امروزه سازمان‌های زیادی در رقابتی شدید با هم هستند و همواره در تلاشند که توان رقابتی خود را حفظ نمایند. سازمان‌هایی موفق و پیروز هستند که تمامی فرآیندهای کسب‌وکار خود را بهینه کرده و از ۹ مزیت مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) بهره‌مند شوند. دقیقا در همین نقطه است که مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار اهمیت زیادی پیدا می‌کند.
در این میان سازمان‌های بزرگ و مهم برای اینکه بتوانند نتیجه تحول دیجیتال در سازمان خود را ببینند باید اول فرآیندهای خود را استاندارد، دیجیتال و داده محور کند و انجام این کارها برعهده BPM می‌باشد.
متاسفانه سازمان‌هایی هستند که همچنان از مدل فرآیندهای سنتی استفاده می‌کنند و طبیعتا با چالش‌هایی از قبیل عدم شفافیت، وابستگی به افراد، افزایش خطای کاری، اتلاف زمان، نداشتن گزارش دقیق و… مواجه هستند. اما با استفاده از BPM می‌توان تمامی این چالش ها را به راحتی از بین برد.
BPM ابزاری هوشمند برای پایش، کنترل و بهبود دائمی عملکرد سازمان است که این ابزار باعث می‌شود تا سازمان چابک‌تر، کم هزینه‌تر و مشتری‌محور فعالیت‌های خود را انجام دهد.
مزایای استفاده از مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM)
مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یا BPM یک رویکرد ساختاریافته و علمی برای مدیریت، بهینه‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی است. در هر سازمان، فرآیندهای متعددی وجود دارد که شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها هستند و برای رسیدن به یک خروجی مشخص انجام می‌شوند. BPM یا مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار کمک می‌کند این فرآیندها را شفاف‌سازی کرده، فعالیت‌های اضافی را حذف کنیم و با استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری، اجرای آنها را استاندارد و خودکار کنیم.
در BPM، فرآیندها مدلسازی می‌شوند تا به زبان ساده و قابل فهم برای مدیران و کارکنان نمایش داده شوند. پس از مدلسازی، این فرآیندها تحلیل شده و نقاط ضعف و گلوگاه‌های آنها شناسایی می‌شوند. در مرحله بعد، فرآیندهای بهینه‌شده اجرا می‌شوند و با پایش و تحلیل داده‌های عملکردی، بهبود مستمر در دستور کار قرار می‌گیرد.
در ادامه این مقاله شما با 9 مزیت اصلی استفاده از BPM در کسب‌وکار خود آشنا خواهید شد و اطلاعاتی جامع از این روش مدیریتی به‌دست خواهید آورد.
1. افزایش بهره‌وری و کارایی
اولین و مهمترین مزیت استفاده از BPM افزایش بهره‌وری و کارایی شرکت است که باعث می‌شود کارها در سازمان در زمانی کمتر و بدون افت کیفیت انجام شوند. در واقع BPM با شفاف‌سازی و مستندسازی فرآیندها، خودکارسازی فعالیت‌های تکراری، حذف گلوگاه‌ها و موازی‌کاری‌ها و استانداردسازی مراحل انجام کار بهینه‌سازی در فرآیندها را انجام می‌دهد.
برای درک بهتر موارد گفته شده، توضیحاتی دقیق‌تر درباره هر کدام از ویژگی‌ها به شما ارائه داده‌ایم:
- شفاف‌سازی و مستندسازی فرآیندها: BPM در اولین مرحله تمامی فرآیندها را مدلسازی می‌کند. این اتفاق باعث می‌شود تا تمامی کارهای اضافی و موازی‌کاری‌ها و… مشخص شوند. همین شفاف‌سازی باعث می‌شود تا کارهایی که اضافی هستند یا باعث اتلاف وقت می‌شوند حذف و یا ساده شوند.
- خودکارسازی فعالیت‌های تکراری: بسیاری از کارهای داخل سازمان مانند ثبت اطلاعات، ارسال فرم‌ها و یا نامه‌ها برای تایید، اطلاع‌رسانی و پیگیری‌ها در سازمان و… کارهایی ساده و تکراری هستند. حال BPM به سازمان کمک می‌کند تا این کارها به‌جای نیروی انسانی توسط سیستم انجام شود و تمامی مراحل آن را خود سیستم انجام می‌دهد.
