هر شرکتی جلساتی را به صورت دوره ای برگزار می کند تا در مورد اهداف بلندمدت، چالش ها و پیروزی ها، پروژه ها، ایده ها، ابتکارات در سطح شرکت و سایر موضوعات مرتبط با عملیات تجاری بحث کند.
هنگامی که جلسات به درستی برگزار می شود، می تواند فرصتی عالی برای هماهنگ نگه داشتن تیم شما و ایجاد کار تیمی، اعتماد و انگیزه باشد. با این حال، زمانی که جلسات به صورت نادرست انجام شود (مثلاً خیلی مکرر، دستور کار نامشخص، خیلی کوتاه/طولانی)، جلسات می توانند باعث اتلاف وقت غیرمولد شوند. در واقع، جلسات غیرمولد هر سال بیش از 37 میلیارد دلار برای شرکت ها هزینه دارد. برای هماهنگی جلسات و مدیریت موثر آن می توانید از یک نرم افزار مدیریت جلسات استفاده کنید
در زیر، نکات و استراتژی‌هایی را برای مدیریت جلساتی که اهداف شما را محقق می‌کنند، پیدا خواهید کرد.
جلسه موثر چیست؟
یک جلسه موثر، جلسه ای است که گروهی از افراد را برای یک هدف مشخص گرد هم می آورد تا با هم صحبت کنند و اطلاعات را به اشتراک بگذارند تا به نتیجه برسند. نتیجه ممکن است شامل ایجاد یک برنامه، فهرستی از ایده های طوفان فکری یا تصمیم گیری در مورد یک موضوع مبرم باشد.
در حالی که تسهیل جلسات منظم مهم است، اثربخشی آنها و آنچه که انجام می دهند نیاز به توجه بیشتری دارد. مدیریت جلسات موثر می تواند منجر به بهره وری بیشتر در محل کار و کارمندان درگیرتر شود – چه جلسه شامل چند نفر باشد و چه کل شرکت.
چرا برگزاری جلسات موثر مهم است
جلسات موثر به هدایت تلاش های کارکنان کمک می کند و ارتباطات قوی را در سراسر شرکت تضمین می کند. یک جلسه با مدیریت خوب می تواند بهره وری و مشارکت کارکنان را افزایش دهد و ارتباطات و کار تیمی را بهبود بخشد. جلسات کاملاً برنامه ریزی شده همچنین زمان تلف شده را کاهش می دهد و به کارمندان اجازه می دهد زمان بیشتری را برای کار خود و زمان کمتری را در یک اتاق کنفرانس یا چت روم صرف کنند.
جلسات مؤثر موانع را برطرف می‌کند، تیم‌ها را به سمت تصمیم‌گیری بهتر هدایت می‌کند، به همه اعضای تیم فرصت شنیده شدن و احساس مشارکت را می‌دهد و روابط بین کارکنان و مدیران را تقویت می‌کند.
مقدمه ای برای مدیریت جلسات
جلسات نیاز به آمادگی همراه با مهارت های مدیریت زمان قوی دارند. برای اینکه یک جلسه سازنده و کارآمد باشد، فردی که جلسه را مدیریت می کند باید ایده روشنی از نحوه برگزاری جلسه و آنچه باید انجام شود داشته باشد.
جلسات مؤثر بر موضوعاتی تمرکز می‌کنند که باید به صورت حضوری (یا از طریق چت ویدیویی) به منظور رعایت زمان هر کارمند در میان گذاشته شوند. ذخیره اطلاعات دیگر را برای یک یادداشت ساده، ایمیل یا پیام در نظر بگیرید. در نهایت، مؤثرترین جلسات زمانی اتفاق می‌افتد که همه بر روی فهرستی از اهداف روشن تمرکز می‌کنند به نحوی که از کار آنها در خارج از جلسه پشتیبانی می‌کند.
نحوه برنامه ریزی و اجرای جلسات
اگرچه شکل دقیق یک جلسه موفق ممکن است برای هر کسب و کاری متفاوت به نظر برسد (بسته به مواردی مانند فرهنگ شرکت و صنعت)، شما می توانید در هنگام برنامه ریزی و مدیریت جلسات با تیم خود از روش های زیر به عنوان راهنما استفاده کنید.
1. تعیین کنید که آیا جلسه ضروری است یا خیر
جلسات زمان می برد و فقط زمانی باید از آنها استفاده کرد که نیاز دارید همه را دور هم جمع کنید تا صحبت کنند. قبل از صرف زمان و تلاش برای برنامه‌ریزی و برگزاری جلسه، بررسی کنید که آیا می‌توان با انتشار یک یادداشت، ارسال یک ایمیل سریع، پیام یا گنجاندن اطلاعات در جلسه آینده که از قبل برنامه‌ریزی شده است، به همان اثر دست یافت.
2. فقط افرادی را دعوت کنید که باید آنجا باشند
اگر جلسه مستلزم آن است که گروه تصمیم مهمی بگیرد، فقط از افرادی دعوت کنید که کاملاً نیاز به شرکت دارند. این شامل هر کسی می شود که سهام عمده ای در شرکت یا حق وتو در مورد تصمیم گیری داشته باشد. اگر یک همکار یا سرپرست فقط به جزئیات جلسه نیاز دارد، پس از آن خلاصه یا ضبط شده جلسه (اگر تماس ویدیویی باشد) را برای او ارسال کنید. اگر به سؤالاتی نیاز دارید که توسط یک بخش خاص پاسخ داده شود، به جای دعوت از کل تیم، فقط یک نفر را دعوت کنید که بهترین گزینه را برای حضور در آن جلسه دارد.
