همه کسب و کارها دارای اسناد مهمی هستند که باید برای عملیات داخلی، ارجاع توسط مشتریان یا رعایت مقررات دولتی ذخیره شوند. در گذشته، کابینت های پرونده معمولاً دیوارهای دفاتر را می پوشاندند، اما با پیشرفت فناوری، روش های مدیریت فایل و اسناد نیز پیشرفت کرده است.
اگرچه مدیریت اسناد ممکن است ساده به نظر برسد، عوامل زیادی وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند. در این مقاله نکات و توصیه های برتر مدیریت فایل برای انتخاب بهترین سیستم مدیریت فایل و اسناد آورده شده است.
به دنبال نرم افزار مدیریت اسناد برای کسب و کار خود هستید؟ فرم درخواست دمو را پر کنید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند
نکاتی مهم برای مدیریت فایل
برای اینکه اسناد خود را ایمن و در دسترس نگه دارید، درک نحوه درست راه اندازی و نگهداری آرشیو دیجیتال ضروری است. در اینجا سه نکته برای مدیریت فایل وجود دارد که به شما در شروع کار کمک می کند.
1. اسناد را با سیستم های مدیریت اسناد دیجیتالی کنید.
اولین قدم در ایجاد یک آرشیو دیجیتال اسکن اسناد یا وارد کردن سوابق موجود خود به یک سیستم متمرکز است. dms ها به گونه ای طراحی شده اند که ایجاد و نگهداری یک آرشیو دیجیتال کامل از سوابق مورد نیاز کسب و کار شما را آسان تر می کند.
بیشتر بخوانید : dms چیست؟
2. سازماندهی فایل های دیجیتال برای بازیابی آسان.
هنگامی که اسناد خود را دیجیتالی کردید و فایل های دیجیتالی مورد نیاز خود را وارد کردید، آنها را برای بازیابی آسان سازماندهی کنید. اسناد موجود در آرشیو شما باید به راحتی قابل دسترسی باشند. همانطور که نمی خواهید چندین کابینت فایل را برای یک سند خاص جستجو کنید، نمی خواهید روی یک بایگانی دیجیتالی گسترده و نامرتب بگردید.
خوشبختانه، اکثر نرم افزارهای مدیریت اسناد، فرآیند سازماندهی را برای شما با OCR آغاز می کنند. این نرم افزار کلمات کلیدی و عناصر خاصی را در سند شناسایی می کند و ابرداده هایی را اضافه می کند که به طور خودکار اسناد را برای شما نمایه می کند.
با این حال، برای اینکه واقعاً سازماندهی شده و دقیق باشد، عاقلانه است که اسناد را با افزودن جزئیات بیشتر و ابرداده به صورت دستی مشخص کنید.
3. ویژگی های همکاری را در نظر بگیرید.
در نهایت، هنگامی که بایگانی شما کاملا دیجیتالی و سازماندهی شده است تا به راحتی قابل دسترسی باشد، تیم شما باید بتواند اسناد را به سرعت، بدون ایجاد ویرایش های متناقض، بازبینی کند. بهترین سیستم های مدیریت اسناد دارای ابزارهای داخلی برای کمک به تیم ها برای همکاری هستند.
ابزارهای همکاری به تیم شما کمک می کنند تا به طور یکپارچه در نرم افزار مدیریت اسناد با هم کار کنند. آنها همچنین از انجام ویرایش های متناقض روی یک سند در زمانی که چندین کاربر در تلاش برای دسترسی به آن هستند جلوگیری می کنند.
4. خودکارسازی فرایند های
برخی از نرم افزار ها به شما اجازه می‌دهند تا فایل‌ها را به‌طور خودکار بر اساس برچسب‌ها، بخش مبدا یا سایر داده‌ها مرتب و ذخیره کنید. این کار یکپارچگی را تضمین می کند و یافتن اسناد را راحت تر می کند.
با کمک این نرم افزار کارهای ایجاد سند تکراری نیز می توانند خودکار شوند. از الگوهای اسناد از پیش تعریف شده برای تهیه فرم سفارش یا فاکتور برای مشتری مستقیماً در DMS خود استفاده کنید و در زمان و هزینه صرفه جویی کنید.
5. اسناد مهم را ذخیره کنید
هرچه اسناد بیشتری در DMS خود ذخیره کنید، احتمال تکرار بیشتر می شود و یافتن اطلاعات سخت تر می شود. فراتر از اسنادی که برای مدیریت و انطباق نیاز دارید، قبل از افزودن یک سند دیگر به مجموعه، ارزش آن را دارد که دو بار فکر کنید.
نتیجه گیری
همه کسب و کارها اسناد مهمی دارند که باید برای عملیات داخلی، ارجاع توسط مشتریان و … باید ذخیره شوند. در گذشته، قسمتی از دفاتر شامل فایل ها و اسناد فیزیکی به خود اختصاص داده بودند اما با پیشرفت فناوری، روش های مدیریت اسناد نیز پیشرفت کرده است. اگرچه مدیریت اسناد ممکن است ساده و راحت به نظر برسد، اما عوامل زیادی وجود دارد که باید در نظر بگیرید.
سوالات متداول
چرا مدیریت فایل ها و اسناد در کسب و کارها اهمیت دارد ؟؟
مدیریت اسناد و فایل های شرکت به شما کمک می‌کند تا فایل یا بخشی از اطلاعات خاص را در صورت نیاز پیدا کنید و خطر گم شدن یا گم شدن فایل‌ها را کاهش می‌دهد. همچنین باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شرکت شما می شود زیرا زمان را برای جستجوی فایل ها تلف نمی کنید.
مدیریت اسناد چیست؟
مدیریت اسناد عمل ذخیره، سازماندهی، بازیابی و به اشتراک گذاری هر گونه اسناد مربوط به کسب و کار شما را برعهده دارد. مهم نیست که اسناد شما در یک سرور مشترک، در یک پوشه روی دسکتاپ یا فایل هستند، شما می توانید اسناد خود را به راحتی مدیریت کنید. سیستم مدیریت اسناد (DMS) یک راه حل نرم افزاری هدفمند برای بایگانی و یافتن اسناد است.
روش های مختلف سازماندهی اسناد چیست؟
سیستم شاخص‌بندی , نام‌گذاری فایل‌ها , کدگذاری اطلاعات , پوشه‌بندی , برچسب‌گذاری و نرم‌افزارهای مدیریت اسناد