکرار هستند تسهیل می کند
خودکارسازی کارایی فرآیند های کسب و کار را بهبود می بخشد. تصمیم‌گیری آسان‌تر و سریع‌تر می‌شود. کارکنان تمایل بیشتری برای مشارکت در کار خود پیدا می کنند و بهره وری می شوند.
افزایش سرعت
تیم ها با استفاده از گردش کار در زمان صرفه جویی می کنند. این امر سرعت و کارایی فرآیندها را ساده می‌کند، زیرا کارهایی که به زمان زیادی نیاز دارند ممکن است خودکار شوند و کارمندان زمان بیشتری برای وظایف مهم اختصاص دهند .
کاهش هزینه ها
هدف نهایی هر کسب و کار، به حداکثر رساندن سود است که هیچ راهی بهتر از کاهش هزینه های تولید و افزایش کارایی برای انجام این کار وجود ندارد. با کاهش منابع اضافی، هزینه ها بسیار کاهش می یابدو کسب و کار می تواند سود بیشتری به دست بیارند. دلیل این امر , استاندارد سازی فرآیندهای گردش کار است که کار با سرعت و دقت بالاتری انجام می شود.
اجزای گردش کار چیست ؟
هر گردش کار سه جزء اساسی وجود دارد:
- تعریف: این مرحله شامل تعیین وظایف یا فعالیت هایی که در یک فرآیند انجام شود. این شامل شناسایی توالی اقدامات، منابع مورد نیاز، برای تکمیل هر مرحله در کار می باشد.
- اجرا: پس از تعریف گردش کار، وظایف بر اساس دستور العمل های تعیین شده اجرا می شوند. هر کار توسط افراد مشخصی انجام می پذیرد.
- نظارت و کنترل: در این مرحله، پیشرفت گردش کار کنترل می شود و هر گونه مشکلال و خطایی شناسایی و به سرعت برطرف می گردند. شامل پیگیری شاخص های کلیدی عملکرد، اطمینان از رعایت استاندارد ها، و اعمال تنظیمات لازم برای بهینه سازی کارایی و کیفیت باشد.
3 روش اساسی مدیریت گردش کار چیست؟
بیایید سه روش اساسی مدیریت گردش کار را بررسی کنیم که می‌تواند به کسب‌وکارها در دستیابی به اهداف خود کمک کند.
- استانداردسازی : استاندارد سازی گردش کار تضمین می کند که وظایف هر بار به طور مداوم و صحیح انجام می شوند. این شامل ایجاد روش های دقیق و گام به گام برای هر کار در یک گردش کار است. استانداردسازی خطاها را کاهش می دهد و منجر به نتایج قابل پیش بینی می شود.
- پیاده سازی: پیاده سازی اتوماسیون در گردش کار می تواند با کاهش نیاز به انجام کار دستی، کارایی را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. ابزارهای اتوماسیون می‌توانند وظایف تکراری مانند ورود داده‌ها، اعلان‌ها و گزارش‌دهی را انجام دهند و به کارمندان اجازه می‌دهند بر روی فعالیت‌های استراتژیک‌تر تمرکز کنند.
- بهینه سازی : نظارت مستمر بر گردش کار برای شناسایی تنگناها و زمینه های بهبود حیاتی است. با تجزیه و تحلیل داده های عملکرد گردش کار، کسب و کارها می توانند تصمیمات آگاهانه ای در مورد نحوه بهینه سازی فرآیندهای خود بگیرند. بررسی‌ها و تنظیمات منظم تضمین می‌کند که جریان‌های کاری کارآمد و مؤثر باقی می‌مانند.
نتیجه گیری
در این مقاله ما با گردش کار و مزایای آن آشنا شدیم و متوجه شدیم که گردش کار ابزار ضروری برای هر کسب و کاری است. گردش کار فرآیندهای کسب و کار را خودکار را می کند و تصمیم گیری در سازمان را بهبود می بخشد ، ایجاد و راه اندازی یک گردش کاری که موثر و اجرا شده باشد شاید بسیار سخت به نظر برسد. اما اگر از نرم افزار مناسبی استفاده کنید پیاده سازی گردش کار بسیار ساده است .
شما می توانید با استفاده از نرم افزار BPMS می توانید گردش کار را مدیریت کنید و نرم افزار های خود را یکپارچه کنید.
نرم افزار مدیریت فرایند های کسب و کار پیوند یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ایران است که تمام امکانات گردش کار را به صورت یکپارچه در کارتابل ارائه می دهد