در هر حوزه‌ای، رقابت در حال قوی‌تر شدن است و بازار، اشتباهات را کمتر تحمل می‌کند. به همین دلیل است که شرکت های بیشتری در سراسر جهان از مدیریت فرآیند کسب و کار استقبال می کنند و از مزایای مدیریت فرایند کسب و کار بهره مند می شوند.
BPM یک سیستم مدیریتی است که هدف آن بهبود عملکرد کلی شرکت از طریق بهینه سازی فرآیندهای مهم تجاری، مدیریت مناسب و حفظ تغییرات ایجاد شده است.
آیا مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند به سازمان شما در دستیابی به اهدافش کمک کند؟ وقت آن است که نگاه عمیق تری بیندازیم. در اینجا به بررسی مزایای مدیریت فرایند کسب و کار و دلیل رونق بازار BPM در سراسر جهان می پردازیم.
مقدمه ای مختصر در مورد مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)
عملیات هر کسب و کار شامل مجموعه ای از فرآیندها است که بارها و بارها تکرار می شوند. این فرآیندها هسته اصلی آن کسب و کار را تشکیل می دهند.
مدیریت فرآیند کسب و کار هر یک از این فرآیندها را تجزیه و تحلیل می کند. به آنها به صورت جداگانه نگاه می کند، و شامل تجزیه و تحلیل چگونگی تأثیر فرآیندهای مختلف بر یکدیگر است. ایده این است که ابتدا بینش خوبی از وضعیت فعلی این فرآیندها به دست آوریم. گام بعدی این است که شناسایی کنیم که این فرآیندها کجا می توانند بهبود یابند.
هدف نهایی این است که سازمان را کارآمدتر و مؤثرتر کند.
درک این نکته مهم است که مدیریت فرآیند کسب و کار، مدیریت وظیفه نیست. وظایف مربوط به پروژه است. فرآیندهای تجاری به عملیات اصلی یک کسب و کار مربوط می شود.
با این حال، پروژه ها اغلب نتیجه مدیریت فرآیند کسب و کار هستند. به عنوان مثال، مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌تواند موارد اضافی را در فرآیند ثبت سفارش در یک خرده‌فروش آنلاین شناسایی کند. این می تواند منجر به پروژه ای شود که شامل تحقیق و انتخاب یک بسته نرم افزاری جدید است. آن پروژه به یک سری وظایف تقسیم می شود.
چرا به مدیریت فرایند کسب و کار نیاز داریم ؟
BPM از طریق بهینه سازی فرآیندهای مهم، مدیریت مناسب و حفظ تغییرات ایجاد شده می تواند عملکرد سازمان را بهبود ببخشد.
به عبارت دیگر، فرآیند ثبات را تسهیل می کند.
اگر یک فرآیند قابل تکرار نداشته باشید، نمی توانید به مقیاس بندی امیدوار باشید.
هدف نهایی فرآیندهای کسب و کار و مدیریت آنها، کارآمدتر و موثرتر کردن سازمان شما است. به شما قدرت می دهد تا به مشتریان خود خدمات بهتری ارائه دهید.bpm به شما اجازه می دهد تا به این هدف برسید.
بیشتر بخوانید: مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
مزایای مدیریت فرایند کسب و کار
1.مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند به کسب و کارها در کاهش هزینه ها کمک کند
در نظرسنجی سال 2018 توسط RedHat ، بیش از 50 درصد از شرکت کنندگان صرفه جویی در پول را دلیل اصلی اتخاذ BPM تشخیص دادند. شرکت ها باید بر کاهش هزینه ها تمرکز کنند تا بتوانند عملکردی ثابت داشته باشند.
مهم است که به یاد داشته باشید که مدیریت فرآیند کسب و کار با شناخت شروع می شود. در بسیاری از موارد، این به معنای شناسایی هر فرآیند تجاری است. سپس می توانید این مراحل اولیه را در عمل قرار دهید و شروع به مشاهده نحوه عملکرد آنها در طبیعت کنید.
در مرحله بعد، آن فرآیندها با جزئیات ترسیم می شوند. این نقشه‌های فرآیند، بینش‌های بزرگی مانند مدت زمان، منابع مورد نیاز، فرکانس و هزینه‌های مربوطه را ارائه می‌کنند. این مراحل اغلب باید بین چندین تیم هماهنگ شوند، زیرا مهمترین فرآیندهای یک سازمان اغلب یک یا چند حوزه تجاری را در بر می گیرند.
هنگامی که این فرآیند نقشه برداری کامل شد، تشخیص اینکه کجا می توان هزینه ها را کاهش داد بسیار ساده تر است. این را می توان با حذف موارد اضافی، شناسایی مسائل کنترل کیفیت، و برجسته کردن مواد بیش از حد و هزینه های نیروی کار به دست آورد. البته کاهش هزینه تنها یکی از مزایای این فرآیند است.