- حذف گلوگاه‌ها و موازی کاری‌ها: با استفاده از BPM تمامی فرآیندهای سازمان کاملا بررسی می‌شوند. در همین حین نقاطی که کارها با مشکل مواجه می‌شوند یا چند واحد همزمان یک کار را انجام می‌دهند مشخص می‌شود و با حذف آنها بهره‌وری بیشتر می‌شود.
- استانداردسازی مراحل انجام کار: با مشخص کردن یک روش استاندارد و بهینه برای انجام هر فرآیند، افراد سازمان به وظایف خود کاملا واقف می‌شوند و ناهماهنگی در سازمان به صفر می‌رسد.
2. کاهش هزینه‌های عملیاتی
BPM باعث می‌شود تا از 5 جهت هزینه‌های سازمان کاهش پیدا کند و یا هزینه‌های اضافی شناسایی و حذف شوند. در واقع BPM با حذف فعالیت‌های زائد، اتوماسیون فرآیندها، افزایش سرعت عملیات، به حداقل رساندن اشتباهات و ساده‌سازی فرآیند آموزش باعث می‌شود تا هزینه‌های سازمان بهینه شوند.
همچنین، BPM باعث می‌شود نظارت بر عملکرد واحدها آسان‌تر شده و نقاط ضعف سریع‌تر شناسایی شوند. به کمک BPM، استفاده از منابع انسانی و تجهیزات نیز بهینه‌تر شده و از اتلاف منابع جلوگیری می‌شود. این موضوع به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ که فرآیندهای پیچیده و زمان‌بر دارند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
عامل | نتیجه |
حذف کارهای اضافی و موازی | کاهش هزینه نیروی انسانی و منابع |
خودکارسازی | کاهش هزینه‌های عملیاتی دستی |
کاهش زمان انجام فرآیند | کاهش هزینه‌های تاخیر |
کاهش خطاها | حذف هزینه‌های اصلاح |
آموزش ساده‌تر | کاهش هزینه جذب و آموزش نیرو |
3. بهبود کیفیت خدمات و رضایت مشتری
سرمایه‌های اصلی هر سازمانی مشتری‌ها هستند. سازمان‌ها تمام تلاش خود را بر ارتقای سیستم خود می‌گذارند تا بتوانند رضایت مشتریان خود را بدست آورند یا افزایش دهند. در ادامه نتایج بدست آمده از BPM و ارتباط آن با افزایش رضایت مشتری را برای شما شرح می‌دهیم.
- افزایش شفافیت: وقتی تمامی فرآیندها سیستمی می‌شوند، مشتری ریز به ریز وضعیت درخواستش را می‌داند. در واقع مشتری می‌داند درخواستش در چه وضعیتی هست، مسئول آن چه کسی هست و درخواستش چقدر زمان می‌برد. در نتیجه مشتری از تاریکی ناآگاهی درآمده و رضایتمند می‌شود.
- افزایش سرعت پاسخگویی: همه ما زمانی که تیکتی به یک شرکت ارسال کرده‌ایم انتظار داشته‌ایم تا تیکت سریعا پاسخ داده شود. با به‌کارگیری BPM خیلی از کارها اتوماتیک می‌شوند و تاخیرهای غیرمنطقی حذف می‌شوند و مشتری خیلی سریع‌تر پاسخ درخواست خود را دریافت می‌کند.
- انجام خدمات دقیق و حذف اشتباهات: BPM با خودکارسازی و بهینه‌سازی فرآیندها، دقت خدمات را افزایش داده و اشتباهات را کاهش می‌دهد. این کار باعث تسریع ارائه خدمات، بهبود هماهنگی بین بخش‌ها، افزایش شفافیت و شخصی‌سازی خدمات می‌شود. در نتیجه، مشتریان تجربه‌ای بهتر، سریع‌تر و بدون خطا خواهند داشت که منجر به افزایش رضایت و اعتماد آنها می‌شود.
- ارتباط بهتر با مشتری: BPM با بهینه‌سازی فرآیندهای ارتباطی، پاسخگویی سریع‌تر، یکپارچگی کانال‌های ارتباطی، شخصی‌سازی تعاملات و امکان پیگیری درخواست‌ها، باعث افزایش شفافیت و اعتماد مشتری می‌شود. همچنین، دریافت بازخورد مداوم از مشتریان به بهبود خدمات کمک کرده و در نهایت رضایت آنها را افزایش می‌دهد.