3. یک دستور کار مشخص تنظیم کنید
یکی از اولین گام هایی که برای آماده شدن باید انجام دهید این است که یک هدف مشخص برای آنچه می خواهید در جلسه به دست آورید، داشته باشید، بنابراین مطمئن شوید که یک دستور کار برای متمرکز نگه داشتن جلسه برنامه ریزی می کنید. دستور کار فهرستی است که موضوعات اصلی را که باید در یک جلسه مورد بحث قرار گیرند و اینکه چه کسی هر بخش از جلسه را مدیریت خواهد کرد، مشخص می کند.
برخی از دستور کارها مشخص می کنند که چه مقدار زمان باید برای هر موضوع صرف شود تا کارکنان را تشویق کنند که تمرکز خود را حفظ کنند. برای کسانی که جلسه را رهبری می کنند، یک دستور کار دقیق به آنها کمک می کند تا نحوه اشتراک گذاری اطلاعات و درخواست بازخورد را برنامه ریزی کنند. اگر می‌خواهید افراد از قبل ایده‌های خود را ارائه دهند، ارسال دستور کار خود قبل از جلسه می‌تواند به عنوان یک یادآوری خوب باشد.
عناصر زیر را در دستور کار جلسه خود در نظر بگیرید:
- شرح مختصری از هدف اولیه
- موضوعاتی که به آنها پرداخته خواهد شد
- شرکت کنندگان جلسه
- افرادی که به موضوعات خاص می پردازند
- زمان و مکان جلسه
- طول جلسه
- اطلاعات پس زمینه مرتبط در مورد موضوع
وقتی همه جریان کلی جلسه را درک کنند، احتمال بیشتری وجود دارد که در مسیر باقی بمانند و اگر بحث از هدف اصلی منحرف شود، می توانید سریعتر به موضوع بازگردید.
4. یک برنامه زمان بندی ایجاد کنید
تنظیم یک برنامه برای مدت زمانی که جلسه طول می کشد و برقراری ارتباط با این برنامه با کارمندان بخش مهمی از تشویق همه افراد درگیر برای کارآمد بودن زمان خود است. نه تنها این، بلکه شروع و پایان منظم جلسات به موقع، انتظاری را برای همه ایجاد می کند که وقت شناس باشند و نشان می دهد که به وقت کارمندان خود احترام می گذارید.
اگر کسی موضوعی را مطرح می کند که با دستور کار مطابقت ندارد، اما شما باید در نهایت درباره آن بحث کنید، اذعان کنید که این ایده خوبی است و جلسه دیگری را برای توضیح بیشتر در مورد آن برنامه ریزی خواهید کرد. سعی کنید بگویید «ایده عالی! خوشحالم که در مورد این آفلاین بیشتر صحبت می‌کنم، اما اجازه دهید به [موضوع، پروژه، ایده، و غیره] برگردیم تا جلسه را در مسیر درست هدایت کنیم و اطمینان حاصل کنیم که به موقع به پایان می‌رسد.
5. یادداشت بردارید و دقیقه ها را به اشتراک بگذارید
یادداشت برداری دقیق در مورد آنچه در مورد بحث و تصمیم گیری شد، از سوء تفاهم جلوگیری می کند و همه را به روز نگه می دارد. دستور کارها، اهداف و صورتجلسات این اطمینان را ایجاد می کند که همه در مورد مسئولیت ها، ضرب الاجل ها و جزئیات مربوط به سایر پروژه های مهم یا مسائل شرکت شفاف هستند.
برای ثبت دقیق صورتجلسات جلسه، بهتر است از یک الگو برای یادداشت های ساختاریافته استفاده کنید. حتما تاریخ، زمان جلسه، شرکت کنندگان و غایبان را ذکر کنید. هنگام تشریح هر مورد در دستور کار، بیانیه کوتاهی از اقدامات انجام شده، توضیحی برای تصمیم و هرگونه استدلالی که علیه آن ارائه شده است بنویسید. همه سوابق باید عینی و با زبان واضح باقی بمانند تا هرکسی که صورتجلسه را می‌خواند بفهمد که در طول جلسه چه کاری انجام شده است.
اگر جلسات را با ویدئوکنفرانس برگزار می‌کنید، می‌توانید جلسات خود را ضبط کرده و پیوند را ارسال کنید تا دیگران بتوانند بعداً آن را تماشا کنند. این می‌تواند گزینه خوبی برای زمانی باشد که مناطق زمانی و تضادهای زمان‌بندی، حضور افراد خاصی را در جلسه زنده غیرممکن می‌کند.
نرم افزار مدیریت جلسات پیوند به شما کمک می کند هماهنگی جلسات را به راحتی انجام دهید، پیامک ارسال نمایید و در انتها صورتجلسات را ارسال کنید. جهت آشنایی بیشتر با ما در تماس باشید