بسیاری از افراد اکثر مواقع مدیریت کسب و کار و مدیریت گردش کار را با یک دیگر اشتباه می گیرند، شاید به نظر برسد که این دو مفهوم یکسان هستند اما توضیحات متفاوتی در مورد گردش کار و bpm وجود دارد .
اصطلاح گردش کار را می توان این چنین تعریف کرد که : اتوماسیون بخشی یا کل فرایند کسب و کار است که از طریق ان اسناد و اطلاعات بر اساس مجموعه ایی از قوانین از یک شخص به شخص دیگه برای انجام منتقل می شود .
در مقابل، wfmc اصطلاح فرآیند کسب و کار را به مجموعه ای از یک یا چند فعالیت مربوط به هم تعریف می کند که به طور کلی اهداف سازمان ها را تحقق می بخشند.
سازمان ها همیشه به دنبال راه هایی برای افزایش بهره وری و کارایی کارمندان خود هستند. یکی از راه های آن مدیریت درست کلیه فرآیندهای سازمان است.
از دو ابزار گردش کار و فرایند کسب و کار برای خودکار سازی فرایند های سازمانی استفاده می شود .
گردش کار دنباله ای از وظایف است که برای تکمیل یک پروژه استفاده می شود. بنابراین، مدیریت کسب و کار BPM را می‌توان به عنوان مدیریت مجموعه‌ای از گردش کار بیان کرد که از چندین بخش تشکیل شد است و برای دستیابی به یک هدف عملیاتی ایجاد شده است. از آنجایی که هم BPM و هم گردش کار از ابزار های مهم در محل کار هستند، اغلب در هر سازمانی یافت می شوند.
در این مقاله، تفاوت‌های بین BPM و گردش کار و همچنین شباهت‌ها و اینکه کدام یک را در سازمان خود استفاده کنید را مورد بحث قرار خواهیم داد.در ادامه با ما همراه باشید.
گردش کار (workflow) چیست ؟
گردش کار فرآیند تکرارپذیری است که شامل مجموعه ای از اقداماتی است که باید با ترتیب مشخص انجام شود.
اغلب به عنوان فرآیندی تعریف می شود که یک سند یا فعالیت را از یک مرحله به مرحله بعدی می برد.
هدف گردش کار بهبود عملیات تجاری، حذف فرآیندهای اضافی و کاهش هزینه ها است.
گردش کار جزئی از BPMS است. سیستم گردش کار یکی از مستقیم ترین راه ها برای بهبود کارایی، هموارسازی عملیات تجاری و کاهش هزینه ها است.
نرم افزار مدیریت گردش کار یکی از ابزارهای اتوماسیون است که می توان از آن برای خودکارسازی کل فرآیندهای سازمان استفاده کرد.
تفاوت سیستم گردش کار با مدیریت کسب و کار(Bpm) چیست ؟
- گردش کار مناسب برای مدیریت افراد و اسناد است
- گردش کار نسبت به bpm پیچیدگی و مقیاس پذیری کم تری دارد
- گردش کار از چندین فعالیت تشگیل شده که به هر فرد اختصاص داده می شود
- راه اندازی و پیکر بندی گردش کار ساده تر است
- تمرکز اصلی گردش کار بر سازماندهی بهینه وظایف است
BPM چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار bpms شامل ترکیبی از مدل‌سازی، اتوماسیون، اجرا، کنترل، اندازه‌گیری و بهینه‌سازی جریان‌های فعالیت‌های تجاری، در حمایت از هدف های سازمان، سیستم‌های فراگیر، کارکنان و مشتریان در داخل و خارج از شرکت است. مدیریت فرآیند کسب و کار توسط سازمان ها برای توسعه، مدیریت و بهینه سازی کار استفاده می شود. این امر مستلزم ارزیابی هر فرآیند به طور جداگانه و در عین حال در نظر گرفتن عملکرد آن در سراسر سازمان است. نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار همکان طور که گفته شد برای تعریف، نظارت و اندازه گیری فرآیندهای کسب و کار استفاده می شود.
برای اطلاعات بیشتر در مورد bpm به مقاله مدیریت فرایند کسب و کار (bpm) چیست؟ مراجعه کنید
تفاوت های مدیریت کسب و کار با مدریت گردش کار
- Bpm نسبت به گردش کار روی فرایند کسب و کار تمرکز می کند
- Bpm مناسب برای سازماندهی اهداف شرکت وباعث یکپارچه سازی سیستم ها افراد و فرایند ها
- Bpm مقیاس پذیر است و هر عملکرد تجاری با Bpm قابل مشاهده است
- Bpm شامل گزارش ها، جمع آوری داده، تجزیه تحلیل است
- Bpm گردش کار را پوشش می دهد
- Bpm توانایی مدیریت گردش کار را دارد
- Bpm باعث مدیریت موثر همه فرایند ها با هم است
مدیریت گردش کار یا مدیریت کسب و کار کدام مناسب است ؟
اگر به دنبال خودکارسازی یا سازماندهی یک بخش در سازمان خود هستید، نرم افزار گردش کار راه حل مناسبی است. به عنوان مثال، اگر سندی دارید که باید توسط مدیر ارزیابی شود، توسط یک شخص امضا شود و سپس در پوشه ذخیره شود، سیستم گردش کار می تواند به شما در ایجاد بهترین مسیر کمک کند.
اگر بخش هایی از سازمان خود را مدیریت می کنید که فرایند های مرتبط به هم را دارد .باید به دنبال نرم‌افزار BPM باشید. این به شما امکان می دهد چندین گردش کار، فرم ها، اعلان ها، گزارش ها را مدیریت کنید.
کسب و کارها چگونه از گردش کار استفاده می کنند؟
گردش کار به اطلاعات، سیستم‌ها، اسناد و فعالیت‌ها اجازه می‌دهد تا از یک بخش سازمان به بخش دیگر منتقل شوند. در یک گردش کار، شما می توانید یک نفر را در تلاش برای رسیدن به یک هدف، کل کارکنان با همکاری یا مجموعه‌ای از مکانیسم های پیچیده داشته باشید.
اتوماسیون گردش کار کارایی کارکنان یک سازمان را افزایش می دهد، بنابراین، به کسب و کارها اجازه می دهد تا نتایج رضایت بخشی داشته باشند. نمونه‌ای از گردش کار این است که نمایندگان سؤالات مشتری را به سؤالات متداول هدایت می‌کنند و سپس به مشتریان توصیه می‌کنند در صورت نیاز به کمک بیشتر، ایمیل ارسال کنند.
چگونه کسب و کارها از گردش کار استفاده می‌کنند؟ یک گردش کار، طرحی را برای راهنمایی کارکنان هر زمان که وظایف خاصی را انجام می‌دهند، ایجاد می‌کند. به همین دلیل، یک شرکت ثبات را در بین فعالیت‌ها حفظ می کند. تیم های مختلف می توانند استانداردهای تعیین شده را بدون پیچیدگی‌های زیاد برآورده کنند.
گردش کار همچنین به مقیاس سازمان کمک می‌کند. مراحلی که برای وظایف خاصی تعریف شده اند را می توان در سطح بالاتری تکرار کرد. با ابزارهای مناسب، شرکت‌ها می‌توانند اشتباهات، تاخیرهای زمانی و خطاهای داده را به حداقل برسانند. از این رو، فرآیندها قابل اعتمادتر و دقیق تر می‌شوند