4. کنترل دقیق فرآیندها
در BPM یکی از عوامل کلیدی موفقیت مانیتورینگ و گزارش‌دهی مستمر است. در واقع این دو ابزار چشم و گوش شما در سازمان هستند و با استفاده از هردو تصمیم گیری شما را بهبود می‌بخشند. به‌عنوان مثال مانیتورینگ به شما اجازه می‌دهد تا با مشکلات کسب‌وکار آشنا شده و علت آن را در کمترین زمان متوجه شوید. در نتیجه شما می‌توانید به‌راحتی تصمیمات اصلاحی خود را اعمال کنید.
بعد از اعمال تصمیمات، بررسی اثربخشی سیستم امری واجب است. شما باید چک کنید که پس از انجام تصمیمات، نتیجه‌ای که دریافت شده چقدر اثربخش و تاثیرگذار بوده و در صورت نیاز، دوباره اصلاحاتی انجام شود.
بیشتر بخوانید: BPM ، BPMN و BPMS به چه معناست و چه تفاوتی با یک دیگر دارند؟
5. انعطاف پذیری و تطبیق سریع با تغییرات
کسب‌و‌کارها امروزه با توجه به تغییر قوانین و مقررات دولتی، ظهور تکنولوژی‌های جدید، تغییر رفتار و نیازهای مشتری و… به‌شدت بی‌ثبات و تحت تأثیر تغییرات غیرقابل پیش‌بینی قرار دارند. طبیعتا سازمانی که بتواند در سریع‌ترین زمان ممکن خود را با تغییرات تطبیق دهد جلوتر از دیگران است. اما چطور می‌توانیم با تغییرات سازگار شویم؟
BPM با شفافیت و مستندسازی در فرآیندها و فعالیت‌های سازمان، کمک می‌کند تا هر تغییری به‌راحتی بر روی فرآیندهای مستند شده، اعمال شده و تمامی تغییرات بدون آزمون و خطا انجام می‌شود چون شما بر دلیل تغییر واقف هستید.
در طول زمان امکان دارد نیاز مشتری شما تغییر کرده باشد، حال شما با BPM می‌توانید فرآیند جدید را مدلسازی و شبیه‌سازی کنید. با انجام این کار اثر تغییرات قبل از اجرای فرآیند جدید قابل مشاهده است و شما می‌توانید نقاط ضعف فرآِیند را شناسایی کرده و با اصلاح آن فرآیند جدید را بدون ریسک اجرا کنید.
6. بهبود تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌های به‌روز
در بازار امروزی نیاز مشتری، تغییرات بازار، مشکلات زنجیره‌تامین و نوسانات‌اقتصادی همه چیز را لحظه به لحظه تغییر می‌دهند. در نتیجه تمامی داده‌ها باید جدید و در‌لحظه باشند و مدیران کسب‌وکار باید دسترسی کاملی به تمامی این داده‌ها داشته باشند تا بتوانند استراتژی لحظه‌ای بچینند.
BPM با جمع‌آوری، پردازش و تحلیل داده‌های به‌روز، تصمیم‌گیری را بهبود می‌بخشد. این سیستم با یکپارچه‌سازی داده‌ها از بخش‌های مختلف، امکان دسترسی به اطلاعات دقیق و لحظه‌ای را فراهم می‌کند. همچنین، با ارائه گزارش‌های تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی، مدیران می‌توانند روندها را شناسایی کرده و تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند. در نتیجه، BPM باعث افزایش دقت، کاهش ریسک و بهینه‌سازی استراتژی‌های سازمان می‌شود.
بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (bpms) پیوند
7. تقویت همکاری و هماهنگی در سازمان
مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یکی از موثرترین ابزارها برای تقویت همکاری و هماهنگی در سازمان می‌باشد؛ چون باعث میشه فرآیندهای کاری به‌صورت شفاف، استاندارد و بهینه طراحی و اجرا شوند. اما BPM چگونه باعث وقوع این اتفاقات می‌شود؟
- شفاف‌سازی وظایف و نقش‌ها: با BPM دقیقا مشخص می‌شود که هرکسی باید چه‌کاری را و در چه زمانی انجام دهد. وقتی همه بدانند چه انتظاری از آنها می‌رودو فرآیندها مستند و استاندارد باشند، ابهام‌ها و سوء‌تفاهم‌ها کمتر می‌شوند و همکاری بین نیروها بهتر می‌شود.