مدیریت فرآیند کسب‌وکار همچنین می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فرآیندهایی را بیابند که ارزش وقت و سرمایه‌گذاری را ندارند. گاهی اوقات می توان این فرآیندها را حذف کرد. در موارد دیگر، می توان آنها را برون سپاری کرد. به عنوان مثال، یک شرکت چند ملیتی ممکن است تشخیص دهد که بهتر است وظایف بومی سازی را برون سپاری کند.
2.مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند به کسب و کارها کمک کند تا خواسته های مشتریان جدید را بشناسند و به آنها پاسخ دهند
کسب و کارهای موفق باید پاسخگو باشند. آنها باید بتوانند خواسته ها و ترجیحات مشتری در حال تغییر را تشخیص دهند و به سرعت واکنش نشان دهند. این یکی دیگر از زمینه هایی است که یک استراتژی موفق BPM واقعا می تواند کمک کند. تصمیم گیرندگان را وادار به توجه می کند.
یکی از تغییرات اخیر در نحوه نگرش ما به مدیریت فرآیند این است که خود فرآیندها بیشتر مشتری مدار می شوند و کمتر حول محور بهره وری متمرکز می شوند. سهامداران به جای اینکه بپرسند چگونه فرآیندها را بهبود ببخشند تا محصول را سریعتر و کارآمدتر ارائه دهند، اکنون می خواهند فرآیندها را بهبود بخشند تا نیازهای مشتری را بهتر برآورده کنند.
این تأثیر مستقیم بر معیارهایی مانند رضایت و حفظ مشتری دارد. علاوه بر این، اصلاح فرآیندهای کسب‌وکار به‌گونه‌ای که نیازهای مشتریان را برآورده کند، اغلب منجر به پیشرفت‌های مهم دیگری می‌شود که منجر به بهره‌وری و کارایی بهتر می‌شود.
نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار(bpms) می تواند به عنوان ابزاری برای مدل سازی ایده های فرآیند جدید که حول محور مشتری هستند استفاده شود. سپس می توان این موارد را در موقعیت هایی اجرا کرد. یک راه حل خوب مدیریت فرآیند کسب و کار به شرکت ها این امکان را می دهد که تغییرات را قبل از اجرای آنها در شرایط تولید آزمایش کنند.
3.شرکت ها به طور فزاینده ای متوجه می شوند که مدل های کسب و کار قدیمی آنها دیگر کارآمد نیستند
اگر شرکت شما بر اساس یک مدل کسب و کار منسوخ کار کرده است، خیلی راه دوری نخواهید داشت. وقت آن است که تغییراتی را امروز ایجاد کنید، نه در آینده. شما به سادگی نمی توانید تغییراتی را که در اطراف شما اتفاق می افتد نادیده بگیرید.
فناوری، مردم، عادات مشتریان، شرایط اجتماعی-اقتصادی در حال تغییر، همگی به تغییر سریع چشم‌انداز کمک می‌کنند. اگر نتوانید تغییرات درست را در زمان مناسب ایجاد کنید، عملاً تضمین شده است که رقبای شما در هر مرحله از شما پیشی خواهند گرفت.
مدیریت فرآیند کسب و کار به شما کمک می کند تا فرآیندهای فعلی خود را درک کنید و فرآیندهای جدیدی ایجاد کنید. در واقع، گزارشی از گارتنر توضیح می‌دهد که چگونه BPM می‌تواند به تضمین موفقیت‌آمیز تحول کسب‌وکار کمک کند. یکی از جزئیات این گزارش این است که کسب و کارهایی که تغییرات ایجاد می کنند باید نتایج کسب و کار جدید را شناسایی کنند.
در اینجا چند نکته مهم دیگر آورده شده است:
- یک راه حل موثر BPM به صاحبان کسب و کار کمک می کند تا فرآیندهایی را که برای دستیابی به نتایج مورد نیاز خود باید لحاظ کنند، شناسایی کنند.
- این مهم است که یک کسب و کار از نظر مدیریت فرآیند کسب و کار، نه تنها به طور کلی، بلکه برای هر پروژه آتی در کجا قرار دارد. موفقیت یا عدم موفقیت یک پروژه به این بستگی دارد که آیا یک راه حل موثر BPM در حال حاضر وجود دارد یا خیر.
- نقاط ضعف باید شناسایی شوند تا بتوان تغییراتی ایجاد کرد تا اطمینان حاصل شود که سازمان از قابلیت های مورد نیاز برای حرکت رو به جلو برخوردار است.
