۸ نوع نرم افزار سازمانی که هر شرکتی باید بشناسد

اتوماسیون اداری معمولاً اولین قدم سازمان‌ها در مسیر تحول دیجیتال است. این سیستم به‌عنوان یک نرم افزار دبیرخانه برای مدیریت مکاتبات اداری آنلاین، کارتابل‌ها، ارجاع‌ها و درخواست‌های اداری استفاده می‌شود.

برای مثال، وقتی یک نامه، درخواست مرخصی یا فرم داخلی در سازمان ثبت می‌شود، اتوماسیون اداری مشخص می‌کند این درخواست به چه کسی ارجاع شود، چه زمانی بررسی شود و در نهایت کجا بایگانی گردد.

اتوماسیون‌های مدرن فقط به نامه محدود نیستند؛ برخی از آن‌ها (مثل اتوماسیون پیوند سماتوس) فرم‌ ساز سازمانی، گردش کار و گزارش‌گیری مدیریتی هم دارند و عملاً بخش زیادی از کارهای روزمره سازمان را پوشش می‌دهند.

نکته مهم این است که در بازار ایران، خیلی از این «نرم‌افزارهای اداری» که در ادامه معرفی می‌شوند، در عمل به‌صورت ماژول‌های مکمل در دل همین اتوماسیون اداری قرار می‌گیرند؛ یعنی سازمان می‌تواند از اتوماسیون شروع کند و بعد، بسته به نیاز، ماژول‌های دیگر را اضافه و به همان کارتابل و مکاتبات متصل کند.

از جمله امکانات این نرم‌افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تعریف پروژه، فازها، تسک‌ها و وابستگی بین فعالیت‌ها.
• تخصیص مسئول، زمان‌بندی و اولویت به هر تسک.
• مشاهده وضعیت پیشرفت پروژه به‌صورت لحظه‌ای.
• کمک به شناسایی تأخیرها، گلوگاه‌ها و ریسک‌های اجرایی.
• ثبت تعاملات، توضیحات و مستندات مرتبط با هر تسک.
• استخراج گزارش‌های مدیریتی از پیشرفت، زمان و عملکرد پروژه‌ها.