- ایجاد زبان مشترک بین واحدها: BPM باعث می‌شود تمامی سازمان‌ها از زبان استانداردی برای گفت و گو‌های درون سازمانی و یا توصیف فرآیندها استفاده کنند. این امر باعث بهبود هماهنگی، افزایش بهره‌وری و کاهش خطاهای ارتباطی در سازمان می‌شود.
- کاهش جزیره‌ای کار کردن: وقتی همه فرآیندها با استفاده از BPM در یک سیستم یکپارچه مدیریت شود، فرآیندهای مرتبط به هم مثل زنجیر بهم متصل شده و واحدها در انجام کارها به هم کمک می‌کنند.
- دسترسی به اطلاعات و شفافیت داده‌ها: با استفاده از BPM همه کارکنان می‌توانند وضعیت فعلی فرآیند را به‌صورت لحظه‌ای ببینند و به آنها نمایش داده شود که کار دقیقا در چه مرحله‌ای است.
8. پیشبرد رشد و توسعه سازمانی
BPM یا مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار به‌عنوان یک زیرساخت کلیدی در تحول دیجیتال سازمان‌ها عمل می‌کند، چون باعث می‌شود فرآیندهای سنتی و دستی به فرآیندهای دیجیتالی، خودکار و هوشمند تبدیل شوند. در واقع BPM بستر و زمینه‌ای فراهم می‌کند که سازمان بتواند خودش را با فناوری‌های نوین سازگار کرده و چابک‌تر و هوشمندتر عمل کند.
در ادامه توضیح می‌دهیم که چطور BPM باعث ایجاد تحول دیجیتال می‌شود:
- مدلسازی فرآیندها: قبل از هر تحول دیجیتالی باید مطمئن شویم چه فرآیندهایی داخل سازمان وجود دارد و این فرآیندها چطور کار می‌کنند. BPM به ما کمک می‌کند تا نقشه‌ای دقیق از فرآیندها داشته باشیم. حالا می‌توانیم تصمیم بگیریم که کدام بخش‌ها نیاز به دیجیتالی شدن دارند.
- حذف فرآیندهای کاغذی و دستی: با پیاده‌سازی BPM فرآیندهای سنتی که به کاغذ، امضاهای فیزیکی، مراجعه حضوری و نامه‌نگاری وابسته هستند به فرآیندهای دیجیتال تبدیل می‌شوند چون زیرساخت لازم برای اتوماسیون ایجاد می‌شود.
- جمع آوری و تحلیل‌داده: تمامی داده‌های مربوط به اجرای فرآیندها را می‌توان با BPM ثبت و تحلیل کرد. این داده‌ها منابع ارزشمندی برای هوشمندسازی سازمان هستند. با تحلیل این داده‌ها می‌توان موانع کلیدی فرآیند را شناسایی کرد و کیفیت تصمیم‌گیری را بالا برد.
- اتصال به تکنولوژی‌های جدید: BPM زیرساختی منعطف و اتصال‌پذیر است که می‌تواند به فناوری‌های دیجیتالی مانند هوش مصنوعی، ربات‌های نرم افزاری، اینترنت اشیاء و بلاکچین متصل شود و از این فناوری‌ها داخل سازمان استفاده کند.
9. امکان بهبود و بهینه‌سازی مستمر
BPM به خودی خود چارچوبی چرخه‌ای دارد که به آن چرخه عمر فرآیند می‌گویند. در این چرخه یک فرآیند مستمر ایجاد می‌شود و در آن مراحل شناسایی و تحلیل فرآیندها، طراحی و مدلسازی فرآیند، پیاده‌سازی و توسعه و درنهایت بهینه‌سازی اجرا می‌شود.
لازم به ذکر است که این چرخه همیشه در حال اجرا است و پیوسته تکرار می‌شود. به زبان ساده‌تر فرآیندها مرتب بازبینی و بهینه می‌شوند تا همیشه در بهترین و بهینه‌ترین وضعیت بمانند.
این ویژگی باعث می‌شود سازمان‌ها به‌جای حل مشکلات به‌صورت مقطعی، یک سیستم مدیریت فرآیند پویا داشته باشند که به تغییرات داخلی و خارجی نیز به‌سرعت واکنش نشان دهد.
در واقع BPM به سازمان کمک می‌کند تا در محیط‌های رقابتی، چابک‌تر عمل کرده و همواره با شرایط جدید سازگار شود.