4.مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند منجر به افزایش بهره وری شود
با افزایش رقابت و شرایط سخت‌تر بقا، شرکت‌ها باید در بهترین حالتِ خود کار کنند.
BPM می تواند به افزایش بهره وری کمک کند و شرکت ها را قادر می سازد تا به مشتریان بیشتر ارائه دهند. یکی از نمونه‌های آن آدیداس است که یک فرآیند اساسی را پشت سر گذاشت. این امر منجر به تحقق چندین هدف سازمانی شد که یکی از آنها بهبود بهره وری بود. به طور خاص، آنها توانستند زمان تاخیر بین ثبت سفارش و مشاهده سفارشات در سیستم را کاهش دهند. این باعث شد که سفارشات سریعتر و کارآمدتر تکمیل شوند.
همه اینها به لطف نوع تجزیه و تحلیل عینی است که مدیریت خوب فرآیند کسب و کار به وجود می آورد. بدون مدیریت فرآیند کسب و کار، شرکت احتمالاً این ناکارآمدی را تشخیص نمی داد.
5.شرکت هایی که از مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده می کنند، شانس بیشتری برای رقابت دارند
اگر یک شرکت از رقبای خود عقب بماند، به سرعت خود را کنار می‌زند و این می تواند منجر به سقوط شود.
هنگامی که فرآیندهای شما تکراری و ناکارآمد هستند، باعث اتلاف وقت و انرژی می شوند، به این معنی که شما زمانی برای تمرکز بر تحقیق و توسعه، یا سایر مراحلی که باعث می شود شرکت شما بهتر بتواند رقابت را از بین ببرد، ندارید. این به این دلیل است که بدون ساده کردن فرآیندهای کسب و کار، تمرکز شما همیشه عملیاتی خواهد بود. که نوآوری را محدود می کند و اجازه می دهد تا موانع بیشتر شود و سرعت شما را کند کند.
وقتی فرآیندهای کسب و کار قابل اعتماد و کارآمد باشند، کسب و کار شما منابع بیشتری برای رشد و توسعه خواهد داشت.
6.چابکی سازمان
با اجرای BPM در یک سازمان، تیم ها نسبت به تغییرات انعطاف پذیرتر هستند. وقتی درک کاملی از فرآیندها وجود داشته باشد، توضیح دادن چرایی و چگونگی تغییر جدید به تیم ها آسان است.
با مدیریت فرایند می توان هر تغییری را مشخص کرد و به سرعت پذیرفت . سازمانی که در برابر تغییرات انعطاف پذیر باشد بسیار قدرتمند است. استفاده از راه حل های bpm می تواند مشکلات ناشی از عوامل داخلی یا خارجی را حل کند و نتایج را به صورت تصاعدی افزایش دهد. تیم ها مقیاس پذیر، رقابتی و مشارکتی می شوند.
7.افزایش همکاری بین بخش
فرآیندهای کسب و کار ممکن است در بخش‌های مختلف توسعه یافته و منجر به ارتباطات نادرست و کاهش بهره‌وری شود. BPM به همه فرآیندها کمک می کند تا در یک پلتفرم گرد هم آیند که باعث می شود ارتباطات و همکاری بین بخش ها تقویت می شود زیرا آنها بهترین روش ها و فرآیندها را برای تکمیل عملکردهای خاص تجاری تنظیم می کنند.
8.کاهش اشتباهات
کسب و کارها با انواع مختلفی از اشتباهات مواجه هستند، از جمله تقلب و خطا. همچنین ممکن است خطرات ناشی از عدم رعایت استانداردها و یا از دست رفتن ضرب الاجل ها و کار بی کیفیت باشد. ساده‌سازی، خودکارسازی و بهبود فرآیندها به این معنی است که این خطرات کاهش می‌یابد. فرآیندها شفاف تر هستند، به این معنی که مشکلات کاهش می یابد، می توانید اطمینان حاصل کنید که تمام استانداردهای کیفیت و نظارتی مورد انتظار از کسب و کار خود را رعایت می کنید.
9.می توانید نتایج را اندازه گیری کنید
با استفاده از BPM می توانید نتیجه فرآیندهای جدید را اندازه گیری کنید. شما می توانید تعیین کنید که چه مقدار در زمان صرفه جویی شده است، آیا فرآیندهای بهبودیافته دارای مزیت هستند یا خیر، و می توانید این نتایج را در زمان واقعی نظارت کنید. با استفاده از نرم افزار BPM قابل اعتماد، حتی می توانید فرآیند اندازه گیری و گزارش نتایج را به صورت خودکار انجام دهید و پس از به دست آوردن این نتایج، می توانید از آنها برای هدایت بیشتر فرآیندهای داخلی خود استفاده کنید.
نتیجه گیری