چرا BPM اهمیت دارد؟
از دلایل اهمیت این مدل می‌توان به افزایش بهره‌وری، شفافیت فرآیندها، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت و کاهش خطا، افزایش انعطاف‌پذیری، امکان تحلیل و پایش دائمی و افزایش رضایت مشتری اشاره کرد.
BPM ارتباط مستقیمی با موفقیت استراتژیک و رشد پایدار دارد. BPM با شفاف‌سازی، بهینه‌سازی و هم‌راستایی فرآیندها با استراتژی‌های کلان، اجرای موفقیت‌آمیز اهداف سازمان را تضمین می‌کند.
همچنین با افزایش چابکی و ارائه داده‌های دقیق از عملکرد، تصمیم‌گیری‌های استراتژیک را بهبود می‌بخشد. از طرفی، BPM با حذف دوباره‌کاری‌ها، افزایش بهره‌وری، استانداردسازی فرآیندها و تقویت نوآوری، رشد پایدار را ممکن می‌سازد.
جمع بندی
در این مقاله به 9 مزیت مدیریت فرایند کسب‌وکار اشاره کردیم. این مزایا عبارتند از افزایش بهره‌وری و کارایی، کاهش هزینه‌های عملیاتی، بهبود کیفیت خدمات و رضایت مشتری، کنترل فرآیندها، انعطاف پذیری و تطبیق سریع با تغییرات، بهبود تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌های به‌روز، تقویت همکاری و هماهنگی در سازمان، پیشبرد رشد و توسعه سازمانی و امکان بهبود و بهینه‌سازی مستمر که در مورد هرکدام اطلاعاتی را به شما ارائه داده‌ایم.
این رویکرد نه تنها زمینه تحول دیجیتال را فراهم می‌آورد، بلکه با استانداردسازی و خودکارسازی فعالیت‌های تکراری، امکان تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌های به‌روز را برای مدیران ایجاد می‌کند.
با استفاده از این فناوری‌های نوین، سازمان‌ها می‌توانند انعطاف‌پذیری بیشتری در مواجهه با تغییرات بازار داشته باشند و عملکرد خود را به‌طور مستمر بهبود بخشند.
از شما دعوت می‌کنیم تا نظرات و تجربیات خود در زمینه استفاده از BPM و تأثیر فناوری‌های نوین در تحول سازمانی را با سماتوس به اشتراک بگذارید.
سوالات متداول
BPM با شفاف‌سازی و مستندسازی فرآیندها، حذف فعالیت‌های زائد، خودکارسازی فعالیت‌های تکراری، حذف گلوگاه‌ها و استانداردسازی مراحل اجرایی، موجب افزایش سرعت انجام کارها، کاهش خطاها و بهبود بهره‌وری کلی سازمان می‌شود.
با حذف فعالیت‌های غیرضروری و تکراری، اتوماسیون فرآیندها و بهبود نظارت بر عملکرد، BPM باعث کاهش هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی، اشتباهات اجرایی، تأخیرها و هزینه‌های اصلاح می‌شود. این امر در نهایت هزینه‌های کلی عملیاتی سازمان را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.
با افزایش شفافیت در فرآیندها، مشتریان از وضعیت دقیق درخواست‌های خود مطلع می‌شوند و از سرعت پاسخگویی و دقت ارائه خدمات بهره‌مند می‌گردند. همچنین، ارتباط بهتر با مشتریان و استفاده از اعلان‌های خودکار موجب افزایش رضایت و اعتماد مشتریان به سازمان می‌شود.
BPM زیرساختی برای تحول دیجیتال فراهم می‌کند؛ زیرا فرآیندهای سنتی و دستی را به دیجیتال تبدیل کرده، داده‌های به‌روز را ثبت و تحلیل می‌کند و امکان اتصال به فناوری‌های نوین مانند هوش مصنوعی، اینترنت اشیاء و ربات‌های نرم‌افزاری را مهیا می‌سازد. این امر سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا به‌طور مستمر خود را بهبود داده و با تغییرات سریع بازار سازگار شوند.
BPM (مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار) یک رویکرد ساختاریافته برای شفاف‌سازی، مدلسازی، تحلیل، بهینه‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی است. این روش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فعالیت‌های تکراری را کاهش داده، کارایی را افزایش دهند و در نهایت بهبود مستمر عملکرد خود را تجربه کنند.